Microsoft Excel 2003

Microsoft Excel 2003

(Parte 1 de 3)

Planilha Eletrônica Microsoft Excel 2003 (2009)

Vinicius A. de Souza va.vinicius@gmail.com

São José dos Campos, Dezembro de 2009.

Escola de Ensino Profissionalizante DataByte

Vinicius A. de Souza. Microsoft Excel 2003, Escola de Ensino Profissionalizante DataByte, São José dos Campos – SP, 2009.

Autor Vinicius Augusto de Souza – va.vinicius@gmail.com

Versão 1.0

Licenciamento de Uso desta Documentação

Este Manual foi elaborado por Vinicius A. de Souza, baseado na versão 2003 do Pacote Microsoft Office sob o sistema operacional Windows XP, para uso didático nos cursos e treinamentos profissionais da Escola DATABYTE – São José dos Campos – SP. Este trabalho está licenciado sob uma Licença Creative Commons Atribuição-Uso Não-Comercial-Compartilhamento pela mesma Licença 2.5 Brasil. Para ver uma cópia desta licença, visite http://creativecommons.org/licenses/by-ncsa/2.5/br/ ou envie uma carta para Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California 94105, USA.

Referência

SOUZA, V. A. “Planilha Eletrônica Microsoft Excel 2003”. Manual técnico. Versão 1.0, 105 Páginas. Escola de Ensino Profissionalizante Databyte, São José dos Campos – SP, 2009.

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1. Apresentando o Microsoft Excel 2003
1.1. O que é
1.2. Conceitos fundamentais
1.2.1. Pastas e planilhas
1.2.2. Colunas e linhas
1.2.3. Células
1.2.4. Célula ativa
1.2.5. Intervalos de células
1.3. Conhecendo a interface do Excel 2003
1.3.1. Barra de menus
1.3.2. Barra padrão
1.3.3. Barra de formatação
1.3.4. Caixa de nomes e barra de fórmulas
1.3.5. Painel de tarefas
2. Operações fundamentais
2.1. Operações com células
2.1.1. Selecionando um intervalo de células adjacentes
2.1.2. Selecionando um intervalo de células não adjacentes
2.1.3. Selecionando linhas e colunas
2.2. Operações com planilhas
2.2.1. Criando novo arquivo e nova planilha
2.2.2. Salvando uma planilha
2.2.3. Abrir arquivo existente
3. Mecanismos de proteção
3.1. Controle de alterações
3.2. Senhas de gravação
3.2.1. Adicionando senha a um arquivo
3.2.2. Adicionando senha a uma planilha

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4. Realizando formatações de forma manual
4.1. Formatação manual de células
4.1.1. Aba número
4.1.2. Aba alinhamento
4.1.3. Aba fonte
4.1.4. Aba bordas
4.1.5. Aba padrões
4.2. Formatação manual de linhas e colunas
4.2.1. Ajuste de largura e altura
4.2.2. Inserir e excluir linhas e colunas
5. Realizando formatações de forma automática
5.1. Autoformatação
5.2. Formatação condicional
5.3. Sequência de dados
5.3.1. Criando seqüências através do painel de assistência
5.3.2. Utilizando a alça de preenchimento
6. Mecanismos de cabeçalho e rodapé
6.1. Congelar painéis
6.2. Cabeçalho e rodapé
7. Configurações de impressão
7.1. Configurar página
7.2. Quebra de página
8. Mecanismos de trabalho com dados

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8.2. Filtro de dados
8.2.1. AutoFiltro
8.2.2. Personalizar autofiltro
8.3. Validação da entrada de dados
9. Outras formatações
9.1. Hiperlinks
9.2. Comentários
10. Matemática básica
10.1. Operações matemáticas fundamentais
10.2. Outras operações matemáticas
10.2.1. Potenciação
10.2.2. Radiciação
10.2.3. Regra de três
10.2.4. Porcentagem
1. Trabalhando com fórmulas
1.1. A barra de fórmulas
1.2. Operações fundamentais
1.2.1. Operadores numéricos
1.2.2. Como efetuar uma operação
1.2.3. Operações com sequências de números
1.3. Fórmulas
1.3.1. Prioridade entre operações
1.3.2. Colocando uma fórmula na planilha
1.3.3. Planilha de compras
1.3.4. Copiando fórmulas
1.3.5. Consertando fórmulas
1.3.6. Vantagens em se utilizar endereços nas fórmulas

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12. Vínculos entre pastas e planilhas
12.1. Vínculos entre planilhas de um mesmo arquivo
12.2. Vínculos entre planilhas de arquivos diferentes
13. Funções pré-definidas
13.1. Função Soma
13.2. Função Média
13.3. Funções Máximo e Mínimo
13.4. Função SE
13.5. Função Cont.SE
13.6. Função SOMASE
14. O assistente de funções
15. Criação de gráficos
15.1. Grandezas dependentes e independentes
15.2. Gráficos
15.3. Cuidados na criação de gráficos
15.3.1. Escala
15.3.2. Títulos
15.3.3. Linhas
15.3.4. Tipos de gráficos
15.4. Criando gráficos no Microsoft Excel
16. Edição de gráficos

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1. Apresentando o Microsoft Excel 2003

O Excel, como é comumente chamado, é um software (programa) pertencente ao pacote Microsoft Office 2003, que se apresenta como uma planilha eletrônica, e é utilizado principalmente para auxiliar a construção de cálculos. À primeira vista nos parece um pouco complicado, mas é muito simples.

Com o Excel se pode fazer desde simples cálculos, até cálculos mais avançados como financeiros, matemáticos, lógicos, estatísticos, etc. Pode-se fazer desde controle de gastos da sua casa, até controle de estoque ou fluxo de caixa de uma empresa.

1.2. Conceitos fundamentais

1.2.1. Pastas e planilhas

Para abrir o Excel, basta seguirmos os seguintes passos: Menu iniciar – Programas – Microsoft Office – Microsoft Excel 2003.

Quando abrimos o Excel, um novo arquivo é criado automaticamente. Este arquivo é chamado de Pasta. Cada pasta é composta, a princípio, por três planilhas.

Podemos imaginar uma planilha como um papel quadriculado, ou seja, composta por linhas e colunas, formando uma matriz. A Figura 1 traz uma imagem de uma planilha:

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Figura 1.1 – Planilha do Excel. 1.2.2. Colunas e linhas

Todo o trabalho a ser desenvolvido será realizado na planilha. As planilhas são compostas, como já mencionado, por colunas e linhas. Uma coluna é o espaço existente entre dois traços verticais e é denominada por uma letra do alfabeto atribuída em ordem crescente. O Excel possui um total de 256 colunas. As linhas são os espaços entre dois traços verticais e são denominadas por números, que lhe são atribuídas em ordem crescente, a partir do numero 1. O Excel possui um total de 65.536 linhas.

As intersecções entre colunas e linhas dão origem às células, que são os elementos básicos da planilha. Dessa forma, uma célula é referenciada por sua posição horizontal (coluna) e vertical (linha), ou seja, uma letra seguida de um número. Podemos imaginar a denominação das células como o mesmo procedimento realizado em um sistema de coordenadas geográfico. Por exemplo, na planilha abaixo, podemos dizer que o valor 25 está na célula B5:

Figura 1.2 – Sistema de referência de células.

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Costuma-se dizer que este valor de referência da célula (por exemplo, B5) é o endereço da célula.

1.2.4. Célula ativa

A célula ativa (ou células ativas) é (são) aquela (s) que está (estão) selecionada (s) (fato que ocorre quando clicamos sobre ela), ou seja, que está destacada em relação às demais. Quando se for inserir um texto, valor, fórmula ou qualquer formatação, estas operações serão realizadas sobre a célula ativa.

A célula ativa tem seu endereço apresentado na caixa de nome e o seu conteúdo apresentado na barra de fórmulas, como podemos ver na figura abaixo:

Figura 1.3 – Célula ativa.

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1.2.5. Intervalos de células

Nos exemplos anteriores, identificamos apenas uma célula independente. Porém, podemos encontrar casos em que será necessário identificar um conjunto de células. Nestes casos, podemos referenciar essas células por um intervalo. Um intervalo é, portanto, uma seqüência de células.

Para designarmos um intervalo, indicamos suas primeira e a última células, separadas por dois pontos ( : ). Por exemplo, na planilha abaixo podemos dizer que os valores 20, 21, 2 e 23 estão no intervalo B6:B9:

Figura 1.4 – Intervalo de células.

Quando designamos intervalos que compreendem duas ou mais colunas, devem ser indicadas a célula mais próxima e a mais distante. Por exemplo, na planilha abaixo os valores digitados estão no intervalo B6:D9:

Figura 1.5 – Intervalo de células com duas ou mais colunas.

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1.3. Conhecendo a interface do Excel 2003

A interface do Excel possui estrutura semelhante aos outros programas do pacote Microsoft Office. A figura abaixo nos traz um panorama geral desta interface:

Figura 1.6 – Tela inicial do Excel.

1.3.1. Barra de menus

Na barra de menus poderão ser encontradas todas as funcionalidades e comandos do Excel.

1.3.2. Barra padrão

A barra de ferramentas padrão possui uma série de botões, onde cada um desses botões é um meio mais fácil e rápido de acessar alguns comandos essenciais. A tabela abaixo mostra os botões e as suas respectivas funcionalidades:

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Tabela 1 – Ferramentas da barra padrão. Fonte: Microsoft Excel – Escola de artes e computação – UNIFESP.

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Continuação Tabela 1 – Ferramentas da barra padrão. Fonte: Microsoft Excel – Escola de artes e computação – UNIFESP.

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1.3.3. Barra de formatação

A barra de ferramentas de formatação contém botões que auxiliam a formatar as células e o conteúdo das células. Por exemplo, pode-se formatar os caracteres do texto na célula, modificando estilo, cor de textos e células, alinhamento do texto, centralizar colunas, formatar em moeda, etc.

A tabela 2 apresenta as ferramentas e funcionalidades da barra de ferramentas de formatação:

Tabela 2 - Ferramentas da barra de formatação. Fonte: Microsoft Excel – Escola de artes e computação – UNIFESP.

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Continuação Tabela 2 – Ferramentas da barra de formatação.

1.3.4. Caixa de nomes e Barra de fórmulas

A barra de fórmulas é um local onde o Excel exibe o conteúdo da célula selecionada. Nesta barra também podemos realizar a inserção de fórmulas diversas. A caixa de nomes exibe, como mostrada na seção 1.2.4. , o endereço da célula ativa.

Figura 1.7 – Caixa de nomes e barra de fórmulas.

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1.3.5. Painel de tarefas

O painel de tarefas é uma janela presente em todos os programas do pacote Microsoft Office 2003. Este painel reúne algumas tarefas mais comumente realizadas, como por exemplo, abrir e criar novos arquivos. Um recurso interessante deste painel é que podemos localizar e abrir diretamente os últimos arquivos nos quais estávamos trabalhando, bastante útil no caso de esquecimento de sua localização. Este painel está localizado no canto direito da tela, podendo ser acessado pelo menu Exibir – Painel de Tarefas.

Figura 1.8 – Painel de tarefas.

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2. Operações Fundamentais

2.1. Operações com células

Para selecionar uma única célula, basta clicar sobre ela. Porém, podem ocorrer casos em que será necessário selecionar um intervalo maior de células, como, por exemplo, quando uma mesma formatação será aplicada a várias células.

2.1.1. Selecionando um intervalo de células adjacentes

Um intervalo é o espaço existente entre duas células. O termo adjacente se refere ao fato de que as células são seqüenciais.

Para selecionar um intervalo de células adjacentes, posicione o cursor sobre a primeira célula do intervalo e, com o botão esquerdo do mouse pressionado, arrasteo por todas as células que compõem o intervalo desejado. Por exemplo, a figura abaixo mostra selecionado o intervalo B3:C7, que representa a coluna B linha 3 até a coluna C linha 7:

Figura 2.1. – Seleção de células adjacentes. 2.1.2. Selecionando um intervalo de células não adjacente

Para selecionar um intervalo de células que não estão em seqüência, deve-se, logicamente, selecionar os intervalos separadamente e ir linkando-os com o auxilio da tecla CTRL.

Dessa forma, selecione o primeiro intervalo utilizando o procedimento do tópico anterior. A seguir, com a tecla CTRL pressionada, posicione o mouse na primeira célula do próximo intervalo e selecione as células que compõem este novo intervalo.

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Se houver um novo intervalo, basta repetir estes procedimentos novamente. Por exemplo, vamos selecionar os intervalos B4:C7 e D9:E11:

Figura 2.2. – Selecionando intervalo de células não adjacente.

2.1.3. Selecionando linhas e colunas

Para selecionar colunas ou linhas inteiras, basta clicar sobre a letra da coluna ou sobre o número da linha. Como exemplo, vamos selecionar a coluna B e o intervalo A7:C7, utilizando a tecla CTRL:

Figura 2.3. – Selecionando linhas e colunas.

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2.2. Operações com planilhas

2.2.1. Criando novo arquivo e nova planilha

Para criar um novo arquivo, existem vários procedimentos. Pode-se utilizar a barra de menus, clicando no menu Arquivo – Novo:

Figura 2.4. – Criando novo arquivo pela barra de menus.

Então, teremos que clicar no botão Pasta de trabalho em branco, que aparecerá no painel de tarefas:

Figura 2.5. – Criando novo arquivo pelo painel de tarefas.

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O arquivo também pode ser criado pela barra de ferramentas padrão, como mostrado na figura a seguir:

Figura 2.6. – Criando novo arquivo pela barra de ferramentas padrão.

Da mesma forma que criamos arquivos, também podemos adicionar, remover, mover ou copiar planilhas na pasta de trabalho. Para isto, basta clicar com o botão direito do mouse sobre a aba da planilha e selecionar a opção desejada, como mostra a figura abaixo:

Figura 2.7. – Operações com planilhas.

2.2.2. Salvando uma planilha

Uma vez que a planilha foi criada, ela deve ser salva, para que consigamos recuperar as informações que ela contém posteriormente. Para salvar o arquivo, podemos acessar o menu Arquivo – Salvar. Caso queiramos deixar uma cópia do

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documento em sua versão antiga e salvar uma nova versão, podemos acessar Arquivo – Salvar Como e trocar o nome do arquivo. Em ambos os casos, irá aparecer a seguinte janela de diálogo:

Figura 2.8. – Caixa de diálogo para salvar arquivo.

O arquivo também pode ser salvo através da barra de ferramentas padrão, no ícone representado por um disquete:

Figura 2.9. – Salvar arquivo pela barra de ferramentas padrão.

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2.2.3. Abrir arquivo existente

Para abrir um arquivo do Excel existente, basta acessar o menu Arquivo – Abrir. Também pode-se utilizar o ícone da barra de ferramentas padrão exibido na imagem abaixo:

Figura 2.10 – Abrir arquivo. Em ambos os casos, a seguinte janela de diálogo aparecerá:

Figura 2.1. – Abrir arquivo existente.

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3. Mecanismos de proteção

3.1. Controle de alterações

Caso seja necessário, o autor de determinada planilha poderá ativar o controle de alterações. Este controle registra informações na própria planilha sobre o autor (nome), data, hora e qual modificação (alteração, inserção ou exclusão de dados) realizada.

Para ativar o controle de alterações, basta acessar o menu Ferramentas – Controlar alterações – Realçar alterações.

Figura 3.1 – Ativando o controle de alterações. Acessando o controle de alterações, irá aparecer a seguinte tela:

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