Técnica de Apresentação de Dados TCU

Técnica de Apresentação de Dados TCU

(Parte 6 de 6)

Þ Informações adicionais não devem ser incluídas a não ser que sejam necessárias e que auxiliem os leitores a melhor compreender o que estiver sendo exibido.

b) De Dados: combinam características de gráficos ou diagramas em ilustrações baseadas em mapas. P. ex., pode-se lograr uma melhor compreensão de como as atividades de um órgão variam entre as representações regionais superpondo-se um gráfico de barras ou colunas que mostre o desempenho de cada representação a um mapa que identifique as várias regiões. Semelhantemente, símbolos com tamanhos diferentes, combinados com números-chave, podem ser colocados sobre um mapa para mostrar quantos ativos são mantidos em cada área. Os mapas de dados podem ser bastante efetivos e são apreciados pelos leitores. Porém, os seguintes cuidados devem ser tomados:

Þ As barras, colunas, gráficos do tipo “pizza”, pontos, cores, símbolos ou números inseridos não devem impedir que os leitores façam uma leitura convencional do mapa (p. ex., as linhas de fronteira ou os limites do mapa não devem ser cortados).

Þ As escalas das barras, colunas ou seções dos gráficos do tipo “pizza” inseridas em mapas de dados podem ser bastante comprimidas em decorrência do cuidado indicado no item anterior. Assim, deve-se checar se o míni-gráfico de cada área geográfica ainda é legível.

Þ Os símbolos usados devem se ajustar ao mapa, especialmente onde símbolos com tamanhos diferentes estiverem sendo usados para indicar o montante relativo de instalações ou ativos.

4.3. Fotografias

É cada vez mais comum a inclusão de fotografias nas capas dos relatórios de auditoria. Todavia, também convém avaliar se fotografias podem ser inseridas no texto. Uma questão fundamental é se as fotografias ajudam a explicar o tópico examinado no relatório. Nesse caso, dois aspectos devem ser contemplados:

1ª) O assunto pode ser bem representado por fotografias? 2ª) Quão hermético é o assunto ou quão vagas são as representações mentais que os leitores provavelmente têm do tópico em questão? As fotografias contribuirão para que os leitores compreendam melhor o assunto?

Se as respostas a uma dessas questões ou a ambas sugerir que fotografias são úteis, os seguintes aspectos devem ser observados na escolha da ilustração:

· O TCU freqüentemente utiliza fotografias coloridas (vide Figura 8), de modo que as páginas com fotografias demandam impressão especial. Porém, fotografias em preto-e-branco podem ser apropriadas em algumas situações (p. ex., uma versão bem clara como fundo de um gráfico).

FIGURA 8: EXEMPLO DE USO DE FOTOGRAFIAS UNIDADE DE DESTILAÇÃO ATMOSFÉRICA NA REFINARIA DE MANAUS

Fonte: TCU. Fiscalização de Obras Constantes do Orçamento 2000: Anexo I – Tomo 6 – Programas de Trabalho sem Ressalvas. Brasília, Set/2000, p 123. Mimeo.

· As fotografias devem ser posicionadas tão perto quanto possível do texto ao qual se referem ou onde sejam mais pertinentes e úteis para os leitores. Não convém que as fotografias sejam posicionadas em grupo, distantes dos textos nos quais são discutidas, com o único propósito de reduzir os custos de impressão.

• As fotografias devem ser examinadas cuidadosamente para que não transmitam mensagens não-intencionais inapropriadas, especialmente aquelas que poderiam ser tidas como ofensivas por alguns grupos ou tipos de pessoas. Fotografias muito melancólicas ou agressivas tendem a ser controvertidas, principalmente se contiver indivíduos ou áreas facilmente reconhecíveis. Cuidado deve ser tomado para que a publicação de uma fotografia não prejudique pessoas ou órgãos que buscam melhorar sua performance sob difíceis circunstâncias.

• É igualmente impróprio incluir fotografias típicas de trabalhos de relações públicas, nas quais são mostradas pessoas ou ambientes demasiado glamourosas. Muitas fotografias oficiais de órgãos ou programas, e praticamente todas as fotografias produzidas com propósitos comerciais, têm fortes elementos auto-promocionais. A reprodução desse tipo de material pode sugerir que o TCU adotou o ponto de vista do auditado.

• Para evitar problemas desse tipo, costuma-se restringir as fotografias a temas seguros, especialmente edifícios ou equipamentos, destituídas de qualquer elemento humano. Todavia, as pessoas tendem a ser o principal alvo do setor público, como consumidores ou provedores de serviços. Assim, convém procurar formas para inserir as pessoas nas fotografias que sejam equilibradas, realistas e apropriadas. Quando houver um amplo leque de fotografias disponíveis, pode-se cobrir um espectro que vá do glamouroso ao agressivo de modo equilibrado. Também convém lembrar que as fotografias podem ser usadas para exibir outros assuntos (p. ex., formulários ou documentos).

• Convém notar se os gêneros e os grupos étnicos e sociais retratados são condizentes com o contexto examinado.

• Toda fotografia deve ter um título completo e claro, que identifique o que está sendo exibido. A exemplo do que ocorre com gráficos e mapas, devese incluir uma nota explicativa que sintetize a principal mensagem da ilustração e que evidencie a sua relação com o texto do relatório. Como as fotografias são muito chamativas visualmente, é importante que elas sejam auto-explicativas. A única exceção para essa regra acontece quando a fotografia é inserida em uma caixa-de-texto. Nesse caso, a nota explicativa pode ser dispensada. Porém, a caixa-de-texto deve se referir explicitamente à fotografia e explicá-la.

4.4. Caixas-de-Texto

Cada vez mais, os modernos modelos de relatório utilizam caixas-de-texto para indicar exemplos, descrever estudos de caso e, em geral, para dar uma idéia mais concreta dos assuntos discutidos (vide Figura 9).

FIGURA 9: EXEMPLO DE CAIXA-DE-TEXTO

Finalidade: Redução da incidência de enfermidades causadas pelo consumo de água nãopotável.

Propósito: Adoção de práticas higiênicas pela população beneficiada. Componentes:

Atividades:

Þ selecionar locais para a perfuração de poços; Þ mobilizar os trabalhadores do local; Þ perfurar os poços selecionados.

Þ preparar um programa de capacitação na área de saúde; Þ recrutar servidores da área de saúde; Þ ministrar o programa de capacitação para os servidores recrutados.

Fonte: Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID). Marco Lógico para el Diseño y Conceptualización de Proyectos. 199-, p. 16. Mimeo.

Fonte: TCU. “Manual de Auditoria de Natureza Operacional”. Boletim do Tribunal de Contas da União, Jul/2000, 3(37):27.

Como no caso das outras ilustrações, é importante avaliar como podem ser projetadas caixas-de-texto efetivas:

• As caixas-de-texto devem se ajustar às margens normais do relatório. Em geral, devem ser menores do que meia-página e quase nunca maiores do que uma página, de modo que a caixa possa ser vista como um todo. Não devem ser interrompidas por quebras-de-página se os dois segmentos ocuparem o verso e anverso da mesma folha. Já se ocuparem o verso e o anverso de duas folhas contíguas, mas distintas, a ilustração poderá continuar atendendo ao seu objetivo, pois os dois segmentos poderão ser vistos simultaneamente. Porém, isso deve ser levado em consideração no momento da concepção da caixa-de-texto.

• O texto dentro das caixas deve ter o mesmo tamanho do texto principal ou ser ligeiramente menor, com espaçamento semelhante entre as linhas – as caixas devem ser tão fáceis de ler quanto o restante. Nas caixas longas, os parágrafos devem ser indicados claramente. Convém usar uma borda ou uma cor-de-fundo para que a caixa se destaque do texto principal.

• As caixas-de-texto devem ter um título apropriado que deixe clara a sua função (p. ex., relatar um exemplo ou um estudo de caso). Geralmente, as caixas não precisam ser numeradas, identificadas como “Caixa” ou incluídas na lista de figuras, pois elas devem ser posicionadas imediatamente após o trecho do texto principal ao qual se referem.

· As caixas não devem conter informações em excesso, pois isso desestimula os leitores a lê-las, especialmente se o tamanho da fonte for consideravelmente menor, se a caixa for muito extensa ou se parecer saturada. Por outro lado, também não se deve incluir caixas-de-texto cujo teor ocupe apenas algumas linhas. Se um texto é realçado por meio de uma caixa, os leitores tenderão a supor que isso seja significativo ou útil, ficando desapontados se a caixa parecer irrelevante ou muito pequena.

TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO DE DADOS 48

(Parte 6 de 6)

Comentários