Baixe Apostila Comunic. Gerencial e outras Notas de estudo em PDF para Engenharia Mecânica, somente na Docsity! COMUNICAÇÃO GERENCIAL Centro de Formação Profissional “Aloysio Ribeiro de Almeida” Presidente da FIEMG Robson Braga de Andrade Gestor do SENAI Petrônio Machado Zica Diretor Regional do SENAI e Superintendente de Conhecimento e Tecnologia Alexandre Magno Leão dos Santos Gerente de Educação e Tecnologia Edmar Fernando de Alcântara Elaboração Geovani Teodóro de Carvalho Unidade Operacional Centro de Formação Profissional “Aloysio Ribeiro de Almeida” COMUNICAÇÃO GERENCIAL TÉCNICO EM MECÂNICA E ELETRÔNICA 5 1 - COMUNICAÇÃO Os seres humanos dependem uns dos outros. Ninguém consegue viver solitária e isoladamente. Seja nos momentos de lazer, no setor de trabalho, nas reuniões sociais e religiosas, há sempre alguém dependendo de outra pessoa para tornar possível a interação pessoal e, por conseguinte, a convivência humana. No processo de interação pessoal, há a necessidade de as pessoas entenderem umas às outras, a fim de que haja um relacionamento plausível, saudável e satisfatório. E o que torna possível as pessoas se relacionarem, entenderem-se é, sem dúvida, a comunicação. Entendemos comunicação aqui como ação, efeito ou meio de se comunicar. E comunicar é emitir, transmitir e receber mensagens, seja através da linguagem verbal (oral ou escrita), linguagem gestual (mímica), sinal, símbolo ou por meio de algum aparelhamento técnico especializado (sonoro ou visual). Assim, podemos inferir que a comunicação é uma característica do ser humano. É ela que torna possível o entendimento e, por conseguinte, a busca de soluções para todos os problemas, seja de relacionamento profissional, amoroso, ou de outra natureza qualquer. Atividades: 1. Dividir a turma em grupos. 2. Pedir a cada grupo que crie algumas situações comunicativas. 3. Discutir com a turma alguns exemplos de situações comunicativas criados pelos grupos. 4. Pedir alguns grupos que representem algumas situações comunicativas. COMUNICAÇÃO GERENCIAL TÉCNICO EM MECÂNICA E ELETRÔNICA 6 2 - LÍNGUA Há vários códigos através dos quais a comunicação se realiza. E o principal código para a comunicação entre os povos é a Língua, por ser o seu uso comunicativo de caráter universal e generalizado. Para entendermos melhor o conceito de Língua, vamos pensar um pouco nas duas faces que constituem o signo Iingüístico. Quando pronunciamos uma determinada palavra, observamos uma realidade sonora; se a olhamos, temos uma percepção visual. Se associarmos uma palavra ao que ela representa, temos, então, o conceito, ou seja, o que ela significa. Exemplo: ao pronunciarmos a palavra árvore e ao vê-Ia escrita, deparamos com o efeito sonoro e o visual. Ao percebermos o objeto que essa palavra representa, temos o conceito. Assim, a face do signo lingüístico que concebe a imagem, acústica ou visual do ser ou do objeto representado, é o significante. E a face que é a representação psíquica do ser ou do objeto que se quer representar é o significado. Vale observar, ainda, que o signo lingüístico é convencional, arbitrário, não havendo nenhuma relação entre a imagem acústica ou visual (significante) e o conceito (significado). Concebido assim, o signo, na linguagem, podemos dizer que a organização e sistematização desses signos verbais para a realização ou funcionamento do processo de comunicação é o que denominamos Língua. Atividades: 1. Pedir aos alunos que escrevam o nome de alguns objetos da sala. 2. Discutir se há alguma relação entre a forma e o som da palavra com o objeto que ela representa. 3. Discutir com os alunos a arbitrariedade do signo, fazendo ressalvas às onomatopéias1, palavras que têm certa motivação. 1 Onomapéia: Palavra que pretende imitar o som da coisa significada. COMUNICAÇÃO GERENCIAL TÉCNICO EM MECÂNICA E ELETRÔNICA 7 3 - LINGUAGEM E LÍNGUA Ha vários tipos de linguagem, através dos quais podemos expressar nossas idéias. E toda vez que exprimimos nossos sentimentos e pensamentos por meio de palavras só o fazemos porque empregamos um sistema de sinais específicos para esse fim. E é justamente esse sistema de sinais empregado no processo de emissão, transmissão e recepção de idéias que chamamos linguagem. Língua e linguagem, portanto, não são conceitos similares. A Língua é o idioma comum a um determinado povo ou nação. A linguagem é a realização ou funcionamento de algum aspecto desse idioma. Por exemplo, quando se trata de reuniões acadêmicas, empregamos uma linguagem formal; se se trata de reuniões de profissionais, empregamos uma linguagem culta, mas não-formal, que pode ser denominada aqui de coloquial cuidada; se estamos no ambiente familiar, empregamos uma linguagem coloquial despreocupada. Além desses tipos, podemos conceber, ainda, as linguagens especiais, ou seja, aquelas que pertencem a grupos de indivíduos que compartilham um mesmo conhecimento técnico ou interesses comuns; a linguagem vulgar, empregada por pessoas que vivem à margem de todo o conhecimento cultural institucionalizado; e a linguagem literária, aquela que se realiza com uma finalidade artística, estética. O conhecimento desses níveis de linguagem é fundamental para uma boa comu- nicação. O grau de entendimento e de compreensão de mensagem está no emprego da linguagem adequada a cada situação específica de comunicação. Não adianta empregarmos uma linguagem formal para falarmos a um público sem nenhum conhecimento do saber institucionalizado. Da mesma forma, se estivermos falando a uma comunidade científica, empregando um nível de linguagem familiar, estaremos fazendo um papel ridículo. É preciso termos consciência desses problemas e também domínio dos níveis de linguagem para empregá-Ios, adequadamente, de acordo com cada situação comunicativa. COMUNICAÇÃO GERENCIAL TÉCNICO EM MECÂNICA E ELETRÔNICA 10 6 - LEITURA A leitura é uma espécie de ligação entre o homem e o conhecimento estruturado, através da História. E o entendimento da leitura que fazemos depende da capacidade que temos em atribuir sentido àquilo que lemos. Antes de ler um texto, precisamos ter claro o(s) objetivo(s) da leitura. Se a leitura tem uma finalidade recreativa, prazerosa, deve ser feita livremente, segundo os desejos e as condições do leitor, de modo que este se relacione com o texto de maneira específica, num momento bem seu e individualizado. Se a leitura visa à busca de informações, aquisição de conhecimentos já adquiridos, precisa ser orientada, organizada e acompanhada de questões relativas às informações que se deseja obter do texto lido. Tendo a leitura a finalidade de estudar e de explorar um texto em seus principais aspectos, é preciso analisá-lo, questioná-lo, criticá-lo e posicionar-se diante dele. Nesse caso, a técnica do resumo é fundamental ao entendimento. Para os dois últimos casos, leitura como busca de informações e leitura como estudo de texto é muito importante ler fazendo uma síntese esquemática das idéias principais do texto. Assim, numa primeira leitura, o leitor toma contato com o texto, tendo dele uma visão geral. Numa segunda leitura, ele deve destacar os pontos ou as idéias mais importantes. Depois, deve escrever títulos e subtítulos, utilizando algarismos, letras ou sinais. Por fim, para cada titulo e subtítulo, deve escrever frases curtas, palavras e/ou expressões que sintetizam o tópico em questão. Seguidos esses passos, o leitor terá condições de perceber as relações que existem entre as idéias principais e secundárias do texto e terá também condições de observar e de compreender as progressões das idéias nele desenvolvidas. Atividades: 1. Leia o texto "Nova ortografia da língua portuguesa entra em vigor em 2009" a seguir. 2. Releia o texto, destacando as idéias principais. 3. Escreva títulos e subtítulos que sintetizem as idéias principais. 01/07/2008 - 18h08 Nova ortografia da língua portuguesa entra em vigor em 2009 DEH OLIVEIRA colaboração para a Folha Online Passados 18 anos de sua elaboração, o Acordo Ortográfico da Língua Portuguesa promete finalmente sair do papel. Ou melhor: entrar de vez no papel. O Brasil será o primeiro país entre os que integram a CPLP (Comunidade de Países de Língua Portuguesa) a adotar oficialmente a nova grafia, já a partir do ano que vem. As regras ortográficas que constam no acordo serão obrigatórias inicialmente em documentos dos governos. Nas escolas, o prazo será maior, devido ao cronograma de compras de livros didáticos pelo Ministério da Educação. As mudanças mais significativas alteram a acentuação de algumas palavras, extingue o uso do trema e sistematiza a utilização do hífen. No Brasil, as alterações atingem aproximadamente 0,5% das palavras. Nos demais países, que adotam a ortografia de Portugal, o percentual é de 1,6%. Entre os países da CPLP, já ratificaram o acordo Brasil, Portugal, Cabo Verde e São Tomé e Príncipe. Ainda não definiram quando irão ratificar o documento Angola, Moçambique, Guiné-Bissau e Timor-Leste. COMUNICAÇÃO GERENCIAL TÉCNICO EM MECÂNICA E ELETRÔNICA 11 A assinatura desses países, porém, não impede a entrada em vigor das novas regras em todos os países, pois todos concordaram que as mudanças poderiam ser adotadas com a assinatura de pelo menos três integrantes da comunidade. No Brasil, o acordo -- firmado em 1990 - foi aprovado pelo Congresso em 1995. Agora, a implementação definitiva depende apenas de um decreto do presidente Lula, ainda sem data para ocorrer. Mesmo assim, o MEC (Ministério da Educação) já iniciou o processo de adoção da nova ortografia. Entre 2010 e 2012 é o período de transição estipulado pela pasta para a nova ortografia passar a ser obrigatória nos livros didáticos para todas as séries. Novas regras O acordo incorpora tanto características da ortografia utilizada por Portugal quanto à brasileira. O trema, que já foi suprimido na escrita dos portugueses, desaparece de vez também no Brasil. Palavras como "lingüiça" e "tranqüilo" passarão a ser grafadas sem o sinal gráfico sobre a letra "u". A exceção são nomes estrangeiros e seus derivados, como "Müller" e "Hübner". Seguindo o exemplo de Portugal, paroxítonas com ditongos abertos "ei" e "oi" --como "idéia", "heróico" e "assembléia"-- deixam de levar o acento agudo. O mesmo ocorre com o "i" e o "u" precedidos de ditongos abertos, como em "feiúra". Também deixa de existir o acento circunflexo em paroxítonas com duplos "e" ou "o", em formas verbais como "vôo", "dêem" e "vêem". Os portugueses não tiveram mudanças na forma como acentuam as palavras, mas na forma escrevem algumas delas. As chamadas consoantes mudas, que não são pronunciadas na fala, serão abolidas da escrita. É o exemplo de palavras como "objecto" e "adopção", nas quais as letras "c" e "p" não são pronunciadas. Com o acordo, o alfabeto passa a ter 26 letras, com a inclusão de "k", "y" e "w". A utilização dessas letras permanece restrita a palavras de origem estrangeira e seus derivados, como "kafka" e "kafkiano". Dupla grafia A unificação na ortografia não será total. Como privilegiou mais critérios fonéticos (pronúncia) em lugar de etimológicos (origem), para algumas palavras será permitida a dupla grafia. Isso ocorre em algumas palavras proparoxítonas e, predominantemente, em paroxítonas cuja entonação entre brasileiros e portugueses é diferente, com inflexão mais aberta ou fechada. Enquanto no Brasil as palavras são acentuadas com o acento circunflexo, em Portugal utiliza-se o acento agudo. Ambas as grafias serão aceitas, como em "fenômeno" ou "fenómeno", "tênis" e "ténis". A regra valerá ainda para algumas oxítonas. Palavras como "caratê" e "crochê" também poderão ser escritas "caraté" e "croché". Hífen As regras de utilização do hífen também ganharam nova sistematização. O objetivo das mudanças é simplificar a utilização do sinal gráfico, cujas regras estão entre as mais complexas da norma ortográfica. O sinal será abolido em palavras compostas em que o prefixo termina em vogal e o segundo elemento também começa com outra vogal, como em aeroespacial (aero + espacial) e extraescolar (extra + escolar). Já quando o primeiro elemento finalizar com uma vogal igual à do segundo elemento, o hífen deverá ser utilizado, como nas palavras "micro-ondas" e "anti-inflamatório". Essa regra acaba modificando a grafia dessas palavras no Brasil, onde essas palavras eram escritas unidas, pois a regra de utilização do hífen era determinada pelo prefixo. A partir da reforma, nos casos em que a primeira palavra terminar em vogal e a segunda começar por "r" ou "s", essas letras deverão ser duplicadas, como na conjunção "anti" + "semita": "antissemita". A exceção é quando o primeiro elemento terminar em "r" e o segundo elemento começar com a mesma letra. Nesse caso, a palavra deverá ser grafada com hífen, como em "hiper-requintado" e "inter-racial". http://www1.folha.uol.com.br/folha/educacao/ult305u415676.s html - Acessado dia 15/07/2009 - 16:10 h COMUNICAÇÃO GERENCIAL TÉCNICO EM MECÂNICA E ELETRÔNICA 12 7 - ESCRITA É comum ouvirmos dizer que ler muito é condição indispensável para o desen- volvimento da escrita. Sem dúvida, a leitura ajuda demais, contudo ler só não basta. Há muitos leitores dorminhocos por aí, e esses jamais poderão sentir o reflexo do que lêem em sua produção escrita. A leitura é fundamental, mas, além de ler, o indivíduo deve também pensar. O exercício de pensar é que vai possibilitar ao indivíduo atribuir sentido àquilo que lê. E, atribuir sentido à leitura, significa ir muito além do que se apresenta no texto. É preciso, também, compreender o sentido das frases para, assim, chegar ao que é essencial numa leitura, ou seja, a compreensão das idéias ali desenvolvidas. Os atos de pensar, ler e escrever estão intimamente ligados. Sendo assim, quem não souber ler e pensar bem, naturalmente, não conseguirá um bom desempenho na escrita. Atividade: 1. A partir das idéias, títulos e subtítulos destacados no item 7, desenvolva um texto que retrate o conteúdo das novas regras ortográficas. COMUNICAÇÃO GERENCIAL TÉCNICO EM MECÂNICA E ELETRÔNICA 15 9 - TEXTO NARRATIVO, DESCRITIVO E DISSERTATIVO Para produzirmos um bom texto, é importante refletir bem sobre o assunto a ser abordado e fazermos um planejamento antes, relacionando as principais idéias a serem desenvolvidas. Dependendo da finalidade, do objetivo, podemos elaborar um texto narrativo, descritivo ou dissertativo. Se pretendermos enumerar uma seqüência de ações que envolvam um determinado acontecimento, fazemos uma narração. Se quisermos registrar as características de um ser, objeto, aparelho, processo, lugar ou situação, fazemos uma descrição. Por último, se expusermos de maneira desenvolvida nosso pensamento a respeito de um dado tema ou assunto, fazemos uma dissertação. No texto narrativo, há a presença de um narrador relatando um acontecimento; a presença de personagens interagindo; as noções de tempo e de espaço em que o fato ocorre; as razões, os motivos e as conseqüências do fato ocorrido. o narrador de um texto pode estar na primeira ou terceira pessoa. Se ele participa do fato, se relata algo ocorrido com ele, estará na primeira pessoa. Se ele relata algo ocorrido com outrem, estará na terceira pessoa. No primeiro caso, ele é um narrador-personagem; no segundo, narrador-observador. o narrador-personagem pode ser protagonista ou co-participante, pode figurar como personagem principal ou personagem secundário do fato ou história. No primeiro caso, tudo gira em torno do personagem. No segundo, ele relata algo que ocorreu, tendo sua participação, todavia, sem exercer o papel de personagem central do acontecimento. o narrador-observador (terceira pessoa) pode ter um profundo conhecimento do que se passa em relação ao fato ou ser um mero espectador que relata o que ocorre. No primeiro caso, o narrador parece saber de tudo o que se passa, até o pensamento do personagem, conhece suas reações e analisa o comportamento dele. É uma espécie de testemunha invisível do que ocorre objetiva e subjetivamente, em todos os lugares e em todos os momentos. Esse é o narrado r onisciente ou onipresente. Já o mero observador, narrador neutro, está distante de tudo, por isso só percebe os elementos externos, não conseguindo captar nada do que se passa no íntimo dos personagens envolvidos no acontecimento. o texto descritivo, uma espécie de retrato feito por meio de palavras, representa para o leitor algo sensível, transmitindo-lhe a impressão despertada através dos sentidos. A linguagem de um texto, seja ele narrativo, descritivo ou dissertativo, pode ter um grau de objetividade ou subjetividade maior ou menor, dependendo da finalidade a que se presta ou das intenções do emissor (autor). O texto subjetivo caracteriza-se por uma linguagem conotativa, admitindo interpretações que variam, segundo as condições de cada leitor. Nesse tipo de texto, a armação da linguagem interessa mais do que a coisa representada ou discutida. Já o texto objetivo apresenta uma linguagem denotativa, ou seja, aquela que pretende alcançar uma única interpretação junto aos receptores. No caso específico do texto descritivo, a objetividade é de grande valor no meio comercial e industrial. O objetivo do emissor junto ao receptor é que vai determinar a especificidade do texto a ser produzido. Um mesmo objeto, por exemplo, pode ser descrito para despertar interesse de um possível cliente, ou para instruir um usuário, ou, mesmo, para facilitar o trabalho de um técnico de manutenção. Sendo assim, o registro lingüístico empregado tem de ser acessível a cada receptor específico, já que a capacidade de compreensão varia de leitor para leitor. COMUNICAÇÃO GERENCIAL TÉCNICO EM MECÂNICA E ELETRÔNICA 16 O texto dissertativo supõe uma sistematização e ordenação de dados disponíveis que dizem respeito a um assunto. Esses dados são trabalhados pelo autor que, depois de explorá- los, segundo suas intenções, chega a uma exposição desenvolvida do tema em discussão. A produção de um texto dissertativo começa com uma exposição geral sobre o assunto, onde o autor apresenta a idéia principal sem, contudo, desenvolvê-Ia. No segundo momento, o autor apresenta os argumentos que esclarecem, justificam, ratificam, negam ou contradizem a idéia apresentada anteriormente. Após apresentar os argumentos e desenvolvê-Ios de forma a convencer o leitor sobre o que pensa a respeito do assunto, o autor retoma alguns pontos mais importantes da discussão, sintetiza seu pensamento sobre o tema, deixando clara sua posição diante dele. Demonstração prática Vamos , agora, na prática, demonstrar um pouco do que falamos sobre o texto narrativo, descritivo e dissertativo. Vejamos o seguinte texto: Fato da hora Às onze horas da noite, Bacurau foi ao boteco, Pimpim o atendeu. Sem dinheiro, Bacurau queria cachaça, Pimpim não deu. Bacurau, nervoso, Pegou uma faca, Matou Pimpim E Pimpim morreu. (José Doniseti Silva) Esse texto, como o próprio título nos mostra, relata um fato ocorrido em lugar e momento bem determinados. É um texto que enumera uma sequência de ações realiadas pelos personagens que ocorrem de acordo com o passar do temo. A idéia de causa, motivo e de conseqüência da ocorrência do fato são salientes no texto. E tomamos conhecimentos desse fato porque há a presença de alguém que nos faz relato dele. Assim, temos: 1. Fato (ou acontecimento): assassinato ou homicídio. 2. Tempo: às onze horas da noite. 3. Lugar (ou espaço): boteco. 4. Causa (motivo): vício de Bacurau, recusa de Pimpim. 5. Consequência: morte de Pimpim. 6. Narrador: 3ª. Pessoa, observador. 7. Personagens: Bacurau e Pimpim. Atividade: 1. Elabore uma narração de um acontecimento pelo qual tenha presenciado. 2. Elabore uma narração de um acontecimento que tenha participado. 3. Descreva o acontecimento que presenciou. 4. Disserta sobre o evento que participou. COMUNICAÇÃO GERENCIAL TÉCNICO EM MECÂNICA E ELETRÔNICA 17 10 - CORRESPONDÊNCIAS EMPRESARIAIS As correspondências empresariais são instrumentos de comunicação escrita, tais como relatórios, bilhetes, correio eletrônico (e-mail), circulares, cartas, memorandos, ofícios, requerimentos e telegramas, que se evidenciam pela troca de informações em uma linguagem formal e vocabulário específico. É imprescindível o conhecimento dos pronomes de tratamento, a fim de empregá-los corretamente na redação de correspondências empresariais e oficiais. Os pronomes de tratamento, com exceção do pronome você , são utilizados no tratamento cerimonioso e se escrevem com iniciais maiúsculas. Observe alguns exemplos de pronome de tratamento: Pronome Abreviaturas Emprego Vossa Alteza V.ª Príncipes, duques Vossa Eminência V.Emª Cardeais Vossa Excelência V. EXª Altas autoridades em geral (presidente, gorvernador, prefeito, vereador, etc.) Vossa Magnificência V. Magª Reitores de universidade Vossa Reverendíssima V.Revmª Sacerdotes em geral Vossa Santidade V.S. Papa Vossa Senhoria V. Sª Pessoas de cerimônia, usado principalmente em correspondência empresarial/ comercial Vossa Majestade V.M. Reis, imperadores Importante 1) Essas formas de tratamento serão precedidas de vossa, quando nos dirigimos diretamente à pessoa representada pelo pronome, e de sua, quando fizermos referência a elas. Exemplo: Apresentou-se ao Presidente e disse-lhe: • Vossa Excelência parece preocupado com seus problemas. • Sua Santidade, o Papa, deverá visitar o Brasil. 2) A concordância com esses pronomes deve ser feita com o verbo na terceira pessoa, embora designem a Segunda pessoa do discurso. Exemplo: • Vossa Senhoria não atendeu a meu orçamento ( e não, atendestes). • Vossa Excelência tem recebido diariamente os relatórios de auditoria (e não, tendes). 3) É importante observar, também, o uso do pronome possessivo, que deverá estar sempre na terceira pessoa do discurso. Veja os exemplos: • Recebemos sua carta nº XX11 ( e não, vossa). • Enviamos-lhe as mercadorias referentes a seu pedido nº 1567 ( e não, vosso). COMUNICAÇÃO GERENCIAL TÉCNICO EM MECÂNICA E ELETRÔNICA 20 RELATÓRIO Os relatórios são comunicações que contêm informações importantes e objetivas, destinadas à diretoria ou presidência de uma empresa pública ou privada, que os solicitou. Normalmente são utilizadas quando se necessita de dados específicos para a tomada de uma grande decisão. Daí, seu conteúdo exigir apurada elaboração e pesquisa meticulosa. Os relatórios devem-se constituir das seguintes etapas: a)Título, em destaque, no alto da página: “Relatório”” b) Vocativo: cargo ou função da autoridade a quem é dirigido. Poderá constar também o nome da empresa que o solicitou. c) Texto: -Introdução: indicação do fato investigado, do ato ou da autoridade que determinou a investigação e de pessoa ou colaborador disso incumbido. Enuncia, portanto, o propósito do relatório. -Desenvolvimento: (Texto, núcleo ou corpo do relatório): relato minucioso dos fatos apurados, indicando: a data; o local; o processo ou método adotado na apuração; discussão: apuração e julgamento dos fatos. Convém lembrar que as informações contidas no texto devem ter, como fundamento, fontes seguras. Documentos e fotos, por exemplo, são materiais que comprovam a eficácia do relatório e que podem estar anexos a este. -Conclusão; nesse tópico, o relator deverá expor os seus pontos de vista sobre o assunto abordado. d) Parecer: aqui deverá propor providências, recomendar investigações, novos estudos à autoridade que o solicitou. e) Fecho: fórmula de cortesia ( atenciosamente, cordialmente, etc). f) Local, data e assinatura ( sem o traço para assinar) COMUNICAÇÃO GERENCIAL TÉCNICO EM MECÂNICA E ELETRÔNICA 21 MODELO PARA EXEMPLO Empresa Brasil S/A Relatório Ao Senhor Diretor da Empresa Brasil S/A Tendo sido designado para apurar as denúncias de irregularidades ocorridas nessa empresa, submeto à apreciação de Vossa Senhoria o relatório das diligências que nesse sentido efetuei. No dia 26 de abril de 2005, dirigi-me ao Senhor Ernesto Furtado, encarregado do setor de suprimentos, para que me fosse permitido interrogar o colaborador Frederico dos Santos, acusado de Ter em seu poder, no período de 20-04-05 a 24-04-05, feriado nacional, o veículo Fiat XXX, quatro portas, placa AT 2222, cor cinza metálico, pertencente a esse estabelecimento, e que deveria estar recolhido nesta unidade. O acusado relatou-nos que realmente permaneceu com o veículo nesse período, pois estava realizando atividades extraordinárias, nos dias 20- 21- 22 – 23 e 24 de abril , conforme CI 050/05, do Departamento Comercial, e cartão de ponto do mesmo devidamente marcado. Frederico dos Santos deveria Ter devolvido o veículo no final do seu horário de trabalho, porém, os colaboradores do estacionamento já haviam encerrado o expediente, às dezoito horas, impossibilitando-o de executar essa norma. No dia 25-04 , o colaborador poderia tê-lo devolvido, mas encontrava-se enfermo, conforme cópia do atestado médico anexa a esse relatório. Dessa forma, o carro só foi recolhido à unidade, sem nenhum problema técnico, no dia 25-04-05. Do exposto, conclui-se que não houve negligência e abuso por parte desse colaborador, pois não agiu de má-fé. Houve, sim, falha na comunicação entre os setores, fato que o impossibilitou de cumprir com suas obrigações na íntegra. Não me convence a necessidade de instauração de processo administrativo. Deve ser analisada a possibilidade de algum colaborador do estacionamento, desde que previamente avisado, permanecer em serviço até que todos os veículos sejam estacionados. É o que me cumpre levar ao conhecimento de Vossa Senhoria. Atenciosamente, Varginha, 28 de abril de 2005. Joaquim José da Silva Xavier Atividade: 1. Elabore um relatório de uma atividade técnica desenvolvida no trabalho. COMUNICAÇÃO GERENCIAL TÉCNICO EM MECÂNICA E ELETRÔNICA 22 MEMORANDO Memorandos são comunicações internas utilizadas pelas empresas. Elementos essenciais utilizados no memorando: De: nome ou cargo do emissor; Para: nome ou cargo do destinatário; Assunto: título que resume o teor da comunicação; Data Mensagem Fecho Assinatura MODELO PARA EXEMPLO Empresa Brasil S/A Memorando DE: Departamento de vendas/ Sr. Ulisses Guimarães PARA: Departamento Financeiro/ Sr. Marcos Frota Assunto: Desconto sobre duplicata Gentileza conceder desconto no valor R$ 2.000,00 sobre duplicata 4565, vencimento 20- 06-04, de Organizações Colorado Ltda., ref. NF-D 100120, de 20-05-2004, em anexo. Atenciosamente Ulisses Guimarães Atividade: 1. Escreva um memorando informando sua Gerência de um problema causado pelo seu Supervisor direto. COMUNICAÇÃO GERENCIAL TÉCNICO EM MECÂNICA E ELETRÔNICA 25 ATA Conceitualmente, define-se ata como um registro em que se relata o que se passou numa reunião, assembléia, reunião, convenção, etc. É, portanto, um relatório pormenorizado de tudo que se passou numa reunião. Características de uma ata: Não há parágrafos; Não há espaços em branco no corpo do texto; Não deve haver rasuras, caso haja erro, usar o termo “digo” e corrigir na seqüência; Tempo verbal pretérito perfeito ( falou, reuniu, informou, etc) Valores e números por extenso. MODELO PARA EXEMPLO EMPRESA BRASIL S/A ATA DE REUNIÃO DA DIRETORIA As vinte e oito do mês de junho de 2004, às oito horas, na sede social, à Av. Rio Branco, 32 – Varginha – Mg, reuniu-se a Diretoria da Empresa Brasil S/A, presentes todos os seus membros abaixo-assinados, sob a presidência do Sr. José Ribeiro, que convidou a mim, Aline Guimarães, para secretária. Assim reunidos, deliberaram os senhores diretores, por unanimidade, pelo cancelamento do contrato de representações com a EGF Representações Ltda, CNPJ xxxxxxxxx, a vencer no dia 31 de outubro de 2004, por essa empresa não estar atendendo as metas desejáveis. Decidiu-se , também, firmar novo contrato, a partir de primeiro de novembro de 2004, com a COMIN – Comércio Internacional Ltda, CNPJ xxxxxx ,empresa que possui maior atuação no mercado, trabalhando inclusivecom o comércio exterior. Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a reunião, lavrando-se a presente ata que, lida e achada conforme, será assinada por todos os presentes. Varginha, 28 de junho de 2004. Assinaturas ( se houver muitos presentes, faz-se uma listagem de presença com as respectivas assinaturas e anexa à ata.) Atividade: 1. Em grupo (máximo 6 pessoas) elabore uma Ata sobre os assuntos discutidos no auditório no primeiro dia de aula no Senai. COMUNICAÇÃO GERENCIAL TÉCNICO EM MECÂNICA E ELETRÔNICA 26 PROCURAÇÃO O código Civil Brasileiro define a procuração como instrumento do mandato. Portanto, definimos procuração por um documento legal em que uma pessoa (mandatário) recebe poderes de outra (mandante) , para, em seu nome, tratar de negócios ou administrar interesses. A procuração poderá apresentar três formatos, dependendo da exigência de quem a solicita. - procuração simplificada, onde não há necessidade de registrá-la em cartório ou reconhecer firma (assinatura). - Procuração onde a exigência é ter reconhecimento de firma. - Procuração onde deverá ser feita em um cartório, registrada por este e com reconhecimento de firma. MODELO PARA EXEMPLO PROCURAÇÃO (identificação _____________________, _______________, ________ do NOME NACIONALIDADE EST.CIVIL mandante) ____________________, residente à ________________, profissão endereço ___________________, _________ portador do RG________ cidade estado CPF________________, pelo presente instrumento de Procuração constitui e nomeia seu bastante procurador (identificação _______________________________________________ (nome) do ________________, _________________, ____________ mandatário) nacionalidade estado civil profissão residente à _____________________, _________, _______ endereço cidade estado portador do RG_____________________,. CPF_________ (Texto para representá-lo junto ao cartório de 2º ofício, com a específico) finalidade específica de formalizar a venda do imóvel sito à Rua Gumercindo, 21, apartamento 232, bairro XXX, Varginha MG, podendo, para tanto, assinar contrato e outras Documentações , realizando todos os atos necessários A esse fim, dando tudo por firme e valioso, a bem deste Mandato. __________________, _________, __________ 2004. Cidade dia mês (fecho fixo de procurações) a) assinatura com firma reconhecida, se necessário. Atividade: 1. Emita uma procuração para uma pessoa efetivar sua inscrição em um curso superior da cidade. COMUNICAÇÃO GERENCIAL TÉCNICO EM MECÂNICA E ELETRÔNICA 27 CURRÍCULO ( CURRICULUM VITAE) Currículo constitui-se de um breve relato de dados, características, formação e habilidades pessoais desenvolvidas por determinado profissional, e busca apresentá-lo na perspectiva de (re)alocação funcional. Seu principal objetivo é gerar entrevistas e, a partir delas, emprego. Para tanto é necessário que tenha uma boa elaboração e apresentação, buscando despertar o interesse e a atenção do entrevistador. Na elaboração do currículo devemos preocupar-se com seu aspecto visual, que deve vislumbrar uma leitura agradável, a qual estimule o leitor a interessar-se em conhecer a pessoa por ele representada, bem como suas habilidades. Devemos atentar para os seguintes itens: Linguagem Extensão Conteúdo Clara Objetiva Sucinta Correta No máximo três páginas – uma ou duas páginas são suficientes Qualificações para o cargo pretendido; Objetivo Formação Contribuição para o desenvolvimento das empresas nas quais trabalhou. Itens a serem distribuídos no currículo Dados iniciais – identificação pessoal Objetivo Formação acadêmica/ escolaridade Cursos de aperfeiçoamento profissional Experiência profissional Empresas Congressos/ seminários/ palestras/ workshops/ oficinas/ visitas técnicas Idiomas Premiações Obras publicadas Atividades docentes Cursos ministrados Viagens técnicas nacionais ou internacionais Estágios Trabalhos voluntários Classificação – você vai escolher aquele que mais adequar a linguagem da empresa para a qual o currículo será encaminhado. Discursivo Por empresa Por área - Relata as experiências como um todo, evidenciando as mais importantes e colocando-as em primeiro lugar. Evita repetição e cansaço do leitor. Indicado quando a atuação foi semelhante em empresas diferentes. - Indicado quando a atuação foi diversificada em cada empresa onde o profissional trabalhou - Utilizado quando a bagagem de conhecimentos e experiências for suficiente para ocupar um cargo específico. - Indicado para profissionais que atuaram em diferentes áreas dentro de uma empresa. COMUNICAÇÃO GERENCIAL TÉCNICO EM MECÂNICA E ELETRÔNICA 30 Para reflexão e ação... COMPETÊNCIA E EMPREGABILIDADE Objetivo: Identificar e desenvolver competências para a empregabilidade Nunca o assunto “competências” foi tão discutido. Não é para menos. Em tempos de consciência da relevância humana, chegou-se à conclusão óbvia de que não é apenas o “toque humano” que faz a diferença, mas a “qualidade do toque humano” que faz a diferença. Bem, o fato é que a obviedade começa e termina no consenso de que a qualidade humana é o ponto inicial. A partir daqui, entramos primeiro no terreno pantanoso da confusão semântica (significado) sobre o que é competência. A confusão continua na seqüência: quais são estas competências? Mais: quais são as competências necessárias para se executar determinado tipo de trabalho com resultado satisfatório? Mais: as competências estão acessíveis a todas as pessoas, é possível “conquistar” determinada competência? A questão das competências sempre esteve presente. Quando você escolheu sua profissão, buscou intuitivamente verificar se a profissão, escolhida era compatível com as suas competências. Mais tarde, chegou o momento de selecionar um candidato para determinada tarefa. Ficou bem claro para você qual era esta tarefa? A etapa seguinte foi verificar que tipo de competências o futuro executor precisaria Ter? O que mudou? Antigamente valorizava-se a experiência funcional/ cronológica. O profissional era apresentado assim: “este é o Marcelo, gerente da empresa X há mais de 10 anos” . Esta era a moeda vigente. Hoje a moeda de avaliação dos profissionais é outra, foi substituída pelo seu conjunto de competências. Quando se fala de um profissional, o que se ressalta são suas qualidades/ competências, explica o Professor Luiz Carlos Cabrera da fundação Getúlio Vargas. Por que esta mudança? O cenário atual é outro. O mundo deste início de milênio tem sido pródigo em mudanças. Novas tendências são demarcadas continuamente por fatos, acontecimentos e eventos, que se sucedem e não cessam de surpreender pela velocidade e pelos impactos que determinam. Analisemos o cenário abaixo: FATO CONSEQUENCIA Aumento da concorrência Necessidade de melhorar a competitividade Conscientização do consumidor Exigência de qualidade em produtos e serviços Qualidade em produtos e serviços Necessidade de melhorar a qualificação tecnológica e profissional Complexidade das empresas Necessidade de descentralização e parcerias internas e externas Descentralização Exigência de novos conceitos e comportamentos dos colaboradores em geral Desenvolvimento tecnológico Risco de obsolescência e necessidade de atualização Crises econômicas Necessidade de aumentar a produtividade, reduzir custos e criar novos mecanismos de criação de receitas Avanço da democracia Pessoas exigindo maior participação e autonomia Aumento do nível educacional ( consciência de classes) Colaboradores mais cônscios de suas necessidades, querendo maior auto-realização no trabalho Novos modelos de gestão e programas de modernização Necessidade de administração participativa Administração participativa Mudança da cultura organizacional Diversidade de produtos Necessidade da melhoria da percepção e aumento da criatividade COMUNICAÇÃO GERENCIAL TÉCNICO EM MECÂNICA E ELETRÔNICA 31 O novo cenário macroeconômico mostra que, a cada dia, os consumidores vão ficando mais exigentes. As empresas precisam tornar-se mais competitivas, principalmente pela globalização do mercado, onde se encontram produtos de melhor qualidade, a preço mais acessível, Não basta ser a melhor empresa, em nível local ou nacional, As empresas estão competindo também no nível internacional e precisam buscar ser as melhores no âmbito mundial. Portanto, a partir desta análise, percebemos o quanto é necessário um novo profissional, se formar – desenvolvendo competências que atenderão esta nova empresa. AFINAL, O QUE SÃO AS COMPETÊNCIAS? Comecemos pelas definições: “Competência é uma qualidade que o indivíduo tem e que é percebido pelos outros. Não adianta você Ter determinadas competências , é preciso que as outras pessoas reconheçam que estas competências existam em você.. E elas são dinâmicas: mudam, evoluem, são perdidas, são ganhas. E não podem ser confundida com traço de personalidade. Para alguns especialistas, competência é a integração de habilidades, conhecimento e comportamento, manifestada pelo desempenho das pessoas. “Vai além das características comportamentais” dizem tais especialistas. Um exemplo é a competência “capacidade de estabelecer alianças e parcerias’, exigida para a função de vendedor . Para se conseguir isso, é necessário Ter habilidade de construir relacionamentos , de negociar, de liderar, etc. É uma competência composta de muitos ingredientes. Já o consultor e terapeuta organizacional Gustavo Boog, autor de Faça a Diferença (Editora Gente), acredita em uma abordagem holística. “A competência é o produto da multiplicação de três fatores: saber fazer( conjunto de informações, conhecimento e experiências); querer fazer ( motivação, vontade, comprometimento); poder fazer ( ferramentas, local de trabalho adequado, equipamento). As competências aparecem na media em que estes três fatores são atendidos. Reforço a questão da multiplicação, porque, se um destes fatores for nulo, a competência final também será nula”, destaca. Outro ponto destacado pelo terapeuta organizacional é o fato deste conceito se aplicar tanto a pessoas quanto a empresas. “A somatória das competências dos profissionais compõe as competências da empresa”, completa. AS MÚLTIPLAS FACES DAS COMPETÊNCIAS Cabrera divide as competências em dois tipos: as eternas e as modernas. As eternas estão na categoria da iniciativa, da determinação, do foco. São as características que as pessoas trazem de suas histórias de vida. “São as que você desenvolve a partir do seu conjunto de potenciais ( que podem ser chamados de inteligências) na ação, através da interação com o meio e com as pessoas.” As competências modernas são as mais valorizadas hoje no mercado. Estas, Cabrera divide em três grupos: 1) Lidar com pessoas – a capacidade de se colocar no lugar delas ( empatia), saber ouvir, administrar conflitos, etc. 2) Lidar com informações – habilidade de ouvir , sintetizar e exprimir ( capacidade de ensinar). Aqui cabe um esclarecimento: o profissional precisa Ter a informação, comunicar e COMUNICAÇÃO GERENCIAL TÉCNICO EM MECÂNICA E ELETRÔNICA 32 depois transformar em conhecimento. Muitos hoje são ótimos para transmitir informação, mas não conseguem transformar em conhecimento para o seu interlocutor. Ele informa, mas não transfere conhecimento. A capacidade de lidar com a informação é bastante complexa e, na sociedade do conhecimento, ela é vital”, conclui Cabrera. 3) Lidar com tecnologia – É a capacidade de se adaptar à revolução tecnológica. Quando se fala em tecnologia, há pessoas que o dominam, outras que convivem com ela e outras que a usam. Há várias graduações e você precisa detectar qual o nível que você precisa SINTONIZE-SE COM O SEU TEMPO Muitos especialistas (psicólogos organizacionais, consultores, professores, etc) concordam com Cabrera sobre o caráter dinâmico das competências – determinadas competências podem ser importantes hoje, mas no futuro podem não ser – e detalha este dinamismo: “algumas competências são estáveis/ eternas, outras são de transição (podem ser úteis em determinadas fases). As emergentes/ modernas são as que estão valendo hoje. O que está por trás de todo este dinamismo? A capacidade de aprender. O aprendizado é o fator que permeia todos os tipos de competência. E já que tocamos no assunto de aprendizagem, alguns consultores batem na tecla da cultura geral (cultura holística), atualizada e de qualidade, como a grande competência da aldeia global em que o mundo se transformou. “O profissional hoje, na globalização, precisa ter uma boa bagagem de cultura geral, entender de literatura, história, teatro, cinema, etiqueta, poesia, arte. Muitas vezes, ele precisa comparecer a feiras, jantares, encontros, representando a empresa, e para isso precisa estar preparado para falar não só de negócios. Este tipo de conhecimento mostra preparo, é bem-visto, abre possibilidades amplas de relacionamento e agrega valor para a empresa. É a competência humanística, afirma o consultor Antonio Carlos Cruz. DETECTAR COMPETÊNCIAS: NÃO CAIA NA ARMADILHA DA SIMPLIFICAÇÃO Como as pessoas adoram fórmulas e coisas prontas, há várias delas sobre como adquirir competências ou como detectá-las. Alguns dizem que, se você nasceu em uma família numerosa, as chances de desenvolver a habilidade para lidar com pessoas , óbvio, é muito maior. Porém não significa que um filho único não possa Ter também esta habilidade,. Outro exemplo é o caçula. Alguns afirmam que o mais jovem está fadado ao fracasso como gestor, porque não teve ninguém para treinar a habilidade de liderança. Cabrera explica que a dificuldade em identificar competências é porque ela só é percebida com a ação. Por isso, para detectá-las, utilizam-se os testes, inclusive desenvolvendo-os. A aquisição das competências também pode ser obtida através da simulação de situações. A competência de se trabalhar em equipe, por exemplo, pode ser adquirida com a prática de esportes coletivos, workshops vivenciais, treinamentos práticos, etc. “Quando entrevisto um candidato, avalio muito sua história de vida, que é o que dá a primeira avaliação de competências, depois a escola, a vida profissional. Porque as pessoas vão melhorando, adaptando suas competências de acordo com a oportunidade”, afirma Cabrera. E, atualmente, neste cenário macroeconômico em que vivemos, as competências deverão ser trabalhadas também em função da EMPREGABILIDADE. COMUNICAÇÃO GERENCIAL TÉCNICO EM MECÂNICA E ELETRÔNICA 35 11 - TEXTOS PARA REFLEXÃO E ANÁLISE NÃO ADIANTA ATRASAR “Quem deixa tudo para a última hora sofre as conseqüências na saúde e na carreira.” Tatiana Schibuola Sete da noite. Prazo de entrega deste texto: na manhã seguinte, até meio-dia, no máximo. Sim, caros leitores, esta jornalista que vos escreve é, certamente, uma procrastinadora. Assumir essa condição em público e, principalmente, diante da editora que me confiou este trabalho é arriscado. Posso Ter minha carreira prejudicada por julgamentos precipitados ou perder o voto de confiança. Talvez seja exatamente por isso que os outros supostos procrastinadores que tentei entrevistar, e que seriam personagens da minha matéria, preferiram manter sua história e seu rosto em sigilo. “imagine só se o meu chefe me vê na revista!”, me disse um temeroso gerente de Marketing. Para quem não está familiarizado com essa palavra difícil e antipática, está no Aurélio que procrastinar é: 1. Transferir para outro dia; adiar, delongar, demorar, espaçar, protrair. 2. Usar de delongas, de adiamentos. Até aí, tudo bem. Afinal, quem nunca deixou alguma coisa para a última hora? Ou, como dizem por aí, quem nunca empurrou com a barriga? O problema está justamente com aqueles que sempre agem assim. “Não se trata de transtorno psíquico, mas pode-se dizer que é um traço de personalidade”, explica José Cássio do Nascimento Pitta, professor assistente do departamento de psiquiatria da Universidade Federal de São Paulo (Unifesp) . Para a carreira, porém, tal traço pode ter conseqüências graves. E inadiáveis. O procrastinador não é, necessariamente, um profissional ruim . “Em geral , é um tipo muito flexível que lida bem com situações menos estruturadas”, diz Marisa da Silva, psicóloga e consultora de carreira do Career Center, em São Paulo. No entanto, os procrastinadores tendem a se atrapalhar em ambientes cheios de regras e burocracia. Segundo Marisa, insegurança e medo de encarar a realidade levam aos mecanismos de procrastinar. Imagine as cenas: uma tarefa é conferida a um procrastinador. Entusiasmado, ele não só assume todas as responsabilidades do projeto como se compromete a cumprir os prazos determinados. No meio do caminho, porém, a coisa começa a se complicar. O trabalho exige uma dose extra de concentração, captação de informações em diversos departamentos da empresa e uma conversa com aquele diretor que tem fama de durão. O procrastinador, então, começa a deixar o trabalho de lado e passa se ocupar com tarefas menos importantes. Chega até a chamar os colegas para um cafezinho. No fundo, ele é dotado de certa onipotência, um sentimento de que, no final, tudo vai dar certo. Um dia antes da data final, uma enorme pressão interna o leva a se concentrar ferrenhamente no trabalho a ponto de passar a noite em claro. Finalmente, ele consegue terminar a tarefa. Com uma culpa danada, porque sabe que, se tivesse feito tudo com mais calma, o resultado teria sido muito, muito melhor. Quando consegue cumprir os prazos, um profissional assim dificilmente tem sua carreira afetada. Aos olhos do chefe ( principalmente se ele for do tipo pragmático, que vive em busca de resultados), é um funcionário perfeitamente capaz. No entanto, o custo pessoal de tal comportamento pode ser muito alto. Além do sentimento de culpa, é preciso conviver com elevada dose de ansiedade e tensão. Baixa auto-estima também costuma freqüentar a mente desses indivíduos, já que eles imaginam que os outros a seu redor fariam o seu trabalho de maneira muito mais organizada. Aí, fica cada vez mais difícil levar novas tarefas adiante. E essa montanha russa de emoções acaba afetando a saúde. Dores de cabeça, dores de estômago e outros sintomas de estresse são comuns em procrastinadores de longa data. Tem de ser confiável A história caminha para um final ruim quando o procrastinador começa a desrespeitar os prazos. O chefe e os colegas deixam de acreditar nele. “Já acompanhei casos de altos executivos que perderam seus cargos porque adiaram decisões importantes para as organizações em que trabalhavam”, afirma Tatiana Wernikoff, sócia-diretora do Instituto de Psicologia Organizacional (IPO), ela mesma, uma procrastinadora confessa. Ex? Isso mesmo. COMUNICAÇÃO GERENCIAL TÉCNICO EM MECÂNICA E ELETRÔNICA 36 “Adiava achando que daria conta do recado na última hora. E dava mesmo, mas à custa de muita pressão interna, de levar trabalho para casa, de acordar no meio da noite” , conta. Com muito esforço pessoal, uma agenda organizada e post-its espalhados por todo lado, ela conseguiu mudar. Mas precisa ficar sempre atenta para não cair em tentação (veja quadro abaixo). Em alguns casos, a falta de motivação e a vontade de deixar tudo para depois podem estar ligadas a desinteresse pelo trabalho. “Se tudo é tão difícil, será que a pessoa não está no emprego errado?”, diz a psicóloga Marisa. Ou, ainda, em casos mais graves , a procrastinação pode ser um sintoma de depressão. O executivo passa a encarar o trabalho que sempre fez como uma missão impossível. “Mas, quando se fala desse transtorno psíquico, ele geralmente vem acompanhado de outros sintomas, como diminuição de energia para qualquer tarefa do dia-a-dia, distúrbios do sono, irritabilidade, intolerância e taquicardia”, explica Wagner Gattaz, professor titular de psiquiatria da Universidade de São Paulo. Para essas pessoas, tratamento médico e acompanhamento psicológico são indispensáveis. Para mim, felizmente, o assunto está resolvido. Onze da noite. Prazo cumprido. Noite de sono garantida. CHEGA DE DEIXAR PARA AMANHÃ Reconhecer-se como adiador de tarefas já é um passo para reverter a situação. O passo seguinte é investir em ações para evitar o problema: ∗ Não assuma mais trabalho do que você pode fazer. Avise seu superior quando precisar de ajuda. ∗ Em vez de pensar e se “pré-ocupar”, ocupe-se de verdade e comece a trabalhar. ∗ Organize-se e defina prioridades. Anote seus compromissos e tire da frente possíveis fontes de distração, como jogos diversos. ∗ Divida o trabalho em etapas e estipule prazos para cada uma delas. Assim, você não se perde. ∗ Se você toma as decisões no escritório, forme uma equipe de ação para compartilhar dúvidas e inseguranças. ∗ Quando sentir que está cansado, faça uma pausa. Mas estipule um horário para voltar ao trabalho. COMUNICAÇÃO GERENCIAL TÉCNICO EM MECÂNICA E ELETRÔNICA 37 CUIDE BEM DE SEUS CLIENTES Paulo Araújo “Isso vale não só para os profissionais da área de vendas, mas para todos os que se preocupam com o sucesso na carreira e na vida.” Você não percebe, mas está cercado de clientes por todos os lados. Mesmo que seu trabalho não tenha nada a ver com a área de vendas, você tem pelo menos quatro tipos de cliente que necessitam de sua atenção. Cuidar bem deles ajuda a melhorar sua carreira e até mesmo sua vida. Duvida? Então, descubra aqui de quem você não pode se esquecer: cliente externo - É aquele que compra os produtos ou serviços de sua empresa. Ou, para ir mais diretamente ao assunto: é quem paga seu salário. Se você parar para pensar, a roupa que está usando, seu carro, sua casa, tudo o que tem, quem lhe deu? Os clientes. Se não fossem eles, não haveria empregos e muito menos salários, como também não haveria motivo para haver “empresas”. Mesmo que você não trabalhe diretamente com vendas, contribui para deixar mais satisfeitos os clientes da empresa. Isso acontece sempre que você faz um trabalho bem-feito. cliente interno – O foco aqui é descobrir a quem seu trabalho se destina. Seu chefe é um de seus principais clientes internos. Seus subordinados também. Afinal, um bom trabalho do chefe melhora o trabalho de toda a equipe. Além disso, seus colegas de departamento, ou até mesmo um setor inteiro, também podem ser seus clientes internos. Analise o que você pode fazer para deixá-los sempre satisfeitos. cliente vida - As pessoas que você ama também merecem ser tratadas como clientes. Pai, mãe, filho, marido, esposa, namorado, namorada, amigos, etc. Aqueles mimos que sua empresa oferece aos clientes podem servir de inspiração para fazer você alcançar momentos de excelência em seus relacionamentos pessoais. Acaba de ser criada a expressão “marketing familiar”, mas sempre com muita ética e seriedade. cliente 2x+ - Sabe quem é esse cliente? Você mesmo! Trate-se como a um cliente especial, duas vezes mais importante, vip (very important people) . Pratique esportes, cuide de sua qualidade de vida, tenha um hobby. A maioria das pessoas esquece de si mesma. Todo mundo sabe que o corpo humano é como uma máquina, que precisa de boa alimentação, descanso e lazer, mas poucos tomam providências nesse sentido. Não se esqueça de que, se seu corpo pifar, todos os seus outros clientes vão ficar na mão. Você, inclusive. (Você S/A – fevereiro 2004) COMUNICAÇÃO GERENCIAL TÉCNICO EM MECÂNICA E ELETRÔNICA 40 Além disso, a estabilidade da economia nos últimos anos contribuiu para que os investidores encontrassem um terreno menos incerto no país. “De 1986 a 1994, tiveram sete planos econômicos e treze zeros cortados da moeda. Com tudo isso, era preciso ser um pouco maluco para conseguir empreendedor no país”, a firma Rondon Pacheco Pinto, diretor de finanças da incubadora Ideiasnet.com. Sem falar que a economia mais estabilizada faz crescer a demanda de serviços e produtos, o que torna o mercado ainda mais atraente. A essa altura, você deve estar se questionando: Será que esta mudança não está restrita apenas a Internet ou a nova Economia? Pode-se até afirmar que por enquanto boa parte dos investimentos é canalizado para esta área, mesmo assim, o mercado está bem mais cauteloso. Com as quedas da Nasdaq, a bolsa eletrônica americana formada majoritariamente por empresas de tecnologia, acabou o oba-oba. Os investidores estão cada vez mais rigorosos na hora de abrir a carteira. Mas o importante é que agora existe investidores atentos às boas oportunidades, seja elas na área de biotecnologia, tecnologia da informação, serviços ou agricultura. Além disso, há uma mudança de mentalidade. O empreendedor está ganhando não só mais respeito do mercado mas também admiração. Afinal, ele tem um trunfo: sua própria atitude. É a pessoa que dá a cara para bater, que sabe o que quer e corre atrás dos sonhos. E ainda tem chance de virar um milionário em pouco tempo, conquistar que seus pais jamais sonharam em Ter durante uma vida inteira. O engenheiro elétrico Hélio Pedreira, 46 anos, que hoje é presidente da JDTC, uma holding de empresas de tecnologia, e faz parte do conselho do fundo americano Kansas Investments, foi um desses aventureiros que passaram pelos altos e baixos do mercado brasileiro e conseguiram sobreviver. Até 1988, Pedreira era funcionário de uma empresa na área de informática que fornecia produtos para indústria de computadores no país, no período em que o Brasil ainda funcionava sobre o sistema de reserva de mercado. Ao se desligar da companhia, resolveu trocar seu próprio negócio também na área de informática. Tinha US$6,000.00 no bolso e um micro computador quando criou a União Digital, sua primeira empresa. Hoje essa empresa não existe mais. De lá para cá, ele desenvolveu pelo menos mais três outros negócios, derivados desse primeiro. Pedreira conclui: “Há uma mudança significativa no cenário. Antes, tinha uma dificuldade tremenda de obter capital, mas isso mudou”, afirma. “Por outro lado, o novo cenário está exigindo cada vez mais do empreendedor”,. Há necessidade da profissionalização, por exemplo. As oportunidades existem, há novas fontes de recursos. Mas, para Ter acesso à elas e se dar bem, o empreendedor vai Ter de estar melhor preparado. Estudar muito, informar-se, criar sua rede de relacionamento, saber administrar equipe e vender seu peixe para os investidores. Não é à toa que começam a surgir no país vários cursos voltados especialmente para empreendedores. Se é possível formar um empreendedor, é outra questão. Existe diversas teorias sobre o assunto. Muhammad Yunus, presidente do Grameen Bank de Bangladesh, Instituição que oferece micro-crédito para pessoas de baixíssima renda no país, acredita que toda pessoa nasce com o espírito empeendedor. Mas elas só poderá exercê-lo se tiver condições básicas, como investimento para começar. O banco, criado pelo economista, já permitiu que 12 milhões de cidadãos, ou 10% da população de Bangladesh, se livrassem da pobreza. Há, no entanto, quem acredite que é impossível formar um empreendedor. Ou ele nasce com alguns traços de personalidade ( inquietação e atração por desafios), ou terá poucas chances de seguir esse caminho. Os dez pecados capitais O site Bizmove.com reuniu os erros fatais capazes de afundar qualquer negócio. COMUNICAÇÃO GERENCIAL TÉCNICO EM MECÂNICA E ELETRÔNICA 41 Confira abaixo cada um deles e proteja-se: 1 Ficar preso demais em uma determinada idéia por muito tempo. 2 Reprimir seu espírito inquieto, criativo, dinâmico. 3 Ser excessivamente otimista em relação ao seu projeto. É preciso pensar os prós e os contras. 4 Ignorar o fluxo de caixa do negócio. 5 Não saber escolher seu time. 6 Vislumbrar as diversas possibilidades de negócios sem considerar a realidade do mercado. 7 Preocupar-se somente em vender idéias, produtos ou objetos quando, muitas vezes, a saída está em ouvir seus clientes, entendê-los melhor. 8 Trabalhar com uma infra-estrutura capenga. A maioria dos empreendedores se dá bem quando conta com uma bela equipe de suporte. 9 Delegar demais. Como diz o velho ditado: “O olho do dono engorda o gado”. 10 Desistir na primeira tentativa. Muitos empreendedores falam antes de chegar lá. O erro deve ser considerar parte do processo e não um motivo para o empreendedor tirar o time de campo. As duas faces do empreendedor Algumas das principais diferenças entre o empreendedor que é dono do próprio negócio e o que é empregado (intra-empreendedor) Dono do próprio negócio colaborador ou empregado Inovação Tem mais liberdade e espaço para desenvolver seu projeto. É mais restrita ao organograma da empresa. Exposição ao risco É maior. Afinal, é você quem está dando a cara para bater. É mais limitada, em função da própria estrutura da empresa. Remuneração É irregular. Está vinculada diretamente ao retorno do projeto. É garantia. Além disso, a empresa oferece benefícios extras, como plano de saúde e seguro de vida. Ambiente de trabalho Tende a ser mais informal, já que a estrutura geralmente é menor. Em geral, há maior formalidade, em conseqüência da hierarquia. Infra-estrutura Tem que estar disposto a fazer um pouco de tudo. Contra com todo o suporte que a empresa possui Você se considera um empreendedor? Vamos nos auto-avaliar? 1. Você tem confiança no seu taco? Porque, se você mesmo tem dúvidas sobre a sua capacidade de implementar projetos, então dificilmente alguém terá confiança plena em relação ao seu desempenho. 2. Está a fim de fazer sacrifícios? Afinal, se você realmente quer ter êxito, terá de ir além. Precisará quebrar regras, correr riscos. Do contrário não será inovador. Será mais um na multidão. 3. Sabe lidar com imprevistos? Se você é do tipo que entra em pânico quando surge algum imprevisto no meio do caminho, tenha muito cuidado. Abrir um negócio próprio pode fazer mal até a sua saúde. 4. Você toma decisões com facilidade e rapidez? Certamente, terá uma série de questões que exigirão habilidade e velocidade para ser resolvidas. Portanto, se você é do tipo que procrastina, cuidado. 5. Sabe farejar oportunidades? Uma característica típica do empreendedor é que ele vê oportunidades em tudo e é extremamente questionador. 6. Você tem gás? Esse ingrediente é fundamental. Ningúem sabe ao certo quando uma boa oportunidade surgirá. Dessa forma, é preciso estar sempre pronto. 7. Está disposto a liderar pelo exemplo? Como líder, você terá que conquistar a confiança de sua equipe e dar o suporte que ela precisa. “A pior coisa que pode acontecer à uma empresa é quando os colaboradores perdem a confiança no líder, mas continuam a ir trabalhar”. COMUNICAÇÃO GERENCIAL TÉCNICO EM MECÂNICA E ELETRÔNICA 42 (Você S/A – Janeiro 2001) TEXTOS DE LUIZ ALMEIDA MARINS DO PLANO DO CHORO, AO PLANO DA AÇÃO (Reclamar é apenas a solução mais fácil. Por isso antes de reclamar, avalie se você está fazendo o possível para mudar a realidade que o cerca.) Tenho ficado impressionado ao ver como as pessoas “choram”, reclamam, lamentam, passam tempo se lamuriando das coisas, das pessoas, de tudo, enfim. Basta encontrar um interlocutor para começar a reclamar, a “chorar”, a dizer – “não dá mais...”; “Do jeito que as coisas vão eu vou acabar morrendo...”, etc., etc. Reclamar, “chorar” parece estar virando uma verdadeira praga nos ambientes de trabalho, nas rodas de amigos, nos encontros informais que temos com as pessoas. O salário pequeno; as dores nas costas; a cadeira dura; a dor no estômago; o chefe que não ouve; o cliente que não comprou; o produto que se estragou; a coisa que deu errado; o calor que é de matar; o relatório que é chato de fazer; o café que está frio; a chuva que não vem; está chovendo muito; meu filho que não obedece; minha mulher que fala demais e só briga comigo; meu marido que não me escuta e fica mudo em casa; meu filho que vai mal na escola; é uma ladainha que ninguém mais suporta ouvir. Na verdade, me parece que as pessoas ficaram literalmente “viciadas” em reclamar. É preciso dar um basta nesse vício doloroso e fora de moda e passar do Plano do Choro ao Plano da Ação! Num círculo vicioso da autocomiseração, de dó de si próprias, as pessoas deixam de enxergar as oportunidades, as coisas positivas, e ficam literalmente paralisadas, reativas, enquanto o mundo passa numa velocidade espantosa. Um chefe “chorão” não pode entusiasmar seus subordinados à ação, à decisão rápida, ao desenvolvimento, ao bom atendimento aos clientes. Um subordinado “chorão” não consegue entusiasmar seus chefes para que o promovam, para que o valorizem. O mundo de hoje é dos pró-ativos. É de quem faz. De quem não espera. De quem consegue enxergar oportunidades onde as outras pessoas só vêem crise. O mundo de hoje é de quem transforma a realidade e faz as coisas acontecerem. O mundo de hoje é de quem passa do Plano do Choro ao Plano da Ação. Gostaria de sugerir que você fizesse uma auto-análise e pensasse se também não está nesse círculo vicioso de só reclamar e agir pouco para modificar as coisas sobre as quais você reclama. Pergunte-se: - “O que tenho feito para mudar as coisas com as quais não concordo e das quais vivo reclamando?” COMUNICAÇÃO GERENCIAL TÉCNICO EM MECÂNICA E ELETRÔNICA 45 FAÇA AGORA, NÃO DEIXE PARA DEPOIS Quantas vezes já ocorreu de você deixar alguma coisa para depois e a oportunidade passar? Quantas idéias você teve, não implementou e quando desejou implementá-la já não tinham mais a validade de quando as concebeu? Quantos negócios e oportunidades você perdeu por esperar demais? Segundo o Dicionário Aurélio, Procrastinas quer dizer “transferir para outro dia; adiar, delongar, demorar”. Há pessoas que têm o mau hábito de procrastinar as coisas. Deixam tudo para depois . Não fazem nada na hora em que elas devem ser feitas e na hora em que as idéias ocorrem. Essas pessoas não sabem o que perdem. São pobremente avaliadas pelos outros simplesmente pelo seu hábito de procrastinar. Essas sã pessoas que dão como desculpa constante “deixar pra depois...”, “fazer quando tiver mais calma...”, “Não gosto de fazer nada correndo...”etc. É preciso vencer esse pernicioso hábito. Numa enquete que fizemos com gerentes de uma empresa multinacional, o item considerado de maior valor para um subordinado foi o de “fazer as coisas imediatamente após o pedido”. Assim, foram avaliados como os melhores, os subordinados que atendem prontamente uma solicitação, os que “não deixam pra depois”. O conselho que eu daria é o de você fazer uma análise nas suas tarefas, nos seus afazeres e verificar se você não desenvolveu (às vezes inconscientemente), o hábito de procrastinar. Veja quantas coisas você tem atrasado. Veja quantas coisas você tem deixado pra depois”. Veja quantas tarefas você já poderia Ter cumprido e que estão engasgadas, tomando espaço na sua mente, e que de fato, acabam sendo fatores estressantes, porque sempre retorna à lembrança o fato de você ainda não Ter feito isto ou aquilo, e novamente você deixa para depois... Além de analisar se você não adquiriu o hábito da procrastinação, veja se seus subordinados também não o adquiriram. Converse com eles. Faça-os ver que famoso “Do it now” (faça agora) dos americanos é um grande fator de sucesso profissional. Da mesma forma, veja se sua empresa não adquiriu o hábito de procrastinação com relação a seus clientes. O atendimento é rápido? É imediato? Ou tudo é deixado para o dia seguinte, “pra depois”...? COMUNICAÇÃO GERENCIAL TÉCNICO EM MECÂNICA E ELETRÔNICA 46 DÊ RETORNO (FEEDBACK) Numa reunião de avaliação de “performances de sucesso” de funcionários, fiquei impressionado ao ver que notas altas foram dadas àquelas pessoas e subordinados que têm por hábito dar retorno do que lhes é pedido antes mesmo da tarefa estar completada. Esses subordinados (até gerentes e diretores) foram muito bem avaliados à medida em que conseguiram tirar a ansiedade de seus superiores ao deixá-los informados do andamento das coisas que estavam fazendo e em que etapa do trabalho se encontravam. Ficou claro que não estávamos falando de “puxa-sacos” que ficam o tempo todo alardeando o que estão fazendo, mesmo em trabalhos de rotina. Falávamos de pessoas que valorizam a comunicação e que compreendem que a “matéria-prima” mais importante de uma chefia é justamente a informação. Não há nada pior e mais fatal para um chefe do que estar desinformado do andamento de tarefas importantes de seu setor. Verificamos também, nessa avaliação, que uma das coisas mais irritantes para um chefe é estar, a todo momento, perguntando a seus subordinados como está o andamento de tal projeto ou tarefa. Esse hábito de dar retorno é ainda mais fundamental para secretárias, por exemplo. Atitudes como informar: “- Aquele fax para a matriz que o senhor pediu já foi enviado e recebido...”, “- Estou tentando a ligação para o diretor fulano. Ele está em reunião e ligarei daqui a dez minutos novamente...”, são fundamentais. `Da mesma forma, quando se presta um favor ou se indica alguém para outra pessoa, é fundamental que a pessoa que recebeu esse favor retorne os resultados, seja para agradecer ou mesmo para dizer “- Falei com fulano e ele disse...”. “Muito obrigado. Aquela pessoa que você me indicou...” . Dar retorno é um hábito que precisamos incorporar em nosso dia-a-dia. Faça isso e você sentirá uma grande diferença em seu relacionamento com as outras pessoas e principalmente com seus superiores hierárquicos. COMUNICAÇÃO GERENCIAL TÉCNICO EM MECÂNICA E ELETRÔNICA 47 A LIÇÃO DOS GANSOS Chegou-me às mãos, a seguinte história de um autor desconhecido: “Quando um ganso bate as asas, cria um ‘vácuo’ para o pássaro seguinte. Voando numa formação em V , o bando inteiro tem o seu desempenho 71% melhor do que se a ave voasse sozinha.” Lição: Pessoas que compartilham uma direção comum e senso de comunidade, podem atingir seus objetivos mais rápidos e facilmente. “ Sempre que um ganso sai da formação, sente subitamente a resistência por tentar voar sozinho. Rapidamente, volta para a formação, aproveitando a “aspiração” da ave imediatamente à sua frente.” Lição: Se tivermos tanta sensibilidade quanto um ganso, permaneceremos em formação com aqueles que se dirigem para onde pretendemos ir e nos disporemos a aceitar a sua ajuda, assim como prestar a nossa aos outros. “Quando o ganso líder se cansa, muda para trás na formação e, imediatamente, um outro ganso assume o lugar, voando para a posição de ponta”. Lição: É preciso acontecer um revezamento das tarefas pesadas e dividir a liderança. As pessoas, assim como os gansos, são dependentes umas das outras. “Os gansos de trás, na formação, grasnam para incentivar e encorajar os da frente e aumentar a velocidade.” Lição: Precisamos nos assegurar de que nosso “grasno” seja encorajador para que a nossa equipe aumente o seu desempenho. “Quando um ganso fica doente, ferido, ou é abatido, dois gansos saem da formação e seguem-no para ajudá-lo e protegê-lo. Ficam com ele até que esteja apto a voar de novo ou morra. Só assim, eles voltam ao procedimento normal, com outra formação, ou vão atrás de um outro bando.” Lição: Se nós tivermos bom senso tanto quanto os gansos, também estaremos ao lado dos outros nos momentos difíceis. Gostaria que você pensasse bem nestas lições dos gansos. Leia com atenção, reflita sobre cada item, transponha-os para a sua realidade, mostre ao seu pessoal e discuta com ele. Até com os gansos podemos aprender!