Técnicas de apresentação de dados em relatórios de auditoria, Manuais, Projetos, Pesquisas de História

Baixe Técnicas de apresentação de dados em relatórios de auditoria e outras Manuais, Projetos, Pesquisas em PDF para História, somente na Docsity! TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Secretaria-Geral de Controle Externo Secretaria-Adjunta de Fiscalização TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO DE DADOS ADFIS/SEGECEX 2001 Editora Keimelion: excelência em revisão de textos acadêmicos. http://www.keimelion.com.br TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Negócio Controle externo da administração pública e da gestão dos recursos públicos federais. Missão Assegurar a efetiva e regular gestão dos recursos públicos, em benefício da sociedade. Visão Ser instituição de excelência no controle e contribuir para o aperfeiçoamento da administração pública. MINISTROS Humberto Guimarães Souto, Presidente Antonio Valmir Campelo Bezerra, Vice-Presidente Marcos Vinicios Rodrigues Vilaça Iram de Almeida Saraiva Adylson Motta Walton Alencar Rodrigues Guilherme Gracindo Soares Palmeira Ubiratan Diniz Aguiar MINISTROS-SUBSTITUTOS José Antonio Barreto de Macedo Lincoln Magalhães da Rocha Benjamin Zymler MINISTÉRIO PÚBLICO Lucas Rocha Furtado, Procurador-Geral Jair Batista da Cunha, Subprocurador-Geral Paulo Soares Bugarin, Subprocurador-Geral Ubaldo Alves Caldas, Subprocurador-Geral Maria Alzira Ferreira, Procuradora Marinus Eduardo Vries Marsico, Procurador Cristina Machado da Costa e Silva, Procuradora Editora Keimelion: excelência em revisão de textos acadêmicos. http://www.keimelion.com.br APRESENTAÇÃO Este documento integra o Projeto de Cooperação Técnica TCU – Reino Unido. Ele discorre sobre as modernas técnicas de apresentação de dados em relatórios de auditoria, complementando as orientações constantes do Manual de Auditoria de Natureza Operacional desta Corte. O amplo alcance das técnicas tratadas neste documento deve ser evidente para todos que elaboram ou apenas lêem relatórios gerenciais e técnicos – entre os quais os relatórios de auditoria ocupam uma posição destacada em função do rigor e da clareza exigidos de textos desse tipo. Convém lembrar que uma boa parte do tempo demandado pelos trabalhos de auditoria é dedicado à elaboração do relatório, por meio do qual os achados e conclusões da equipe são comunicados às partes interessadas: dirigentes e autoridades do Tribunal, bem como, em muitas situações, gestores e técnicos dos órgãos e programas auditados, autoridades dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, e a opinião pública em geral. Portanto, a própria percepção que a sociedade brasileira tem da efetividade da atuação do TCU depende, em boa medida, da qualidade dos seus relatórios de auditoria – qualidade essa que deve observar tanto os tradicionais aspectos técnicos, como aspectos de natureza estética. As técnicas ora tratadas proporcionam uma orientação geral sobre como os dados devem ser apresentados nos relatórios de auditoria – o que deve ser levado em consideração na elaboração de caixas-de-texto, diagramas, fotografias, gráficos, mapas e tabelas. No intuito de aproximar-se tanto quanto possível do cotidiano das equipes de auditoria, este documento inclui, a título de exemplo, ilustrações extraídas de relatórios e normativos desta Corte. Naturalmente, é de suma importância a apresentação de críticas e sugestões por todos que utilizarem este documento, pois somente isso permitirá o seu aperfeiçoamento. O item “Folha de Sugestões”, incluído no final da presente brochura, explica como e a quem enviar quaisquer comentários. Finalmente, na condição de Secretário-Geral de Controle Externo, parabenizo os dirigentes e servidores cujo esforço resultou na materialização do presente trabalho. Luciano Carlos Batista Secretário-Geral de Controle Externo Editora Keimelion: excelência em revisão de textos acadêmicos. http://www.keimelion.com.br TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO DE DADOS iv Editora Keimelion: excelência em revisão de textos acadêmicos. http://www.keimelion.com.br SUMÁRIO Página INTRODUÇÃO.....................................................................................................................7 1. PRINCÍPIOS BÁSICOS ...................................................................................................9 1.1. Os Leitores em Primeiro Lugar.................................................................................9 1.1.1. O Ponto de Vista do Leitor ...........................................................................10 1.1.2. Planejamento Prévio das Ilustrações ...........................................................10 1.1.3. O Critério “O que os Leitores Precisam Saber”............................................10 1.1.4. Criatividade ..................................................................................................11 1.1.5. Pertinência ...................................................................................................11 1.2. Controle de Qualidade Total ..................................................................................11 2. TABELAS E DADOS.....................................................................................................15 2.1. Usando Tabelas .....................................................................................................15 2.2. Projetando Tabelas ................................................................................................16 2.2.1. Tamanho ......................................................................................................16 2.2.2. Tipo ..............................................................................................................17 2.2.3. Linhas e Colunas..........................................................................................18 2.2.4. Números Usados nas Células das Tabelas .................................................18 2.3. Compreendendo e Comunicando Dados por Meio de Tabelas..............................20 3. GRÁFICOS ....................................................................................................................25 3.1. Usando Gráficos.....................................................................................................25 3.2. Projetando Gráficos................................................................................................27 3.2.1. Tamanho, Forma e Escala ...........................................................................27 3.2.2. Rótulos .........................................................................................................28 3.2.3. Notas Explicativas e de Rodapé...................................................................28 3.2.4. Linhas de Grade e Marcas de intervalo .......................................................29 3.2.5. Cores............................................................................................................29 3.2.6. Gráficos Bi e Tridimensionais.......................................................................31 3.2.7. Ilustrações de Fundo....................................................................................32 3.2.8. Números, Textos e Símbolos .......................................................................33 3.2.9. Informações Estatísticas ..............................................................................33 4. DIAGRAMAS, MAPAS, FOTOGRAFIAS E CAIXAS-DE-TEXTO..................................37 4.1. Diagramas ..............................................................................................................37 4.2. Mapas.....................................................................................................................40 4.3. Fotografias..............................................................................................................42 4.4. Caixas-de-Texto .....................................................................................................44 ANEXO: NORMAS DE APRESENTAÇÃO TABULAR DO IBGE .....................................47 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS..................................................................................83 FOLHA DE SUGESTÕES .................................................................................................85 Editora Keimelion: excelência em revisão de textos acadêmicos. http://www.keimelion.com.br TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO DE DADOS 8 Editora Keimelion: excelência em revisão de textos acadêmicos. http://www.keimelion.com.br 1. PRINCÍPIOS BÁSICOS Os padrões acerca do que seja uma boa apresentação em relatórios de auditoria não são estáticos, tendendo a aumentar com o tempo em função de aprimoramentos nas tecnologias da informação e nas práticas adotadas por outras modalidades de relatórios (p. ex.: relatórios gerenciais, pareceres técnicos, etc.). Desde o início, as auditorias devem ser planejadas tendo em vista um princípio fundamental: identificar quais são os pontos centrais de interesse dos potenciais leitores do relatório que será elaborado. Para isso, os membros da equipe de auditoria devem se perguntar sobre o que esses leitores precisam saber. A elaboração de gráficos e a apresentação de dados de forma compreensível requerem grande atenção com detalhes e tolerância zero com defeitos. Para isso, outro princípio-chave precisa ser observado: o de controle de qualidade total. 1.1. Os Leitores em Primeiro Lugar Os relatórios de auditoria são um exemplo importante do trabalho do TCU e uma das principais formas pelas quais o Tribunal exerce o controle da administração pública federal. Esses relatórios dirigem-se a leitores de todo tipo, incluindo: • Ministros de Estado, Deputados Federais e Senadores; • gestores e servidores dos órgãos/programas auditados; • profissionais de áreas afins (p. ex., gerentes de empresas que atuam em setores regulamentados ou que participam de licitações do setor público); • grupos de interesses; • jornalistas; • acadêmicos; • a opinião pública em geral. Não convém supor que leitores ocupados lerão relatórios complexos como se fossem romances, começando na primeira página e paulatinamente avançando até a última. Ao invés disso, esses leitores tendem a optar por um processo de leitura com múltiplas etapas, quais sejam: 1ª) folhear o texto, para adquirir uma idéia geral; 2ª) selecionar o que deve ser lido cuidadosamente; 3ª) ler com atenção os tópicos selecionados. Durante a primeira etapa, os leitores costumam focalizar, predominantemente, os seguintes aspectos: • sumário, títulos e subtítulos; • resumo executivo, parágrafos conclusivos e resultados ou recomendações realçadas no texto; Editora Keimelion: excelência em revisão de textos acadêmicos. http://www.keimelion.com.br TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO DE DADOS 10 • ilustrações que capturem a atenção do leitor, como caixas-de-texto, diagramas, fotografias, gráficos, mapas e tabelas. 1.1.1. O Ponto de Vista do Leitor Para que os relatórios de auditoria atinjam os seus objetivos, deve-se atentar para o ponto de vista dos leitores, procurando-se tornar o relatório tão útil e acessível quanto possível. Para que a impressão inicial seja favorável, é importante que o texto esteja bem estruturado, com resumos claros e ilustrações bem projetadas. As ilustrações podem ser fundamentais para a efetiva comunicação da mensagem contida no relatório, mostrando que suas conclusões estão baseadas em evidências cabais e em análises cuidadosas. Com isso, pretende-se tanto persuadir aqueles que folhearem o texto a lê-lo mais atentamente, como fazer com que o público em geral veja o relatório como um estudo sério. 1.1.2. Planejamento Prévio das Ilustrações Desde o primeiro instante, o relatório de auditoria deve ser planejado tendo como foco uma seqüência de ilustrações. Já na fase do relatório preliminar, cada esboço ou rascunho do relatório final deve girar em torno de uma seqüência de caixas-de-texto, diagramas, fotografias, gráficos, mapas e tabelas que seja suficiente para exibir as principais evidências e conclusões visadas pela equipe de auditoria. Ao longo do trabalho, as equipes podem, inclusive, usar painéis para fazer anotações como um modo de estarem atentas aos gráficos e dados exigidos pelo relatório. Planejar com antecedência é essencial, pois as ilustrações mais elucidativas dependem, em geral, de investigações e análises específicas, que podem se tornar de difícil implementação se os dados requeridos não tiverem sido coletados nas fases anteriores do trabalho. 1.1.3. O Critério “O que os Leitores Precisam Saber” O emprego do critério “o que os leitores precisam saber” implica perguntar quais evidências farão com que os leitores aceitem as conclusões do relatório. Em seguida, procura-se satisfazer essa exigência por meio das principais ilustrações do relatório. Esse critério também deve sugerir quais são os tipos de ilustração necessários. Tabelas extensas, p. ex., costumam ser mais detalhadas do que os gráficos. Porém, o que os leitores efetivamente precisam conhecer? Se variações pequenas ou comparações sutis são importantes, as quais podem não ser perceptíveis em um gráfico, então o critério sugere o uso de uma tabela. Contudo, se somente pontos-chave ou tendências centrais importam para os leitores, então o uso de um gráfico seria mais apropriado, pois evitaria sobrecarregar o leitor com dados demasiadamente específicos. O critério em questão também pode ajudar a criar uma fundamentação lógica para o que deva ser incluído no corpo principal do relatório e o que deva ser relegado para os apêndices. Material coletado como “pano-de-fundo”, mas que não pertence ao escopo central do relatório, e dados muito detalhados que não são do interesse da Editora Keimelion: excelência em revisão de textos acadêmicos. http://www.keimelion.com.br PRINCÍPIOS BÁSICOS 13 documento foram observados? O texto principal e as ilustrações correspondentes estão devidamente integrados? • Foi adotada uma atitude de “tolerância zero” com relação a defeitos nas tabelas e gráficos? Leitores especializados estão acostumados com relatórios de alta qualidade e esperam que o TCU faça o mesmo. Esses leitores podem, inclusive, interpretar até mesmo pequenas falhas como indicação de falta de atenção ou de compromisso com o trabalho. Ao atentar para esses aspectos, a equipe de auditoria estará dando um passo decisivo na direção de trabalhos ao mesmo tempo tecnicamente rigorosos e visualmente atrativos. FIGURA 1: EXEMPLO DE CAPA Fonte: TCU. Relatório de Auditoria de Natureza Operacional: Incentivo ao Combate às Carências Nutricionais. Brasília, Out/2000. Mimeo. Editora Keimelion: excelência em revisão de textos acadêmicos. http://www.keimelion.com.br TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO DE DADOS 14 Editora Keimelion: excelência em revisão de textos acadêmicos. http://www.keimelion.com.br 2. TABELAS E DADOS As tabelas precisam ser planejadas cuidadosamente para que sejam acessíveis aos leitores. A correta compreensão dos dados do relatório pela equipe de auditoria é um pré-requisito para que os resultados do trabalho sejam comunicados de forma efetiva. No caso específico de tabelas de dados numéricos, as regras oficiais que devem nortear a sua elaboração estão consolidadas na publicação “Normas de Apresentação Tabular” do IBGE, reproduzida em anexo. Essa publicação determina, p. ex., que as tabelas em questão não devem ter traços verticais que as delimitem à esquerda e à direita (vide Anexo, item 4.3.3). Já no que tange às recomendações que se seguem, pretende-se que sejam aplicáveis a todo tipo de tabela, ainda que as tabelas de dados numéricos ocupem um lugar de destaque. 2.1. Usando Tabelas As tabelas facilitam a análise tanto dos dados financeiros, como do desempenho de um órgão ou programa. Atualmente, porém, há uma clara preferência pelo uso de gráficos, pois geralmente as representações visuais são mais acessíveis a uma vasta gama de leitores. Assim, convém refletir sobre se as tabelas compiladas ao longo da auditoria devem ser incluídas no relatório na sua forma original, divididas em conjuntos menores de informação ou, ainda, representadas por meio de um gráfico ou mapa. Exibir dados na forma de tabela é útil se ao menos uma (preferivelmente duas) das seguintes circunstâncias for(em) observada(s): • os leitores devem poder ler valores numéricos precisos, que seriam indicados de modo vago em um gráfico; novamente deve ser aplicado o critério “o que os leitores precisam saber”: as tabelas são úteis quando valores específicos precisam ser exibidos ou quando pequenas variações nos resultados precisam ser realçadas; • os dados exibidos apresentam variações acentuadas, com valores muito altos ou muito baixos que não podem ser exibidos adequadamente em um gráfico (p. ex., os valores máximo e mínimo do desempenho de um órgão ou programa em um certo exercício podem gerar um gráfico cuja escala não permite aos leitores discernir quaisquer diferenças nos valores dos demais exercícios, diferentemente do que ocorre em uma tabela); • o montante de dados a ser apresentado é reduzido; • os dados precisam ser examinados comparativamente, abrangendo diferentes tipos de números ou índices (p. ex., o desempenho de um órgão ou programa pode ser avaliado com base em diferentes indicadores ao longo do tempo); • a equipe de auditoria deseja exibir dados primários ou mostrar como índices ou estatísticas foram obtidos. Editora Keimelion: excelência em revisão de textos acadêmicos. http://www.keimelion.com.br TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO DE DADOS 18 2.2.3. Linhas e Colunas A primeira decisão a ser tomada é sobre como os dados devem ser organizados em linhas e colunas. Os valores que forem objeto de comparações devem ser lidos ao longo de colunas ao invés de linhas, pois é mais fácil perceber tendências e diferenças lendo-se o texto verticalmente – nesse caso, as variações de grandeza, tamanho e formato são mais facilmente perceptíveis. As séries temporais, p. ex., devem ser mostradas em colunas ao invés de linhas. A seqüência de linhas e colunas em uma tabela deve refletir uma decisão consciente da equipe de auditoria e não uma prática meramente usual. Freqüentemente, as tabelas do setor público apresentam linhas em ordem alfabética, geográfica ou cronológica, ou ainda em uma ordem aparentemente fortuita. Contudo, essa abordagem pode gerar confusão, com dados dispostos sem um padrão claramente discernível, o que não é aceitável em relatórios de auditoria. As linhas e colunas devem ser organizadas de tal forma que a mensagem da tabela seja expressa sem qualquer ambigüidade. Quando possível, as linhas de uma tabela devem ser organizadas de tal modo que os valores exibidos estejam dispostos em ordem decrescente. Isso torna a tabela mais compreensível para a maior parte dos leitores. Idealmente, as tabelas mostrariam a mesma ordem decrescente em todas as colunas. Todavia, se os valores contidos nas várias colunas seguem ordens distintas (i.e., crescente, decrescente ou aleatória), deve- se determinar qual é a coluna mais importante, usando-a para ordenar todos os dados da tabela e colocando-a como a primeira ou como a última coluna, para que os leitores possam melhor perceber a lógica que norteou a organização da tabela. Se possível, as colunas também devem ser organizadas de tal forma que os valores contidos nas linhas também estejam dispostos em ordem decrescente. Quando essa disposição não for exeqüível, deve-se determinar qual é a ordem mais importante ou mais comum na tabela e tentar organizar as colunas para que essa ordem seja retratada claramente. 2.2.4. Números Usados nas Células das Tabelas Eventualmente, a equipe de auditoria precisará empregar valores simples (i.e., valores que não sofreram quaisquer transformações matemáticas). Entretanto, é importante lembrar que é mais difícil comparar variações que têm como ponto de partida bases numéricas distintas ou avaliar, p. ex., se um acréscimo de 28 unidades para um valor inicial de 456 é importante ou não. Valores correntes também tendem a ficar obsoletos rapidamente. Quando possível, os valores devem ser expressos como percentagens, razões ou números-índice. Na apresentação de percentagens, deve-se indicar os valores que lhe deram origem. No caso de números-índice, deve-se explicar como eles foram calculados (p. ex., o ano-base usado para dados que se distribuem ao longo do tempo). O objetivo central deve ser exprimir a informação tão claramente quanto possível, à luz das necessidades dos leitores. Para ilustrar mudanças ao longo do tempo, convém incluir uma linha que resuma as mudanças líquidas observadas no período. Editora Keimelion: excelência em revisão de textos acadêmicos. http://www.keimelion.com.br TABELAS E DADOS 19 No que tange aos dados financeiros, deve-se avaliar a conveniência de se utilizar quantias nominais ou reais (i.e., expurgadas dos efeitos das taxas de inflação por meio de um deflator). O deflator mais comum em análises econômico-financeiras é o Índice Geral de Preços–Dispêndio Interno (IGP–DI), da Fundação Getúlio Vargas (FGV), que oferece uma medida geral da inflação. Ocasionalmente, um índice específico à área investigada pode ser mais apropriado. Com relação à escolha do ano-base, é comum que ela recaia sobre o início ou o fim do período de investigação, devendo-se tomar cuidado para que não se selecione um período anormal como ano-base. O nível de precisão dos valores contidos em uma tabela deve ser objeto de uma decisão consciente por parte da equipe de auditoria. Uma quantia como, p. ex., 1.213.656 não deve ser mencionada sem que algumas perguntas básicas sejam feitas: • Os dados foram compilados com tal precisão que se pode afirmar, com alto grau de probabilidade, que a verdadeira quantia não era, na realidade, 1.213.653 ou 1.213.662? Freqüentemente, as estatísticas oficiais reivindicam um nível de precisão muito superior ao que parece plausível. Dessa forma, os relatórios do TCU devem tomar cuidado para não corroborar informações que aparentam uma precisão excessiva. Da mesma forma, a maioria das pesquisas de opinião pública ou dos levantamentos de informações correspondem a estimativas baseadas em dados de uma amostra, normalmente tendo um erro amostral de ± 3%. Assim, um percentual estimado em 57% pode, de fato, ser qualquer valor no intervalo de 54 a 60%. Portanto, nessas circunstâncias, apenas mencionar um percentual como 56,8 não seria apropriado. • Qual é o nível de detalhamento que deve ser proporcionado aos leitores? Ainda que uma tabela tenha sido concebida para comunicar informações mais precisas ou em maior quantidade do que um gráfico, isso não deve ser interpretado como um meio para que seja exibido cada detalhe de um conjunto de valores. Os dados devem ser simplificados o quanto for possível sem que se abandone o critério “o que os leitores precisam saber”. A única restrição para esse tipo de alteração ocorre quando a simplificação torna difícil ou mesmo impossível para os leitores conferir os cálculos feitos pela equipe de auditoria. Porém, nesses casos, pode-se usar anexos para exibir os dados em sua forma não-simplificada. Há quatro formas principais de se simplificar valores: • Arredondá-los de modo a suprimir as casas decimais, exceto quando o dados contidos na tabela forem menores do que dez. Recomenda-se que os dados não sejam indicados com mais de duas casas decimais. • No caso de valores elevados, superiores a duzentos, p. ex., pode-se arredondá-los para a dezena, centena ou milhar mais próximo à luz do nível de precisão desejado e do grau de detalhe que deve ser proporcionado aos leitores. Quando os valores contidos em uma tabela foram arredondados, a unidade utilizada (p. ex., R$ milhões ou R$ mil) deve ser indicada claramente. Editora Keimelion: excelência em revisão de textos acadêmicos. http://www.keimelion.com.br TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO DE DADOS 20 • Convém adotar como regra a exibição de somente dois dígitos “efetivos”1. Normalmente, as quantias podem ser reduzidas a dois dígitos “efetivos” e ainda assim proporcionar a precisão desejada. Essa regra baseia-se na idéia de que variações em dois dígitos são o máximo que pode ser facilmente percebido pelos leitores em geral (p. ex., os valores 316.922 e 319.786 podem ser exibidos como 316.900 e 319.800 – os dois primeiros dígitos são constantes e, por conseguinte, constam como dígitos fixos; os dois dígitos subseqüentes variam e são, portanto, os dois primeiros dígitos “efetivos”, podendo-se arredondar os demais dígitos; neste caso, para a centena mais próxima). • Alternativamente, valores elevados podem ser expressos na forma de razões (p. ex., em vez de informar quantas licitações apresentaram erros formais em dado exercício, a equipe de auditoria pode indicar a taxa de erros formais por mil ou dez mil licitações). Convém escolher uma razão que gere números que possam ser facilmente empregados pela maioria dos leitores, idealmente no intervalo de zero a cem ou de zero a mil. Os leitores leigos tendem a achar de difícil manuseio tanto valores muito elevados com alto grau de precisão, como valores muito reduzidos. 2.3. Compreendendo e Comunicando Dados por Meio de Tabelas Para que o conteúdo de tabelas (e gráficos) mais complexas seja transmitido de modo eficaz é crucial que os dados contidos nessas tabelas sejam correta e plenamente compreendidos pela equipe de auditoria. Atualmente, dado que as informações costumam ser mantidas em microcomputadores e que as tabelas podem ser facilmente geradas por softwares corriqueiros, é comum que o exame dos dados não receba a devida atenção. Ademais, se os dados são plotados em um gráfico, um certo nível de detalhe acaba sendo perdido, nível esse que pode mostrar-se importante para o seu correto entendimento. Uma técnica simples para o exame dos dados é a sua apresentação na forma “talo-e-folha”2. Considere-se, p. ex., os seguintes dados: 25 46 52 29 15 23 22 18 12 33 19 22 34 18 31 17 19 22 21 32 20 3 32 33 20 Um método convencional de se analisar esses dados sob a forma de tabela é a criação de intervalos de 0 a 9, de 10 a 19 e assim sucessivamente. Em seguida, observa-se a distribuição de freqüência de cada intervalo3: 1 Diz-se que um dígito é “efetivo” quando o dígito em questão varia nos valores que estão sendo comparados. 2 “Stem-and-leaf”, na língua inglesa. 3 Os histogramas desempenham a mesma função, só que na forma de gráfico. Editora Keimelion: excelência em revisão de textos acadêmicos. http://www.keimelion.com.br TABELAS E DADOS 23 inferiores a Q1 (i.e., que não pertencem ao conjunto central dos dados) são indicados por uma simples linha vertical, realçando a natureza menos típica desses valores. Os valores “periféricos” podem ser indicadas por meio, p. ex., de pontos vazados. As análises do tipo “talo-e-folha” e “caixa-e-haste” estão disponíveis em softwares como o SPSS9. Porém, esse tipo de análise também pode ser feita com editores de planilhas eletrônicas como o Microsoft Excel. Além de auxiliar as equipes de auditoria a examinar os dados coletados antes que tabelas ou gráficos mais convencionais sejam incluídos no relatório, análises como essa também têm sido achadas em versões finais de relatórios técnicos, com análises do tipo “talo-e-folha” podendo ser postas na forma de anexos. Q3+(1,5xdQ) Q1–(1,5xdQ) Md Q3 Q1 Valor “Periférico” Xmax Xmin Sempre que as equipes de auditoria examinarem dados numéricos, convém incluir medidas de tendência central e de dispersão nas tabelas dos relatórios ou nos textos correspondentes. Nesse caso, é importante que as medidas empregadas sejam indicadas claramente, tomando-se cuidado para que a média não seja confundida com a mediana. Também convém especificar o que está sendo usado como medida de dispersão dos dados: a amplitude semi-interquartílica ou o desvio-padrão. Lista de Verificação das Propriedades que Caracterizam Tabelas Eficazes CRITÉRIO O QUE É PRECISO O QUE PODE DAR ERRADO Identificação da Ilustração Uma identificação do tipo “Figura 1”. As ilustrações devem, em geral, compor uma única seqüência de ilustrações, exceto quando houver uma grande quantidade de tabelas (i.e., ≥ 5; nesse caso, em razão da aparência e do nível de detalhamento próprios às tabelas, pode-se definir uma seqüência específica). Seqüências distintas para os demais tipos de ilustração (p. ex., “Gráfico 1”, “Diagrama 1”, etc.) podem confundir os leitores e devem ser evitados. Continua 9 Software estatístico próprio para as ciências sociais.      dados dos 50%    dados dos 25% { dados dos 25% Editora Keimelion: excelência em revisão de textos acadêmicos. http://www.keimelion.com.br TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO DE DADOS 24 CRITÉRIO O QUE É PRECISO O QUE PODE DAR ERRADO Título da Tabela Um título que indique claramente qual é o conteúdo das células da tabela. O título pode ser vago ou inadequado . Títulos das Colunas Descrição clara do que é mostrado em cada coluna, indicando, inclusive, a unidade de medida utilizada. Título vago ou inexistente, especialmente acerca do significado dos valores contidos nas células. Colunas dispostas sem uma lógica aparente. Títulos das Linhas Descrição clara. Linhas dispostas sem uma lógica aparente. Títulos inexpressivos. Conteúdos das Células Valores das colunas dispostos em ordem crescente ou decrescente de grandeza (o mesmo, se possível, com as linhas). Dados arredondados adequadamente. Dados apresentados de modo confuso, porque a seqüência de linhas (e de colunas) não foi planejada. Notas Explicativas (Resumo) Uma breve análise (com uma ou duas linhas) do principal achado retratado na tabela. Ausência de qualquer comentário ou o comentário incluído não descreve adequadamente os principais pontos ilustrados pela tabela. Notas de Rodapé (Fonte, inclusive) Esclarecimentos acerca das principais propriedades dos dados da tabela. Indicação das fontes empregadas. Notas muito longas, que deveriam ser transferidas para o corpo do texto. Notas que possam ser confundidas com as notas explicativas pelos leitores (deve-se usar um tipo gráfico menor para notas de rodapé). Enfraquecimento da informação apresentada em decorrência da ausência da fonte. Editora Keimelion: excelência em revisão de textos acadêmicos. http://www.keimelion.com.br 3. GRÁFICOS Modernamente, os gráficos são ferramentas básicas de apresentação de dados tanto em relatórios de auditoria, como em exposições para os públicos interno e externo. O tipo apropriado deve ser escolhido à luz dos dados que serão apresentados, devendo-se planejá-lo, elaborá-lo e formatá-lo cuidadosamente, para que seus efeitos sejam maximizados e para que a ocorrência de falhas seja evitada. Muitos dos pontos-chave enunciados no tópico anterior são igualmente aplicáveis aos gráficos, sejam simples – com barras ou colunas, ou, ainda, na forma de “pizza” – ou mais complexos. P. ex.: • a correta compreensão e o exame cuidadoso dos dados são importantes na preparação tanto de gráficos, como de tabelas; • a disposição dos valores em ordem crescente ou decrescente de grandeza deve ocorrer tanto em tabelas, como em gráficos. Contudo, todo gráfico é um pouco mais complexo do que uma tabela equivalente, exigindo, por conseguinte, que critérios adicionais sejam observados. 3.1. Usando Gráficos Gráficos bem feitos transmitem uma grande quantidade de informação de forma econômica e acessível, proporcionando aos leitores uma visão geral dos dados e destacando as suas principais propriedades, tais como: • a importância relativa de diferentes componentes ou fenômenos; • as tendências e as taxas de crescimento; • os padrões (como, p. ex., de comportamento) mais complexos presentes nos dados. Os gráficos também simplificam as informações para os leitores, especialmente grandes quantidades de dados complexos. Conseqüentemente, caso haja dados para serem exibidos, é comum supor que esses dados serão representados por meio de gráficos, utilizando-se tabelas somente quando houver razões específicas para isso. É muito importante determinar qual é o tipo de gráfico que deve ser usado. Os tipos mais comuns de gráficos em relatórios de auditoria são: Editora Keimelion: excelência em revisão de textos acadêmicos. http://www.keimelion.com.br