APOSTILA RAPIDA DO ACCESS.zip

Banco de dados

Uma grande quantidade de informa es organizadas. exatamente essa caracter stica que define um banco de dados. j que ele formado por um conjunto de informa es que s o gravadas em arquivos. Um banco de dados pode ser formado por tabelas, consultas, relat rios, formul rios, macros ou m dulos

Tabelas

Uma tabela uma subdvis o de um banco de dados. Ela pode ser definida como um conjunto de registros de informa es organizadas. Um Exemplo cl ssico de tabela a lista telef nica, pois nela existe uma rela o de pessoas, endere os e n meros organizados em ordem alfab tica para facilitar a procura pelo n mero do telefone de uma pessoa.

Criando uma tabela

Para criar uma tabela, voc deve clicar no Bot o Novo e selecionar uma das seguintes op es: Modo Folha de Dados: Permite adicionar, editar ou visualizar os dados de uma tabela. al m disso, permite verificar a ortografia, imprimir os dados, filtrar ou classificar registros, alterar a apar ncia da folha de dados ou a estrutura da tabela adicionando ou excluindo colunas. Modo Extrutura: usado para adicionar, excluir ou personalizar os campos de uma tabela existente. Assistente de tabelas: Possibilita a cria o de uma tabela de forma f cil e r pida. Importa o de Tabelas: Esse assistente permite importar tabelas e objetos de um arquivo externo para o banco de dados atual. Vincula o de Tabelas: Atrav s desse assistente, voc poder criar tabelas no banco de dados atual que estar o vinculadas a um arquivo externo.

Campos de uma Tabela

Um campo representado pelas colunas existentes em uma tabela. Ele a menor parte da informa o contida em um banco de dados. O Access fornece diversas op es de tipos de campo que podem ser usados de acordo com o dado a ser armazenado: Texto: Como o pr prio nome indica, ele permite armazenar textos como, por exemplo nomes de endere os. Al m disso, pode armazenar n meros que n o exigem c lculos. Memorando: usado para armazenar textos maiores como, por exemplo, uma carta. N mero: Armazena dados n mericos usados para c lculos. Data/Hora: adequado para dados no formato de horas, minutos, dias, meses ou anos. Moeda: Esp cifico para valores monet rios. Ele usa o formato de moeda especificado como padr o no ambiente windows. Auto numera o: Armazena uma numera o autom tica crescente para cada registro na tabela ou seja, a medida que um registro acrescentado, um n mero fornecido automaticamente.

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Nesse tipo de dado voc pode acionar a op o aleat rio, que fornecer um n mero qualquer para o registro, diferente dos demais. Sim/N o: Permite armazenar um valor l gico, ou seja, verdadeiro ou falso. Objeto OLE: Permite a inser o de objetos vinculados de outros aplicativos como por exemplo, desenhos ou gr ficos. Hyperlink: O campo Hyperlink pode receber um documento (ou uma combina o de texto e n meros) armazenado como texto e ultiliz -lo como um endere o de e-mail ou de uma pagina da Internet. Campo chave: Quando voc criar uma tabela, interessante que defina um campo como chave prim ria. Esse campo n o pode ter o seu conteudo duplicado. Um exemplo de campo chave seria RG, n o pode existir duas pessoas com o mesmo n mero. Atrav s dele poss vel fazer pesquisas na tabela de uma maneira mais r pida, pois o registro ser encontrado pelo seu campo chave.

Propriedades dos Campos

Al m do tipo, o Access fornece diversas propriedades para os campos Tamanho do campo: Define o limite m ximo do tamanho de um campo texto ou de um n mero. Formato: Especifica o formato para a exibi o e impress o de n meros, datas, horas e textos. Para definir um formato, voc pode utilizar os s mbolos a seguir: (espa o) - exibi os espa os especificados; "ABC" mostra os caracteres que estiverem entre aspas; 1 for a o alinhamento a esquerda em vez da direita; * preenche o espa o disponivel com proximo caractere; exibe o pr ximo caractere;[cor] exibe os dados formatados na cor especificada entre os colchetes. Cores dispon veis: preto, azul, verde, ciano, vermelho, magenta, amarelo e branco. Mascara de entrada: Permite tornar a entrada de dados mais f cil e controlar os valores que os usu rios podem inserir em um controle que receba texto. Por exemplo, voc poderia criar uma m scara de entrada para um campo chamado telefone que mostrasse exatamente como digitar um novo n mero: ( xx ) - . Ao criar uma m scara de entrada, voc pode utilizar caracteres especiais para exigir que determinados dados sejam inseridos (por exemplo, o c digo de rea para um n mero de telefone) e que outros dados sejam opcionais (como um n mero de ramal). Esses caracteres especificam o tipo de dados, como um n mero ou caractere, que voc precisa inserir para cada caractere da m scara de entrada. poss vel definir uma m scara de entrada utilizando os caracteres a seguir: 0 - Permite inserir d gitos de 0 a 9. A digita o obrigat ria e os sinais de adi o e subtra o n o s o permitidos. 9 - Usado para receber um n mero ou espa o. A digita o n o obrigat ria e sinais de adi o e subtra o n o s o permitidos. - Permite inserir um d gito ou espa o, sendo que a digita o n o obrigat ria e os sinais de adi o e subtra o s o permitidos. L - Obriga a digita o de letras de A a Z. ? - Torna opcional a digita o de letras de A a Z. A - Obriga a digita o de uma letra ou d gito. a - Torna opcional a digita o de uma letra ou d gito. & - usado para obrigar a digita o de um caractere ou espa o. C - Permite a digita o opcional de um caractere ou de um espa o. (. , : ; - / ) - Podem ser usados como marcadores decimais e separadores de milhares, data, ou hora. O caractere a ser utilizado depender das defini es da caixa de di logo: propriedades de configura es regionais, existentes no Painel de Controle do Windows. - Faz com que todos os caracteres sejam convertidos em min sculos. - Converte todos os caracteres para mai sculos. ! - Permite exibir a m scara de entrada da direita para a esquerda, e n o da esquerda para a direita como o padr o. - Faz com que o caractere seguinte seja exibido. Se voc digitar o comando A na m scara, ser exibido sismplesmente A.

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Legenda: Atrav s dessa propriedade, voc pode colocar uma abrevia o para o nome do campo, que ser usada quando trabalhar com formul rios ou relat rios. Valor padr o: um valor que atribuido automaticamente a um campo quando um novo registro criado. Por exemplo, em uma tabela de endere os, a especifica o padr o para o campo Cidade pode ser definida como Salvador. Quando os usu rios do banco de dados adicionam um registro tabela, eles podem aceitar esse valor ou inserir o nome de outra cidade. Regras de valida o: N o permite que o usu rio digite valores impr prios, utilizando express es de valida o que restrigem os valores aceitos no campo. Um exemplo seria =33, que permite somente a digita o de valores iguais ou maiores que 33. Texto de valida o: o texto que surgir quando uma regra de valida o n o for cumprida, indicando porque o valor digitado n o for aceito. Requerido: Voc pode utilizar essa propriadade para especificar se um valor ou n o de obrigat ria digita o em um campo. Caso essa propriedade esteja definida como Sim, voc dever digitar obrigatoriamente um valor no campo toda vez que for inserir dados em um registro. Permitir Comprimento Zero: Atrav s dessa propriedade, voc poder especificar se o conte do de um campo pode receber seq ncias de caracteres de comprimento zero. Essas seq ncias n o cont m caracteres ou espa os sendo literalmente vazias. Indexado: Essa propriedade utilizada para definir se um campo ter ou n o um ndice. Para que voc possa entender o conceito de ndice, visualize um ndice de um livro. Sua fun o a de facilitar a busca por um determinado assunto. No Access, a fun o a mesma, j que agiliza a procura de dados em uma tabela. Casas Decimais: Esta propriedade permite que voc defina a quantidade de casas decimais para a exibi o dos n meros. Novos Valores: Permite definir como os campos do tipo Auto Numera o ser o inclu dos ao serem adicionados registros na tabela. Registros Os registros s o as linhas da tabela, ou seja, todos os campos relacionados a um dado. Um exemplo de registro seria o nome, o endere o e o telefone de uma pessoa contidos na lista telef nica. Para inserir um registro em uma tabela, voc dever selecionar a tabela, voc dever selecionar a tabela anteriormente criada e clicar no bot o abrir. Em seguida, basta digitar os dados.

Consultas

Al m de visualizar os dados nas tabelas ou nos formul rios, possivel fazer consultas ao banco de dados. Para isso necess rio que voc especifique as informa es que deseja procurar e os crit rios para a sele o dos registros.

Criando uma consulta

Para criar uma consulta, voc dever clicar na guia Consultas e, logo em seguida, no bot o novo. depois s selecionar uma das op es:

Modo Estrutura: usado para criar uma nova consulta sem ultilizar os assistentes do Access. Assistente de Consulta Simples:Cria facilmente uma consulta a partir dos campos selecionados. Assistente de Consulta de Tabela de Refer ncia Cruzada:Atraves dessa op o, voc pode criar uma consulta de tabela

de refer ncia, que exibe os dados em formato de planilha.

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Assistente de consultas Localizar Duplicatas: Permite criar uma consulta para encontrar registros de valores de tempo duplicados em uma tabela ou consulta do banco de dados. Assistente de Consultas Encontrar N o Coincidente:Este assistente permite encontrar registros em uma tabela que n o possua relacionamento com outra tabela. Caso escolha a op o padr o que Modo Estrutura, voc deve proceder do seguinte modo:

1 Ao aparecer a tela Mostrar Tabela, selecione as tabelas que far o parte da consulta e clique na op o Adicionar. Logo ap s,

clique em fechar.

2 Se existir correspond ncia entre os campos de duas tabelas, ou seja, eles possu rem os mesmos valores, voc dever criar

rela es entre tabelas. Para isso, arraste os campos de uma tabela para outra.

3 Escolha os campos que ir utilizar nas colunas de consulta. 4 Defina a ordem de classifica o do campo. 5 Na op o Mostrar, selecione os campos que devem ser ex bidos na consulta. 6 Defina os crit rios de sele o para os dados dos campos.

Crit rio de sele o: S o restri es que voc pode fazer em uma consulta ou f ltro avan ado para indentificar os registros espec ficos com os quais deseja trabalhar. Por exemplo, em vez de visualizar todos os fornecedores, que sua empresa utiliza, voc pode visualizar apenas fornecedores do Jap o. Para isso, especifique crit rios que limitem os resultados a registreo cujo o campo Pa s seja "Jap o". Para especificar um crit rio. voc dever inserir uma express o na c lula Crit rio desse campo. A express o do exemplo anterior seria "Jap o". Voc pode, Inclusive, utilizar express es mais complicadas, como "Entre 1000 e 5000". V ja alguns par metros que podem ser usados na defin o de crit rios: Entre: utilizado para especificar um intervalo de valores como, por exemplo, funcion rios que ganham entre R$ 1000,00 e R$ 2000,00. Em: Quando se tem mais de um valor para se localizar ao mesmo tempo, por exemplo, todos os alunos do terceiro e quarto ano. Como: ultilizado para localizar campo do tipo texto usados em conjunto com o "*" e o "?". Um exemplo seria o de localizar os funcion rios que tenham o nome come ado pela letra C. Para isto. basta digitar C*.

FORMUL RIOS

Um formul rio utilizado para exibir a interface de um banco de dados criado em Access de uma maneira mais agradavel do que das tabelas. Uma das formas de criar um fomul rio atrav s do bot o Auto Formul rio da barra de ferramentas. Entretanto, esse m todo, apesar de r pido e f cil, n o permite voc possa personalizar o formul rio.

Criando um formul rio

Para que possa criar um formul rio personalizado voc deve seguir os seguintes passos:

1 Selecione a guia Fomul rios e clique no bot o Novo

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2 Escolha o nome da tabela com os dados que ser o usados e selecione a op o Modo Estrutura. 3 Aparecer uma tela para cria o de fomul rios e uma caixa com alista de campos que poder o ser usados. Se alista de campos

n o aparecer, clique no menu Exbir, op o Lista de Campos.

4 Clique no nome do campo desejado que est na lista de campos e arraste at o formul rio. 5 Ap s colocar todos os campos desejados, voc poder criar uma interface

Access. do seu formul rio usando uma ferramenta do

Ferramentas do Access para Formul rios

Selecione obejetos: Permite desmarcar obejetos selecionados.

Assistente de Controle: Quando precionado, o Access abre automaticamente um assistente assim que voc colocar o controle no Formul rio. Rotulo: Permite insrir pequenos textos descritivos no formul rio Caixa de Texto: usado para inserir, ou armazenar dados em Formul rio. Grupo de Op o: Serve para criar uma moldura que permite armazenar controles. Bot o alternar: Voc pode utilizar um bot o alternar em um formul rio como um controle aut nomo para exibir um valor Sim ou N o de uma tabela, ou seja, quando o bot o est pressionado, volor na tabela Sim, caso contr rio, o valor na tabela N o. Bot o de op o: Funciona da mesma forma que o bot o alternar, por m possui uma apar ncia diferente. Caixa de sele o: possui a mesma fun o que o bot o alternar, ou seja, se uma caixa contiver uma marca de sele o seu valor ser Sim, caso contr rio, o valor do campo ser N o. Caixa de combina o: combina os recursos de uma caixa de listagem com uma caixa de texto. Voc pode digitar algo na caixa de texto ou selecionar a entrada em uma lista para adicion -la. Caixa de listagem: Exibe uma lista de valores do formul rio. Bot o de comando: Permite inserir um bot o no formul rio que poder ser associado a uma macro. Imagem: Permite exibir uma figura est tica em um formul rio. Moldura de objeto n o acoplado: Permite adicionar um objeto localizado em outro arquivo do formul rio. Um objeto n o acoplado armazenado na estrutura do formul rio ou relat rio. Quando voc posicionqa a tabela em um novo registro, o objeto n o se altera. Atrav s dele, voc pode adicionar, por exemplo, um logotipo que tenha criado com o Paint a um formul rio ou relat rio. Moldura de objeto aclopado: Permite adicionar um objeto acoplado ao formul rio.

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Um objeto acoplado armazenado em uma tabela. Quando voc move a tabela para um novo registro, o objeto exibido no formul rio ou relat rio alterado. Atrav s dele, por exemplo, poss vel armazenar um foto para cada empregado em sua empresa. Quebra de p gina: Permite iniciar uma nova tela, uma nova p gina de um formul rio impresso ou de um relat rio. Controle guia: Possibilita a cria o de um formul rio de guias com v rias p ginas. Sobformul rio/Sub-relat rio: Exibe os dados de mais de uma tabela em um formul rio ou relat rio. Linha: Permite desenhar uma linha em um relat rio. Ret ngulo: Possibilita desenhar um ret ngulo no formul rio. Mais controles: Atrav s dessa ferramenta poss vel inserir diversos objetos que adicionam recursos importantes para a cria o de um formul rio.

Relat rios

Um relat rio uma maneira eficaz de apresentar seus dados em um formato impresso. Como voc tem controle sobre o tamanho e a apar ncia de todos os elementos de um relat rio, poss vel exibir as informa es da maneira como deseja v -las. A maioria das informa es de um relat rio v m de uma tabela ou consulta. As demais s o armazenadas na estrutura do relat rio.

Criando um relat rio

Para criar um relat rio, voc deve seguir os passos:

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Clique na guia relat rio e, logo em seguida, no bot o novo. Selecione a tabela que cont m os dados para o relat rio e escolha Modo Estrutura. Ap s fazer isso, possicione o bot o OK.

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Aparecer uma tela para cria o de relat rios e uma caixa com a lista de campos que poder o ser usados. Se a lista de campos n o aparecer, clique no menu exibir, op o lista de campos.

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Clique no nome do campo desejado e arraste at a se o do relat rio onde ele ser posicionado.

Dicas: Os objetos usados na constru o de um formul rio poder o ser usados para criar um relat rio.

Se es de um relat rio

Um relat rio composto por 5 se es:

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Detalhe: Esta op o cont m os dados dos registros da tabela selecionada. Essa se o ser repetida tantas vezes quanto forem os registros. Cabe alho da P gina: Os dados contidos nessa se o ser o impressos na parte superior de todas as p ginas do relat rio. Rodap da P gina: Representa os dados que ser o impressos na parte inferior de todas as p ginas de um relat rio. Cabe alho do Relat rio: Esses dados ser o impressos antes do cabe alho da p gina da primeira folha do relat rio. Rodap do relat rio: impresso ap s o rodap da p gina da ltima folha do relat rio.

Macros

As macros permite automatizar seu trabalho, fazendo com que diversas a es possam ser executadas de uma s vez a um simples comando. Qualquer tarefa respectiva ou rotineira efetuada no access uma boa candidata a fazer parte de uma macro. A automatiza o de tarefas rotineiras traz eficiencia e precis o para seu banco de dados porque uma macro executa a tarefa sempre do mesmo modo e muito mais rapidamente.

Criando uma Macro

Para criar uma macro voc dever seguir os passos:

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Selecione a guia macros e clique no bot o Novo

Em cada linha, voc dever escolher a a o que ser executada e sua descri o. O Access fornece uma grande lista de a es que poder o ser escolhidas como: Abrir um relat rio, adicionar menu, maximinizar, renomear, entre outras. Como pr xomo passo, voc dever definir os argumentos para cada a o. Esses argumentos ficam localizados na parte inferior da janela de macros e s o compostos pelas informa es necess rias para que sua macro possa ser executada corretamente. Nesse momento, voc dever salvar a macro. Para executar a macro, voc dever clicar no bot o executar.

M dulos

O m dulo a parte programada do Access que composta por comandos do Visual Basic For Application. Para criar um m dulo, voc dever selecionar a Guia Modulos e clicar no bot o novo. Ap s fazer isso, voc entrar na tela de edi o do Visual Basic For Application em que dever ter conhecimento da linguagem de programa o VBA para que possa criar c digos do programa. Para mais informa es sobre a VBA consulte a reportagem publicada na p gina 50 desta edi o da PC Master.

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Perguntas e respostas:

Como importar ou vincular tabelas do paradox no access

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Abra um banco de dados ou alterne para a janela banco de dados. Clique no menu arquivo, selecione a op o obter dados externos e , em seguida, clique em importar.

A seguir, ser aberta a caixa de di logo importar (ou vincular). Voc dever selecionar paradox (*.db) na op o arquivo do tipo. Clique na seta direita da caixa examinar, selecione a unidade de disco e a pasta em que o arquivo, DB est localizado e, em seguida, clique duas vezes no seu cone. Se a tabela paradox que voc selecionou estiver criptografada, o Access emitir um aviso solicitando a senha. digite a senha e clique no bot o OK. Se voc deseja importar ou vincular outra tabela Paradox, repita a etapa 2 a 5. Quando tiver terminado a importa o ou vincula o, clique em fechar.

Como converter um banco de dados de uma vers o anterior para o Microsoft Access 97?

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Fa a uma c pia de backup do banco de dados que ir converter para mant -la at que voc se sinta seguro em trabalhar com os bancos de dados do Access 97. Feche o banco de dados que ir converter. No caso de um banco de dados multiusu rio localizado em um servidor ou em uma pasta compartilhada, certifique-se de que ning m esteja com ele aberto. Estando no Access 97, clique no menu ferramentas, selecione a op o utilit rio de banco de dados e clique em converter banco de dados. Na caixa de di logo converter banco de dados, selecione o banco de dados que voc deseja converter e, ent o, clique em converter. Na caixa de di logo converter banco de dados em, digite um novo nome (sem a extens o.mdb) para o arquivo do banco de dados do Access 97. Clique em salvar.

Como proteger um banco de dados adicionando uma senha? 1

Feche o banco de dados. Se o banco de dados estiver compartilhado em uma rede, pe a a todos os outros usu rio que fechem o banco de dados antes de prosseguir.

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Fa a uma c pia do banco de dados e armazene-a em um local seguro. No menu arquivo, clique em abrir banco de dados. Marque a caixa de sele o exclusivo e, em seguida, abra o banco de dados Clique no menu ferramentas e depois selecione a op o seguran a. em seguida, clique sobre definir senha do banco de dados. Na caixa senha, voc dever digitar sua senha que deve coincidir mai sculas/min sculas. Na caixa confirmar, confirme sua senha digitando-a novamente, e ent o clique em OK.

Dica: Preste aten o na senha, pois se voc esquec -la, ela n o poder ser recuperada. Sendo assim, n o poder mais abrir o seu banco de dados.

Como adicionar uma tabela ou subconsulta a uma consulta? 1 2 3

Abra uma consulta no modo estrutura. Clique na op o mostrar tabela localizada na barra de ferramentas. Na caixa de di logo mostrar tabela, clique na guia que lista os objetos contendo os dados com os quais voc deseja trabalhar.

Se a tabela que voc necessita estiver em outro banco de dados ou aplicativo, primeiro, vincule a tabela ao banco de dados ativo.

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Clique no nome do objeto que voc deseja adiconar a consulta. Para selecionar objetos adicionais, um de cada vez, mantenha pressionada a tecla CTRL enquanto clica em cada nome de objeto. Se quiser selecioner uma s rie de objetos, clique no primeiro nome da s rie, mantenha precionada a tecla SHIFT e clique no ltimo nome

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Clique em adicionar e, ent o, em fechar.

Como remover uma tabela ou subconsulta de uma consulta? 1 2

Abra uma consulta no modo estrutura.

Selecione a tabela ou consulta que voc deseja remover clicando em qualquer lugar de sua lista de campos e, em seguida, pressione a tecla delete. Os campos que voc tiver arrastado da lista de campos para a grade de estrutura tamb m ser o removidos da consulta. Entretanto, a tabela ou consulta n o ser excluida do banco de dados.

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Como criar um relacionamento entre tabelas? 1 2 3 4 5 6

Feche qualquer tabela que esteja aberta pois n o poss vel criar ou modificar relacionamentos entre tabelas abertas. Pressione F11 para alternar para a janela banco de dados. Clique na ferramenta relacionamentos.

Se o seu banco de dados n o tiver nenhum relacionamento definido, a caixa adicionar tabelas/consultas ser automaticamente exibida. Clique duas vezes nos nomes das tabelas que voc deseja relacionar e, em seguida, feche a caixa de di logo adicionar tabela/consultas. Arraste o campo que voc deseja relacionar de uma tabela para o campo relacionado na outra tabela. Para arrastar v rios campos de uma nica vez, pressione a tecla CTRL e clique em cada campo antes de arrast -los.

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Verifique os nomes dos campos exibidos nas duas colunas para certificar-se de que eles estejam corretos. Voc pode alter -los, se necess rio. Clique no bot o criar. Repita os passos de 5 a 8 para cada par de tabelas que voc queira relacionar.

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Quando voc fechar a janela relacionamentos, o Access perguntar se voc deseja salvar o layout. Salvando ou n o, os relacionamentos que voc criou ser o salvos no banco de dados.

Como exportar um formul rio para formato HTML din mico? 1 2 3 4 5 6

Na janela banco de dados, clique no nome do formul rio que voc deseja exportar e, em seguida, clique na op o salvar como/exportar localizada no menu arquivo. Na caixa de di logo salvar como, selecione a op o para o arquivo ou banco de dados externos e clique em OK. Em salvar como tipo, selecione Microsoft Active Server Pages (.ASP). Clique na seta direita da caixa salvar em e selecione a unidade ou pasta para a qual deseja exportar. Na caixa nome do arquivo, digite o nome do arquivo. Clique em exportar.

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Na caixa de di logo op es de sa da para Microsoft Active Server Pages, voc pode especificar um modelo HTML a ser utilizado. Al m disso, voc deve especificar o nome da m quina ou da fonte dados do arquivo que voc utilizarar no servidor da Web e, se necess rio, um nome de usu rio e senha para abrir o banco de dados. Se estiver exportando para o formato de arquivo ASP, dever inserir URL do servidor da localiza o onde o arquivo ASP ser armazenado no servidor da Web. Por exemplo, se voc estiver armazanando os arquivos ASP na pasta SalesApp no servidor PubWeb, digite http://pubweb/salesapp/.

Como excluir um relacionamento? 1 2 3 4 5

Lembre-se de que voc n so pode excluir relacionamentos entre tabelas abertas. sendo assim, feche qualquer tabela que esteja aberta. Altere para a janela de banco de dados precionando a tecla f11. Clique na op o relacionamentos, localizada na barra de ferramentas.

Se as tabelas cujo relacionamento voc deseja excluir n o estiverem exibidas, clique na barra de ferramentas, selecione a op o Mostrar tabela e d duplo clique em cada tabela que voc deseje adicionar. Em seguida, clique em fechar. Clique na linha do relacionamento que voc deseja excluir (a linha ficar em negrito quando selecionada) e, em seguida, pressione a tecla Delete.

Como inserir um campo na grade de estrutura de uma consulta ou filtro avan ado? 1 2

Abra uma consulta ou formul rio no modo de estrutura e exiba a janela Filtrar/Classificar Avan ado. Em seguida, arraste o campo mostrado na lista de campos para a coluna onde deseja inseri-lo na grade de estrutura.

Como inserir ou excluir uma linha de crit rios em uma consulta ou filtro avan ado?

Para inserir uma linha de crit rios, no modo de estrutura de consulta ou na janela Filtrar/Classificar Avan ado, clique na linha que est abaixo do lugar em que deseja que a nova linha apare a e, ent o, clique em inseriri. Para excluir uma linha de crit rios, clique em qualquer parte da linha e, em seguida, clique em Excluir Linhas no menu Editar.

Como visualizar ou modificar a instru o SQL por tr s de uma consulta existente? 1 2

Crie uma consulta ou abra uma consulta existente. Clique na seta pr ximo ao bot o exibir da barra de ferramentas e, em seguida, clique em modo SQL.

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Se voc desejar fazer altera es, digite-as na instru o SQL.

Para visualizar as altera es na grade de estrutura, clique na seta pr ximo ao bot o exibir na barra de ferramentas e, em seguida, clique em modo estrutura.

Como adicionar uma coluna grade de estrutura em uma consulta ou filtro avan ado? 1 2

Clique em qualquer lugar da coluna esquerda da qual voc deseja adicionar. Em seguida, clique no menu inserir e selecione a op o inserir colunas.

Como criar um campo para armazenar hyperlinks? 1 2 3 4

Abra uma tabela j existente no modo estrutura ou crie uma nova tabela. Na parte superior da janela, digite um nome para o campo que voc utilizar para armazenar os hyperlinks. Na coluna Tipo de Dados para esse campo, selecione Hyperlink. Salve a tabela.

Como personalizar o ambiente do Access Definindo padr es? 1 2 3

No menu ferramentas, clique em op es. Clique na guia das op es que voc deseja definir. Selecione as op es que voc deseja utilizar.

Como localizar ocorr ncias espec ficas de um valor em um campo? 1 2 3 4

Estando no modo formul rio ou no folha de dados, selecione o campo (coluna) em que voc deseja procurar. Clique na ferramenta localizar. Na caixa localizar, digite o valor que voc deseja localizar.

Para localizar a primeira ocorr ncia do valor, clique em localizar primeira. Para localizar a pr xima ocorr ncia do valor e todas as ocorr ncias subsequentes, continue a clicar em localizar pr xima.

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Como classificar registros no modo formul rio ou folha de Dados? 1 2

No modo formul rio ou folha de dados, clique no campo que voc deseja utilizar para classificar registros.

Se quiser classificar em ordem crescente, clique em classifica o crescente. Para classificar em ordem decrescente, clique em classifica o.

MUDAR O FOCO DO SUB PARA O FORM TECLANDO ENTER

(importada da se o formul rios)

Com esta dica voc pode implantar em seus sistemas uma op o, que, quando o usu rio estiver no ltimo campo do subformul rio, teclar Enter, o cursor volta para um campo do formul rio principal. Sub Campo KeyPress (Keyascii As Integer) If Keyascii = 13 Then Forms!formulario!campo.SetFocus End If End Sub

C LCULO COM HORAS

(importada da se o m dulos)

Um campo data pode ser subtra do de outro, resultando uma fra o do dia. Ent o: 13:00 - 12:45 = 1.04166666666666E-02 Como uma fra o do dia, multiplique por 24 h e por 60 minutos ? 24 * 60 * 1.04166666666666E-02 = 14.9999999999999 (admita 15 minutos) Se o resultado for menor que 24 horas, isto , menor que 1: ? format(1.04166666666666E-02, "short time") = 00:15 E se for maior que 24 horas, isto , maior que 1, a quantidade de: dias = Int(diferen a) horas = 24 * (diferen a dias) minutos = (horas - int(horas)) * 60

FUN O SHAREWARE

(importada da se o m dulos)

Para estabelecer um per odo de teste para a sua aplica o cole esta fun o em um m dulo e no evento Ao Abrir do seu formul rio inicial chame a fun o. Entre com a data atual no formato dd/mm/aa e o n mero dias para teste. Public Function SHAREWARE(DataAtual As String, nDias As Long) Dim Hoje As Date, nValor As Long Hoje = Format(Now, "dd,mm,yy") nValor = DateDiff("d", DataAtual, Hoje) If Abs(nValor) nDias Then DoCmd.Beep MsgBox "O prazo de teste expirou." & Chr(13) + Chr(10) & "O aplicativo n o ser carregado", vbCritical, "ATEN O" DoCmd.Quit acQuitSaveNone End If End Function

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DLOOKUP

(importada da se o m dulos)

Adicione ap strofe antes e depois de cada string: Private Sub CodTestMaeTab AfterUpdate() Forms!FormMae!DescTestMaeTab = DLookup("[DescTab]", "TabTest", "[CodTab]= '" & Forms!FormMae!CodTestMaeTab & "'") End Sub

VERIFICAR CART O DE CR DITO

Dim Counter As Integer, TmpInt As Integer Dim Answer As Integer Counter = 1 TmpInt = 0 While Counter = Len(CCNumber) If IsEven(Len(CCNumber)) Then TmpInt = Val(Mid$(CCNumber, Counter, 1)) If Not IsEven(Counter) Then TmpInt = TmpInt * 2 If TmpInt 9 Then TmpInt = TmpInt - 9 End If Answer = Answer + TmpInt 'Debug.Print Counter, TmpInt, Answer Counter = Counter + 1 Else TmpInt = Val(Mid$(CCNumber, Counter, 1)) If IsEven(Counter) Then TmpInt = TmpInt * 2 If TmpInt 9 Then TmpInt = TmpInt - 9 End If Answer = Answer + TmpInt 'Debug.Print Counter, TmpInt, Answer Counter = Counter + 1 End If Wend Answer = Answer Mod 10 If Answer = 0 Then CheckCard = True End Function

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PREENCHER CAMPO COM ZEROS ESQUERDA

Public Function StrZero(nNumero As Variant, nCasas As Integer) StrZero = Right("000000000000" + LTrim(nNumero), nCasas) End Function

VERIFICAR NOVOS REGISTROS NO FORMUL RIO

Sub NovoRegistroMarcar(FRM As Form) Dim NOVOREGISRO As Integer NOVOREGISTRO = FRM.NewRecord If NOVOREGISTRO = True Then MsgBox "Voc est em um novo registro." & "@Voc deseja adicionar um novo registro?" & "@Se n o, mova para um registro existente." End If End Sub

EXPIRAR TEMPO DE USO

1 - Crie uma tabela com os seguintes campos: Nome Tipo de Dados C digo N mero (Chave prim ria) DataExp Data 2 - Salve a tabela com o nome de DataExpirar; 3 - No formul rio que voc tem como o primeiro a ser aberto junto com o banco de dados, no evento Ao Abrir do formul rio, coloque a seguinte rotina: Dim db As DATABASE, t1 As Recordset Set db = CurrentDb Set t1 = db.OpenRecordset("DataExpirar", dbOpenDynaset) If t1.BOF = True Then t1.AddNew t1![C digo] = 1 t1![DataExp] = Date + 30 'Esta linha soma a data atual mais 30 dias t1.Update Else If t1![DataExp] Beep MsgBox "O prazo de utiliza o deste aplicativo se esgotou!", vbCritical Application.Quit acPrompt End If End If t1.Close

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4 - Est pronto. Quando o formul rio de abertura inicializar, ir verificar se h alguma data cadastrada, caso isso j tenha ocorrido, a rotina ir verificar se j expirou a data.

SELECIONAR REGISTROS ALEATORIOS

Supondo que vc tenha uma tabela chamada Clientes e um campo chamado CodCliente (num rico). 1 - Crie um m dulo para a fun o abaixo: Function Random() As Integer Static stFim As Integer If stFim = False Then Randomize: stFim = True Random = 0 End Function 2 - Crie uma nova consulta, n o inclua nenhuma tabela e v para o modo SQL. 3 - Digite a express o abaixo: SELECT TOP 5 * FROM Clientes WHERE (((Random())=0)) ORDER BY Rnd(IsNull(Clientes.CodCliente)*0+1); No exemplo acima ser o selecionados 5 clientes aleat rios, para aumentar ou diminuir basta trocar pelo n mero que vc deseja. 10/11/2000 COMPACTAR E REPARAR BD (jr - forum access) a) abra o Windows Explorer e clique no menu Exibir Op es; b) selecione a guia Tipos de arquivos; c) localize o item "Banco de dados do Microsoft Access" e clique no bot o Editar; d) abaixo da caixa de a es, clique no bot o Novo; e) Digite Reparar e Compactar no campo Nome da A o (n o utilize o sinal &); f) na caixa "Aplicativo usado para executar a a o", digite: "C: Arquivos de Programas Microsoft Office Office msaccess.exe" "%1" /repair /compact Assim, na janela Windows Explorer, basta clicar com o bot o direito do mouse sobre o arquivo mdb e escolher o item Reparar e Compactar do menu.

GERAR VENCIMENTOS DE ACORDO COM INTERVALO DEFINIDO PELO USU RIO

Private Sub cmdProcessa Click() On Error GoTo Err cmdProcessa Dim dbs As Database, rsFatura As Recordset, i As Integer, intDia As Integer Set dbs = CurrentDb() Set rsFatura = dbs.OpenRecordset("ARECEBER") intDia = Me.DT ADD 'campo que o usu rio ir digitar o numero de dias para intervalo de vencimentos With rsFatura For i = 1 To 10 '10 o n mero de parcelas que vc ir gerar deve vir de uma vari vel ou de algum campo que vc possue que informe este valor .AddNew ![IDCLI] = 1 '1 o c digo do cliente que deve vir do campo apropriado ! [VCTO] = DateAdd("D", intDia, Date)'date o campo do dia do seu pedido ou fatura que ser utilizado para acrescer aos dias de prazo ![DPL] = "123" & "/" & i '"123 " o n mero do pedido seu ![FATURA] = "123" ![VLR] = 100 /10 '100 o valor de seu pedido dividido por 10 que o campo que contem o prazo de pagamento 1,2,3,4,5 ou 10 ou oiutra coisa qquer .Update intDia = intDia + Me.DT ADD'adiciono novamente o n mero de dias na variavel Next i .Close End With Set dbs = Nothing Exit Erro:

Exit Sub

IMPEDIR FECHAMENTO USANDO: CTRL+ALT+DEL

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cole o c digo abaixo em um novo modulo e no evento ao carregar do seu formul rio inicial coloque: Call DesativaCtrlAltDel Public Declare Function GetCurrentProcessId Lib "kernel32" () As Long Public Declare Function GetCurrentProcess Lib "kernel32" () As Long Public Declare Function RegisterServiceProcess Lib "kernel32" (ByVal dwProcessID As Long, ByVal dwType As Long) As Long Public Const RSP SIMPLE SERVICE = 1 Public Const RSP UNREGISTER SERVICE = 0 Public Sub DesativaCtrlAltDel() Dim pid As Long, reserv As Long pid = GetCurrentProcessId() reserv = RegisterServiceProcess(pid, RSP SIMPLE SERVICE) End Sub 09/11/00 -

PEGAR O SOBRENOME EM NOME DE PESSOA

Function AchaSobrenome(strNome As String) As String Dim i As Integer, strLetra As String If Not IsNull(strNome) Then 'Come a o Loop no fim e vem para o inicio da string For i = Len(strNome) To 1 Step -1 'pega um caracter de cada vez strLetra = Mid(strNome, i, 1) 'se for espa o, sai do loop If strLetra = Chr$(32) Then Exit For Next i 'pega do fim at o primeiro espa o AchaSobrenome = Right(strNome, Len(strNome) - i) End If End Function

CONFIRMAR DATA DO SISTEMA COM OP O PARA ALTERA-LA

Dim DATANOVA As Variant If MsgBox("Data do sistema: " & Format(Date, "dddddd") & Chr(10) & Chr(13) & "Deseja Alterar?", 36,"Data Atual") = 6 Then DATANOVA = InputBox("Digite a nova data no formato dd/mm/aaaa ou pressione Enter para mant -la") If IsDate(DATANOVA) Then Date = DATANOVA End If End If

INICIAR O MICROSOFT ACCESS COM OP ES DE LINHA DE COMANDO A PARTIR DO MENU INICIAR DO WINDOWS

1 Clique no bot o Iniciar do Windows, aponte para Configura es e, em seguida, clique em Barra de Tarefas. 2 Clique na guia Programas do Menu Iniciar e, em seguida, clique em Avan ado. 3 Clique duas vezes na pasta Programas. 4 Clique duas vezes na pasta Microsoft Office (ou no nome da subpasta Programas onde o Microsoft Access est instalado). Se o Microsoft Access n o estiver instalado em uma subpasta do menu Iniciar, voc pode pular essa etapa. 5 Clique com o bot o direito do mouse no cone de atalho do programa Microsoft Access, clique em Propriedades e, em seguida, clique na guia Atalho. 6 Clique direita do comando de inicializa o do Microsoft Access na caixa Alvo e depois digite as op es de linha de comando desejadas. Por exemplo, a linha de comando a seguir inicia o Microsoft Access e abre o banco de dados de exemplo Northwind para acesso exclusivo. "C: Arquivos de Programas Microsoft Office Office MSAccess.exe" "C: Arquivos de Programa Microsoft Office Office Exemplos Northwind.mdb" /excl

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Iniciar o Microsoft Access com op es de linha de comando utilizando um atalho

1 Abra a pasta onde o Microsoft Access est instalado (essa pasta costuma ser denominada Office na subpasta Micro-soft Office da pasta Arquivos de Programas em sua unidade C). 2 Clique com o bot o direito do mouse no cone do programa Microsoft Access e, em seguida, clique em Criar Atalho. 3 Clique com o bot o direito do mouse no cone de atalho rec m-criado, clique em Propriedades e depois clique na guia Atalho. 4 Clique direita do comando de inicializa o do Microsoft Access na caixa Alvo e, em seguida, digite as op es de linha de comando desejadas. Por exemplo, a linha de comando a seguir inicia o Microsoft Access, abre o banco de dados de exemplo Northwind para acesso exclusivo. "C: Arquivos de Programas Microsoft Office Office MSAccess.exe" "C: Arquivos de Programas Microsoft Office Office Exemplos Northwind.mdb" /excl deseja compactar e clique em Compactar. 4 Na caixa de di logo Compactar Banco de Dados Em, especifique um nome, unidade e pasta para o banco de dados compactado. 5 Clique em Salvar. Se voc utilizar o mesmo nome, unidade e pasta e o banco de dados for compactado com xito, o Microsoft Access subs-tituir o arquivo original pela vers o compactada. Observa es Se voc excluir registros do final de uma tabela que tem um campo AutoNumera o, quando compactar o banco de dados, o Microsoft Access redefinir o valor AutoNumera o para o pr ximo registro adicionado com um valor de um a mais que o ltimo valor AutoNumera o n o exclu do. Compactar um banco de dados de uma vers o anterior do Microsoft Access n o o converter ao formato do Microsoft Access 97. Solu o de problemas de compacta o de bancos de dados Um banco de dados pode n o ser compactado por qualquer das raz es a seguir: N o h espa o de armazenamento suficiente em seu disco r gido para ambas as vers es, original e compactada, do banco de dados. Exclua arquivos desnecess rios e tente novamente. Voc n o tem permiss o Modificar Estrutura ou Administrador para todas as tabelas do banco de dados. Se voc n o propriet rio desse banco de dados, contacte o propriet rio para descobrir se voc pode obter uma dessas permiss es em todas as tabelas. Se voc propriet rio desse banco de dados, deve atualizar suas permiss es para todas as tabelas. Se um objeto em um banco de dados da vers o 1.x incluir o caractere ap strofo ( ) em seu nome, voc n o poder compactar o banco de dados. Use o Microsoft Access vers o 1.x para renomear o objeto e, em seguida, altere todas as refer ncias a ele em suas consultas, formul rios, relat rios, macros e c digo.

Vinculando tabelas de um banco de dados protegido por senha

Para vincular uma tabela de um banco de dados do Microsoft Access protegido por senha, voc precisa fornecer a senha correta. Se voc fornecer a senha correta, o Microsoft Access armazenar a senha do banco de dados juntamente com as informa es que definem o v nculo com a tabela. Depois de definido o v nculo, qualquer usu rio que puder abrir o banco de dados ao qual a tabela est vinculada ser capaz de abrir a tabela vinculada. Quando um usu rio abrir a tabela vincula-da, o Microsoft Access utilizar a senha armazenada para abrir o banco de dados onde est a tabela. Se a senha para o banco de dados onde a tabela est armazenada for alterada, na pr xima vez em que a tabela vinculada for aberta, a nova senha dever ser fornecida para que o Microsoft Access possa abr -la. O Microsoft Access armazena a senha do banco de dados em um formul rio n ocriptografado. Se esse procedimento for comprometer a seguran a do banco de dados protegido por senha, voc n o deve utilizar uma senha de banco de dados para proteg -lo. Em vez disso, defina seguran a em n vel de usu rio para controlar o acesso aos dados confidenciais desse banco de dados.

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Otimizar o desempenho

Dependendo da configura o do seu computador e do seu ambiente de trabalho, h v rias coisas que voc pode fazer para melhorar o desempenho do Microsoft Access ou do seu banco de dados. O melhor lugar para se come ar com o Analisador de Desempenho. Voc pode utilizar o Analisador de Desempenho para analisar um banco de dados inteiro ou apenas objetos selecionados de um banco de dados. O Analisador de Desem-penho pode, tamb m, propor algumas altera es para voc , se desejar.

Controlar como um banco de dados ou um aplicativo se apresenta e se comporta quando iniciado

Voc pode especificar, por exemplo, qual formul rio ser exibido, se as barras de ferramentas poder o ser personalizadas e se os menus de atalho estar o dispon veis. 1 No menu Ferramentas, clique em Inicializar. 2 Selecione as op es ou insira as defini es que deseja utilizar. Observa es Para obter informa es sobre um item espec fico na caixa de di logo, clique no ponto de interroga o na parte superior da caixa de di logo e, em seguida, no pr prio item. Para obter uma lista das quest es que devem ser consideradas ao definir op es na caixa de di logo Inicializar.

Considera es ao definir op es na caixa de di logo Inicializar

As op es de Inicializa o aplicam-se somente ao banco de dados ou aplicativo atual. Ao especificar uma defini o na caixa de di logo Inicializar, voc define automaticamente a propriedade do banco de dados associada a essa defini o. As propriedades de Inicializa o n o ignoram as defini es de propriedades para uma barra de ferramentas, uma barra de menu, um menu de atalho, um formul rio ou um relat rio espec fico. Por exemplo, as op es Barra de Menu e Barra de Menu de Atalhos na caixa de di logo Inicializar n o substituem as defini es de propriedades para formul rios ou relat rios espec ficos que t m uma barra de menu ou um menu de atalho . personalizado. Assim, quando voc abre um formul rio ou relat rio, o Microsoft Access exibe a barra de menu personalizada anexada ao formul rio ou relat rio, em vez da barra de menu global especificada na caixa de di logo Inicializar. Voc pode utilizar a caixa de di logo Inicializar em vez de uma macro AutoExec ou em acr scimo a ela. Uma macro AutoExec executada depois de as op es de Inicializa o terem efeito; por essa raz o, conv m evitar quaisquer a es em uma macro AutoExec que alterem o efeito das defini es da op o Inicializa o. Por exemplo, se voc especificar um formul rio na caixa Exibir Formul rio na caixa de di logo Inicializar e utilizar, tamb m, a a o AbrirFormul rio em uma macro AutoExec, o Microsoft Access exibir primeiramente o formul rio especificado na caixa de di logo Inicializar e, a seguir, exibir imediatamente o formul rio especificado na a o AbrirFormul rio. Se a seguran a em n vel de usu rio tiver sido definida para o seu banco de dados, voc pode impedir que os usu rios alterem as defini es da caixa de di logo Inicializar, certificando-se de que n o tenham recebido a permiss o de Adminis-trador para o banco de dados. Para ignorar as defini es da op o Inicializa o, pressione a tecla Bypass (SHIFT) ao abrir o banco de dados.

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Exibir um formul rio de inicializa o quando um banco de dados ou um aplicativo aberto

1 No menu Ferramentas, clique em Inicializar. 2 Na caixa Exibir Formul rio, clique em um formul rio do banco de dados atual. 3 Se voc n o deseja que os usu rios consultem ou utilizem a janela Banco de Dados, que aparece atr s do formul rio, limpe a caixa de sele o Exibir Janela Banco de Dados. Mesmo que voc limpe a caixa de sele o Exibir Janela Banco de Dados, essa janela ainda poder ser acessada. Observa es As altera es dessas defini es na caixa de di logo Inicializar n o ter o efeito at que o banco de dados ou o aplica-tivo seja novamente aberto. O banco de dados de exemplo Northwind possui um formul rio de inicializa o. Ele possui tamb m o formul rio Menu de Controle Principal, um exemplo de um formul rio que voc pode utilizar para controlar a navega o em seu banco de dados. Para exibir esses formul rios, abra o banco de dados Northwind na pasta Exemplos. O formul rio Inicializa o aparece automaticamente quando voc abre o Northwind, mas poss vel exibi-lo ou o formul rio Menu de Controle Princi-pal, sempre que desejar, clicando na guia Formul rios na janela Banco de Dados, clicando em Inicializa o ou Menu de Controle Principal e, a seguir, clicando em Abrir.

Algumas teclas de atalho

F2 F6 F7 F9 F11 ou ALT+F1 CTRL+G CTRL+F11 CTRL+BREAK PAGE-UP PAGE-DOWN

Alterna entre o modo editar e selecionar Alterna entre estrutura da tabela e folha de propriedades da estrutura da tabela Ativa o verificador ortogr fico nos formul rios simples Atualiza a origem de dados atual Traz a janela Banco de Dados para a frente Faz aparecer a janela Depurar Alterna entre a barra de menu personalizada e a barra de menu interna P ra de executar o c digo e exibe o m dulo atual na janela M dulo Registro anterior Pr ximo registro

Exibir um t tulo espec fico na barra de t tulo da janela do aplicativo

1 No menu Ferramentas, clique em Inicializar. 2 Na caixa T tulo do Aplicativo, insira o t tulo que voc deseja que apare a na barra de t tulo da janela do aplicativo. Observa es As altera es na defini o T tulo do Aplicativo t m efeito imediatamente ap s o fechamento da caixa de di logo Inicializar. Para obter uma lista das quest es que devem ser consideradas ao definir op es na caixa de di logo Inicializar.

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Tela inicial do programa (SPLASH)

1. Crie uma imagem, (por exemplo: pode capturar a tela de splash do pr prio Access e modific -la num editor de imagens como o Paint Brush) 2. Salve a imagem com o mesmo nome do programa, isto , se o seu programa se chama TESTE.MDB, salve com o nome TESTE.BMP e na mesma pasta do MDB.

Desabilitar Page Up e Page Down

Private Sub Form KeyDown(KeyCode As Integer, Shift As Integer) '33 - PgUp; 34 - PgDown; 9 - Tab; 18=Alt Select Case KeyCode Case 33, 34, 9, 18 KeyCode = 0 Case Else 'Debug.Print KeyCode, Shift End Select End Sub

Primeiro item da Cx. de combina o como valor padr o

Digite no evento "ao carregar" do formul rio: Private Sub Form Load() Me.cboCliente = cboCliente.ItemData(0) End Sub

Hora da limpeza na vers o 7.0 do Access

Ap s fazer mudan as estruturais ou na entrada de dados de um banco de dados, Selecione Ferramentas/Utilit rios de Bancos de Dados/Compactar Banco de Dados para limpar, otimizar e compactar o banco de dados.

Dominando o Access

Quando as tabelas, formul rios e relat rios n o s o o bastante para voc , hora de partir para os modos de estrutura

Na edi o 32 da PC Expert, voc aprendeu a criar uma tabela com dados relacionados. Aquilo foi s a ponta do iceberg, pois, agora, conheceremos outras propriedades mais avan adas. O Access possui algumas ferramentas internas brilhantes, que lhe permitem criar uma base de dados

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rapidamente. Entretanto, chegar o tempo inevit vel em que voc precisar de mais do que oferecido no b sico, e essa a hora de descobrir o que mais o Access pode fornecer - abra a tampa da "C