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5.3.3. Constatações de auditoria

É recomendado que a equipe de auditoria analise criticamente todas as suas evidências de auditoria, para determinar onde o SGA não atende aos critérios de auditoria do SGA. Em seguida, é recomendado que a equipe de auditoria assegure se de que as constatações de não-conformidade estejam documentadas de forma clara e concisa e comprovadas por evidências de auditoria.

É recomendado que as constatações de auditoria sejam analisadas criticamente com o gerente responsável do auditado, visando obter o reconhecimento da base factual de todas as constatações de não-conformidade.

NOTA - Se incluído no escopo acordado, detalhes de constatações de conformidade podem ser também documentados, mas com o devido cuidado para evitar qualquer implicação de garantia absoluta.

5.3.4. Reunião de encerramento

É recomendado que, ao término da fase de coleta de evidências de auditoria, os auditores reúnamse com a administração do auditado e com os responsáveis pelas funções auditadas. O principal objetivo da reunião é apresentar as constatações da auditoria aos auditados, de maneira a assegurar, por parte deles, uma compreensão clara e o reconhecimento da base factual das constatações de auditoria.

É recomendado que quaisquer divergências sejam resolvidas, se possível, antes do auditor-líder emitir o relatório. As decisões finais quanto à importância e à descrição das constatações da auditoria, competem, em última instância, ao auditor-líder, embora o auditado ou o cliente possa ainda discordar de tais constatações.

5.4. Relatórios de auditoria e retenção de documentos

5.4.1. Preparação do relatório de auditoria

É recomendado que o relatório de auditoria seja preparado sob a direção do auditor-líder, que é o responsável por sua exatidão e completeza. É recomendado que os tópicos a serem abordados no relatório sejam aqueles determinados no plano de auditoria. É recomendado que quaisquer modificações desejadas no momento da preparação do relatório sejam objeto de acordo entre as partes envolvidas.

É recomendado que o relatório de auditoria seja datado e assinado pelo auditor-líder. Convêm que o relatório contenha as constatações da auditoria ou um resumo delas, fazendo referência às evidências em que se apoiam. Dependendo de acordo entre o auditor-líder e o cliente, o relatório pode incluir, também o seguinte:

a) identificação da organização auditada e do cliente; b) objetivos, escopo e plano da auditoria acordados; c) critérios acordados, incluindo uma lista de documentos de referência segundo os quais a auditoria foi conduzida; d) período coberto pela auditoria e a(s) data (s) em que a auditoria foi conduzida; e) identificação dos representantes do auditado que participaram da auditoria; f) identificação dos membros da equipe de auditoria; g) declaração sobre a natureza confidencial do conteúdo; h) lista de distribuição do relatório de auditoria; i) sumário do processo de auditoria, incluindo quaisquer obstáculos encontrados; j) conclusões da auditoria, tais como:

- conformidade do SGA, em relação aos critérios de auditoria do SGA; - se o sistema está adequadamente implementado e mantido;

- se o processo interno de análise pela administração é capaz de assegurar a contínua adequação e eficácia do SGA.

5.4.3. Distribuição do relatório de auditoria

É recomendado que o relatório de auditoria seja enviado ao cliente pelo auditor-líder. É recomendado que a distribuição do relatório de auditoria seja determinada pelo cliente, de acordo com o plano de auditoria. É recomendado que o auditado receba uma cópia do relatório, a menos que seja especificamente excluído pelo cliente. Qualquer distribuição adicional do relatório, fora da organização auditada, requer a permissão do auditado. Os relatórios de auditoria constituem propriedade exclusiva do cliente, portando, é recomendado que seu caráter confidencial seja respeitado e adequadamente resguardado pelos auditores e por todos os destinatários do relatório.

É recomendado que o relatório de auditoria seja emitido dentro do prazo acordado, em conformidade com o plano de auditoria. Caso isso não seja possível, é recomendado que os motivos do atraso sejam formalmente comunicados ao cliente e ao auditado, determinando-se uma nova data de emissão.

5.4.4. Retenção de documentos

É recomendado que todos os documentos de trabalho, minutas e relatórios finais referentes à auditoria sejam retidos, conforme acordo entre o cliente, o auditor-líder e o auditado e em conformidade com quaisquer requisitos aplicáveis.

6. Encerramento da auditoria

A auditoria termina quanto todas as atividades definidas no plano de auditoria forem concluídas.

Anexo A (informativo) Bibliografia

[1] ISO 14050: - 1, Environmental management - Terms and definitions

1 A ser publicada

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