Técnica de Apresentação de Dados TCU

Técnica de Apresentação de Dados TCU

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Incluir valores críticos também pode ser útil nos gráficos de linha. P. ex., podese inserir os valores referentes às observações inicial, média e final de um conjunto de dados. Pode ser útil para os leitores conhecer os valores referentes à última observação, embora essa informação possa ser prestada no texto principal.

O acréscimo de setas ou caixas-de-texto deve obedecer ao princípio da parcimônia, tornando os gráficos de linha mais claros (p. ex., identificando eventos-chave que influenciaram uma série temporal) ou tornando dispensável o emprego de rótulos em gráficos com barras. Contudo, o gráfico não deve parecer saturado e as setas não devem ser visualmente inconsistentes com o conjunto do gráfico (p. ex., inserir setas diagonais em um gráfico com colunas).

Os símbolos podem ser úteis para destacar diferentes segmentos de um conjunto de dados, especialmente no caso de gráficos com barras e menos freqüentemente no caso de gráficos de linha. Porém, também no presente contexto é preciso atentar para o princípio da parcimônia. Ademais, é importante que os símbolos sejam grandes o suficiente para que possam ser interpretados corretamente, mas não tão grandes que desviem a atenção do conjunto do gráfico. Outro aspecto importante é o cuidado que se deve tomar para que os símbolos não induzam a uma leitura simplista e equivocada de conceitos complexos eventualmente contidos nos gráficos (p. ex., não se deve usar a figura de um microcomputador para ilustrar o conceito “equipamento”, pois nesse caso os leitores podem ter a impressão de que os microcomputadores representam a maior parte do segmento em questão, quando isso não é correto).

3.2.9. Informações Estatísticas

Para que os gráficos transmitam informações mais precisas, pode-se recorrer a estatísticas simples (p. ex., em gráficos com barras ou colunas, pode-se realçar visualmente a observação mediana ou a média ou, ainda, o intervalo que compreende a amplitude semi-interquartílica). Em gráficos de dispersão, a inclusão de uma reta gerada por uma regressão linear pode ser útil para a maioria dos leitores, permitindo-lhes avaliar visualmente a relação entre duas variáveis. Todavia, detalhes técnicos como as equações da regressão só devem ser incluídos se o gráfico estiver em um anexo. Explicações simples acerca do significado das estatísticas mostradas podem, se necessário, ser incluídas na forma de notas de rodapé ou no corpo do texto que acompanha a ilustração.

A exemplo do que ocorre com as tabelas, é importante que as barras ou colunas dos gráficos obedeçam a uma ordem intencional que procure dar à ilustração a aparência de uma progressão numérica. Normalmente, uma progressão que decresça da esquerda para a direita é tida como melhor. A busca de um padrão claramente discernível no modo como os dados são apresentados ocorre mesmo quando se usam pontos (p. ex., para indicar os preços ofertados por vários licitantes ao longo da abcissa). Assim, os dados não devem ser apresentados por meio de uma seqüência irregular de barras ou colunas, a não ser que haja razões específicas para isso, como obedecer a uma seqüência de tempo ou ser consistente com as demais ilustrações do relatório.

Por outro lado, diferentemente do que se passa com as tabelas, os gráficos, em geral, simplificam consideravelmente os dados apresentados aos leitores. Ainda assim, porém, eles podem ter uma aparência mais complexa do que aquela demandada pelos leitores. Especialmente no caso de séries temporais com muitas lacunas, deve-se avaliar a possibilidade de se exibir dados “suavizados” em vez de dados individuais.

Uma das técnicas de “suavização” é a média móvel, que pode ser gerada facilmente por qualquer editor de planilha eletrônica. Nesse caso, os valores de cada observação são substituídos pela média formada pelo seu próprio valor e pelos valores das observações imediatamente anteriores e posteriores – as quantidades de observações antecedentes e subseqüentes devem ser rigorosamente iguais, podendo ser uma, duas ou mais, conforme o escopo do trabalho (p. ex., nas séries econômicas que contenham flutuações cíclicas, a média móvel pode corresponder ao período necessário para que um ciclo se complete).

Outra técnica é a mediana móvel, na qual, para cada grupo de dados, somente a observação mediana é plotada. Essa técnica permite identificar padrões subjacentes que estejam presentes em séries com lacunas, mas pode ter de ser aplicada até duas vezes para que se obtenha uma curva estável.

Nas ilustrações mostradas abaixo, aplicou-se a média móvel para três períodos e a mediana móvel (por duas vezes), também para um período, ao mesmo conjunto de dados. Há diferenças notáveis nos dois conjuntos de resultados.

Mediana MóvelValores

Observados Média Móvel 1ª vez2ª vez

Notas: a) Média móvel é a média de cada grupo de três observações; b) Mediana móvel é a mediana de cada conjunto de três observações; c) Mediana móvel – 2ª vez é a mediana de cada conjunto de três medianas geradas na 1ª vez.

Um problema com pequenas sequências de dados “suavizados” é que, onde as seqüências começam ou terminam, a “suavização” não é possível porque dados antecedentes ou subseqüentes não estão disponíveis. Porém, há modos de se contornar esse problema (p. ex., os dados “suavizados” podem gerar uma linha grossa, indicadora da tendência, enquanto que os valores efetivamente observados geram uma linha fina, mais sujeita a variações.

Os dados não podem ser exibidos somente na forma “suavizada” sem que se indique claramente, em uma nota de rodapé, como a “suavização” foi feita. Ademais, em um relatório não se deve usar mais de um método de “suavização”.

Valores Observados Mediana Móvel – 2ª Vez

Concluindo, o gráfico exibido na página anterior ilustra algumas das principais características de um gráfico com linhas, quais sejam: rótulos próximos às linhas; ordenada (i.e., eixo referente às variações) tendo como origem o valor zero;10 e linhas com cores, estilos e símbolos distintos, tomando-se cuidado para que os símbolos não sejam superdimensionados, o que poderia desviar a atenção do leitor da informação contida no gráfico.

10Importa notar que mesmo os gráficos plotados em espaços que não compreendam o valor zero devem indicar esse valor como sendo a origem do eixo referente às variações, inserindo-se nesse eixo uma quebra imediatamente ao lado da origem.

4. DIAGRAMAS, MAPAS, FOTOGRAFIAS E CAIXAS-DE-TEXTO

Os diagramas devem ser planejados cuidadosamente, ser auto-explicativos e, tanto quando possível, usar convenções consagradas para transmitir suas conclusões. Já as fotografias devem ser acompanhadas de descrições apropriadas, ser perfeitamente integradas ao corpo do texto e ser escolhidas criteriosamente. As caixas-de-texto, por sua vez, devem compor elementos significativos, embora discretos, dos relatórios.

Os leitores costumam examinar com mais atenção os diagramas, mapas, fotografias e caixas-de-texto quando folheiam um relatório de auditoria, procurando fazer uma avaliação geral de seu conteúdo. Logo, o modo como eles são apresentados afeta a visão global que os leitores têm do relatório, podendo, inclusive, influenciar a forma como as tabelas e gráficos são percebidos. Consequentemente, as equipes de auditoria devem, mais uma vez, aplicar o critério “o que os leitores precisam saber” a cada uma dessas ilustrações e controlar a sua qualidade rigorosamente, mesmo que não estejam sendo veiculados dados quantitativos.

4.1. Diagramas

Muitas das recomendações feitas acerca dos gráficos são igualmente aplicáveis aos diagramas. É importante, p. ex., que eles tenham tamanhos que lhes permitam transmitir claramente os seus conteúdos. Convém evitar diagramas longos e estreitos, formatados com o único propósito de que se ajustem à largura do texto. Outro exemplo corresponde à necessidade de que as cores sejam escolhidas de tal forma que as fotocópias permaneçam legíveis (p. ex., as caixas de um diagrama não devem ser indicadas somente pelas cores que as preenchem; os seus contornos devem, ao menos, ser definidos por meio de uma linha preta fina).

Como indicado anteriormente, as diversas modalidades de gráficos são bem conhecidas e podem ser facilmente geradas, com vários formatos, pelos modernos softwares para microcomputadores. Porém, no caso da elaboração de diagramas, as equipes de auditoria costumam fazê-los por conta própria, empregando métodos ad hoc ou baseados no uso de lápis e papel. Entretanto, os resultados podem parecer pouco profissionais, especialmente para os leitores habituados a diagramas elaborados com softwares gráficos especializados.

Os tipos de diagramas usados com maior freqüência têm várias regras consagradas sobre como eles são elaborados e sobre o significado de cada formato. Na medida do possível, essas regras devem ser seguidas nos relatórios de auditoria. Há duas formas mais comuns:

a) Fluxogramas: Retratam uma seqüência de operações ou permitem visualizar como um conjunto de instruções pode ser decomposto em vários subconjuntos, como ilustrado pela Figura 5. As regras aplicáveis aos fluxogramas são: os formatos arredondados são usadas para indicar o início de uma seqüência de operações e para indicar os resultados finais; os quadrados representam os processos e os losangos indicam onde se tomam decisões.

FIGURA 5: EXEMPLO DE FLUXOGRAMA

Fonte: TCU. Técnica de Auditoria: Mapa de Processos. Brasília, 2000, p. 1.

b) Organogramas: Representa graficamente a organização de um órgão ou programa por meio de uma “árvore” invertida, com cada fileira agrupando as unidades com o mesmo nível hierárquico e com os “galhos” indicando a extensão do controle exercido pelos níveis superiores, como mostra a Figura 6.

FIGURA 6: EXEMPLO DE ORGANOGRAMA

Fonte: TCU. “Relatório de Auditoria: Avaliação de Contratos de Consultoria e Fiscalização de Concessões, Permissões e Autorizações de Serviços Públicos Referentes ao Setor de Telecomunicações”. Auditorias do Tribunal de Contas da União, n. 12, 2000, p. 5.

Convém observar algumas regras gerais na elaboração de diagramas:

· Devem ser consistentes e não podem, à luz do processo representado, parecer visualmente sobrecarregados.

• Precisam usar formatos padronizados e caixas com o mesmo tamanho para indicar organizações ou operações similares. As caixas afins devem ser organizadas nas mesmas fileiras e colunas. O tamanho das caixas não deve ser definido arbitrariamente, apenas visando acomodar a extensão dos rótulos, nem é correto que se usem mais formatos do que aqueles estritamente necessários. Os diferentes formatos devem sinalizar diferenças nos objetos representados. As diferenças no posicionamento também devem significar algo. Uma nota explicativa deve indicar o que cada tipo de caixa significa.

· Devem usar a menor quantidade possível de retas verticais ou horizontais para conectar as caixas. As linhas diagonais, por sua vez, devem ser evitadas, especialmente linhas diagonais com inclinações variáveis. Também convém evitar as linhas quebradas, ou seja, as linhas que mudam de direção (mesmo as quebras de 90º, da vertical para a horizontal ou vice-versa, podem dificultar a compreensão dos diagramas). Ademais, a seqüência de caixas deve ser rearranjada para que seja minimizada a quantidade de cruzamentos entre linhas. Contudo, se esses cruzamentos forem inevitáveis, então deve-se usar alças que indiquem que uma linha está passando sobre a outra.

• Precisam levar em consideração que as setas podem ser ambíguas. Uma seta de A para B com uma única ponta significa que A causa B? Que A transmite algo a B? Que A envia algo, como um arquivo, uma fatura ou um orçamento, para B? Ou que A controla ou supervisiona B? Assim, convém que as setas sejam rotuladas ou acompanhadas de notas explicativas. As setas com duas pontas precisam ser analisadas com atenção ainda maior (p. ex., não se usa uma única seta com duas pontas para denotar um processo onde A controla B, mas B transmite informação de volta para A – situações como essa exigem uma seta de controle com uma única ponta e um tipo diferente de seta, apontando na direção contrária, para evidenciar a transmissão de informações).

• Devem levar em consideração o critério “o que os leitores precisam saber” e devem ser elaborados de tal forma que seu conteúdo seja veiculado claramente. Às vezes pode ser útil contextualizar um dado diagrama mediante o uso de cores mais claras (p. ex., um organograma pode ter como objetivo mostrar como uma dada divisão se insere na estrutura de um departamento; dessa forma, as caixas e linhas relacionadas com essa divisão podem ser mostradas com cores escuras, enquanto que outros segmentos do departamento podem ser delineados com cores claras).

• Devem, a exemplo do que ocorre com as tabelas e os gráficos, ser identificados como pertencentes a uma única seqüência de figuras. Cada diagrama precisa ter um título claro e completo que defina o que está sendo mostrado, bem como uma breve nota explicativa resumindo o seu conteúdo.

4.2. Mapas

Os trabalhos de auditoria freqüentemente contemplam questões geográficas.

Os leitores podem querer saber onde estão situadas as instalações mencionadas no relatório, como as diversas regiões são afetadas pelas políticas públicas, qual é a jurisdição dos órgãos e programas públicos ou quais foram os locais visitados pela equipe de auditoria. Há dois tipos principais de mapas:

a) Geográficos: simplesmente mostram regiões, áreas, fronteiras ou locais visitados, como ilustrado pela Figura 7.

FIGURA 7: EXEMPLO DE USO DE MAPAS GEOGRÁFICOS

ESTRATIFICAÇÃO EPIDEMIOLÓGICA E ENTOMOLÓGICA DOS MUNICÍPIOS BRASILEIROS PARA O DENGUE E O AEDES AEGYPTI – 1998

Fonte: MS/Funasa/Deope/Ccdtv/Gtfad.

Fonte: TCU. “Relatório de Auditoria de Desempenho: Alocação de Recursos do Programa de Dengue para os Municípios Mediante Convênios”. Auditorias do Tribunal de Contas da União, n. 10, 1999, p. 16.

Geralmente, os mapas geográficos podem ser tratados como diagramas ou gráficos no que se refere ao tamanho, às cores e à concepção. Os mapas devem ser identificados como pertencentes à seqüência de figuras do relatório, possuindo título e nota explicativa que identifiquem e descrevam o conteúdo. Alguns pontos que devem ser observados:

Þ O mapa-base deve ser adequado ao objetivo almejado e seu direito autoral deve ser observado.

Þ Qualquer adição ao mapa-base (p. ex., a inserção de cores) deve parecer consistente com seu aspecto original.

Þ Mapas estilizados devem ser evitados, pois podem não ser compreendidos com facilidade pelos leitores.

Þ As informações do mapa não devem parecer que são escassas (p. ex., não convém usar um mapa inteiro ou mesmo meio mapa do Brasil para mostrar apenas três localidades no sul do país). Se um mapa mostra mais do que o necessário, convém avaliar a possibilidade de reduzi-lo, focalizando a área mais relevante.

Þ Da mesma forma, convém evitar mapas que pareçam saturados, com muitas áreas similares ou com localidades que possam ser confundidas pelos leitores.

Þ As denominações das localidades devem ser impressas nos locais apropriados, sem que as características centrais dos mapas sejam obscurecidas. As principais localidades devem ser indicadas de maneira precisa por meio de marcadores adequados.

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