Planejamento de Projetos

Planejamento de Projetos

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Padrões de gerência de projetos

Ao longo do tempo, houve diversas tentativas para desenvolver padrões internacionais de gerência de projetos. Dentre elas, destacam-se:

PROJETO

DEFINIÇÕES

FILOSOFICAS

ANO: 4º ANOS – CAMPUS OSASCO E ABC

Disciplina: PROJETOS DE MAQUINAS

CURSO: ENGENHARIA MECATRONICA

UNIVERSIDADE BANDEIRANTES DE SÃO PAULO

Processos da gerência de projetos

Indice

Processos dos projetos

Um processo é uma série de ações que geram um resultado. Projeto é um conjunto de etapas, que permitem que evolua do conceito até o produto ou serviço final.

Processos se enquadram em duas categorias:

Processos da gerência de projetos : se relacionam com a descrição, a organização e a conclusão do trabalho do projeto. São universais a todos os projetos, pois controlam o ciclo de vida do gerenciamento de projetos.

Processos orientados ao produto : se relacionam com a especificação e a criação do produto do projeto, sendo exclusivos a cada produto. São definidos pelo ciclo de vida do projeto, e variam de acordo com a área de aplicação.

Grupos de processos

Os processos de gerenciamento de projetos podem ser organizados em cinco grupos de um ou mais processos:

Processos de Iniciação – autorização do projeto ou fase

Processos de Planejamento – são processos iterativos de definição e refinamento de objetivos e seleção dos melhores caminhos para atingir os objetivos.

Processos de Execução – execução dos planos do projeto: coordenação de pessoas e outros recursos para executar o plano

Processos de Controle – medição e monitoramento do desempenho do projeto. Garantem que os objetivos do projeto são alcançados através do monitoramento e medição regular do progresso, de modo que ações corretivas possam ser tomadas quando necessário.

Processos de Fechamento – aceitação formal do projeto (com verificação de escopo) ou fase para a sua finalização.

Os grupos de processo são ligados pelos resultados que produzem: o resultado de um processo frequentemente é a entrada de outro. Os cinco grupos de processos possuem conjuntos de ações que levam o projeto adiante, em direção ao seu término.

Dentro dos cinco grupos de processos existem duas categorias de processos: básicos e facilitadores. Os processos básicos possuem uma ordem lógica e seguem uma progressão rígida. Os processos facilitadores são mais flexíveis, e dão suporte aos processos básicos.

As atividades no caminho crítico são monitoradas ativamente quanto a deslizes, enquanto os deslizes nas atividades do caminho não crítico são verificados periodicamente.

Repetir os processos de iniciação antes da execução de cada fase é uma maneira de se avaliar se o projeto continua cumprindo as necessidades de negócio. Envolver as partes interessadas no projeto em cada uma das fases é uma maneira de aumentar as probabilidades de satisfação dos requisitos do cliente, além de servir para fazê-los sentirem-se envolvidos no projeto – o que muitas vezes é essencial para o sucesso do mesmo.

O gerente de projetos precisa monitorar e comunicar o desempenho do projeto. Os resultados do trabalho que estiverem abaixo de um nível de desempenho aceitável precisam ser ajustados com ações corretivas para que o projeto volte a estar em conformidade com as linhas de base de custo, prazo e escopo. A comunicação do desempenho do projeto é um dos principais elementos par o gerenciamento de projetos bem sucedido.

Interações de Processos

Dentro de cada grupo de processos, os processos individuais podem ser ligados pelas suas entradas (inputs) e saídas (outputs). Focando nessas ligações, podemos descrever cada processo nos termos de seus:

Entradas (inputs)– documentos ou itens que serão trabalhados pelo processo

Ferramentas e técnicas – mecanismos aplicados aos inputs para criar os outputs

Saídas (outputs)– documentos ou itens que serão o resultado final do processo.

Esses três componentes de processo transformam decisões, condições, planos e reações em condições e progresso. A saída de um processo geralmente é a entrada para outro. Dentro de cada processo, as ferramentas e técnicas usadas num processo orientam e influenciam a sua saída. Uma saída com falhas pode comprometer a entrada de processos dependentes.

Os processos podem ser, até certo ponto, customizáveis (personalizados) a cada projeto. Podem ser modificados, ou até excluídos, para melhor atender as particularidades de dado projeto. No entanto, essas modificações devem ser feitas criteriosamente.

Áreas de Conhecimento da Gerência de Projetos:

Processos

As nove áreas de conhecimento são compostas de processos de gerenciamento de projetos. Seus processos estão listados a seguir:

  1. Gerência da integração do projeto – descreve os processos requeridos para certificar-se que os vários elementos do projeto estão propriamente coordenados. Consiste em:

    1. Desenvolvimento do plano do projeto

    2. Execução do plano do projeto

    3. Controle integrado de alterações

  2. Gerência do escopo do projeto – descreve os processos requeridos para garantir que o projeto inclui todo o trabalho requerido (requisitos), e somente o trabalho requerido, para completar o processo com sucesso. Consiste em:

    1. Iniciação

    2. Definição do escopo

    3. Verificação de escopo

    4. Controle de alterações de escopo

  3. Gerência do tempo de projeto – descreve os processos requeridos para garantir que o projeto seja completado dentro do prazo. Consiste em:

    1. Definição de atividades

    2. Sequenciamento de atividades

    3. Estimativa de duração das atividades

    4. Desenvolvimento de cronograma

    5. Controle de cronograma

  4. Gerência do custo do projeto – descreve os processos requeridos para que o projeto seja completado dentro do orçamento aprovado. Consiste em:

    1. Planejamento de recursos

    2. Estimativa de custos

    3. Orçamento de custos

    4. Controle de custos

  5. Gerência da qualidade do projeto – descreve os processos requeridos para garantir que o projeto vai satisfazer as necessidades pelas quais ele foi feito. Consiste em:

    1. Planejamento de qualidade

    2. Garantia de qualidade

    3. Controle de qualidade

  6. Gerência dos recursos humanos do Projeto – descreve os processos requeridos para fazer o uso mais efetivo das pessoas envolvidas no projeto. Consiste em:

    1. Planejamento organizacional

    2. Aquisição de equipe (staff)

    3. Desenvolvimento de equipe

  7. Gerência das comunicações do projeto – descreve os processos requeridos para garantir rápida e adequada geração, coleção, disseminação, armazenamento e disposição final das informações do projeto. Consiste em:

    1. Planejamento de comunicações

    2. Distribuição de informações

    3. Relatórios de desempenho

    4. Encerramento administrativo

  8. Gerência dos riscos do projeto – descreve os processos relacionados a identificar, analisar e responder aos riscos do projeto. Consiste em:

    1. Planejamento do gerenciamento de riscos

    2. Identificação de riscos

    3. Análise quantitativa de riscos

    4. Monitoramento e controle dos riscos

  9. Gerência das aquisições do projeto – descreve os processos requeridos para adquirir bens e serviços de fora da organização “dona” do projeto. Consiste em:

    1. Planejamento das aquisições

    2. Planejamento das solicitações

    3. Seleção dos fornecedores

    4. Administração do Contrato

    5. Encerramento do Contrato

Gerência de custo de projetos

A gerência de custo do projeto inclui os processos necessários para assegurar que o projeto será concluído dentro do orçamento aprovado. Os custos normalmente são medidos em montantes monetários, como reais ou dólares, que devem ser pagos para adquirir mercadorias, bens e serviços. Pelo fato dos projetos custarem dinheiro e redirecionarem recursos que poderiam ser aplicados em outras áreas, é muito importante para os gerentes de projetos entenderem sobre gerenciamento de custos. O gerenciamento de custos de projetos de tecnologia da informação é ainda mais crítico, principalmente se for baseado em estimativas de custos em que os requisitos e o escopo ainda não estão totalmente claros. Se relembrarmos das considerações feitas no tópico sobre gerenciamento de escopo, poderemos concluir mais uma vez que custo e escopo estão fortemente relacionados, e que dependem do entendimento claro dos requisitos do usuário para serem estimados com mais precisão. Escopos mal definidos por problemas de requisitos também mal-entendidos geram problemas de custos nas estimativas no início, no planejamento, na execução e no controle do projeto; e, conseqüentemente, os custos no final do projeto tenderão a aumentar muito e extrapolar o orçamento previsto. Uma outra razão para a variação de custos em projetos de tecnologia da informação é quando estes envolvem novas tecnologias. Qualquer tecnologia nova que ainda não foi testada exaustivamente traz consigo riscos herdados. O ideal é não fornecer nenhuma informação sobre o custo de projeto para o cliente sem antes validar por completo o entendimento dos requisitos e do escopo com os usuários e sem antes avaliar as tecnolgias disponíveis no momento. Esse processo deve envolver o gerente do projeto, os membros do time do projeto e o usuário. Falhas nas estimativas, variações e surpresas de custos podem ser minimizadas em projetos de tecnologia da informação se forem utilizados os processos de gerenciamento de custo, conforme estruturados no PMBOK.

Gerência da integração do projeto

gerencia da integração do projeto é o núcleo do gerenciamento de projetos, e é composto dos processos do dia-a-dia com os quais o gerente de projetos conta para garantir que todas as partes do projeto funcionem juntas. É um processo contínuo que o gerente completa para garantir que o projeto prossiga do início ao fim – é a atividade diária de completar o trabalho do projeto.

O gerenciamento do projeto junta os planos de projeto, coordena atividades, recursos, restrições e suposições do projeto, e os transforma em um modelo funcional.

Gerenciar a integração do projeto é garantir que os componentes do projeto precisam trabalhar juntos – e é papel do gerente de projetos fazer que isso aconteça. Exige habilidades em negociação e gerenciamento de conflitos de interesses. Também exige habilidades gerais de gerenciamento, boa comunicação, organização, familiaridade técnica com o produto, etc.

Pode ser dividido em três partes: o desenvolvimento do plano do projeto, a execução do plano do projeto e o controle de mudanças no projeto.

Índice

Desenvolvimento do Plano do Projeto

O desenvolvimento do plano de projeto é uma atividade interativa que utiliza as saídas de outros processos para criar um documento consistente e coerente que possa ser usado para guiar tanto a execução quanto o controle do projeto.

Ele detalha como o trabalho do projeto alcançará as metas, documenta as premissas do plano, documenta as decisões de planejamento, define revisões chaves e prove um "baseline" para medir o progresso do projeto.

Entradas

Segue algumas entradas para o desenvolvimento do plano de desenvolvimento:

O objetivo da empresa é implantar sistemas de automação e também modelagem de banco de dados para empresas dos setores varejistas e de serviços. O foco principal deste projeto é implantar um banco de dados “único” que registra pontos a partir da freqüência escolar de todos os alunos de escolas municipais, estaduais e privadas. Esses pontos são acumulativos e poderão ser trocados. A idéia é que os estabelecimentos próximos às escolas ganhem com isso, ou seja, oferecendo alguns descontos e/ou promoções através desses pontos. E um produto que aumentará significativamente os números em vendas de nossos clientes e divulgar a marca GPTECH.

Ferramentas e técnicas

1. Metodologia de planejamento de projeto 2. Habilidades e conhecimentos dos interessados 3. Sistemas de informações do gerenciamento de projetos 4. Gerenciamento do valor do trabalho realizado

Saídas

Execução do Plano do Projeto

Uma vez que o plano foi criado, o processo de execução do projeto autoriza o início do trabalho, gerenciando as aquisições, a qualidade, fazendo as reuniões do time de projeto e gerenciando conflitos de interesses dos stakeholders. Sempre de olho em todas essas variáveis, é papel do gerente do projeto trabalhar para que a equipe de execução do projeto sempre focalize o bem do projeto.

Todos os projetos têm pelo menos uma ou mais restrições (fatores que podem atrapalhar o desempenho do projeto): tempo, custo ou escopo. Isso é conhecido como a tripla restrição dos projetos.

  • Tempo – incluem prazos do projeto, disponibilidade de pessoal-chave e datas de marcos.

  • Custo – orçamentos pré-determinados que devem ser cumpridos. Geralmente, conseguir mais recursos é mais difícil do que conseguir tempo.

  • Escopo – requisitos para serem cumpridos pelo projeto, independente de custo ou tempo. Por exemplo, regulamentações ambientais ou oficiais, etc.

Entradas

Ferramentas e técnicas

Saídas

Controle Integrado de Mudanças

Por serem cruciais ao sucesso do projeto, as mudanças devem ser controladas de perto. As solicitações de mudanças devem ser documentadas formalmente, tendo sempre determinado seu valor para a implementação. O Controle Integrado de Mudança gerencia as mudanças durante todo o projeto, controlando os seus recursos, medindo e reagindo aos impactos de mudança e se necessário, revisando o planejamento.

As solicitações de mudança são avaliadas, consideradas com relação aos impactos sobre risco, custos e escopo. As solicitações de mudanças devem ser documentadas independente de terem sido implementadas ou não.

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