Baixe Apostila completa da versão 2000/2003 do Microsoft Excel e outras Notas de estudo em PDF para Administração Empresarial, somente na Docsity! Programa CIEE de Educação a Distância CURSO: MICROSOFT EXCEL 2000 E 2003 SUMÁRIO AULA 1 – Conhecendo o Microsoft Excel 2000 e 2003 Introdução ao Excel 2000 e 2003 O que o Excel faz Apresentação da tela do Excel Definição de células AULA 2 – Trabalhando com formatação Mudança de células Formas de seleção Movendo células Inserindo células Inserindo linhas Excluindo células, linhas e colunas Formatando linhas Formatando colunas Formatando células Incluir e excluir planilha AULA 3 – Recursos avançados de formatação Formatando fonte Mesclando e alinhando células Bordas e sombreamento Formatação de valores Principais categorias Autoformatação AULA 4 – Fórmulas e funções Fórmulas Funções Soma Média Mínimo Máximo Outras Funções Função SE Cálculos envolvendo várias planilhas Selecionando várias planilhas Fórmulas envolvendo várias planilhas Formatação condicional AULA 5 – Formatando dados Classificar Filtragem Inserindo gráficos Hiperlink Proteção de dados Programa CIEE de Educação a Distância 2 AULA 6 – Recursos avançados do aplicativo Subtotais Validação de dados Referência absoluta e relativa Programa CIEE de Educação a Distância 5 Vamos treinar? Abra o Microsoft Excel do seu computador. Salve um documento em branco na pasta “Meus documentos’ com o nome” “Curso EaD – Microsoft Excel”. Nós utilizaremos esse documento no decorrer do curso “Microsoft Excel” para colocar em prática o que aprendemos. Caso tenha dificuldade, siga as orientações: Como criar e salvar um documento no Microsoft Excel 1º ao abrir o Microsoft Excel, acesse no menu “Arquivo” o item novo (uma planilha em branco será apresentada na tela). 2º acesse no menu “Arquivo’ e, em seguida, o item “Salvar (uma caixa de mensagem aparecerá e solicitará o nome do arquivo). 3º mencione o nome do arquivo; neste caso o nome que utilizaremos será: Curso EaD – Microsoft Excel. Esse documento será utilizado em vários momentos de nossas aulas, por isso salve-o em uma pasta de fácil localização. AULA 2 – Trabalhando com formatação O objetivo desta aula é ampliar seus conhecimentos em relação à formatação de planilhas no Microsoft Excel. Será por meio desta aula que iniciaremos nossos primeiros trabalhos no Microsoft Excel. Os conceitos apresentados nessa aula servem para utilização na versão 2000 e 2003 do Microsoft Excel. Boa aula! Mudança de células Iniciaremos a aula 2 trabalhando com mudança de células. Agora vamos aprender a mudar de células por meio das colunas e linhas. Para mudar de célula por meio das colunas (A,B,C,...) poderá utilizar as setas e também a tecla TAB. Programa CIEE de Educação a Distância 6 Para mudar de célula por meio das linhas (1, 2, 3,...) poderá utilizar as setas e também a tecla Enter. Formas de seleção Para formatar uma parte ou uma planilha do Excel ela precisará estar selecionada. Para selecionar... Uma célula: clique na célula ou digite o nome da célula na caixa de nome e pressione Enter. Uma linha: clique no número da linha localizado no lado esquerdo da área de trabalho do Excel. Uma coluna: clique na letra da coluna, localizada no lado superior da área de trabalho do Excel. Várias células: posicione o cursor do mouse dentro na primeira célula, pressione e mantenha pressionado o botão esquerdo do mouse, arraste até a célula que deseja selecionar. Movendo células Para mover, selecione a célula ou intervalo e posicione o mouse na borda da área selecionada quando o ponteiro virar uma seta pressione o botão esquerdo do mouse e arraste até a nova posição. Inserindo células Para inserir uma nova célula, acesse o menu “Inserir” e, em seguida “células”. A caixa de diálogo ao lado será aberta, nela podemos: - deslocar células para direita ou para baixo; - inserir linha ou coluna inteira. Inserindo linhas Para inserir uma linha, você deverá selecionar a linha desejada conforme as figuras abaixo e depois acessar o menu “Inserir” e, em seguida “linhas”. Excluindo células, linhas e colunas Selecione a célula de interesse. Programa CIEE de Educação a Distância 7 Se você deseja excluir uma célula, linha ou coluna, acesse o menu “Editar” e, em seguida “Excluir”, surgirá uma caixa com as opções: - deslocar células para a esquerda; (deslocará as células para esquerda ou direita); - deslocar células para cima; (deslocará as células para cima); - linha inteira; (incluirá ou excluirá uma linha inteira) e - coluna inteira. (incluirá ou excluirá coluna inteira). Formatando linhas No menu “Formatar”, “Linha” as opções são: - altura (aumenta o diminui a altura da linha); - auto-ajuste (ajusta o conteúdo ao tamanho da célula); - ocultar (esconde a linha, sem excluí-la) e - reexibir (reexibe as linhas ocultadas). Formatando colunas No menu “Formatar”, “Coluna” as opções são: - largura (aumenta ou diminui a largura da coluna); - auto-ajuste de seleção (ajusta a largura da coluna de acordo com o conteúdo da célula); - ocultar (esconde a coluna, sem excluí-la) e - reexibir as colunas (reexibe as colunas ocultadas). Formatando planilhas No menu “Formatar”, “Planilhas” as opções são: - renomear (altera o nome da planilha); - ocultar (esconde a planilha, sem excluí-la); - reexibir (reexibe o conteúdo das planilhas ocultas); - plano de fundo (insere uma imagem ou cor ao fundo da planilha); - cor da guia (altera a cor da guia ativa). Incluir e excluir planilha Para incluir uma planilha: Acesse o menu “Inserir” e, em seguida clique em “Planilha”. Para Excluir uma planilha: Acesse o menu “Editar”, “Excluir” e, em se guida clique em “Planilha”. AULA 3 – Recursos avançados de formatação Observe que a nova linha foi inserida. Programa CIEE de Educação a Distância 10 Formatação de valores É definir como os números digitados serão exibidos na célula, ou seja, o formato que será apresentado, se em modelo de data, hora, fração, porcentagem etc. Selecione as células e acesse no menu “Formatar” o item “Células”. Na caixa “Formatar células”, selecione a guia “Número”. Na área “Categoria” temos várias opções incluindo: geral, número, moeda, contábil, data etc. Programa CIEE de Educação a Distância 11 Principais categorias Categoria geral Quando criamos uma planilha nova, geralmente todas as células estão formatadas na categoria geral. Categoria / Estilo de moeda Esta categoria é indicada para trabalhar com dados que envolvem valores. Todo valor digitado na célula será interpretado como moeda. Autoformatação A autoformatação simplifica bastante o trabalho de formatação de planilhas. Para que possa utilizar esse recurso, selecione um conjunto de células e escolha uma opção de autoformatação.O Excel faz todos os ajustes de fonte, borda, padrões, alinhamento etc. Como realizar passo a passo a autoformatação? Selecione um conjunto de células. Acesse na barra de ferramentas o item “Formatar” e logo após “autoformatação”. Selecione um modelo de formatação. Clique em ok. Atenção! A autoformatação não se aplica a uma única célula, sempre a um conjunto de células. Para aplicar o recurso de autoformatação, acesse no menu “Formatar” e, em seguida o item “Autoformatação”. A Autoformatação é muito prática, mas não se aplica a todos os casos. Às vezes, a única solução é a formatação passo a passo. AULA 4 – Fórmulas e funções Falar de Microsoft Excel sem falar de fórmulas é muito difícil. Nesta aula conheceremos esse recurso tão importante, que nos auxilia na elaboração de planilhas com alto grau de complexibilidade ao mesmo tempo em que proporciona dinamismo e precisão de dados e cálculos. Programa CIEE de Educação a Distância 12 Vamos aprender a utilizá-los? Boa aula! Fórmulas As fórmulas dão o poder de cálculo às planilhas eletrônicas. Você insere fórmulas numa célula começando a linha com um sinal de igual (=). As fórmulas podem buscar dados em outras células para calcular um resultado. Se caso esse sinal for omitido, o Excel interpretará como texto. Por exemplo: se você quer exibir na célula A3 a soma dos valores colocados nas células A1 e A2, digite na célula A3 a fórmula =A1+A2. Na montagem de fórmula poderemos usar letras maiúsculas ou minúsculas para as referências. Caso necessite visualizar a fórmula, ou alterá-la, posicione o cursor na célula desejada e o conteúdo desta será exibido pelo Excel na “Barra de fórmulas”. Por meio dessa barra, você pode editar ou verificar o conteúdo da célula. O Excel usa algumas convenções da Informática e da Matemática para escrever fórmulas. Os símbolos usados nas operações básicas são: Operador Nome Operação Digite na célula O Excel exibe + Sinal de mais Adição =2+2 4 - Sinal de menos Subtração =3-2 1 * Asterisco Multiplicação =2*3 6 / Barra normal Divisão =4/2 2 ^ Acento Circunflexo Potenciação =2^3 8 As operações na tabela acima não apresentam erros, mas para que o Excel possa automatizar os cálculos de forma mais eficiente, você deve colocar os endereços das células nas fórmulas, por exemplo, =A1+B2. Dessa maneira, você indica ao Excel que ele deve somar o conteúdo da célula A1 com o conteúdo da célula B2. Essa forma de representar as operações permite que você altere o conteúdo das células envolvidas sem necessidade de correção nas fórmulas, pois o Excel recalcula os dados automaticamente. Exemplo: Uma loja precisa converter os preços de seus automóveis importados de dólares para reais, com objetivo de anunciá-los em um jornal de grande circulação. Desta forma, elaborou a planilha abaixo: Programa CIEE de Educação a Distância 15 Média O cálculo de média aritmética é feito pela função Média. Esta função soma todos os valores de um intervalo e divide o resultado pelo número de células do intervalo. Vamos exemplificar a sintaxe da função média. Para calcular a média dos valores do intervalo entre a célula A3 até a célula A10 escreva. =MÉDIA(A3:A10) Mínimo A função mínimo procura o menor valor existente em um intervalo de células. Essa função é utilizada, por exemplo, para buscar o menor valor de uma cotação, a nota mais baixa, etc. Para descobrir o valor mínimo dos valores do intervalo entre a célula A3 até a célula A10 escreva. =MÍNIMO(A3:A10). Máximo A função máximo trabalha de maneira oposta à função mínimo, ou seja, busca o maior valor do intervalo de células selecionadas. Para descobrir o maior valor entre o intervalo das células A3 até a célula A10 escreva. = MÁXIMO(A3:A10) Outras Funções Uma forma prática de inserir funções é usar o comando Função do menu “Inserir”, ou clicar no botão colar função na barra de ferramentas. Com ele não precisamos conhecer detalhes da sintaxe da função. Vamos exemplificar: Selecione a célula onde será inserida a função. Clique no menu “Inserir” e no comando “Função”. Surgirá a caixa de diálogo “Colar função”. Escolha a função desejada, por exemplo, a função estatística Média e clique em OK. Surgirá a caixa de diálogo da função. Digite as informações necessárias para definir a função. Por exemplo: a função Média pede o intervalo de células. Digite o intervalo no campo Núm1. Será algo como A3:A10. Programa CIEE de Educação a Distância 16 Função SE A função SE é do tipo lógica, pois pode atribuir à sua planilha a capacidade de tomar decisões. Você vai utilizar essa função do mesmo modo que utiliza condições em seu dia a dia. Por exemplo, “se chover, vou de carro; se não, irei a pé”. Vamos estudar essa função através de um exemplo. Podemos inserir essa função de dois modos. Abra um novo arquivo de Excel e digite a planilha a seguir. Digamos que a média para aprovação seja 5,0. O Excel escreverá a palavra APROVADO na coluna Situação se a média for maior ou igual a 5,0 e a palavra EXAME se a nota for inferior a 5,0. Faremos isso com a função SE. A função SE envolve três informações, também chamadas argumentos. Vejamos quais são: Teste lógico Verificar se a média anual é igual ou superior a 5,0 Valor SE verdadeiro Escrever a palavra APROVADO. Programa CIEE de Educação a Distância 17 Valor SE falso Escrever a palavra EXAME. Na célula H4, digite o sinal de igual, o nome da função – no caso, SE e abra parênteses; Em seguida, digite a condição a ser testada: G4>=5; Digite o sinal de ponto e vírgula para separar os argumentos; Insira a fórmula a ser executada ou o texto a ser exibido, caso a condição “Aprovado”; Digite o sinal de ponto e vírgula para separar os argumentos; Insira a fórmula a ser executada ou o texto a ser exibido, caso a condição “Exame”. Sua formula deverá ficar assim: =SE(G4>=5;”Aprovado”;”Exame”). Por meio dessa função o Excel testa a média do aluno (G4) é maior ou igual a 5 e coloca como resposta “Aprovado”, se a condição for verdadeira, ou “Exame”, se for falsa. Repita o raciocínio nas células G5 até G13; Outra maneira de inserir essa mesma função seria: Se Selecionar a célula H4 novamente. Acessar o menu “Inserir” e, em seguida o item “Função”. Na caixa de diálogo “Colar função” escolha a função lógica SE e clique em OK. Na caixa de diálogo da função SE digite os valores dos três argumentos que são: teste lógico, valor SE verdadeiro e valor SE falso. Clique em OK. Veja na figura como foram digitados. Programa CIEE de Educação a Distância 20 Você pode ainda acrescentar mais duas condições, basta clicar no botão Adicionar e repetir todo o processo para a caixa que for exibida. Aula 5 – Formatando dados Nessa aula estudaremos alguns recursos de formatação de dados que o Microsoft Excel disponibiliza. Esses recursos são extremamente importantes em qualquer documento a ser realizado no Microsoft Excel e com certeza será de grande valia em seus trabalhos. Bons estudos! Programa CIEE de Educação a Distância 21 Classificar Nosso primeiro assunto a ser abordado nesse tópico é o recurso de classificar. Esse recurso nos auxilia na ordem dos dados apresentados em uma planilha (ordem numérica, alfabética etc.). Vamos exemplificar o gerenciamento de dados com as informações da planilha abaixo: Em alguns casos, a ordem em que os dados são representados em sua planilha não tem importância alguma. Mas, em outras situações, pode ser necessário ordenar para facilitar uma pesquisa. Por exemplo, uma lista de preços que possua seus produtos em ordem alfabética é muito mais fácil de ser consultada. Listas de contas a pagar e a receber ficam mais fáceis quando classificadas por data de pagamento. Para essas e outras situações, o Excel possui a ferramenta classificar que possibilita ordenar os dados em crescente e decrescente. Imagine a seguinte situação: vamos organizar os carros por marca e por preço, começando pelo carro mais caro de cada marca. Como podemos realizar essa atividade no Microsoft Excel? É muito simples, selecione o intervalo de dados dos preços (A5:F22). No menu “Dados”, clique em “Classificar”, surgirá a caixa de diálogo “Classificar”. No campo “Classificar por” selecione a coluna “Marca e ordem crescente”. Deste modo o Excel vai reorganizar as linhas para que os carros da mesma marca fiquem juntos. No campo “Em seguida por” selecione a coluna “Preço em real e ordem crescente”. Deste modo, depois de organizar por marca o Excel vai organizar pelo preço, começando pelo menor. Clique em OK. Programa CIEE de Educação a Distância 22 Você ainda pode realizar uma classificação simples, clicando nos botões Classificação Crescente ou Classificação Decrescente na barra de ferramentas. Veja como ficará: Procure sempre que possível treinar seus conhecimento no próprio Microsoft Excel, ok? Somente dessa forma conseguirá conciliar melhor o que aprendeu. Agora vamos conhecer a ferramenta de filtragem do Microsoft Excel. Programa CIEE de Educação a Distância 25 Depois de digitar os dados podemos iniciar a criação do gráfico que será orientado pelo assistente de gráfico. Selecione os dados para construir o gráfico e acesse no menu “Inserir” o item “Gráfico”. Será aberta a janela do assistente de gráfico, nela teremos 4 etapas a serem seguidas. Na 1ª etapa, selecione um tipo e um subtipo para o gráfico. Caso queira visualizar o seu gráfico, antes de publicado, mantenha pressionada a tela “manter pressionado para exibir exemplo”. Se o gráfico escolhido não lhe agradou, altere o tipo e subtipo de gráfico. Programa CIEE de Educação a Distância 26 2ª etapa - Intervalo e Sequência Aqui você especifica as células que contém os dados e rótulos que deseja ver em seu gráfico. Se a visualização do gráfico tiver a aparência que você deseja, o intervalo de dados já está correto. 3ª etapa - Opções do Gráfico Nesta etapa temos as opções de gráficos onde podemos inserir título, eixo, linhas de grade, legenda, rótulos de dados e tabela de dados. Programa CIEE de Educação a Distância 27 Título: nessa guia você poderá nomear o gráfico, o eixo das categorias x (valores expressos na vertical do gráfico) e o eixo dos valores Y (valores expressos na horizontal do gráfico). Eixo: nessa guia você poderá apresentar ou ocultar os valores do eixo dos valores (Y) e apresentar ou ocultar as informações do eixo das categorias (x). Linhas de grade: nessa guia você poderá ajustar as linhas que aparecem ao fundo do gráfico. Legenda: nessa guia você poderá ocultar a legenda ou apresentá-la à direita, esquerda, embaixo etc. Rótulo de dados: nessa guia você poderá apresentar no gráfico: - nome da série (dado apresentado na legenda) - nome da categoria (dado apresentado na categoria X). - valor (dado apresentado na categoria y). - porcentagem (cálculo de porcentagem sobre o valor apresentado). Tabela de dados: nessa guia você poderá apresentar todos os dados da tabela em um quadro. 4ª etapa - Local do Gráfico Nessa etapa definiremos o local do gráfico, se será em nova planilha, renomeando automaticamente para o gráfico e assim sucessivamente ou se será como objeto. Nesta opção o Excel irá posicionar o seu gráfico na planilha de origem, ou seja, na planilha onde estão os dados do gráfico. Gráfico final Programa CIEE de Educação a Distância 30 Para definir que uma ou mais células não fiquem travadas quando a planilha for protegida faça assim: Antes de ativar a proteção selecione as células. No menu “Formatar” escolha “Células”. Surgirá a caixa de diálogo Formatar Células. Na guia “Proteção” desmarque a opção “travar”. Deste modo, quando a planilha for protegida, estas células não ficarão travadas. Clique em OK. No Excel 2003, acesse no menu “Ferramentas” o item “Proteger” proteger “Planilha”. Coloque uma senha e escolha o que você pretende bloquear. AULA 6 – Recursos avançados do aplicativo Finalmente chegamos a nossa última aula! Nessa aula abordaremos outros aspectos relacionados a formatação de dados e fórmulas no Microsoft Excel. Programa CIEE de Educação a Distância 31 Os conceitos apresentados nessa aula servem para utilização na versão 2000 e 2003 do Microsoft Excel. Boa aula! Subtotais O comando subtotais permite obter várias informações de uma lista de dados, vamos partir da planilha preços de automóveis. As informações possíveis com o comando subtotais são as seguintes: - saber quantos carros de cada marca estão na tabela; - saber o preço médio dos carros de cada categoria; - saber o preço máximo dos carros de cada marca; - saber o preço mínimo dos carros de cada categoria. Como exemplo vamos utilizar os subtotais para saber qual é o preço médio dos carros em cada categoria. Basta selecionar o intervalo (A3:D20) e classificar os dados da coluna “categoria” de forma crescente. Acessar na barra de menus o item “Dados” e, em seguida “Subtotais”. Surgira a caixa Subtotais. No campo A “cada alteração em” escolha “Categoria”. No campo “Usar função” escolha “Média”. Clique em Ok. No campo "Adicionar subtotal a" escolha "Preço em real". Selecionar os itens: “substituir subtotais atuais” e “resumir dados abaixo”. Pronto! Foram criados os subtotais pelo Excel. Programa CIEE de Educação a Distância 32 Validação de dados A validação de dados é um mecanismo que permite controlar a digitação de dados. Podemos definir que alguns valores não serão aceitos numa célula. Veja o exemplo: Uma empresa atacadista de equipamentos de Informática tira seus pedidos de compra no Excel. No pedido de compra há uma tabela com as seguintes colunas: - quantidade; - produto; - preço unitário e - preço total. Vamos criar uma validação de dados nas células da quantidade, para que seja aceito números inteiros iguais ou maiores que 3. Isso porque 3 é o pedido mínimo aceito pela empresa. Para criar a validação de dados, selecione as células do item quantidade (A4:A7). No menu “Dados”, acesse “Validação”. Surgirá a caixa de diálogo de validação de dados. No campo “Permitir” escolha “Número inteiro”. No campo “Dados” escolha “Igual ou maior do que”. No campo “Mínimo” digite 3. Na guia “Mensagem de entrada” digite o título “Quantidade” e a mensagem: “mínimo 3”. Na guia “Alerta de erro” digite o título “Quantidade” e a mensagem “A quantidade mínima é 3”. Clique em ok.