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Assistencia Farmaceutica na Atenção Básica, Notas de estudo de Matemática

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Tipologia: Notas de estudo

Antes de 2010

Compartilhado em 10/05/2008

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Romar_88 🇧🇷

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Baixe Assistencia Farmaceutica na Atenção Básica e outras Notas de estudo em PDF para Matemática, somente na Docsity! Ministério da Saúde ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA NA ATENÇÃO BÁSICA INSTRUÇÕES TÉCNICAS PARA A SUA ORGANIZAÇÃO SUMÁRIO APRESENTAÇÃO 05 I - INTRODUÇÃO 07 Incentivo a Assistência Farmacêutica Básica 09 Programa para a Aquisição dos Medicamentos Essenciais para a Área de Saúde Mental 13 Programas Estratégicos sob a Responsabilidade do Ministério da Saúde 15 II - ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA 17 1 - Introdução 19 2 - Objetivo geral 19 3 - Estruturação 19 4 - Organização da Assistência Farmacêutica 20 5 - Plano de Ação 21 6 - Interfaces da Assistência Farmacêutica 22 7 - Avaliação da qualidade do serviço 25 III - CICLO DA ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA 27 1. SELEÇÃO 31 1.1. Por que selecionar 31 1.2. Vantagens 32 1.3. Estratégias 32 1.4. Etapas da seleção 33 1.5. Avaliação 36 2. PROGRAMAÇÃO 37 2.1. Por que programar 37 2.2. Aspectos a serem considerados 37 2.3. Etapas da programação 38 2.4. Métodos para programar 39 2.5. Avaliação 44 3. AQUISIÇÃO 45 3.1. Requisitos necessários45 3.2. Atribuições do Farmacêutico no processo de aquisição 46 3.3. Licitação 47 3.4. Situações especiais para a aquisição de medicamentos - Dispensa e Inexigibilidade de Licitação 53 3.5. Registro Nacional de Preços 54 3.6. Avaliação 55 4. ARMAZENAMENTO 56 4.1. Recepção/recebimento 56 4.2. Estocagem e guarda 60 4.3. Conservação 67 4.4. Controle de estoque 70 5. DISTRIBUIÇÃO 86 5.1. Requisitos necessários 86 5.2. Freqüência de distribuição 87 5.3. Fluxo de distribuição 87 5.4. Etapas da distribuição 89 5.5. Avaliação 91 6. DISPENSAÇÃO 92 6.1. Objetivos 92 6.2. Aspectos legais 92 6.3. Conhecimentos e habilidades 93 6.4. Responsabilidades do Farmacêutico 93 6.5. Prescrição 94 6.6. Etapas da dispensarão 97 6.7. Dispensarão de medicamentos genéricos 98 6.8. Recomendações gerais 98 6.9. Avaliação 99 IV - SUGESTÃO DE FORMULÁRIOS PARA ACOMPANHAMENTO E CONTROLE GERENCIAL 101 V - REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 111 4 APRESENTAÇÃO A Política Nacional de Medicamentos tem como uma das suas diretrizes a reorientação da Assistência Farmacêutica. Diante da necessidade de informações básicas nesta área, e buscando atender a uma demanda cada vez maior, a Secretaria de Políticas de Saúde do Ministério da Saúde, por meio do Departamento de Atenção Básica/Gerência Técnica de Assistência Farmacêutica, elaborou este instrumento de orientações técnicas com o objetivo de contribuir para a qualificação das ações da Assistência Farmacêutica nos estados e municípios. Sem pretensão de esgotar o tema ou invalidar outros já existentes, este trabalho, além de buscar preencher uma lacuna referente à disponibilidade de material técnico nesta área, manifesta, também, a sua expectativa na viabilização de parcerias, no estabelecimento de cooperações técnicas, na capacitação de recursos humanos e na produção de outros materiais educativos e informativos. Como resultado, espera-se a apropriação e aplicação dessas informações no âmbito dos serviços do SUS, conferindo maior eficiência no desempenho das ações, servindo de referênda e de instrumentalização para as atividades da Assistência Farmacêutica, e contribuindo para a ampliação do acesso da população aos medicamentos e a promoção do seu use correto. Cláudio Duarte da Fonseca Secretário de Políticas de Saúde 5 Promoção da Produção de Medicamentos. Garantia da Segurança, Eficácia e Qualidade dos Medicamentos. Desenvolvimento e Capacitação de Recursos Humanos. ENTRE ESSAS DIRETRIZES, DEFINIU-SE COMO PRIORIDADES: a) Revisão permanente da Rename. b) Reorientação da Assistência Farmacêutica. c) Promoção do Uso Racional de Medicamentos. d) Organização das atividades de Vigilância Sanitária de Medicamentos. A reorientação do modelo de Assistência Farmacêutica, coordenada e disciplinada em âmbito nacional pelos três gestores do Sistema, deverá estar fundamentada: I. Na descentralização da gestão. II. Na promoção do uso racional dos medicamentos. III. Na otimização e na eficácia do sistema de distribuição no setor público. IV. No desenvolvimento de iniciativas que possibilitam a redução nos preços dos produtos, viabilizando, inclusive, o acesso da população aos produtos do setor privado. No processo de implementação da reorientação da Assistência Farmacêutica foi criado o Incentivo à Assistência Farmacêutica Básica (Portaria GM n° 176, de 08/03/99) e o Programa para a Aquisição dos Medicamentos Essenciais para a Saúde Mental (Portaria GM n° 1.077, de 24/8/99). 8 6) 7) 8) INCENTIVO À ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA BÁSICA São recursos financeiros pactuados pelos três níveis de governo (federal, estaduais e municipais) para a aquisição de medicamentos essenciais na atenção básica à saúde, a partir de critérios e requisitos estabelecidos na Portaria GM n° 176/99, de 08/03/99, DOU de 11/03/99. OBJETIVO Implementar as atividades relacionadas à reorientação da Assistência Farmacêutica Básica, com o propósito de ampliar o acesso dos usuários do SUS aos medicamentos básicos, promovendo seu use racional. RESPONSABILIDADE União, estados e municípios do país. Áreas técnicas responsáveis pela implementação, acompanhamento e avaliação da execução do Incentivo Ministério da Saúde – Gerência Técnica de Assistência Farmacêutica GTAF/DAB/SPS/MS. Estados – Coordenações Estaduais de Assistência Farmacêutica. Municípios – Coordenações Municipais de Assistência Farmacêutica. RECURSOS FINANCEIROS ENVOLVIDOS a) Federal O nível federal participa com recursos no valor de R$1,00 por habitante/ano, destinados ao Incentivo à Assistência Farmacêutica Básica, repassados em parcelas de 1/12 mensais aos fundos estaduais e (ou) municipais de saúde e ao fundo do Distrito Federal, com base na população estimada pelo IBGE. b) Estadual / Municipal Estados e municípios participam com contrapartidas financeiras que, somadas, não podem ser inferiores ao valor repassado pelo governo federal. 9 PROCEDIMENTOS PARA O RECEBIMENTO DO INCENTIVO À ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA BÁSICA Estados e municípios são qualificados ao recebimento dos recursos federais do incentivo, com atendimento dos seguintes requisitos estabelecidos na Portaria GM n° 176/99: a) Assinatura de um termo de compromisso (Termo de Adesão) ao Plano Estadual de Assistência Farmacêutica Básica, mediante uma pactuação de responsabilidades estabelecidas no âmbito do estado e município, na Comissão Intergestores Bipartite − CIB(1). b) A CIB qualifica o município, envia ao MS a deliberação com a relação dos municípios qualificados, especificando os valores das contrapartidas e formas de repasses dos recursos. c) Os valores pactuados na CIB, referentes às contrapartidas dos estados e municípios, somados, não podem ser inferiores ao valor repassado pelo nível federal. d) O repasse correspondente à contrapartida dos estados e municípios pode ser feito em recursos financeiros ou em medicamentos, conforme a pactuação realizada na CIB. e) A relação dos medicamentos essenciais/básicos deverá ser pactuada na CIB e, conforme estabelece a Portaria SPS n° 16, de 14/12/2000, conter o "Elenco Mínimo e Obrigatório de Medicamentos para a Atenção Básica". f) O Ministério da Saúde homologa a qualificação, mediante a edição de portaria específica, publicada no Diário Oficial da União, e repassa mensalmente os recursos aos estados e municípios, de acordo com as respectivas pactuações, em obediência ao que dispõe a Norma Operacional Básica − NOB/SUS/96. FORMAS DE PACTUAÇÃO São os acordos e compromissos definidos e assumidos pelas CIBs, conforme a pactuação entre o estado e os seus municípios. Atualmente, no país, têm-se quatro formas de pactuação, a saber: a) Totalmente centralizada no estado Nesta forma de pactuação, os recursos financeiros dos níveis federal, estadual e municipal são depositados no fundo estadual de saúde, e o processo de aquisição de medicamentos é realizado pelo estado. 10 1 Comissão formada com representantes do Gestor Estadual e Gestores Municipais. PROGRAMA PARA A AQUISIÇÃO DOS MEDICAMENTOS ESSENCIAIS - SAÚDE MENTAL O repasse dos recursos federais aos estados, para aquisição de medicamentos para a Área de Saúde Mental, é realizado mediante o cumprimento dos seguintes requisitos estabelecidos na Portaria GM n° 1.077/99: a) Consolidado atualizado da rede pública de serviços ambulatoriais de saúde mental, implantados nos municípios do estado. b) Estimativa epidemiológica das patologias de maior prevalência nos serviços. c) Consolidado estadual de serviços de atenção à Saúde Mental aprovado pela CIB (encaminhado até o dia 30 de setembro de cada ano). d) Resolução encaminhada à Secretaria de Assistência à Saúde − SAS/MS e aprovada na CIB, contendo, também, a relação dos municípios que possuam serviços ambulatoriais de saúde mental. Essa Secretaria é a responsável pelo acompanhamento do processo. Após o cumprimento dos requisitos, é feita a homologação da qualificação do estado pelo MS, mediante edição de portaria específica. São previstos para a cobertura do Programa Estadual de Medicamentos para a Área de Saúde Mental os recursos financeiros estabelecidos na Portaria GM n° 1.077/99, sendo 80% de origem federal e, no mínimo, 20% de contrapartida estadual. Os municípios não participam do financiamento, mas devem, de forma complementar, atender com recursos próprios às necessidades de medicamentos na área. A comprovação da aplicação dos recursos financeiros correspondentes às contrapartidas do estado deverá constar no relatório anual de gestão, e a prestação de contas deverá ser aprovada pelo Conselho Estadual de Saúde. 13 14 PROGRAMAS ESTRATÉGICOS RESPONSABILIDADE DO MINISTÉRIO DA SAÚDE O Ministério da Saúde, por intermédio de sua Secretaria Executiva, é o responsável pela aquisição e distribuição, diretamente às Secretarias Estaduais de Saúde, dos medicamentos relativos aos seguintes Programas: Tuberculose. Hanseníase. Diabetes (Glibenclamida com. 5 mg, Insulina NPH-100 e Metformina com. 500 mg (cloridrato). Hipertensão (Captopril com. 25 mg sulcado, Hidroclorotiazida com. 25 mg e Propranolol com. 40 mg (cloridrato)). Hemoderivados (FatorVIII, Fator IX, Complexo Protror bínico e DDAVP). Aids (Anti-retrovirais). Controle de endemias (medicamentos para o tratamento da Doenças de Chagas, Esquistossomose, Filariose, Leishmaniose, Malária, Peste e Tracoma). Cabe aos estados e aos municípios a responsabilidade pela programação, armazenamento, distribuição, controle de estoque e dispensação dos medicamentos dos Programas Estratégicos. 15 18 ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA 1-INTRODUÇÃO A reorientação da Assistência Farmacêutica integra as diretrizes da Política Nacional de Medicamentos, devendo ser considerada como uma das atividades prioritárias da assistência à saúde, em face de sua transversalidade com as demais ações programas de saúde. Nesse sentido, o medicamento é de fundamental importância, sendo difícil um outro fator, isoladamente, possuir no âmbito dos serviços de saúde maior impacto sobre a capacidade resolutiva dos mesmos. Portanto, pode-se considerar que o medicamento é um insumo estratégico para a melhoria das condições de saúde da população. Para a efetiva implementação da Assistência Farmacêutica é fundamental ter como princípio básico norteador o CICLO DA ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA, que é um sistema constituído pelas etapas de seleção, programação, aquisição, armazenamento, distribuição e dispensação, com suas interfaces nas ações da atenção a saúde. 2 - OBJETIVO GERAL Apoiar as ações de saúde promovendo o acesso da população aos medicamentos e seu uso racional. 3 - ESTRUTURAÇÃO Para a viabilização dos serviços da Assistência Farmacêutica, é necessário que ela esteja estruturada nos âmbitos federal, estadual e municipal. Para tanto, alguns requisitos são essenciais: 19 Assistência Farmacêutica é um grupo de atividades relacionadas com o medicamento, destinadas a apoiar as ações de saúde demandadas por uma comunidade. Envolve o abastecimento de medicamentos em todas e em cada uma de suas etapas constitutivas, a conservação e controle de qualidade, a segurança e a eficácia terapêutica dos medicamentos, o acompanhamento e a avaliação da utilização, a obtenção e a difusão de informação sobre medicamentos e a educação permanente dos profissionais de saúde, do paciente e da comunidade para assegurar o uso racional de medicamentos (Portaria GM n° 3916/98-Política Nacional de Medicamentos). a) Estrutura organizacional A Assistência Farmacêutica deverá fazer parte da estrutura organizacional formal da Secretaria de Saúde, com suas funções e competências devidamente definidas. b) Infra-estrutura Área física e instalações - dispor de condições adequadas para o pleno desenvolvi- mento das atividades da Assistência Farmacêutica. Equipamentos e acessórios - dispor dos mesmos de forma adequada e em quantidade suficiente. Recursos humanos - desenvolver as atividades da Assistência Farmacêutica, preferencialmente, sob a coordenação de um profissional farmacêutico, auxiliado por técnicos habilitados e treinados. Como elemento fundamental para o desempenho das atividades a serem desenvolvidas é necessário: identificar necessidades de recursos humanos, definir perfil (competências e habilidades), capacitar, acompanhar e avaliar suas ações. 4 - ORGANIZAÇÃO DA ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA Para a organização da Assistência Farmacêutica, é preciso identificar cada um dos seus componentes e elementos, os quais deverão ser capazes de promover maior resolutividade das ações. A organização está relacionada com a funcionalidade dos serviços, e tem por objetivo o gerenciamento eficiente e eficaz. Aspectos a serem considerados Para a organização dos serviços, é necessário conhecer a realidade da situação de saúde local, buscando subsídios para implementação de um plano de ação. Para tanto, deve-se: Conhecer a estrutura organizacional da Secretaria de Saúde e suas inter-relações. Níveis hierárquicos, relações dentro e fora do serviço, competências de cada área técnica, normas e procedimentos existentes, metas estabelecidas para a saúde. 20 Agentes Comunitários de Saúde − PACS, Área administrativo-financeira, Planejamento, Material e Patrimônio, Licitação, Auditoria, Setor Jurídico, Controle e Avaliação. Identifica-se ainda a necessidade de manter estreita relação com os profissionais de saúde, entidades e conselhos de classes, universidades, Ministério Público, Conselhos de Saúde, setores de comunicação, fornecedores, entre outros, visando desenvolver ações conjuntas, conforme demonstrado a seguir. 23 INTERFACES DA ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA GOVERNO COORDENAÇÃO ] INSTITUIÇÕES DIVERSAS | DOS PROGRAMAS Conselhos e Entidades E ESTRATÉGIAS de Classes, Ministério DE SAÚDE p pano Público, Meios de PSF, PACS, Tuberculose, Comunigação/Universidades Hansentasa, Imunobiológicos | e ONGS, ÁREAS TÉCNICASDA — SEORETARIA DE SAÚDE . asia <> <=> FORNECEDORES Epideminlogia. [AREAS ADMINISTRATIVAS | na PES ne a CONSELHOS DE SAÚDE | Licitação, Planejamento, Área! nt — | (Macionai, Estaduais e Administrativo-Financeira, Assessoria Jurídica, Controle e Avaliação. SECRETARIAS DE Municipais) 7 - AVALIAÇÃO DA QUALIDADE DO SERVIÇO A qualidade e a eficiência do gerenciamento da Assistência Farmacêutica estão condicionadas à estrutura, ao processo de trabalho, aos recursos humanos, e à utilização adequada dos medicamentos. A qualidade é a base de qualquer processo de trabalho e engloba conhecimentos, uso de ferramentas adequadas de trabalho, instrumentos e procedimentos que conduzam à sua garantia, visando à redução de perdas e custos, adequação de serviços e maximização de resultados. ASPECTOS A SEREM CONSIDERADOS 25 28 CICLO DA ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA DISPENSAÇÃO DISTRIBUIÇÃO a RAS Io) 4 & APOIAR AS AÇÕES DE SAÚDE. * PROMOVER O ACESSO DA POPULAÇÃO AOS MEDICAMENTOS ESSENCIAIS E SEU USO RACIONAL. 30 c) Levantar as informações necessárias ao desenvolvimento do trabalho. Situação de saúde local (dados de morbimortalidade por grupo populacional, faixa etária, prevalência e incidência das doenças). Medicamentos mais utilizados, demanda e custos. Referências bibliográficas para subsidiar o processo de trabalho, utilizando, por exemplo, a Relação Nacional de Medicamentos Essenciais - Rename, a Relação Estadual de Medicamentos Essenciais - Reme e outras. 1.4. ETAPAS DA SELEÇÃO a) Constituir Comissão de Farmácia e Terapêutica - CFT, por meio de instrumento legal, para legitimar o processo, envolvendo os profissionais de saúde (médicos, farmacêuticos, enfermeiros e dentistas) e estabelecendo normas e critérios para o seu funcionamento (Estatuto). b) Estabelecer critérios para: a inclusão e exclusão de medicamentos; os medicamentos de uso restrito (exemplo: psicofármacos e antimicrobianos); a prescrição e a dispensação; a periodicidade da revisão. Obs: Somente incluir medicamentos se comprovada a vantagem em relação aos medicamentos já selecionados. c) Identificar referências bibliográficas e disponibilizar material para subsidiar a execução dos trabalhos. d) Selecionar os medicamentos de acordo com o perfil epidemiológico local e) Priorizar os medicamentos considerados básicos e indispensáveis para atender à maioria dos problemas de saúde da população. 33 f) Comparar custo/tratamento. g) Analisar as informações levantadas e definir o elenco de medicamentos que irá constituir a RME. h) Relacionar os medicamentos por grupo terapêutico, utilizando a denominação genérica e especificações (concentração, forma farmacêutica e apresentação). i) Promover fórum de discussão para submeter a RME à apreciação dos demais profissionais de saúde da rede, que não tenham participado diretamente do processo. j) Estruturar a apresentação da RME, definindo a forma e tipos de anexos a serem incluídos (formulários, portarias, legislação e informações complementares). k) Publicar, divulgar, distribuir. l) Avaliar a utilização na rede de saúde. Reconhecendo a importância da seleção para definição de uma Política de Medicamentos, a Organização Mundial da Saúde elaborou e publicou no Relatório Técnico n° 615, de 1997, critérios técnicos a serem observados na seleção de medicamentos, entre os quais: Utilizar a Denominação Comum Brasileira - DCB ou a Denominação Comum Internacional - DCI. Selecionar medicamentos que possuam eficácia e segurança terapêutica comprovadas. Observar: disponibilidade no mercado; menor risco/benefício; menor custo/tratamento; maior estabilidade e propriedade farmacocinética mais favorável; apresentação de melhor comodidade de uso para o paciente; facilidade de armazenamento. 34 1.4.1. Comissão de Farmácia e Terapêutica – CFT Instância colegiada, de caráter consultivo e deliberativo, que tem por finalidade assessorar ao gestor e equipe de saúde em assuntos referentes a medicamentos. Funções As funções de uma CFT vão além das atividades de seleção de medicamentos e da elaboração do Formulário Terapêutico. Deve atuar de forma permanente em diversas atividades, tais como: Assessorar a Gerência de Assistência Farmacêutica nos assuntos referentes a medicamentos. Produzir material informativo sobre medicamentos. Validar protocolos terapêuticos. Desenvolver ações educativas. Promover e apoiar programa de educação continuada. Composição A composição da Comissão vai depender da disponibilidade dos recursos humanos existentes. Recomenda-se contar com médicos, farmacêuticos, enfermeiros, dentistas, entre outros profissionais de saúde. 1.4.2. Formulário Terapêutico Documento com informações científicas sobre os medicamentos selecionados, extraídas de fontes seguras e atualizadas, visando subsidiar os profissionais de saúde na prescrição e dispensação dos medicamentos da RME. 35 A Comissão de Farmácia e Terapêutica não possui função gerencial. Possui funções bem definidas e não pode substituir, desempenhar ou gerenciar a Assistência Farmacêutica. 2.3. ETAPAS DA PROGRAMAÇÃO a) Integrar com as áreas técnicas afins. b) Elaborar formulários apropriados para registrar todas as informações de interesse no processo. c) Escolher os métodos e critérios a serem utilizados para elaborar a programação, definindo o período de cobertura. d) Proceder a levantamentos de dados de consumo, demanda e estoques existentes de cada produto, considerando os respectivos prazos de validade. e) Analisar a programação dos anos anteriores. f) Estimar as necessidades reais de medicamentos. g) Elaborar planilha constando a relação dos medicamentos, contendo as especificações técnicas, as quantidades necessárias e o custo estimado para a cobertura pretendida no período. h) Encaminhar ao gestor planilha elaborada para que seja realizada a aquisição dos medicamentos. i) Acompanhar e avaliar. Em função dos limites orçamentários e financeiros, a programação poderá ser periodicamente ajustada. Tal fato, entretanto, não isenta o gestor de buscar atender às necessidades reais da população. 38 2.4. MÉTODOS PARA PROGRAMAR Existem diversos métodos para programar medicamentos, sendo que, os mais comuns e utilizados são: perfil epidemiológico, consumo histórico e oferta de serviços. Recomenda-se utilizar a combinação de diversos métodos, para que se consiga uma programação com melhores resultados. 2.4.1. Perfil Epidemiológico Esse método baseia -se, fundamentalmente, no perfil nosológico e nos dados de morbimortalidade, considerando: dados populacionais, esquemas terapêuticos existentes e freqüência com que se apresentam as diferentes enfermidades em uma determinada população. O método inicia-se com um diagnóstico situacional de saúde da população. Nele são analisadas as enfermidades prevalentes, nas quais devem incidir as ações de intervenção sanitária, que possam gerar impacto no quadro de morbimortalidade. Devem-se, também, considerar a capacidade de cobertura e a captação dos serviços de saúde. 2.4.1.1. Vantagens e Desvantagens 2.4.1.2. Procedimentos Operacionais a) Listar os principais problemas de saúde por grupo populacional e faixa etária. b) Relacionar os medicamentos padronizados. c) Definir com as áreas técnicas envolvidas o esquema terapêutico e estimar as quantidades de medicamentos por tratamento. 39 d) Calcular a quantidade necessária para o tratamento da população-alvo ou porcentagem da população a ser atendida. e) Avaliar a repercussão financeira e compatibilizar com os recursos existentes. EXEMPLO: 2.4.2. Consumo Histórico Consiste na análise do comportamento de consumo do medicamento numa série histórica no tempo, possibilitando estimar as necessidades. Nesse caso, são utilizados os registros de movimentação de estoques, dados de demanda (atendida e não atendida), inventários com informações de, pelo menos, 12 meses, incluídas as variações sazonais (que são alterações na incidência das doenças, decorrentes das estações climáticas). Com esses dados, consolidam-se as necessidades, desde que não ocorram faltas prolongadas de medicamentos e que as informações fornecidas sejam confiáveis. A programação baseada exclusivamente em dados de consumo pode refletir equívocos decorrentes da má utilização de medicamentos, nem sempre adequados à terapêutica. 2.4.2.1. Vantagens e Desvantagens 40 A demanda não atendida pode ser calculada por várias formas, como por exemplo: aplicação da fórmula ou por regra de três simples. Exemplo − 1 Na Unidade de Saúde de Arara, no mês de maio (22 dias de funcionamento) foram distribuídos 1.100 comprimidos de Captopril 25 mg durante os 11 primeiros dias de funcionamento da Unidade. Sabe-se que o C.M.M. é de 3.000 comprimidos. Calcule a demanda total (atendida e não atendida). a) Cálculo pela fórmula: DEMANDA TOTAL = demanda atendida (1.100) + demanda não atendida (1.500)= 2.600 b) Cálculo pela regra de três: Há diferença de resultados, porque: a) Quando se utiliza a fórmula, considera-se o consumo médio mensal (CMM). b) Quando se aplica a regra de três, considera-se, apenas, o consumo nos dias do atendimento. 2.4.3. Oferta de Serviços É utilizado quando se trabalha em função da disponibilidade de serviços ofertados à população-alvo. É estabelecido pelo percentual de cobertura, não sendo consideradas as reais necessidades existentes. 43 2.4.3.1. Procedimentos Operacionais a) Levantar informações dos registros de atendimento na rede de serviços (postos e centros de saúde, unidades mistas e hospitais). b) Sistematizar as informações, relacionando os diagnósticos mais comuns e a freqüência de ocorrência de doenças por determinado período de tempo. c) Verificar os esquemas terapêuticos e estimar as necessidades. d) Multiplicar o número de casos estimados para o período de cada patologia considerada x quantidade de medicamentos requerida para o esquema terapêutico proposto x população alvo ou percentual de cobertura da população a ser atendida x período de tempo (meses ou ano). 2.5. AVALIAÇÃO A programação é um processo dinâmico. Deve ser avaliada periodicamente, para que se possa fazer os ajustes necessários em tempo hábil. Sugestão de alguns indicadores: Percentual de itens de medicamentos programados x medicamentos adquiridos (em quantidade e recursos financeiros). Percentual de demanda atendida X não atendida. Percentual de medicamentos (itens e/ou quantidades) programados X não utilizados. 44 3 - AQUISIÇÃO Consiste num conjunto de procedimentos pelos quais se efetiva o processo de compra dos medicamentos estabelecidos pela programação, com o objetivo de suprir as unidades de saúde em quantidade, qualidade e menor custo/efetividade, visando manter a regularidade e funcionamento do sistema. 3.1. REQUISITOS NECESSÁRIOS O processo de aquisição para ser bem executado, deve considerar diversos fatores e atender a requisitos, tais como: a) Pessoal qualificado e com conhecimentos específicos na área. b) Existência de uma seleção e programação de medicamentos. c) Cadastro de fornecedores. d) Catálogo ou manual de especificações técnicas dos produtos, com a especificação correta daqueles a serem adquiridos. e) Definição de responsabilidades no processo, fluxos e procedimentos operacionais. f) Normas administrativas e critérios técnicos, previstos em edital, que garantam a qualidade do processo de aquisição e dos medicamentos a serem adquiridos. g) Conhecimento dos dispositivos legais: Lei de Licitação − Lei n° 8.666/93 e suas alterações. Registro Nacional de Preços - Decreto n° 2.743 de 21/08/98. Regulamentação de medicamentos sob controle especial – Portaria SVS n° 344/98 e suas atualizações. Estabelecimento de requisitos de qualidade na aquisição de medicamentos – Portaria SVS n° 1.818/98. Procedimentos contra a falsificação de medicamentos – Portaria SVS n° 2.814/98. 45 3.3.2. Etapas do processo licitatório a) Edital convocatório É o procedimento pelo qual a Administração dá início ao procedimento licitatório, oferecendo informações sobre a licitação, condições de participação, descrição do objeto, data de abertura e encerramento de entrega de propostas. O edital é o instrumento que rege a licitação e dele constam obrigações da Administração e dos licitantes. Nada poderá ser exigido quando não estiver definido no edital. b) Habilitação É a fase da licitação em que se verifica se o licitante reúne todas as condições para, mais tarde, poder executar o contrato. Segundo a Lei n° 8.666/93, art. 27, "para a habilitação nas licitações exigir-se-á dos interessados, documentação relativa a: I – habilitação jurídica; II – habilitação técnica; III qualificação econômica; e IV – regularidade fiscal". c) Julgamento das propostas É a fase da licitação em que se analisam as propostas apresentadas e identifica-se aquela que apresentar melhor beneficio (menor preço, melhor técnica ou técnica e preço), desde que atenda às normas e exigências constantes no edital. Análise de ofertas Na análise e avaliação da oferta, diversos aspectos devem ser considerados: Jurídico (cumprimento das exigências legais). Técnico (cumprimento das especificações técnicas). Administrativo (cumprimento dos prazos de entrega, preço, local da entrega, entre outras exigências). Financeiro (avaliação dos preços). 48 Critérios de julgamento Os critérios de julgamento estabelecidos pela Lei n° 8.666/93, Art. 45, são: Menor preço - o critério de julgamento pelo menor preço é regra, devendo ser aplica- do em todos as licitações, exceto naquelas que envolvam aspectos de ordem intelectual e especificidade técnica. Melhor técnica - critério de julgamento aplicável que envolve aspectos técnicos relevantes, ou seja, elaboração de projetos, trabalhos de consultorias, realização de concursos. Menor preço e técnica - é semelhante ao de melhor técnica, geralmente aplicado na aquisição de equipamentos. d) Parecer técnico A emissão de parecer técnico é uma das etapas mais importantes do processo de aquisição, sendo um ato de grande responsabilidade. 0 responsável deve conhecer todos os aspectos do que está avaliando, para que possa emitir o parecer técnico com segurança, evitando problemas de ordem jurídica. Procedimentos para emissão de parecer técnico Elaborar uma planilha para o registro de dados referentes á proposta analisada. Exemplo: empresa vencedora, produto ofertado, menor preço apresentado etc. Escolher, inicialmente, o menor preço. Analisar, criteriosamente, entre os itens de menor preço, aquele que atende ás especificações solicitadas, de qualidade e prazos. Verificar preço por embalagem e por unidade de apresentação entre os itens de menor preço. Elaborar relatório e encaminhar ao setor de Licitação. e) Adjudicação É o ato pelo qual se atribui ao vencedor o objeto da licitação, conferindo-lhe o direito de 49 contratação. Todavia, não gera obrigação para a Administração de celebrar efetivamente o contrato, pois é possível haver a revogação do procedimento, se ocorrer um fato que a justifique. f) Homologação É o ato pelo qual a autoridade competente (gestor) incumbe-se da "deliberação" final sobre o julgamento das propostas, confirmando a classificação das mesmas e a adjudicação do objeto da licitação ao proponente. g) Emissão da ordem de compra Após a homologação, emite-se uma ordem de compra/contrato, ao vencedor, contendo os requisitos referentes à aquisição. h) Anulação e revogado da licitação O gestor poderá revogar o processo licitatório e o contrato administrativo, em virtude de razões de interesse público, desde que esta revogação seja plenamente justificável. i) Acompanhamento do pedido É o monitoramento do processo de compra, visando assegurar que a entrega seja realizada em conformidade com os prazos estabelecidos e nas condições técnicas adequadas. Recomendações Elaborar relatórios mensais de avaliação de fornecedores que evidencie comportamento irregular do fornecedor ou ocorrências com produtos recebidos, e encaminhar à comissão de licitação para registro no cadastro de fornecedores. Deve-se pedir parecer de especialistas, quando em decorrência de problemas evidenciados com medicamentos. Em caso de não argumentação técnica, nem comprovação para fundamentar o parecer, não se pode rejeitar o produto. Sem a inclusão de exigências descritas no edital, não se pode rejeitar o produto, muito menos, eliminar o fornecedor. 50 c) Convite O convite consiste na modalidade de licitação de pequeno vulto, entre os interessados do ramo pertinente ao seu objeto, cadastrados ou não, escolhidos e convidados em numero mínimo de três, por convocação escrita afixada no quadro de avisos da Instituição. Caso não haja três propostas válidas, repete-se o convite. Se não aparecer o número mínimo de licitantes envolvidos, a situação deverá ser devidamente justificada e procede-se a continuidade do convite com os participantes que se apresentarem. Todos aqueles que manifestarem interesse em participar do convite, estando cadastrados, poderão participar desde que solicitem o edital com antecedência de 24 (vinte e quatro) horas da data fixada para apresentação das propostas. d) Concurso/Leilão O concurso e o leilão não se aplicam à aquisição de medicamentos. Estão citados somente para informar os tipos de licitações existentes, de acordo com a legislação vigente. e) Pregão O pregão é a modalidade de licitação para aquisição de bens e serviços, promovida exclusivamente no âmbito da União, qualquer que seja o valor estimado da contratação, em que a disputa pelo fornecimento é feita por meio de propostas e lances em sessão pública. 3.4. SITUAÇÕES ESPECIAIS PARA A AQUISIÇÃO DE MEDICANIENTOS DISPENSA E INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO De acordo com inciso XXI do art. 37 da Constituição Federal, as hipóteses em que a Administração deixa de realizar licitação vêm previstas principalmente nos artigos 24 e 25 da Lei n. ° 8.666/93. a) Dispensa Casos em que a dispensa de licitação pode ser aplicada: Emergência, caracterizada por urgência no atendimento da situação, que possa ocasionar prejuízos ou comprometer a segurança das pessoas, obras ou equipamentos. 53 Falta de interesse das empresas na participação da licitação anteriormente realizada, sendo mantida as mesmas condições preestabelecidas no edital ou convite. Guerra, perturbação da ordem e calamidade pública. Comprometimento da segurança nacional, quer pela divulgação do objeto de licitação, quer pela demora na execução, desde que autorizado pela autoridade competente. Operações entre concessionárias, entidades públicas e paraestatais, como, por exemplo, aquisições efetuadas junto aos laboratórios públicos oficiais. Obras de arte e objetos históricos. Aquisição e alocação de imóveis para o serviço público. Compra direta: o valor da compra direta não pode ultrapassar 10% do limite da modalidade da carta convite. Porém, são necessários três orçamentos com fornecedores distintos. b) Inexigibilidade Diz respeito às situações em que é impossível a competição. Os casos de inexigibilidade estão expostos no art. 25 da Lei 8.666/93. Por exemplo, quando se comprova a existência de um único produtor no mercado, para um determinado medicamento. 3.5. REGISTRO NACIONAL DE PREÇOS O Ministério da Saúde, por meio da Secretaria Executiva, está disponibilizando aos estados e municípios o Registro Nacional de Preços, modalidade de aquisição, na qual podem ser feitas aquisições de medicamentos, diretamente sem licitação, de acordo com a Lei n° 10.191, de 14/02/01. A edição de um decreto para utilização do Registro Nacional de Preços é prerrogativa do estado/município, já que a lei concede aos estados essa autorização. O Ministério da Saúde é o detentor da Ata de Registro de Preços. Os órgãos vinculados (Sistema Único de Saúde – SUS) ao Ministério da Saúde não devem comprar acima dos preços registrados, nesta modalidade de licitação. As informações referentes ao detalhamento operacional podem ser obtidas pelos telefones: (61) 315-2991-Comissão Especial de Licitação/Registro Nacional de Preços/MS ou 54 (61) 226-9091- Diretoria de Programas Estratégicos. Ou, ainda, pela Internet, página do Ministério da Saúde - www.saude.gov.br no "LINK" - PROGRAMAS/Registro Nacional de Preços. Aspectos legais O Registro Nacional de Preços é regido pela Lei Federal 8.666, de 21 de junho de 1993, alterada pelas Leis: 8.883/94; 9.032/95; 9.648/98; 9.854/99; Decreto Federal 2.743/98 e demais normas legais e administrativas em vigor. 3.6. AVALIAÇÃO A avaliação do processo de aquisição é de fundamental importância, para que se possa intervir no mesmo, evitando desabaste-cimentos, bem como para dispor de elementos necessários a desclassificação de fornecedores não idôneos. Sugestão de alguns indicadores: Desempenho de fornecedores (acompanhamento de dados: pontualidade da entrega, qualidade do produto, preço, segurança, embalagem, entre outros). Tempo médio do processo de aquisição. Recursos gastos com aquisição de medicamentos. Demonstrativo físico-financeiro de aquisição por determinado período de tempo. 55 Rotulagem – deve estar de acordo com o que estabelece a legislação vigente (Artigo 3° da Portaria SVS n° 802/98, de 08/10/98). Lote/validade: Lote – quantidade de um medicamento que se produz em um ciclo de fabricação, cuja característica essencial é a homogeneidade. Número do lote – combinação distinta de números e/ou letras que identificam determinado lote em seu rótulo, registros e certificados de análises. O número do lote do medicamento recebido deverá ser o mesmo constante na Nota Fiscal. Validade – data limite de vida útil do medicamento, expressa na embalagem e produto. Recomenda-se que conste nos editais de licitação que os medicamentos, no ato da entrega, possuam prazo de validade por tempo suficiente para seu pleno consumo, considerando as condições de entrega, de distribuição e de transporte existentes, exceto para os casos excepcionais, previamente autorizados. Transporte – verificar se o transporte dos medicamentos foi realizado em condições satisfatórias. As empresas transportadoras devem estar devidamente autorizadas. 4.1.1. Procedimentos Operacionais para Recebimento Verificar as especificações técnicas e administrativas, conferindo as quantidades recebidas, por unidade, embalagem, lotes e validades, em conformidade com a N.F. e o pedido. Carimbar, assinar e datar a N.F. no verso, atestando o recebimento. Registrar a entrada dos medicamentos no sistema de controle existente (fichas/informatizado). Incluir a informação do lote e do prazo de validade no registro da entrada. Avaliar a entrega do fornecedor, mediante preenchimento de formulário específico, e arquivar com a cópia da nota fiscal. Comunicar aos setores envolvidos a entrada do produto, para posterior distribuição. 58 Protocolar e encaminhar a via original da nota fiscal ao setor financeiro, para que seja processado o pagamento. 4.1.2. Recomendações Não escrever ou rasurar a via original da nota fiscal ou documento que acompanha o produto. Qualquer observação deve ser feita em documento anexo - de preferência, em formulário padronizado. Toda documentação referente à movimentação dos produtos (entradas, saídas, inventários, doações, remanejamentos, incinerações, devoluções, perdas etc.) deve ter uma cópia arquivada no serviço. Não atestar notas fiscais ou documentos daqueles medicamentos que não foram recebidos no local ou que não estejam sob seu controle. Os medicamentos em desacordo com as especificações solicitadas (na forma farmacêutica, apresentação, concentração, rótulo, envase, embalagem, condições de conservação, lote, validade), devem ser notificados em livro ata e/ou em boletim de ocorrências, e o fato informado ao fornecedor, por ofício, bloqueando a nota fiscal até a resolução do problema. Contactar de imediato a Vigilância Sanitária local, quando houver suspeita de falsificação de algum medicamento. Todas as ocorrências identificadas devem ser notificadas, datadas e assinadas. Todo procedimento realizado e providências adotadas, referentes às ocorrências, deverão ser feitos por escrito e arquivadas as cópias, para efeito de apuração de responsabilidades. As devoluções de medicamentos pelas unidades de saúde só deverão ser recebidas com justificativas, com prazos de validades compatíveis ao tempo de utilização, e assinadas pelo responsável pela devolução. 59 4.2. ESTOCAGEM E GUARDA Estocar consiste em ordenar adequadamente os produtos em áreas apropriadas, de acordo com suas características e condições de conservação exigidas (termolábeis, psicofármacos, inflamáveis, material médico-hospitalar etc.). Para a estocagem de medicamentos, deve-se dispor de área física suficiente e apropriada aos diferentes tipos de produtos a serem armazenados. 4.2.1. Central de Abastecimento Farmacêutico Área destinada à estocagem e conservação dos produtos, visando assegurar a manutenção da sua qualidade, enquanto estocados, conforme as características de cada medicamento. A denominação de Central de Abastecimento Farmacêutico é utilizada especificamente para medicamentos, com a finalidade de diferenciá -la de almoxarifado, depósito, armazém e outros espaços físicos destinados à estocagem de outros tipos de materiais. 4.2.1.1. Características de uma Central de Abastecimento Farmacêutico A Central de Abastecimento Farmacêutico, para assegurar condições ideais de conservação e contribuir para a manutenção da estabilidade dos medicamentos, deverá atender a alguns requisitos básicos: Localização – local de fácil acesso para o recebimento e distribuição dos produtos, com espaço suficiente para circulação e movimentação de veículos. Identificação externa – identificação visível por meio de nome e logotipo. Sinalização interna – letras ou placas indicativas nas estantes e locais de extintores de incêndio, entre outros. Condições ambientais – condições adequadas de temperatura, ventilação, luminosidade e umidade. Higienização – manutenção constante. Deve estar sempre limpa, isenta de poeira e outras sujidades. A limpeza, além de demonstrar aspecto de organização, é uma norma de segurança, que deve ser rigorosamente seguida. 60 Equipamentos de informática – em quantidade suficiente, conforme as possibilidades, para atender às necessidades da Central. Exaustores eólicos – acessórios utilizados em áreas quentes porque ajudam na renovação do ar circulante, melhorando a ventilação. Higrômetros – usados para medição da umidade. Máquinas de calcular – imprescindíveis nas tarefas administrativas, de controle, de recepção, de expedição e outras. Móveis de escritório – em quantidade e modelos adequados ao serviço. Termômetros – para medição da temperatura ambiente nas áreas de estocagem. São indicados os termômetros que registram temperaturas máximas e mínimas. 4.2.1.4. Segurança Em uma Central de Abastecimento Farmacêutico, não devem existir fatores que possam propiciar riscos de perdas, deteriorações, desvios e incêndios. A falta de equipamentos de prevenção contra incêndios e a não-existência de manutenção das instalações elétricas são' fatores que contribuem para aumentar os riscos no setor. Por isso, medidas de segurança devem ser adotadas para garantir a devida proteção das pessoas e dos produtos em estoque. Recomendações Controle de entrada/saída – a Central de Abastecimento Farmacêutico deve dispor de uma área para recepção e para expedição dos produtos. Empilhamento – o cuidado no empilhamento dos produtos é fundamental para evitar acidentes de trabalho e desabamentos dos produtos (que podem ocasionar perdas). A informação sobre o limite máximo de empilhamento permitido deve ser sempre observada e pode ser obtida no lado externo das embalagens. Essa informação é fornecida pelo próprio fabricante, quando se faz necessário. 63 Utilização de inseticidas - pela possibilidade de contaminação dos medicamentos, o uso deve ser evitado. Manter a higiene rigorosa do local - a limpeza do local deve ser diária para não permitir o acúmulo de poeira, de papéis, de caixas vazias de papelão, que venham criar condições para propagação de insetos e roedores. O lixo deve ser depositado em recipientes com tampa e deve ser eliminado todos os dias. Acesso de pessoas - só deve ser permitido o acesso de pessoas que trabalham no setor. Medidas de prevenção contra incêndio: É necessário dispor de equipamentos de prevenção contra incêndio em todas as áreas, com fácil acesso, indicação no local dos equipamentos, instruções escritas sobre utilização destes e treinamento de pessoal. Os extintores de incêndio devem ser adequados ao tipo de material armazenado e fixados nas paredes, sinalizados pela demarcação de áreas abaixo deles, com um círculo ou seta larga, na cor vermelha e com bordas amarelas, na dimensão de 1m x lm. Os extintores deverão possuir uma ficha de controle de inspeção, etiqueta de identificação (protegida para não ser danificada), com a data de recarga. Elaborar cartazes que estimulem o cumprimento das normas. Por exemplo: proibido fumar, beber e guardar alimentos nas dependências da Central de Abastecimento Farmacêutico. Os cartazes devem estar afixados em local visível. 4.2.1.5.Organização Interna A organização interna da Central de Abastecimento Farmacêutico deverá constar de áreas que contemplem as necessidades do serviço, considerando o volume e tipos de produtos a serem estocados, a saber: a) Área administrativa Área destinada às atividades operacionais, que deve estar localizada, preferencialmente, na entrada, para melhor acompanhamento das ações e o fluxo de pessoas e produtos. 64 b) Área de recepção Área destinada ao recebimento e à conferência de produtos. Obrigatoriamente, deve ficar situada junto à porta principal e conter normas e procedimentos escritos e afixados na parede. c) Área de expedição Local destinado à organização, preparação, conferência e liberação dos produtos. d) Áreas de estocagem Dependendo dos tipos de produtos a serem armazenados e das condições de conservação exigidas, deve-se dispor de áreas específicas para estocagem de produtos de controle especial, tais como: área para termolábeis, psicofármacos, imunobiológicos, inflamáveis (os de grande volume devem ser armazenados em ambiente separado), material médico-hospitalar, produtos químicos e outros existentes. As áreas de estocagem devem estar bem sinalizadas, de forma que permitam fácil visualização das mesmas. A circulação, nesta área, deve ser restrita aos funcionários do setor. 4.2.1.6. Organização da Área Física É a disposição racional do espaço físico dos diversos elementos e recursos utilizados no serviço (materiais, equipamentos, acessórios e mobiliários), de maneira adequada, possibilitando melhor fluxo e utilização eficiente do espaço para a melhoria das condições de trabalho e garantia da qualidade dos produtos estocados. 4.2.2. Forma de Estocagem de Medicamentos A estocagem dos produtos depende da dimensão do volume e de produtos a serem estocados, do espaço disponível e das condições de conservação exigidas. Existem vários equipamentos destinados à armazenagem de medicamentos, sendo os mais utilizados: a) Estrados/pallets/porta-pallets São plataformas horizontais de tamanhos variados, de fácil manuseio, utilizadas na movimentação e estocagem de produtos de grandes volumes. Os porta-pallets são estruturas reforçadas, destinadas a suportar cargas a serem estocadas nos vários níveis, com bom aproveitamento do espaço vertical. 65 As alterações físicas, tais como a mudança de cor, odor, precipitação, turvação, servem de alerta, indicando sinais de instabilidade no medicamento. 4.3.2. Fatores que afetam a estabilidade dos Medicamentos a) Fatores intrínsecos Estão relacionados ao processo de fabricação do medicamento: procedimentos, métodos, técnicas, equipamentos, envase, embalagens, princípios ativos e inativos (excipiente, conservantes, corantes e aromatizantes), interações entre os fármacos, farmacos e solventes ou adjuvantes, pH do meio, tamanho das partículas, alteração nos aspectos físicos (precipitação, presença de gases, uniformidade da dose, recipientes e grau de impurezas), incompatibilidades e outros. b) Fatores extrínsecos Estão relacionados às condições ambientais (temperatura, ventilação, luminosidade e umidade), às condições e técnicas de armazenagem, ao manuseio, ao transporte, à higienização (poeira e contaminantes) etc. 4.3.2.1. Temperatura A temperatura é uma condição ambiental diretamente responsável por grande número de alterações e deteriorações nos medicamentos. Elevadas temperaturas são contra-indicadas para medicamentos porque podem acelerar a indução de reações químicas, ocasionando a decomposição dos produtos e alterando a sua eficácia. Para o controle da temperatura, é necessaria a utilizacao de termometros nas áreas de estocagem, com registros diários em mapa de controle , registro mensal consolidado, e elaboração de relatórios, com gráficos demonstrativos, para correção de eventuais anormalidades. 68 4.3.2.2. Umidade Dependendo da forma farmacêutica do medicamento, a alta umidade pode afetar a estabilidade do mesmo, favorecendo o crescimento de fungos e bactérias, podendo desencadear algumas reações químicas. Os medicamentos armazenados em áreas úmidas podem sofrer alterações na consistência, sabor, odor, cor, tempo de desintegração. Por isso, recomenda-se não encostar medicamentos nas paredes, teto, em contato direto com o chão, próximos a banheiros, ou junto a áreas com infiltrações. Os produtos sensíveis à umidade devem ser conservados e distribuídos em frascos hermeticamente fechados, ou contendo substâncias dessecantes. Alguns, devido à elevada umidade, trazem invólucros de sílica gel para a devida proteção, que não devem ser retirados das embalagens. 4.3.2.3. Luminosidade A incidência direta de raios solares sobre os medicamentos acelera a velocidade das reações químicas, alterando a estabilidade dos mesmos. Essa ação leva à ocorrência de reações químicas (principalmente, óxido-redução). O local deve possuir, de preferência, iluminação natural adequada; no caso de iluminação artificial, recomenda-se a utilização de lâmpadas fluorescentes (luz fria). Os efeitos da luminosidade dependem da fonte de luz, grau de intensidade e tempo de exposição. Para proteção dos medicamentos fotossensíveis, utilizam-se embalagens de cor âmbar ou de papel alumínio, em virtude da proteção que as mesmas oferecem. 4.3.2.4. Ventilação Circulação interna de ar que deve ser mantida para conservação satisfatória dos produtos. Janelas – elementos vazados – facilitam a ventilação natural. 4.3.2.5. Manuseio O manuseio inadequado dos medicamentos pode afetar a sua integridade e estabilidade. Por isso, não se deve arremessar caixas, arrastar, ou colocar muito peso sobre elan. Todos os funcionários, incluindo motoristas, devem ser sensibilizados e treinados quanto ao manuseio e transporte adequado dos medicamentos. 69 O manuseio de medicamentos termolábeis deve ter prioridade em relação aos demais, bem como sua liberação para entrega. INDICATIVOS DE POSSÍVEIS ALTERAÇÕES NA ESTABILIDADE DE MEDICAMENTOS 4.4. CONTROLE DE ESTOQUE Atividade técnico-administrativa que tem por objetivo subsidiar a programação e aquisição de medicamentos, visando à manutenção dos níveis de estoques necessários ao atendimento da demanda, evitando-se a superposição de estoques ou desabastecimento do sistema. 4.4.1. Importância do Controle de Estoque Proporcionar subsídios para determinar o que é necessário adquirir. 70 4.4.4.5. Tempo de Reposição ou Ressuprimento – TR Tempo decorrido entre a solicitação da compra e a entrega do produto, considerando o tempo gasto na emissão do pedido, a tramitação do processo de compra, o tempo de espera, a entrega do fornecedor, a entrada nos estoques, até a disponibilidade para a utilização do medicamento. A unidade de cálculo do TR (tempo de reposição) é o mês. Se determinado medicamento demora 15 dias entre o pedido da compra e a entrega pelo fornecedor, o TR será igual a fi (mês). Se demorar uma semana, o TR será'/4. Se um mês, o TR será igual a 1. Se levar dois meses, o TR será igual a 2. E, assim, sucessivamente. 4.4.4.6. Ponto de Ressuprimento ou de Reposição – PR Quantidade existente no estoque, que determina a emissão de um novo pedido de compra. Momento que sinaliza a reposição de determinado item do estoque. 4.4.4.7. Quantidade de Reposição ou a ser Adquirida – QR Quantidade de reposição de medicamentos, que depende da periodicidade da aquisição. QR: Quantidade de Reposição. CMM: Consumo Médio Mensal. TR: Tempo de Reposição EMI: Estoque Mínimo. EA: Estoque Atual. QR = (CMMxTR+EMI) -EA 4.4.4.8. Curva ABC Pelo sistema ABC determina-se a ordenação dos itens adquiridos, verificando-se que o maior valor financeiro de estoque se encontra concentrado numa pequena parcela de itens. 73 Quando se multiplica o número de unidades dos medicamentos consumidos durante um período determinado pelo seu custo unitário, os resultados se agrupam segundo ordem decrescente de valor, e se classificam da seguinte forma: Classe A: representa o grupo de itens de maior importância financeira e deve ser tratado com maior atenção. Classe B: representa os itens que devem receber uma atenção intermediaria. Classe C: representa os itens de menor volume financeiro. Na tabela abaixo é apresentada a distribuição média dos valores atribuídos a cada classe: Em razão da valoração das classes, têm-se condições de estabelecer a política administrativa e financeira adequada à gestão de estoques. Obviamente, os controles financeiros serão mais apurados para os produtos da classe A, que consomem a maior parte dos recursos disponibilizados, determinando, assim, a emissão de pedidos de compra mais freqüentes, evitando-se imobilização de recursos financeiros e altos estoques. A mesma analise pode ser aplicada aos produtos da classe B; entretanto, para os produtos da classe C, em função do menor volume financeiro envolvido, sugerem-se poucos pedidos de compra e quantidades maiores na aquisição, observando-se logicamente, a capacidade de armazenagem. A curva ABC, além de ser um efetivo instrumento de controle de estoque, e um sistema que fornece subsídios para uma aquisição adequada. Existem hoje, disponíveis no mercado, sistemas de software contendo vários instrumentos de Gestão de Estoques que podem ser adquiridos e utilizados de acordo com a necessidade de cada serviço. 74 4.4.4.9. Tipos de Controle Sem informação, não ha gerenciamento. Para obtê-las, devem-se utilizar diversos recursos: sistema informatizado, fichas de controle de estoque, formulários para registro das informações, inventário, relatórios de acompanhamento etc... Qualquer que seja a forma de controle adotada, informatizado ou manual (fichas de controle de estoques), podem-se utilizar as duas formas de controle, para maior segurança e confiabilidade das informações. a) Controle de estoque informatizado Para informatizar os estoques é necessário: organizar o serviço; conhecer sistemas de controles eficientes; identificar as necessidades de informações a serem trabalhadas; identificar os tipos de relatórios utilizados e necessários; elaborar o projeto; reunir com a equipe responsável pelo desenvolvimento do software; testar o piloto; implantar (gradualmente) o sistema. O sistema informatizado só agiliza o processo. Se não existir um controle eficiente, esse sistema não irá solucionar os problemas; pelo contrário, poderá aumenta-los. b) Controle manual Se o controle é feito manualmente, devem-se usar as fichas de prateleira, confrontando os registros ao final de cada mês. 75 dutos, lote, validade, quantidades previstas, quantidades em estoque, diferenças (para mais e para menos) e percentual de erros. Determinar o período para realização do inventário. Designar responsáveis para contagem. Proceder à arrumação física dos produtos, para a agilização da contagem. Retirar da prateleira os produtos vencidos ou prestes a vencer, bem como os deteriorados, e dar baixa nos estoques. Comunicar, por escrito, aos interessados (administração e usuários) a data de início e finalização do inventário. Atender a todos os pedidos pendentes antes do início do inventário. Revisar as fichas de controle (somando entradas e saídas). Realizar a contagem. Cada item do estoque deve ser contado duas vezes. A segunda contagem deve ser feita por uma equipe revisora. No caso de divergência de contagem, efetuar uma terceira contagem. Confrontar os estoques das fichas com o estoque físico. Atualizar os registros dos estoques, fazendo os ajustes necessários. Elaborar o relatório e encaminhar cópias às áreas competentes. 4.4.5.5. Recomendações Durante o período de inventário, o atendimento deve ser suspenso, exceto para os pedidos de urgência. As entradas e saídas de medicamentos devem ser lançadas somente após a finalização do inventário, para evitar risco de dupla contagem do mesmo produto. No caso de divergências nos estoques: 78 Registrar a ocorrência. Rastrear as notas fiscais de entrada, documentos de saída, registros de ocorrências de devolução, remanejamentos, perdas e validade vencida, para identificar as possíveis falhas. Revisar as somas das entradas e saídas das fichas de controle, para avaliar se houve erro na soma ou registros, etc... Em caso de desvio de medicamentos, comunicar por escrito à área competente, para as providências cabíveis. 4.4.6. Valoração dos Produtos em Estoque A valoração dos estoques é o levantamento do valor financeiro dos produtos, tomando-se como base o preço de aquisição do mercado. A valoração dos estoques pode ser feita utilizando-se quatro métodos: Custo médio. Método PEPS − FIFO. Método UEPS − LIFO. Custo de reposição. 4.4.6.1. Avaliação pelo Custo Médio 79 É o método mais utilizado. Por este método, o valor do estoque é calculado pela média dos preços das entradas dos produtos. 4.4.6.2. Avaliação pelo Método PEPS − FIFO A sigla PEPS é a abreviatura da frase: "primeiro a entrar, primeiro a sair". Em inglês, FIFO: "first in first out". A avaliação dos estoques é feita pela ordem cronológica das entradas. A saída do material pelo lote mais antigo, cujo preço está baseado no custo de entrada no estoque. Terminado o lote mais antigo, aplica-se o preço do segundo lote mais antigo. O saldo em estoque é calculado pelo preço das entradas de medicamentos (CHIAVENATO, 1999). A vantagem desse tipo de avaliação é que o valor dos estoques fica sempre atualizado em relação ao valor da última entrada. O valor dos estoques se aproxima dos preços atuais de mercado. O preço da produção é calculado em função dos valores dos primeiros lotes de entrada nos estoques. Exemplo: 4.4.6.3. Avaliação pelo Método UEPS — LIFO A sigla UEPS é a abreviatura da frase:"ultimo a entrar, primeiro a sair". Em ingles, LIFO: "last in, first out". A saída do estoque é feita pelo preço do último lote a entrar nos estoques. O valor dos estoques é calculado tomando como referência o ultimo preço − que, normalmente, é mais elevado e provoca uma supervalorização dos estoques. A vantagem do método é a simplificação dos cálculos. 80 Exemplo: PREFEITURA MUNICIPAL DE ARIGÓ SECRETARIA MUNICIPAL DE SAÚDE SERVIÇO DE ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA R. François Te1es de Menezes, 120. CEP- 60.415-120 - Telefone- 224.24.16 – FAX: 274 23.76 NOTA DE MEDICAMENTO FORNECIDO Nº _____ Período _____________ Data _______ 4.4.7.2. Principais Documentos para o Armazenamento Livro-ata para registro de notas fiscais. Ficha de controle de estoque. Documento de Requisição (ou solicitação) de Medicamentos − RM. Guia ou Nota de Medicamento Fornecido − GMF ou NME Demonstrativo da Movimentação Mensal de Medicamentos − MMM. Boletim para informação dos medicamentos. Formulários para entrada e distribuição de medicamentos, avaliação de fornecedores, notificação de ocorrências no recebimento dos produtos, devolução, remanejamento, vencidos, incinerados, medicamentos sem movimentação, inventário etc... 4.4.8. Arquivo Arquivar consiste em classificar, guardar e conservar, ordenadamente e de forma segura, toda a documentação utilizada. 83 Arquivo é o centro de informações do serviço e/ou instituição, cuja finalidade é propiciar rapidez na localização e consulta e/ou pesquisa efetuada, prestar informações, avaliar e transmitir experiência, resgatando a memória das ações que foram desenvolvidas em determinado período no tempo. Quanto maior a diversidade do serviço e atividades desenvolvidas, maior a necessidade de registros das informações. O registro das informações norteia o direcionamento das ações, demonstrando as tendências, experiências acumuladas, forma de atuação e desempenho no tempo, além de servir de base para tomada de decisões e reorientações. 4.4.8.1. Por que Arquivar Para facilitar o processo de identificação, contabilidade e prestação de contas aos órgãos fiscalizadores. Por isso, toda movimentação de materiais (entradas, saídas e ocorrências) deve ser registrada, tiradas copias e arquivadas ordenadamente, para possíveis auditorias. 4.4.8.2. Como Arquivar Para organizar um arquivo, existem diversas formas e métodos: Ordem numérica crescente da documentação (mês-a-mês), de janeiro a dezembro. Ordem alfabética. Ordem cronológica. Por requisitante. 4.4.8.3. Procedimentos Operacionais Designar um responsável para o arquivo. Não permitir que as pessoas utilizem ou retirem documentos do arquivo sem autorização (só o responsável pelo arquivo pode retirar documentos). Em caso de necessidade, o solicitante deverá assinar um documento de requisição, datar, assinar e entregar ao responsável. 84 Arquivar a cópia da solicitação junto ao documento consultado e/ou retirado. Entregar sempre as cópias, nunca os originais. Fazer, periodicamente, revisão do arquivo da documentação do setor, principalmente documentos fiscais, verificando a ordenação, numeração dos documentos, rasuras, assinaturas etc. Essa rotina poderá contribuir para que não ocorram problemas, quando da realização de auditorias. 4.4.8.4. Eliminação de Documentos Para eliminar documentos, deve-se constituir uma equipe para avaliar sua importância como instrumento administrativo, valor e finalidade, definindo o que se deve preservar ou destruir. Após a eliminação, elaborar relatório, fundamentando as decisões, listar os documentos eliminados, datar e assinar. Toda essa rotina deve estar fundamentada na legislação que regulamenta as atividades de arquivo. 4.4.8.5. Documentos que podem ser prontamente Descartados Cópias, cujos originais estão arquivados. Documentos formais (convites, agradecimentos, documentos obsoletos etc.). 85 FLUXO DA DISTRIBUIÇÃO DE MEDICAMENTOS NO SUS NIVEL FEDERAL ty NÍVEL ESTADUAL ty NÍVEL REGIONAL ou MICRORREGIONAL ty NÍVEL MUNICIPAL ty ty UNIDADES BÁSICAS DE SAÚDE UNIDADES DE DISPENSAÇÃO FLUXO DE INFORMAÇÕES FLUXO DO MEDICAMENTO 5.4. ETAPAS DA DISTRIBUIÇÃO Qualquer sistema de distribuição tem início a partir de uma solicitação de medicamentos (por parte do requisitante) para o nível de distribuição envolvido, visando suprir as necessidades desses medicamentos por um determinado período de tempo. a) Análise da solicitação A partir da solicitação, faz-se uma avaliação criteriosa para proceder ao atendimento requerido, verificando as quantidades distribuídas, o consumo, a demanda (atendida e não atendida), o estoque existente, a data do último atendimento e a solicitação anterior. b) Processamento do pedido Após a análise das informações e a identificação das necessidades, atende-se à solicitação mediante documento elaborado em duas vias, sendo uma cópia para a unidade requisitante e a outra para o controle da distribuição. c) Preparação e liberação do pedido A preparação do pedido deve ser feita por um funcionário e revisada por outro, para evitar falhas na conferência. d) Conferência Após a separação do pedido, o solicitante deverá conferir todos os itens e assinar as duas vias do documento (nome por extenso, número da identidade ou da matrícula, local, setor de trabalho e data do recebimento). Para otimizar o tempo, recomenda-se confeccionar um carimbo com os referidos dados. e) Registro de saída Após a entrega do pedido, registram-se as informações do documento de saída em livro ata, ficha de controle ou computador, dependendo do sistema de controle. f) Arquivo da documentação Deve-se manter o arquivo das cópias de todos os documentos por um período de cinco anos. 89 5.4.1. Recomendações para Distribuição de Medicamentos Contemplar no planejamento da distribuição o cronograma de entrega, normas e procedimentos, instrumentos (formulários) para acompanhamento e controle. Separar os medicamentos por ordem cronológica de prazo de validade. Realizar inspeção física do medicamento para identificar alterações no produto ou nas embalagens antes da distribuição. Reconferir sempre o pedido antes da entrega. Registrar a saída no sistema de controle, após a entrega do pedido. Arquivar a segunda via do documento. Elaborar relatórios mensais, informando aos gestores, as quantidades e recursos distribuídos, percentuais de cobertura etc... Registrar em formulário próprio (em duas vias) os pedidos não atendidos na totalidade (nome da unidade, especificação do produto, quantidade total a receber, quantidade entregue, total do crédito e a data). É importante registrar no documento de saída o número dos lotes dos medicamentos distribuídos, para que, caso ocorram problemas de qualidade, seja possível rastrear os lotes, facilitando a identificação. 90 6.3. CONHECIMENTOS E HABILIDADES A dispensação de medicamentos é uma prática que exige além de conhecimentos técni- co-científicos, algumas habilidades e atitudes, necessárias para propiciar a adesão do usuário ao tratamento, tais como: Saber comunicar-se. Ser paciente. Saber ouvir. Atitude pessoal de empatia e consideração ao usuário. Saber desenvolver técnicas de abordagem ao usuário. 6.4. RESPONSABILIDADES DO FARMACÊUTICO Analisar a prescrição médica. Identificar as necessidades do paciente em relação ao uso dos medicamentos e prover as informações necessárias. Manter-se atualizado para uma adequada prestação de serviços e qualidade da atenção farmacêutica. Conhecer, interpretar e estabelecer condições para o cumprimento da legislação pertinente. Manter atualizados os registros referentes a dispensação. Coletar e registrar ocorrências de reações adversas e efeitos colaterais relativos ao uso de medicamento, informando à autoridade sanitária local. Orientar o usuário sobre os cuidados e guarda dos medicamentos, especialmente os termolábeis e aqueles sob controle especial (psicotrópicos e entorpecentes). Acompanhar e avaliar as tarefas do pessoal de apoio. 93 6.5. PRESCRIÇÃO De acordo com a Política Nacional de Medicamentos (Portaria GM n° 3.916/98), a prescrição é o ato de definir o medicamento a ser consumido pelo paciente, com a respectiva dosagem e duração do tratamento; esse ato é expresso mediante a elaboração de uma receita médico. A prescrição é o instrumento no qual se apóia a dispensação. Deve cumprir os aspectos legais contidos na Lei n. 5991/73 e na Resolução Anvisa, n° 10/01. O Art. 35 da Lei 5.991/73 estabelece que a receita deverá ser aviada se: a) estiver escrita a tinta, em vernáculo por extenso e de modo legível, observados a nomenclatura e sistema de pesos e medidas; b) contiver nome e endereço residencial do paciente; c) contiver descrito o modo de usar o medicamento; d) contiver a data e assinatura do profissional, endereço do consultório ou da residência, e n° de inscrição do respectivo Conselho profissional. Parágrafo único: 0 receituário de entorpecentes ou equiparados, e os demais medicamentos sob regime de controle, obedecerão à legislação federal especifica. A Resolução ANVISA n° 10/01 estabelece os critérios que devem ser contemplados na prescrição médica e dispensação de genéricos. No âmbito do SUS, as prescrições pelo profissional responsável adotarão obrigatoriamente a Denominação Comum Brasileira (DCB) ou, na sua falta, a Denominação Comum internacional (DCI). Nos serviços privados de saúde, a prescrição ficará a critério do responsável. Podendo ser pelo nome genérico ou comercial, que deverá ressaltar, quando necessária a intercambialidade. Apesar desta regulamentação, outros aspectos considerados importantes podem ser normatizados no âmbito do município. 94 No caso do prescritor decidir pela não intercambialidade, essa manifestação deverá ser feita por escrito, de forma clara, legível e inequívoca, não sendo permitido qualquer forma de impressão, colagem de etiquetas, carimbos ou formas automáticas para essa manifestação. 6.5.1. Como pode ser feita a Orientação A orientação baseia-se num processo de informação e educação, fundamental para o êxito da terapêutica indicada. Informar é dotar o indivíduo de conhecimentos a respeito do medicamento a ser utilizado. Educar é motivar e induzir mudanças para a prática de estilos de vida saudável, conscientizando o usuário da responsabilidade pela sua saúde. A informação deve ser prestada de forma clara, simples, compreensiva, em função das necessidades de cada indivíduo, do nível socioeconômico e cultural, e do tipo de medicamento prescrito. Principais aspectos a serem abordados na informação ao paciente: indicação; contra-indicação; via de administração; duração de tratamento; dosagem; posologia; cumprimento dos horários; influência dos alimentos; interações com outros medicamentos; 95
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