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Instituto Federal de Educação Ciência e

Tecnologia de Minas Gerais - Campus São João Evangelista – MG

Apostila do Microsoft Excel 2000

Adaptada por: Alex Sander Miranda Lobo

Softwares Aplicativos – Prof. Alex Sander M. Lobo

I. Apresentação5
1. O que é Ms Excel?5
I. Conceitos Básicos6
1. Aplicações práticas6
2. Como iniciar MS Excel7
3. O ambiente do Excel7
I. Montagem e criação de planilhas8
1. Edição de Dados8
1.1. Alteração do conteúdo da célula8
1.1.1. Como substituir os dados da célula8
1.1.2. Como alterar (editar) o conteúdo já existente9
1.1.3. Como cancelar ou desfazer uma entrada9
1.1.4. Como limpar o conteúdo da célula9
1.2. Alterando a direção após teclar <Enter>9
2. Movimentação pela planilha10
2.1. Como se mover para um local específico10
2.1.1. Outra opção, talvez a mais rápida é utilizar a Caixa de nome:1
3. Largura da coluna e da linha1
3.1. Através do Menu1
3.2. Utilizando o mouse12
3.2.1. Formas do Ponteiro do Mouse12
4. Usando o AutoAjuste12
5. AutoConclusão13
6. Como salvar uma pasta de trabalho13
6.1. Como salvar em formato diferente14
7. Como fechar a pasta de trabalho e sair do Excel15
7.1. Como fechar a pasta de trabalho15
8. Como sair do Excel15
9. Como abrir uma pasta de trabalho já existente16
9.1. Para abrir uma pasta de trabalho já existente:16
9.1.1. Como abrir em formato diferente16
9.1.2. Como abrir uma nova pasta de trabalho17
9.2. Como ampliar ou reduzir a exibição17
9.3. Cópia e movimentação de células17
9.4. Área de transferência18
10. Como copiar, colar, mover18
10.1.1. Co mo mover (recortar)19
10.1.2. Copiar e mover usando arrastar e soltar20
1. Como criar Fórmulas20
1.1. Co mo digitar fórmulas20
12. Como obter ajuda2
12.1. Como obter ajuda utilizando a Ajuda do Microsoft Excel2
13. Usando listas de preenchimento2
13.1. Como criar novas listas24
14. Classificando os dados de uma planilha25
14.1. Para classificar a lista:25
IV. Gerenciamento de Planilhas27
1. Como selecionar e atribuir nome a uma planilha27
1.1.1. Para selecionar uma planilha27

Índice 1.1.2. Co mo selecionar várias planilhas .....................................................................................................27

1.1.3. Para selecionar planilhas alternadas27
1.1.4. Para desativar a seleção:27
1.1.5. Para selecionar todas as planilhas da pasta de trabalho:27
1.1.6. Atribuição de nomes às planilhas28
V. Inserção e exclusão de planilhas28
1. Como inserir planilhas28
1.1. Inserir planilhas é utilizando o mouse:28
1.2. Alteração do número de planilhas padrão29
2. Como excluir planilhas30
3. Como mover e copiar planilhas31
3.1. Co mo mover planilhas31
3.2. Para inserir colunas e linhas32
3.2.1. Outra maneira de inserir colunas é utilizando o botão direito do mouse:3
3.2.2. Para inserir linhas3
3.2.3. Como excluir colunas ou linhas3
4. Ocultado linhas e colunas3
4.1. Como ocultar colunas ou linhas34
4.1.1. Para ocultar linhas34
4.1.2. Para ocultar colunas34
4.1.3. Como reexibir linhas ou colunas ocultas34
4.2. Ocultar a planilha ou pasta de trabalho inteira35
4.2.1. Ocultando pastas de trabalho35
4.2.2. Reexibindo pastas de trabalho35
4.2.3. Ocultando planilhas35
4.2.4. Reexibindo planilhas35
4.3. Formatação de texto e números35
4.3.1. Como formatar dados36
4.3.2. Utilizando a caixa de diálogo Formatar células36
4.3.3. Formatação de números36
4.3.4. Utilizando a caixa de diálogo Formatar Células37
5. Alinhamento do conteúdo das células37
5.1. Para mudar o alinhamento dos dados inseridos na célula, faça:37
5.2. Alinhar dados utilizando a caixa de diálogo Formtar células37
5.2.1. Alinhamento de texto38
5.2.2. Controle de texto38
5.2.3. Or ientação38
5.2.4. Como limpar a formatação39
6. Inclusão de bordas40
6.1. Para aplicar uma borda rapidamente40
7. Formatação automática40
8. Formatação condicional41
9. Co mentários nas células42
9.1. Como inserir um comentário42
9.2. Como apagar um comentário42
10. Verificação ortográfica42
10.1. Como corrigir texto com a AutoCorreção42
10.2. Como incluir uma entrada na AutoCorreção43
VI. Elaboração de fórmulas43
1. Referência relativa / absoluta43
1.1. Precedência de operadores45
1.2. Como localizar os argumentos da fórmula46
2. AutoCálculo46
2.1. Para selecionar outras operações:46
3. Funções47

Softwares Aplicativos – Prof. Alex Sander M. Lobo 3.1. AutoSom a ................................................................................................................. ............................48

4. Como encontrar as funções do Excel48
4.1. Funções comumente utilizadas49
4.1.1. MÉDIA49
4.1.2. MÍNIMO49
4.1.3. MÁXIMO50
4.1.4. ARRED50
4.1.5. TRUNCAR51
4.1.6. Se52
4.1.7. FÓRMULA DA CONDIÇÃO SE e E52
4.1.8. FÓRMULA DA CONDIÇÃO SE e OU53
4.1.9. FÓRMUL A DO CONT.SE53
4.1.10. Função AGORA54
5. Mensagens de erro54
5.1. Mensagem de erro: #####54
5.2. Mensagem de erro: #DIV!05
5.3. Mensagem de erro: #NOME5
5.4. Mensagem de erro: #VALOR5
5.5. Mensagem de erro: #REF5
5.6. Mensagem de erro: #N/D5
VII. Gráficos56
1. Elaboração de gráficos utilizando o Assistente de Gráfico56
2. Escolha do tipo de gráfico adequado58
2.1. Para alterar o tipo de gráfico59
2.2. Para formatar uma seqüência de dados59
2.2.1. Como adicionar seqüências60
2.2.2. Como excluir seqüências60
2.2.3. Criando um gráfico rapidamente (tecla <F11>)60
VIII. Como personalizar as configurações da página62
1. Como ajustar a página impressa62
1.1. Como mudar as configurações de margem63
2. Inclusão de cabeçalho e rodapé63

Softwares Aplicativos – Prof. Alex Sander M. Lobo 3. Visualização prévia......................................................................................................... ...............................64

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I. Apresentação

Em certa época, a planilha era um pedaço de papel que os contadores e planejadores de empresas utilizavam para colocar uma grande quantidade de números dentro de linhas e colunas. Os números poderiam, então, ser somados, subtraídos e comparados, uns aos outros.

Atualmente, a planilha é um pacote de software de computador que está sendo processado em quase todo computador profissional de pequeno porte. Este programa coloca linhas e colunas dentro de sua memória e os manipula de acordo com fórmulas e funções.

Sendo considerado um poderoso software de planilha eletrônica, o MS Excel é utilizado para armazenar, analisar e tratar listas de dados, efetuando cálculos, criando relatórios e gráficos.

Esta apostila é composta pelos módulos descritos a seguir: Montagem e criação de planilhas

Apresenta como criar, editar, salvar e abrir planilhas, bem como elaborar fórmulas matemáticas simples. O uso do help também é abordado.

Listas e classificação de dados

Aborda com criar listas de preenchimento no Excel e como classificar os dados por determinadas colunas.

Gerenciamento de planilhas

Apresenta como trabalhar com várias planilhas no Excel, além de usar os recursos para inserir e excluir linhas ou colunas, proteger planilhas e intervalos de células.

Formatação da planilha

Aborda como deixar a planilhas mais atraentes utilizando os recursos de formatação como: cores, bordas e alinhamentos, além de ensinar a criar e usar estilos e modelos.

Elaboração de fórmulas Apresenta como utilizar as funções matemáticas do Excel e como inserir fórmulas corretamente.

Gráficos e elementos de apoio Aborda como criar e formatar gráficos, além de tratar como inserir hiperlinks, desenhos e figuras. Impressão dos dados das planilhas

Trata como efetuar corretamente a impressão de uma planilha usando cabeçalho, rodapé e ouras configurações de página.

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I. Conceitos Básicos

De maneira fácil e prática é possível controlar gastos pessoais, elaborando uma planilha de orçamento que contenha despesas e ganhos, cheques pré-datados, vencimentos, ou qualquer outro dado importante. Diante destas informações, pode-se criar gráficos que mostrem claramente os meses ou anos, que apresentaram maiores gastos ou ganhos.

Usando Excel é possível criar uma variedade muito grande de documentos que podem ser utilizados para análise e controle, como: saldos mensais e relatórios; gráficos representando os dados do ano todo; inventário de produtos; etc. Para estas finalidades, o MS Excel trabalha com listas de dados, através de classificação, filtro de dados, cálculos automáticos de subtotais, criação de relatórios e gráficos.

Exemplos A seguir, um exemplo de planilha de orçamento com alguns recursos oferecidos pelo Excel.

Pode-se também criar gráficos de variados tipos a respeito dos dados de uma tabela, como se segue:

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Para ativar o Excel através do botão Iniciar, na barra de tarefas: Após iniciar o Windows, clique no botão Iniciar; no menu Programas escolha Microsoft Excel.

Também é possível inicializar uma nova pasta do Excel a partir do Menu Iniciar, da seguinte forma:

Dê um clique no botão Iniciar e depois em Novo documento do Office; clique na guia Geral na caixa de diálogo Novo documento do Office; clique em Pasta de Trabalho em branco; dê um clique em OK.

Quando Excel é iniciado aparece uma janela de documento denominada Pasta1. As próximas janelas abertas seguirão esta seqüência, ou seja, Pasta2, Pasta3, assim por diante. Este nome será substituído pelo usuário no momento em que for salvar o arquivo.

Cada pasta de trabalho é aberta, por padrão, com 3 planilhas, denominadas Plan1, Plan2 e Plan3. Este nome aparece em uma guia, na parte inferior da pasta de trabalho.

No Excel uma planilha é como uma folha de papel em branco onde se realiza um trabalho.

Um arquivo do Excel reúne uma pilha de planilhas em uma pasta de trabalho. Dentro de cada pasta de trabalho pode-se ter várias planilhas, folhas de gráficos, folhas de macro, caixa de diálogo e módulo do Visual Basic.

Cada planilha contém colunas que são dispostas lado a lado, e linhas que correm de cima a baixo.

E assim são traçadas as linhas de grade da planilha. As colunas são rotuladas com letras e as linhas são numeradas.

Os cabeçalhos de coluna iniciam com a coluna A; os cabeçalhos de linha começam com a linha 1. Cada planilha possui 256 colunas e 65.536 linhas.

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Com o cruzamento de uma linha com uma coluna são formadas células, onde são armazenadas as informações (textos, números, datas e fórmulas). Cada célula possui uma identificação que é chamada de referência da célula.

Esta referência é derivada da sua coluna e linha. Assim, se uma célula é definida pela coluna B e linha 3, sua referência será B3.

O endereço da célula ativa pode ser visualizado na caixa de nome, na Barra de Ferramentas, conforme mostra a próxima figura. Note ainda que os cabeçalhos de linha e coluna da célula ativa estão em negrito e em alto relevo.

I. Montagem e criação de planilhas

O Excel aceita a introdução de dados dos tipos: textos, números, datas, horas e fórmulas.

Para familiarizar o usuário com o manuseio das ferramentas de edição do Excel, será criada como exemplo, uma lista de endereços.

Quando iniciar o Excel, uma pasta de trabalho em branco será aberta, pronta para ser utilizada.

Observe que a primeira célula da planilha é a célula com endereço A1 e já está ativa, toda vez que se abre uma pasta nova. Depois disso, digite os dados conforme a planilha a seguir:

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