Livro Organização, Sistemas e Métodos - Djalma Rebouças

Livro Organização, Sistemas e Métodos - Djalma Rebouças

(Parte 1 de 4)

Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira é autor de outros 25 livros publicados pela Editora Atlas:

• Planejamento estratégico • Estratégia empresarial e vantagem competitiva

• Administração estratégica na prática • Estrutura organizacional

• O executivo estadista

• Sistemas de informações gerenciais

• Holding, administração corporativa e unidade estratégica de negócio • Revitalizando a empresa

• Manual de consultoria empresarial

• Empresa familiar

• Manual de gestão das cooperativas

• Manual de avaliação de empresas e negócios • Administração de processos

• Governança corporativa na prática

• Plano de carreira

• Teoria geral da administração

• Teoria geral da administração: edição compacta • Introdução à administração

• Introdução à administração: edição compacta • Fundamentos da administração

• Gestão para resultados

• História da administração

• Administração de projetos

• Coaching, mentoring, counseling

• A moderna administração integrada

Diferentemente dos textos convencionais que tratam das atividades de O&M, deixando relativo vazio na parte de organização, este livro foi desenvolvido segundo um enfoque gerencial, considerando básico que os executivos e profissionais das empresas adotem a atividade de sistemas, organização e métodos como um instrumento facilitador do processo decisório, bem como das decisões tomadas e do controle e avaliação dos resultados obtidos.

Dividido em quatro partes e 16 capítulos, trata dos sistemas administrativos voltados para o processo decisório, bem como explana um modelo de desenvolvimento e implementação da estrutura organizacional nas empresas. Outros assuntos abordados no texto são: tipos de departamentalização, delegação, descentralização e centralização nas empresas, levantamento, análise, desenvolvimento e implementação dos sistemas administrativos, técnicas de representação gráfica, formulários, arranjo físico, manuais administrativos, desenvolvimento organizacional, atribuições e atuações do profissional de sistemas, organização e métodos. Há ainda, no livro, exercícios e casos que possibilitam aplicação prática do texto.

Livro-texto para as disciplinas Organização e Métodos, Organização Empresarial, Sistemas Administrativos, Rotinas e Procedimentos Administrativos, Sistemas de Informações Gerenciais, Modelos de Gestão, Estrutura Organizacional, bem como leitura complementar para a disciplina Teoria Geral da Administração.

Leitura de atualização e reciclagem profissional.

Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira é graduado, pós-graduado, mestre, doutor e livre-docente em Administração pela Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade da Universidade de São Paulo (FEA/USP).

Foi professor de carreira (concursado) de graduação e pós-graduação da referida faculdade, onde foi criador e docente das disciplinas “Consultoria empresarial”, “Reengenharia estratégica, organizacional e de processos” (mestrado e doutorado) e “Administração estratégica” (doutora do).

Foi professor de carreira (concursado) dos cursos de graduação e pósgraduação da Fundação Getulio Vargas (FGV), bem como professor dos cursos de pós-graduação da Fundação Vanzolini/ POLITÉCNICA/USP, do CEAPOG/IMES, da FAAP e do MBA/IBMEC.

Exerce suas atividades profissionais como consultor em planejamento estratégico, estrutura organizacional e sistema de informações gerenciais e como Diretor da PLANOS – Planejamento, Organização e Sistemas, tendo realizado serviços de consultoria e treinamento em aproximadamente 300 empresas, inclusive no exterior.

Sistemas, Organização e Métodos

Para alguns livros é disponibilizado Material

Complementar e/ou de Apoio no site da editora. Verifique se há material disponível para este livro em atlas.com.br

Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira

Sistemas, Organização e Métodos

Uma abordagem gerencial

SãO PaUlO EDitORa atlaS S.a. – 2013

© 1986 by Editora Atlas S.A.

1. ed. 1986; 2. ed. 1988; 3. ed. 1990; 4. ed. 1992; 5. ed. 1994; 6. ed. 1995; 7. ed. 1996; 8. ed. 1997; 9. ed. 1997; 10. ed. 1998; 1. ed. 2000; 12. ed. 2001; 13. ed. 2002; 14. ed. 2004; 15. ed. 2005; 16. ed. 2006; 17. ed. 2007; 18 ed. 2009; 19. ed. 2010; 20. ed. 2011; 21. ed. 2013

Capa: Leonardo Hermano Composição: Set-up Time Artes Gráficas

Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) (Câmara Brasileira do Livro, SP, Brasil)

Oliveira, Djalma de Pinho Rebouças de

Sistemas, organização e métodos: uma abordagem gerencial / Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira. – 21. ed. – São Paulo: Atlas, 2013.

Bibliografia. ISBN 978-85-224-8210-8 ISBN 978-85-224-8211-5 (PDF)

1. Administração de empresas – Metodologia 2. Gerência I. Título.

Índices para catálogo sistemático:

1. Administração de empresas : Organização e métodos 658.402 2. Métodos e organização : Administração de empresas 658.402 3. Organização e métodos : Administração de empresas 658.402

TODOS OS DIREITOS RESERVADOS – É proibida a reprodução total ou parcial, de qualquer forma ou por qualquer meio. A violação dos direitos de autor (Lei n 9.610/98) é crime estabelecido pelo artigo 184 do Código Penal.

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À Heloísa

“Todos os efeitos são recíprocos e nenhum elemento age sobre outro, sem que ele próprio seja modificado.”

Jung

“A história da humanidade é a história das ideias.”

Ludwig Von Mises

Sumário

Prefácio, xxi Estrutura do livro, xxv

Parte I – SISTEMAS, 1

1 Sistemas administrativos, 3 1.1 introdução, 5 1.2 Evolução histórica, 5 1.3 Sistema e seus aspectos básicos, 6 1.4 Evolução da aplicação dos sistemas, 17 Resumo, 17 Questões para debate, 18 Caso – análise sistêmica da FaG – Faculdade de administração Gama, 19

2 Sistema de informações gerenciais, 21 2.1 introdução, 23 2.2 Conceitos básicos, 24 2.3 Modelo proposto, 25 2.4 importância dos sistemas de informações gerenciais para as empresas, 27 2.4.1 alguns aspectos que podem fortalecer o sistema de informações gerenciais nas empresas, 28 2.4.2 técnicas auxiliares dos sistemas de informações gerenciais, 30 2.5 alguns aspectos das decisões, 34 2.5.1 Classificação das decisões, 34 2.5.2 Elementos do processo decisório, 35 2.5.3 Condições de tomada de decisões, 36 2.6 Esquema básico do sistema de informações gerenciais, 36 2.6.1 Descrição das funções e atividades, 37 2.6.1.1 Áreas funcionais fins, 38 2.6.1.2 Áreas funcionais meios, 38 2.6.1.3 Decomposição das áreas funcionais, 39 2.7 Estruturação dos relatórios gerenciais, 52 Resumo, 54 Questões para debate, 54 Exercício: Sistema de informações com base nas áreas funcionais de uma empresa, 5 Caso – Sistema de informações na Farma – indústria Farmacêutica S.a., 56

Parte I – orgAnIzAção, 59

3 Estrutura organizacional, 61 3.1 introdução, 63 3.2 Estrutura organizacional, 63 3.2.1 Estrutura formal e estrutura informal, 65 x Sistemas, Organização e Métodos • Rebouças

3.2.1.1 Estrutura informal, 65 3.2.1.2 Estrutura formal, 68 3.2.2 Elaboração da estrutura organizacional, 69 3.2.2.1 tipos de estrutura organizacional, 70 3.2.2.2 Metodologia de desenvolvimento, implementação e avaliação da estrutura organizacional, 70 3.3 Considerações básicas sobre os componentes, condicionantes, níveis de influência e níveis de abrangência da estrutura organizacional, 74 3.3.1 Componentes da estrutura organizacional, 74 3.3.1.1 Sistema de responsabilidades, 74 3.3.1.2 Sistema de autoridades, 75 3.3.1.3 Sistema de comunicações, 78 3.3.1.4 Sistema de decisões, 84 3.3.2 Condicionantes da estrutura organizacional, 84 3.3.2.1 Fator humano, 85 3.3.2.2 Fator ambiente externo, 85 3.3.2.3 Fator objetivos, estratégias e políticas, 86 3.3.2.4 Fator tecnologia, 86 3.3.3 Níveis de influência da estrutura organizacional, 87 3.3.3.1 Nível estratégico de influência, 87 3.3.3.2 Nível tático de influência, 8 3.3.3.3 Nível operacional de influência, 8 3.3.4 Níveis de abrangência da estrutura organizacional, 8 3.3.4.1 Nível de abrangência da empresa, 89 3.3.4.2 Nível de abrangência do negócio, 89 3.3.4.3 Nível de abrangência da corporação, 89 3.4 Plano de implantação da estrutura organizacional, 89 3.5 avaliação da estrutura organizacional, 91 3.5.1 Etapas da avaliação da estrutura organizacional, 92 3.5.2 Políticas para avaliação da estrutura organizacional, 93

Resumo, 94 Questões para debate, 94 Caso – análise da estrutura organizacional da Portpholio – indústria e Comércio S.a., 95

4 Departamentalização, 9 4.1 introdução, 101 4.2 tipos de departamentalização, 103 4.2.1 Departamentalização por quantidade, 103 4.2.2 Departamentalização funcional, 105 4.2.3 Departamentalização territorial ou por localização geográfica, 108 4.2.4 Departamentalização por produtos ou serviços, 110 4.2.5 Departamentalização por clientes, 1 4.2.6 Departamentalização por processos, 112 4.2.7 Departamentalização por projetos, 114

Sumário xi

4.2.8 Departamentalização matricial, 116 4.2.9 Departamentalização mista, 119 4.3 Estabelecimento da melhor departamentalização, 120 4.4 Organograma linear, 121 4.5 Organograma vertical, 123 4.6 Estrutura para rotina e para inovação, 123 4.7 Estrutura para resultados, 125 4.7.1 algumas vantagens e precauções no uso de UEN, 128 4.7.2 algumas perguntas básicas, 129 4.7.3 atuação da empresa na filosofia de UEN, 131 4.7.4 algumas premissas no delineamento da UEN, 132 4.7.5 amplitude de uma UEN, 134 4.8 Outras modernas formas de estruturar as empresas, 135 4.8.1 Governança corporativa, 135 4.8.2 Rede de integração de empresas, 142

Resumo, 145 Questões para debate, 145 Caso – Poupança Plena S.a., 146

5 Linha e assessoria, 149 5.1 introdução, 151 5.2 Diferenças das atividades de linha e de assessoria, 151 5.3 algumas considerações sobre a atuação da assessoria, 153 5.4 algumas considerações sobre a atuação da linha, 156 5.5 aspectos conflitantes entre linha e assessoria, 156 5.6 assessoria interna e assessoria externa, 157 Resumo, 158 Questões para debate, 158 Caso – Departamento de Pesquisa e Desenvolvimento da Solber – Mecânica de Precisão S.a., 159

6 Atribuições das unidades organizacionais, 163 6.1 introdução, 165 6.2 Considerações básicas, 165 6.3 Manual de organização, 167 6.3.1 Constituição do manual de organização, 168 6.3.2 Ficha de funções, 169 6.3.3 Quadro de competências, 170 6.3.4 Comitês ou comissões, 172 6.3.4.1 atribuições dos integrantes do comitê, 174 6.4 Questionário de levantamento da estrutura organizacional, 175 6.5 Estudo e distribuição dos trabalhos, 183 Resumo, 187 Questões para debate, 187 Caso – análise Estrutural da indústria e Comércio Brascar S.a., 188 xii Sistemas, Organização e Métodos • Rebouças

7 Delegação, centralização e descentralização, 191 7.1 introdução, 193 7.2 Delegação, 193 7.2.1 Questionário para avaliar a qualidade da delegação, 197 7.3 Centralização, 200 7.4 Descentralização, 201 Resumo, 207 Questões para debate, 207 Caso – Novo Modelo de Gestão na indústria de Plásticos Palestrini ltda., 207

8 Amplitude de controle e níveis hierárquicos, 211 8.1 introdução, 213 8.2 amplitude de controle, 213 8.3 Níveis hierárquicos, 217 Resumo, 219 Questões para debate, 219 Exercício – Complemento ao caso apresentado no Capítulo 7, 219 Caso – Reestruturação organizacional da Corumbatá indústria e Comércio S.a., 219

Parte I – MéToDoS, 223

9 Metodologia de levantamento, análise, desenvolvimento e implementação de métodos administrativos, 225 9.1 introdução, 227 9.2 Fases do desenvolvimento do projeto de sistemas, 228 9.2.2 Estudo da viabilidade e de alternativas, 233 9.2.3 levantamento e análise da situação atual, 236 9.2.3.1 técnicas de levantamento, 237 9.2.3.1.1 técnica da observação pessoal, 237 9.2.3.1.2 Questionário, 238 9.2.3.1.3 Entrevista, 239 9.2.3.2 Síntese da localização de deficiências de um sistema, 246 9.2.4 Delineamento e estruturação do novo sistema, 248 9.2.4.1 algumas considerações complementares sobre os objetivos do sistema, 250 9.2.5 Detalhamento do novo sistema, 251 9.2.5.1 algumas técnicas auxiliares, 252 9.2.6 treinamento, teste e implementação do novo sistema, 253 9.2.7 acompanhamento, avaliação e atualização, 255 9.3 Participação do pessoal envolvido, 257 Resumo, 257 Questões para debate, 258 Exercício – Estabelecimento dos critérios de eficiência de um sistema, 259

Sumário xiii

10 Técnicas de representação gráfica, 261 10.1 introdução, 263 10.2 técnica do fluxograma, 264 10.2.1 Vantagens do fluxograma, 266 10.2.2 informações básicas de um fluxograma, 266 10.2.3 análise pelo fluxograma, 267 10.2.4 Simbologia do fluxograma, 268 10.2.5 tipos de fluxogramas, 269 10.2.5.1 Fluxograma vertical, 269 10.2.5.2 Fluxograma parcial ou descritivo, 275 10.2.5.3 Fluxograma global ou de coluna, 276 10.2.5.3.1 Áreas de responsabilidade, 291 10.2.5.3.2 técnicas de desenho, 292

Resumo, 298 Questões para debate, 298 Caso – Estudo do sistema de contas a receber da Marina industrial ltda., 300

1 Formulários, 307 1.1 introdução, 309 1.2 atribuições do analista de formulários, 31 1.3 Requisitos de um bom modelo de formulário, 313 1.4 Metodologia de elaboração de formulários, 315 1.4.1 levantamento e análise das necessidades, 315 1.4.1.1 Questionário para levantamento e análise de formulários, 316 1.4.2 Elaboração do novo formulário, 317 1.4.2.1 identificação do estilo de administração da empresa, 318 1.4.2.2 identificação das informações importantes, 319 1.4.2.3 identificação do layout do formulário, 321 1.4.2.4 identificação do formato do papel, 321 1.4.2.5 identificação do tipo e da qualidade do papel, 326 1.4.2.6 identificação do peso do papel, 328 1.4.2.7 identificação da cor do papel, 329 1.4.2.8 identificação das fibras do papel, 331 1.4.2.9 identificação dos padrões para as margens dos formulários, 331 1.4.2.10 identificação do número de vias dos formulários, 332 1.4.2.10.1 identificação do processo de transferência de informações, 334 1.4.2.1 Estruturação da redação do texto do formulário, 336 1.4.3 trabalhos de gráfica, 338 1.4.3.1 arte-final, 338 xiv Sistemas, Organização e Métodos • Rebouças

1.4.4 Recebimento, treinamento e controle de formulários, 339

Resumo, 341 Questões para debate, 342 Caso – Estruturação de um Sistema de informações na Orfarma – laboratórios Farmacêuticos S.a., 342

12 Arranjo físico, 347 12.1 introdução, 349 12.2 Objetivos do arranjo físico, 349 12.3 Etapas de um projeto de arranjo físico, 350 12.3.1 levantamento da situação atual, 351 12.3.2 Estudo das soluções alternativas, 353 12.3.3 Consolidação da solução escolhida, 358 12.3.4 implantação e avaliação do arranjo físico escolhido, 358 12.4 Princípios do estudo do arranjo físico, 359 12.5 arranjo físico de fábricas, 360 Resumo, 362 Questões para debate, 362 Exercício: Estudo de arranjo físico, 362

Parte IV – conSoLIDAção, 363

Sumário xv

13.4.6.1 Finalidades, 377 13.4.6.2 Conteúdo, 378 13.5 Estrutura de um manual, 378 13.6 Fases da elaboração do manual administrativo, 381 13.6.1 Definição dos objetivos do manual administrativo, 381 13.6.2 Escolha do(s) responsável(is) pela preparação do manual administrativo, 382 13.6.3 análise preliminar da empresa, 382 13.6.4 Planejamento das atividades, 382 13.6.5 levantamento de informações, 382 13.6.5.1 Relevância e veracidade das informações, 384 13.6.6 Elaboração propriamente dita, 385 13.6.6.1 Redação, 385 13.6.6.2 Diagramação, 390 13.6.6.3 Formato, 390 13.6.6.4 Codificação, 391 13.6.6.5 impressão, 392 13.6.6.6 Encadernação, 394 13.6.6.7 teste-piloto, 394 13.6.7 Distribuição, 394 13.6.8 instrução aos usuários, 395 13.6.9 acompanhamento do uso, 396 13.7 Processo de atualização do manual, 396 13.8 avaliação dos manuais administrativos, 397 13.9 alguns formulários para manuais administrativos, 398 Resumo, 402 Questões para debate, 403 Exercício: Estruturação de manual administrativo, 403

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