A Nota fiscal eletrônica

A Nota fiscal eletrônica

Abordaremos nesta resenha um tema de extrema importância para toda sociedade brasileira, que a Nota Fiscal Eletrônica, como ocorreu seu surgimento, qual o seu conceito, e conceituar tudo que engloba o processo de Escrituração Digital.

A Nota fiscal eletrônica

Vivemos no mundo globalizado e digitalizado a nota fiscal teve que se adequar com os avanços tecnológicos e ao aumento gradativo de transações entre contribuintes, com a alteração na legislação brasileira em outubro de 2005, com a aprovação do Ajuste SINIEF 07/05 que instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE, que possibilitou inúmeros benefícios para a sociedade, administração tributária, e para o receptor e emissor da nota fiscal tributaria.

Teve origem em uma parceria entre o ENCAT (Encontro Nacional dos Administradores e Coordenadores Tributários Estaduais) e a Receita Federal do Brasil.

Foi realizado, o 1º Encontro Nacional de Administradores Tributários ENCAT, reunindo os titulares das administrações tributárias federal, estaduais, do Distrito Federal e dos municípios de capitais, com o fim de atender o disposto da Emenda Constitucional nº 42, Inciso XXII, art. 37.

No ENAT foram aprovados dois protocolos de cooperação técnica nas áreas do cadastramento (Projeto do Cadastro Sincronizado) e Nota Fiscal Eletrônica.

O projeto buscava a integração e modernização da Administração Tributária relaciona-se à forma federativa adotada pelo estado brasileiro, aumentando a mobilidade dos agentes econômicos podendo estes exercerem ações em todo o território nacional, prevenindo a evasão tributária, facilitar o armazenamento, modernizando a administração tributária brasileira, reduzindo a burocracia do comércio e otimizando a fiscalização.

O sucesso da execução do projeto deveu-se muito pela perfeita integração entre a Receita Federal do Brasil, as Secretarias de Fazenda Estaduais, as empresas participantes do projeto-piloto a ao Encat, que coordena o projeto.

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, implantada para substituir a Nota Fiscal impressa modelos 1 e 1A, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação serviços, ocorrida entre as partes, e cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emissor e pela recepção, pela Fazenda, do documento eletrônico, antes da ocorrência da circulação ou saída da mercadoria.

A empresa emissora da Nota Fiscal Eletrônica gerencia um arquivo eletrônico que contém de forma completa as informações fiscais das operações realizadas, tendo através da assinatura digital do remetente a integridade dos dados contidos na Nota, sendo este transmitido pela internet para a Secretaria da Fazenda responsável pela pré-validação do arquivo, devolvendo o protocolo de recebimento este é a Autorização de Uso que é indispensável para o trânsito de mercadorias, e para o acompanhamento do mesmo é impresso uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulado DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que facilita a captura e confirmação das informações fiscais, sendo importante destacar que a DANFE não substitui a nota fiscal, sendo apenas um instrumento auxiliar.

A Nota Fiscal Eletrônica também será transmitida para a Receita Federal, que será repositório nacional de todas as Notas Fiscais Eletrônicas emitidas (Ambiente Nacional) e, no caso de operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda de destino da operação e Suframa, no caso de mercadorias destinadas às áreas incentivadas. As Secretarias de Fazenda e a RFB (Ambiente Nacional), disponibilizarão consulta, através Internet, para o destinatário e outros legítimos interessados, que detenham a chave de acesso do documento eletrônico.

A Nota Fiscal Eletrônica proporciona benefícios a todos os envolvidos em uma transação comercial.

São inúmeros os benefícios com a utilização da Nota Fiscal Eletrônica, as tecnologias que estão sendo utilizadas e a automatização dos processos tem favorecido todos os envolvidos em uma transação comercial

Vou descrever agora alguns dos motivos pelos quais fazem valer a Nota Fiscal Eletrônica, são alguns entre tantos motivos. Com certeza existem outras tantas vantagens, mas vou elencar aqui os principais.

Benefícios para o contribuinte

▪ Redução com abrigações acessórias.

▪ Ganho de tempo no processo. Não há mais os problemas de impressão em impressoras matriciais (trancar folha, saltar página, etc.). Todas as impressões são feitas em impressoras laser ou jato de tinta, propiciando maior rapidez do processo;

▪ Eliminação dos problemas de escrituração e armazenamento. Todas as Notas estarão armazenadas digitalmente, de forma segura. Não é mais necessário ter armários, fichários ou outros do gênero para guardar as NFs;

▪ Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias. Como as informações da Nota digitada pelo vendedor estarão em um arquivo, esse arquivo poderá ser usado pelo comprador para lançar a Nota no seu sistema (quando receber a mercadoria).

▪ Auxilia nas atividades do contador. O mesmo arquivo enviado pelo vendedor ao comprador poderá também ser usado pelo contador para efetuar os cálculos tributários;

▪Automatização do planejamento de logística pela recepção antecipada da informação da NF-e. Ao emitir a NF-e, antes que a mercadoria chegue ao seu destino, o destinatário terá em mãos as informações da sua compra, podendo assim verificar se o que estará recebendo é realmente o que havia comprado e poderá prepara o local para descarga e armazenamento da mercadoria;

▪Melhoria da qualidade e segurança da informação. Um DANFE não poderá circular caso a NF-e não esteja autorizada, ou seja, as informações são idôneas;

▪ Business to business (B2B). Aprimoramento nos relacionamentos comerciais entre as empresas. Maior confiabilidade e segurança na troca de informações;

▪ Facilidade na obtenção de informações do Fisco. Através do certificado digital é possível consultar dados da pessoa jurídica sem a necessidade de ir até a Receita Federal;

▪ Rapidez no acesso às informações. Os dados de uma NF-e podem ser obtidos em apenas uma consulta frente ao computador, não sendo necessário procurar a via da Nota entre as centenas de formulários guardados em armários;

▪ Redução do envolvimento involuntário em práticas fraudulentas. Situação que hoje pode ocorrer devido ao processo ser suscetível a falhas humana;

▪ Redução do tempo e dinheiro despendido com a presença de auditores-fiscais nas instalações do contribuinte. Empresas de grande porte possuem um gasto considerável com auditores todo o ano;

▪ Redução de custos com a dispensa de armazenamento de documentos fiscais em papel. Hoje empresas necessitam manter locais físicos específicos para guardar as Notas Fiscais;

▪ Redução de custos com impressão de Notas Fiscais. Ainda haverá um gasto, pois é necessário imprimir o DANFE, mas vejam a comparação: uma Nota Fiscal comum, em papel, o contribuinte tem um custo médio de R$0,30 por folha de formulário. Já com a NF-e, uma folha de papel A4, mais a tinta/toner para a impressão terá um custo de aproximadamente R$0,05. Vejam a diferença.

Benefícios para a sociedade

▪ Redução no consumo de papel, colaborando com a preservação do meio-ambiente;

▪ Novas oportunidades de trabalho, principalmente no que diz respeito à Nota Fiscal eletrônica, tecnologia, sistemas, consultoria, capacitação, etc.;

▪ Incentivo ao uso de certificação digital, comércio eletrônico e novas tecnologias;

▪ Facilidade na obtenção de informações do Fisco. Através do certificado digital é possível efetuar consultas em órgãos do governo sem a necessidade de sair de casa;

▪ Com a assinatura digital há a garantia da idoneidade do cidadão. Por exemplo, em serviços como comércio eletrônico e transações bancárias viam internet, o site terá a certeza que quem está usando o serviço não estará tentando alguma operação fraudulenta;

▪Padronização dos arquivos eletrônicos trocados entre vendedor, comprador, contador e fisco.

Benefícios para o fisco

▪ Melhor controle das transações de venda e transporte de mercadorias;

▪ Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal. A autorização da Nota Fiscal será feita de forma automática, on-line e em tempo real;

* Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;

▪ Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;

▪ Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação. Gerando a possibilidade de uma reforma tributária mais eficaz.

▪ Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais.

Hoje fica muito nítido para mim que a NF-e não é apenas uma imposição do governo. Vale muito à pena aderir à sistemática da NF-e, pois são muitos os benefícios envolvidos e que, com certeza, pagam qualquer investimento efetuado. Existem muitas empresas responsáveis pelo desenvolvimento de sistemas de emissão de Nota Fiscal Eletrônica, adotando diferentes tecnologias, entre as categorias temos Software Gratuito, Extrator de Informações, Componente de Software, Componente de Integração, Módulo do Sistema de Gestão, Módulo Integrado ao Sistema de Gestão.

Sobre os sistemas emissores de Nota Fiscal Eletrônica, existem muitas empresas responsáveis pelo desenvolvimento deste sistema, adotando diferentes tecnologias, entre as categorias temos Software Gratuito, Extrator de Informações, Componente de Software, Componente de Integração, Módulo do Sistema de Gestão, Módulo Integrado ao Sistema de Gestão.

O projeto completo do Governo Federal se chama SPED (Serviço Público de Escrituração Digital), e uma das suas finalidades é padronizar as informações disponibilizadas pelos contribuintes às Secretarias de Fazenda de cada Estado, e as informações de cada SEFAZ enviadas à Receita Federal. Esse projeto engloba três outros projetos: Escrituração Digital Contábil, Escrituração Digital Fiscal e a Nota Fiscal Eletrônica.

A contabilidade digital permite uma grande interação entre o Fisco e as empresas, compartilhando toda a escrituração contábil e fiscal produzida por elas, e que o SPED tem o objetivo de tornar o sistema tributário nacional mais eficaz, com a pretensão de eliminar antigas fraudes e diminuir outras que possam surgir com o tempo.

Com a utilização da Nota Fiscal Eletrônica, ocorreu uma revolução na tecnologia da informação está cada vez mais influenciando o controle tributário permitindo que o governo aumente a arrecadação dos impostos, pois dificultou a sonegação, nós contribuintes temos um ganho satisfatório, agilizamos a reforma tributaria brasileira, e podemos contar com mais eficiência e rapidez, sendo importante a preservação do meio ambiente ocorrida com a considerável redução do consumo de papel nas transações comerciais.

Recomendo a leitura desta resenha a todas as pessoas, pois todos somos contribuintes e temos que ter conhecimentos sobre os benefícios proporcionados pela Nota Fiscal Eletrônica, e as mudanças ocorridas na economia brasileira, aos administradores e contabilistas visto a importância do tema em questão na profissão destes.

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