Plano de Negócios: Questões Importantes para Grupos de Trabalho, Notas de estudo de Administração Empresarial

Baixe Plano de Negócios: Questões Importantes para Grupos de Trabalho e outras Notas de estudo em PDF para Administração Empresarial, somente na Docsity! UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO FACULDADE DE ECONOMIA, ADMINISTRAÇÃO E CONTABILIDADE PROGRAMA INCLUSÃO PRODUTIVA Apostila de Plano de Negócios Autor: Caio Trogiani Apoio: Flávio Hourneaux Colaboração: Tatiane Oyakawa Renata Freitas Érica Amélia Butow Guilherme Marinovic São Paulo APRESENTAÇÃO Caro Empreendedor, Você está recebendo um material que certamente irá ajudá-lo na definição dos rumos a serem dados ao seu Empreendimento. A Apostila de Plano de Negócios vem dar uma noção introdutória sobre o tema “Plano de Negócios” e sobre alguns dos termos básicos utilizados em Administração. Serve como suporte para a discussão e a construção do Plano de Negócios de grupos de trabalho que buscam a geração de renda, indicando as questões mais relevantes que essa discussão deve responder. A Apostila se divide em uma série de pontos, os quais abordam o Planejamento das áreas mais importantes do seu Empreendimento. A seqüência dos pontos apresentada segue a ordem que os autores julgaram ser a mais adequada para fins de análise e construção do Planejamento do grupo de trabalho. Utilizaremos os termos “grupo” e “Empreendimento” para nos referirmos ao grupo de trabalho que está construindo seu Plano de Negócios. Bom trabalho! Um forte abraço, Os autores 5 1.1.21 1.2. Porque Planejar é importante O primeiro item, referente ao Planejamento, é importante para que se estabeleça, desde o início do Empreendimento: • o motivo pelo qual ele existe; • onde ele quer chegar; e • como ele vai chegar. Ainda que ninguém desenvolva uma atividade sem ter um objetivo em mente, deixar claro esses objetivos através da condução de um processo de Planejamento coerente, bem feito, passo a passo e por escrito tem como vantagens: • Deixar claro a todos os envolvidos o que se pensa para o futuro; • Buscar um consenso entre os participantes do grupo (o quê, sem dúvida, reduzirá conflitos e frustrações no futuro); • Estimular a reflexão e o debate a respeito do propósito e dos objetivos do Empreendimento; • Ter um registro do que se pensa hoje, criando uma base para a tomada de decisões no futuro; • e, PRINCIPALMENTE, fazer com que o grupo tenha uma POSTURA ATIVA em relação ao seu negócio. A idéia não é que o grupo se prenda ao seu Planejamento, mas sim que defina o que deve ser feito PRIORITARIAMENTE. 1.1.22 1.3. Do “Planejamento” para o “Plano de Negócios” 6 Um “Plano de Negócios” nada mais é do que o produto deste processo formal de Planejamento, isto é, um documento onde constam: • a descrição do Empreendimento; • a forma como ele trabalha (como gera renda e quais os gastos envolvidos nesse processo); • e o que ele pretende para o seu futuro. Existem alguns passos mais comuns para a construção destes Planos de Negócios. Tais passos facilitam a condução do processo de Planejamento, pelo lado dos empreendedores, e o seu entendimento, por parte dos outros interessados. Explicaremos esses passos na seção 2. 1.1.23 1.4. Os Interessados no Plano de Negócios O Plano de Negócios também é utilizado para apresentar o Empreendimento para outros grupos interessados em conhecê-lo, seja para fazerem empréstimos e financiamentos, seja para firmarem parcerias. Exemplos desses grupos são: • Bancos e outras instituições financeiras, que querem saber o quão sério é o Empreendimento para o qual eles estão emprestando dinheiro, avaliando, assim, a probabilidade de que esses “dêem um calote” ou “quebrem”; • Patrocinadores, que querem saber se os recursos doados para o grupo vão ser bem utilizados; • Parceiros, que, além de seriedade, buscam elementos em comum entre eles mesmos e o Empreendimento. Poderiam ser dados muitos outros exemplos, mas o importante aqui é mostrar outra utilidade bastante evidente do Plano de Negócios: transmitir credibilidade e construir uma imagem de seriedade e solidez perante o resto da sociedade. 7 Essas características são realmente reforçadas quando se tem um Planejamento realista e bem feito para sustentar as decisões do Empreendimento. 2. 2. Escrevendo um Plano de Negócios Apresentamos a seguir, de forma resumida, os pontos que geralmente compõem o Plano de Negócios, bem como a definição dos termos básicos mais utilizados em Administração. Lembre-se de que a ordem dos pontos aqui apresentada é apenas uma sugestão que os integrantes do Empreendimento podem seguir para fins de análise e reflexão. 2.1. DIAGNÓSTICO DO EMPREENDIMENTO Inicialmente, convém descrever a situação atual do Empreendimento, ou seja, descrever tudo o que já existe nele. A idéia é estabelecer uma base para as reflexões dos próximos pontos. Logo, devem ser identificados: • Nome e localização atuais; • Vendas atuais: quem são os principais clientes; quais os principais produtos vendidos; qual a quantidade de vendas por produto; qual a forma de divulgação; qual o local onde os produtos são vendidos; • Forma de organização atual: como as tarefas são divididas; qual a hierarquia existente entre os trabalhadores; qual a forma de comunicação entre os mesmos; 10 • SEGMENTAÇÃO DE MERCADO: divisão do Mercado em grupos de clientes com necessidades e vontades semelhantes. O Empreendimento deve fazer a Segmentação para entender melhor seus clientes (quais suas vontades, preferências, hábitos de consumo, critérios de decisão de compra), e assim oferecer um produto mais adequado para cada grupo de clientes. • HÁBITOS DE CONSUMO: como os clientes costumam consumir determinados produtos (qual tipo de produto consomem, quantas vezes por semana, onde costumam comprar). Lembre-se de que esses costumes podem mudar (as pessoas não irão consumir sempre da mesma forma). • CRITÉRIOS DE DECISÃO DE COMPRA: com o que o cliente se importa na hora de comprar um produto ou serviço. Preço e Qualidade são exemplos de Critérios de Decisão de Compra. 2.3.2. ANÁLISE DA CONCORRÊNCIA É preciso conhecer todos aqueles que oferecem o mesmo tipo de produto que o Empreendimento, fazendo-se uma pesquisa sobre os produtos, preços, pontos-de-venda e divulgação do concorrente. Busca-se com isso comparar a forma pela qual cada um dos concorrentes atende às vontades e necessidades de cada um dos Segmentos de Mercado identificados na seção anterior. Assim, saberemos se os concorrentes estão melhores ou piores do que o Empreendimento. 2.3.3. ANÁLISE SWOT Chegou o momento de conhecer melhor o próprio Empreendimento e o ambiente que o cerca. Fazemos isso através da ANÁLISE SWOT. O termo está em inglês e se refere à análise do ambiente interno (Pontos Fortes e Fracos) e externo (Oportunidades e Ameaças) do Empreendimento, explicados abaixo. 11 2.3.3.1. ANÁLISE DE AMBIENTE INTERNO O ambiente interno é composto pelos pontos internos do grupo, ou seja, que estão sob seu controle, e que podem favorecer ou prejudicar o seu desempenho. • PONTOS FORTES: aspectos que favorecem o bom funcionamento do grupo. O grupo é bom em fazer o quê? Um exemplo de Ponto Forte seria o bom conhecimento das necessidades e vontades dos Segmentos de Mercado; • PONTOS FRACOS: aspectos que prejudicam o andamento do grupo. Quais são as falhas do grupo? Um exemplo de Ponto Fraco seria a falta de comprometimento dos membros. 2.3.3.2. ANÁLISE DE AMBIENTE EXTERNO O ambiente externo é composto por todas as instituições e aspectos da sociedade que de alguma forma se relacionam com o Empreendimento, mas que ele não pode controlar (a Legislação Sanitária, por exemplo). • OPORTUNIDADES são os aspectos do Ambiente Externo que podem contribuir para o alcance da Missão; • AMEAÇAS são os aspectos externos que podem prejudicar o desempenho do Empreendimento. Exemplos de Ameaças são as Barreiras de Entrada.
BARREIRAS DE ENTRADA: são obstáculos que impossibilitam o funcionamento do Empreendimento. A exigência de notas fiscais pelos clientes é um exemplo de Barreira de Entrada. Nesse caso, se o grupo não tiver as 12 notas ficais, não conseguirá vender nenhum produto, não podendo funcionar. 2.4. OBJETIVOS São orientações gerais para atuação do Empreendimento a curto prazo (um ano, por exemplo) que conduzem o grupo em direção à Missão. Considera o curto prazo, por isso é diferente da Missão, a qual considera o longo prazo. Algumas perguntas podem orientar a definição dos Objetivos, como por exemplo: - Como o grupo deseja se enxergar ao final do ano? - Queremos cobrir todos os nossos custos até o final do ano, não precisando mais de financiamento externo? - Queremos aumentar nosso rendimento individual até o final do ano? - Pretendemos manter o mesmo grupo até o final do ano? Iremos chamar mais pessoas, aumentando o grupo? - Queremos aumentar o número de vendas para nossos atuais segmentos? - Queremos ENTRAR em novos Segmentos de Mercado? (ou seja, queremos começar a vender produtos para novos segmentos de mercado?) - Queremos ter mais conhecimento sobre o Mercado? - Pretendemos melhorar as condições de nossas Instalações? 2.4.1 METAS 15 Não se esqueça de que o grupo NÃO é o único a vender esse produto. Logo, deve considerar os preços dos concorrentes na hora de estabelecer o seu preço. Lembre- se também de que o Preço tem forte ligação com as Metas de Vendas. Preços e Metas de Venda serão melhor definidos na parte de Planejamento Financeiro (item 2.10). 2.5.3.3. PONTO-DE-VENDA Onde o grupo irá vender seus produtos ou serviços. Para escolher seu Ponto-de- Venda, o grupo precisa considerar onde seus clientes costumam comprar. Lembre-se de que o Ponto-de-Venda transmite fortemente a imagem do grupo, assim como o Produto e o Preço. O Ponto-de-Venda não precisa necessariamente ser um lugar. O grupo pode pensar em algum sistema de entrega de produtos. 2.5.3.4. PROMOÇÃO Todos os meios que divulgam os produtos, serviços e o próprio Empreendimento. Panfletos, Cartões, Faixas e Contatos por telefone são exemplos de meios de Promoção. Lembre-se de que a Promoção deve divulgar a imagem definida na Proposta de Valor. 2.5.4 CONTROLE É preciso saber se as Metas definidas para as vendas foram atingidas. Caso não tenham sido, algum erro pode estar acontecendo com o Produto, com o Preço, com o Ponto-de-Venda, com a Promoção ou com a própria Meta de Venda definida. Conseguimos saber se atingimos as Metas de Vendas ou não fazendo o Controle de Vendas. 16 • CONTROLE DE VENDAS: registro de quantas vendas de cada produto foram feitas no período estabelecido para as Metas de Vendas. É interessante também saber se os meios de Promoção estão trazendo clientes para o grupo. Lembre-se de que a Promoção custa dinheiro. Logo, deve-se saber quais os melhores meios de Promoção, para investir no meio de Promoção mais adequado. Para isso, devemos fazer o Controle de Divulgação. • CONTROLE DE DIVULGAÇÃO: registrar quantos clientes souberam do Empreendimento e compraram seus produtos devido a determinado meio de Promoção. 2.1.4 2.6. PLANO OPERACIONAL Nesta seção o grupo define questões relacionadas ao processo de produção e de distribuição dos produtos e serviços definidos na Estratégia de Mercado. Decide também aspectos ligados aos processos gerenciais do Empreendimento. Isso é feito através das etapas seguintes. 2.6.1. PRODUÇÃO E PROCESSOS Aqui se descreve, passo a passo, todas as atividades necessárias para que se obtenha o produto final, desde a compra da matéria prima até a entrega do produto final. Considera-se aqui também as Funções Gerenciais. • FUNÇÕES GERENCIAIS: composto pelas atividades que planejam, organizam, dirigem e controlam o trabalho do grupo. É importante entender qual a ligação entre as atividades, além de saber também onde pode haver problemas no processo produtivo. Conseguimos isso desenhando o Fluxograma das atividades do grupo. 17 • FLUXOGRAMA: desenho que apresenta o fluxo do trabalho do grupo, representando todas as suas atividades. Mostra também a ligação e a dependência entre essas atividades, bem como os responsáveis por cada uma delas. Para montar seu Fluxograma, o grupo precisa responder às seguintes perguntas: - Quais são suas Metas de Produção? • METAS DE PRODUÇÃO: quantidade a ser produzida em determinado período de tempo (um mês, por exemplo). - Quais são as atividades envolvidas na Produção? Lembre-se de considerar também os Controles, principalmente o Controle de Estoque e o Controle de Qualidade. • ESTOQUE: local onde os materiais (matérias-prima ou produtos acabados) e os equipamentos (tesouras, pás, uniformes etc) ficam armazenados. • PRODUTO ACABADO: produto que está pronto, podendo ser entregue ao cliente. • CONTROLE DE ESTOQUE: verificação da entrada/saída de materiais e manutenção dos materiais armazenados • CONTROLE DE QUALIDADE: verificação da qualidade do produto que está sendo produzido, decidindo-se se ele pode ou não ser entregue ao cliente. - Quantas pessoas são necessárias em cada atividade? 20 • CRITÉRIOS DE REMUNERAÇÃO: qual a base para se definir o valor a ser pago para cada trabalhador. Número de horas trabalhadas no mês é um exemplo de Critério de Remuneração. Deve ser decidido também se haverá algum tipo de Controle do Trabalho. • CONTROLE DO TRABALHO: forma de acompanhar se o trabalhador está cumprindo o critério definido para a Remuneração. O último tópico tratado nessa seção se refere aos critérios para recrutamento e seleção de novos trabalhadores. • RECRUTAMENTO E SELEÇÃO: processo pelo qual se define quem será convidado para participar do Empreendimento e como isso será feito. 2.8. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Trata da organização interna do Empreendimento. É uma síntese dos dois últimos pontos abordados (Plano Operacional e Plano de RH), sendo que o grupo deve escolher a forma de organização mais adequada para sua realidade. Sendo assim, ele deve definir: • qual a divisão de tarefas; • qual a forma de comunicação entre os trabalhadores (reuniões, assembléias etc); • e qual o grau de hierarquia existente, podendo esse ser igual a zero (quando não existe nenhum tipo de hierarquia). Com relação à divisão de tarefas, as seguintes questões devem ser respondidas: 21 - Quem serão os Responsáveis por cada uma das atividades? • RESPONSÁVEIS: aqueles que devem garantir que a atividade seja feita. As pessoas que irão fazer a atividade não precisam ser necessariamente os Responsáveis. - Haverá alguma Rotatividade de Funções? De quanto em quanto tempo? • ROTATIVIDADE DE FUNÇÕES: troca de funções e responsabilidades entre os membros do grupo 2.1.6 2.9. CRONOGRAMA Consiste em um Planejamento detalhado da implementação dos pontos decididos no Plano de Negócios. Devem ser definidas: • as atividades necessárias para tal implementação; • seus responsáveis; • seus prazos. O importante é que esta ferramenta seja construída de modo que: 1) permita uma melhor visualização dos próximos passos do Empreendimento, encontrando-se lacunas e erros; 2) sirva como ferramenta de controle, para que o grupo possa avaliar o seu andamento. 22 2.1.7 2.10. PLANEJAMENTO FINANCEIRO É o planejamento da movimentação do DINHEIRO no Empreendimento. Esse Planejamento pode ser feito através de diversas maneiras, sendo a mais simples a Demonstração de Fluxo de Caixa. • DEMONSTRAÇÃO DE FLUXO DE CAIXA: espécie de tabela que apresenta todo o dinheiro que entrou e que saiu em determinado período (passado ou futuro). Em primeiro lugar, vamos definir alguns termos utilizados no Fluxo de Caixa: 1) SALDO INICIAL DE CAIXA: é o dinheiro em caixa com que o Empreendimento começa o período (o mês ou o ano, por exemplo). 2) ENTRADAS DE CAIXA: é todo o dinheiro que entra no Empreendimento, seja através de vendas de produtos ou serviços, seja através de empréstimos e financiamentos. 3) SAÍDAS DE CAIXA: é todo o dinheiro que sai do Empreendimento, utilizado para pagar matéria-prima, contas de água, luz, telefone, impostos e também os trabalhadores do grupo. 4) RECEITAS: também chamadas de FATURAMENTO, são todo o dinheiro que entra no grupo ATRAVÉS DE VENDAS de produtos ou serviços. Logo, empréstimos ou financiamentos NÃO são considerados Receitas. 5) GASTOS: todo o tipo de saída de caixa do Empreendimento. 6) CUSTOS: saídas de caixa necessárias para se produzir. Compra de matéria- prima e aluguel de galpão para a produção são exemplos de custos. Compra de material de escritório, apesar de ser necessário para o Empreendimento, NÃO é necessário para se produzir, logo, NÃO é um custo. 25 nome de SOBRAS. Nas empresas, ele é chamado de LUCRO ou PREJUÍZO. É desse dinheiro que serão separados os Fundos. Quando há dinheiro em caixa ao final do período, temos um Saldo de Caixa POSITIVO (o que é chamado de LUCRO nas empresas). Quando o Empreendimento termina o período devendo dinheiro, temos um Saldo de Caixa NEGATIVO (o que, nas empresas, é chamado de PREJUÍZO). Quando o Saldo de Caixa é NULO, isso significa que o Empreendimento não ganhou nem perdeu dinheiro. OBSERVAÇÃO: no caso do Saldo de Caixa ser Nulo, devemos atentar para o fato de não haver dinheiro para ser colocado no Fundo de Capital de Giro. Isso pode comprometer as compras de matérias-prima para o próximo período. 12) RETIRADA: é o que sobra depois de ser separado o dinheiro para os Fundos. Esse valor será dividido entre os donos do Empreendimento. A parte financeira deve traduzir em números tudo o que foi planejado até aqui. Nesse momento se analisa o futuro financeiro do negócio, através da projeção das entradas e saídas de caixa do Empreendimento, bem como da análise de outros aspectos financeiros. Vale lembrar que o propósito de se fazer o Planejamento Financeiro é o de se antecipar à futura situação de caixa do grupo, estabelecendo metas financeiras (de entradas e saídas de caixa) que possibilitem uma retirada satisfatória para os membros e, ao mesmo tempo, a sobrevivência do empreendimento. Aqui se definem melhor o Preço e as Metas de Vendas. A partir das projeções acima podemos calcular diversos outros indicadores financeiros que servem como ferramentas de análise importantes. Por exemplo: 2.10.1. ANÁLISE DE PONTO DE EQUILÍBRIO Cálculo da quantidade a ser vendida para se cobrir todos os gastos, sendo que o Empreendimento tenha Saldo Final de Caixa Nulo. Considera-se também nesse cálculo o valor a ser guardado para o Fundo de Capital de Giro. Acima deste ponto é que se começa realmente a ganhar dinheiro. 26 2.10.2. PRAZO DE PAYBACK Prazo para que o dinheiro investido seja recuperado a partir dos Saldos Finais de Caixa positivos gerados pelo Empreendimento. 2.11. CONTROLE 2.11.1. INDICADORES São instrumentos que avaliam se o Empreendimento está caminhando em direção às Metas às quais se propôs, e como está trilhando tal percurso. Permitem que erros sejam corrigidos e prevenidos de modo que a Meta seja alcançada no prazo previsto. O Controle de Vendas, por exemplo, é feito através do Indicador “Número de vendas feitas no mês”.