Baixe Monografia oficial Ângela Isabela Santos Almeida e outras Notas de estudo em PDF para Administração Empresarial, somente na Docsity! 1 INSTITUTO EDUCACIONAL SANTO AGOSTINHO FACULDADE DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS CURSO DE ADMINISTRAÇÃO ÂNGELA ISABELA SANTOS ALMEIDA ANÁLISE DE UM MODELO DE CONTROLE DE ESTOQUES EM UMA DROGARIA: O CASO UNIMINAS, EM SÃO FRANCISCO-MG. MONTES CLAROS - MG 2010 2 ÂNGELA ISABELA SANTOS ALMEIDA ANÁLISE DE UM MODELO DE CONTROLE DE ESTOQUES EM UMA DROGARIA: O CASO UNIMINAS, EM SÃO FRANCISCO-MG. Monografia apresentada à Faculdade de Ciências Sociais Aplicadas das Faculdades Santo Agostinho para obtenção do título de Bacharel em Administração, na área de Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais sob a orientação do Professor Márcio Antônio Alves Veloso. Montes Claros – MG Instituto Educacional Santo Agostinho 2010 5 RESUMO Este estudo tem como fim analisar e recomendar melhorias na gestão de estoques da Drogaria Uniminas. A base para essa realização desse trabalho fundamenta-se em um estudo de caso sobre a gestão de estoque. Com caráter de pesquisa exploratório-descritiva com abordagem qualitativo/quantitativo, amostra não aleatória probabilística intencional. Foram escolhidos 20 (vinte) itens que possuem uma maior representatividade sobre o lucro da empresa. A pesquisa proporciona uma análise dos estoques de maneira clara e objetiva, enfatizando os conceitos e técnicas de administração de materiais que minimizem os custos, acrescentam valor aos produtos e serviços e, por conseguinte um acréscimo no lucro. Palavras- chave: Drogaria Uniminas; gestão de estoque; indicadores gerenciais; análise do estoque. 6 LISTA DE TABELAS TABELA 1: RELAÇÃO DOS MEDICAMENTOS A SEREM ANALISADOS ............................... 37 TABELA 2: IDENTIFICAÇÃO DOS INDICADORES DE ESTOQUES ......................................... 38 TABELA 3: CLASSIFICAÇÕES XYZ 123 PQR .............................................................................. 39 TABELA 4: ANÁLISE DO ITEM CICLO 21.................................................................................. 40 TABELA 5: ANÁLISE DO ITEM FOR GÁS GTS.......................................................................... 41 TABELA 6: ANÁLISE DO ÍTEM PILEM ......................................................................................... 42 TABELA 7: ANÁLISE DO ÍTEM SCALID ...................................................................................... 43 TABELA 8: ANÁLISE DO ÍTEM BABYDRAX .............................................................................. 44 TABELA 9: ANÁLISE DO ÍTEM FERID ......................................................................................... 45 TABELA 10: ANÁLISE DO ÍTEM BETAPROSPAN ...................................................................... 46 TABELA 11: ANÁLISE DO ÍTEM DEXANEURIM ........................................................................ 47 TABELA 12: ANÁLISE DO ÍTEM TESS ......................................................................................... 48 TABELA 13: ANÁLISE DO ÍTEM HYTÓS ..................................................................................... 49 TABELA 14: ANÁLISE DO ÍTEM CELESTRAT ............................................................................ 50 TABELA 15: ANÁLISE DO ÍTEM UNI AMOX ............................................................................... 51 TABELA 16:ANÁLISE DO ÍTEM UNIPROFEN ............................................................................. 52 TABELA 17: ANÁLISE DO ÍTEM FOR GÁS 40MG ........................................................................ 53 TABELA 18: ANÁLISE DO ÍTEM NASALIV ................................................................................. 54 TABELA 19: ANÁLISE DO ÍTEM FLUCISTEIN ............................................................................ 55 7 TABELA 20: ANÁLISE DO ÍTEM TERMOL .................................................................................. 56 TABELA 21: ANÁLISE DO ÍTEM UNI CLONAZEPAX ................................................................ 57 TABELA 22: ANÁLISE DO ÍTEM CLOMAZEN............................................................................. 58 TABELA 23: ANÁLISE DO ÍTEM TANDRIFLAN ......................................................................... 59 TABELA 24: PRECISÃO DE REGISTRO DE ESTOQUE COM TOLERÂNCIA ........................... 60 TABELA 25: CRITÉRIOS DE ANÁLISE.......................................................................................65 TABELA 26: ENTREVISTA SOBRE GESTÃO DE ESTOQUES................................................. 71 10 3.9.3 Cobertura dos Estoques ............................................................................................ 26 3.10 COMPRAS ....................................................................................................................... 27 3.11 FORNECEDORES ............................................................................................................. 27 3.11.1 Almoxarifado ......................................................................................................... 28 3.11.2 Recebimentos ......................................................................................................... 29 3.12 CLASSIFICAÇÃO DE CRITICIDADE XYZ .......................................................................... 29 3.13 CLASSIFICAÇÃO DE AQUISIÇÃO 123 ............................................................................... 30 3.14 CLASSIFICAÇÃO DE POPULARIDADE PQR ...................................................................... 30 3.15 PONTO DE PEDIDO .......................................................................................................... 30 3.16 CURVA DENTE DE SERRA ............................................................................................... 31 3.17 ORGANOGRAMA ............................................................................................................. 31 3.18 INVENTÁRIO FÍSICO ........................................................................................................ 32 4 METODOLOGIA .................................................................................................................. 33 5 RESULTADOS ..................................................................................................................... 35 5.1 DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES ADMINISTRATIVAS ............................................................. 35 5.2 IDENTIFICAÇÃO DOS ITENS ESTUDADOS ........................................................................... 37 5.3 INDICADORES DE DESEMPENHO ........................................................................................ 38 5.4 CLASSIFICAÇÕES XYZ, 123, PQR .................................................................................... 39 5.5 ANÁLISES DOS INDICADORES GERENCIAIS E DOS ITENS DE ESTOQUES .............................. 40 5.6 PRECISÃO DOS REGISTROS DE ESTOQUES COM TOLERÂNCIAS, INVENTÁRIO E ACURÁCIA. . 60 5.7 ANÁLISES DOS ITENS QUE POSSUEM MAIOR E MENOR PERCENTUAL SOBRE O LUCRO ........ 66 5.8 DEMANDA MÉDIA DA SAÍDA DE 2008, 2009 E 2010 .......................................................... 68 5.9 CHECK-LIST COM O GERENTE, SOBRE A GESTÃO DE ESTOQUES DA DROGARIA UNIMINAS 70 6 CONSIDERAÇÕES FINAIS ................................................................................................ 73 BIBLIOGRAFIA ...................................................................................................................... 76 APÊNDICE A- GRÁFICOS DOS INDICADORES DE ESTOQUES ................................... 80 11 INTRODUÇÃO A base para realização desse trabalho fundamenta-se em um estudo de caso, buscando apresentar uma análise que permita melhor compreensão sobre a gestão de estoques, para que promovam uma melhor administração dos mesmos. Desta forma, a pesquisa se justifica, os resultados se apresentam como uma oportunidade de melhoria para a unidade de análise se orientar em relação à gestão de seus estoques. Quanto mais perfeita é a administração de estoques da empresa, menores serão seus custos e maior será sua competitividade. A empresa necessita de estudos dessa ordem para que possa subsidiá-la no estabelecimento de estratégias para a sua ação no atendimento à demanda atual ou no potencial de sua clientela. Uma boa gestão de estoques melhora a flexibilidade, a demanda de mercado e satisfaz o cliente e, principalmente aperfeiçoa os recursos financeiros. Para Ballou (1993), deve-se sempre ter o produto e evitar ter estoques. As empresas procuram preservar-se da demanda inconstante a que estão sujeitas, utilizando técnicas para que os seus estoques sejam continuamente abastecidos evitando-se o problema da falta de mercadorias, os prejuízos relacionados às perdas de vendas. A Drogaria Uniminas é uma rede de farmácias que está há 18 anos no mercado, e conta hoje com 13 filiais espalhadas pelas cidades do Norte de Minas Gerais. A farmácia possui um sistema operacional específico para este segmento, porém o mesmo não possui ferramentas suficientes para controlar os estoques. De acordo com Corrêa; Caon (2006, p. 317): uma das principais razões de ser dos sistemas de gestão de estoques é exatamente propiciar a coordenação informacional: disponibilizar informações aos tomadores de decisão sobre quais, quantos e quando serão necessários os suprimentos de recursos materiais, para atender a determinadas necessidades de consumo pelo mercado. Isso significa que os problemas de coordenação serão resolvidos com a boa implantação de um sistema de gestão, tornando redundantes os estoques que existiam. Para alcançar o objetivo geral da pesquisa, foram definidos os objetivos específicos, que consistem em analisar a política de compras e recebimentos; identificar os itens para a análise; 12 aplicar os indicadores de desempenho dos estoques nos itens selecionados; apurar as quantidades vendidas dos itens nos últimos dois anos e analisar o modelo de controle de estoques. E o problema da pesquisa como analisar um modelo de controle de estoques na Uniminas? São apresentadas as tabelas do controle de estoques da Drogaria Uniminas utilizando ferramentas de controle (como o giro, acurácia, cobertura, ponto de pedido e estoque mínimo), indicadores, classificações quanto à popularidade, criticidade e aquisição. Para que seja melhor apresentado como é feita a administração da gestão de materiais dentro da drogaria, as tabelas e os gráficos mostram toda evolução dos vinte itens analisados e, quais os principais erros cometidos pelo gestor da mesma. Através da análise feita de cada medicamento no período de cinco meses, mostraram-se os aspectos que podem ser melhorados na gestão, de forma que, a empresa não comprometerá o seu capital de giro com estoque parado. Para Dias (1993 p. 23): a meta de uma empresa é maximizar o lucro sobre o capital investido em estoques e equipamentos, em financiamentos de vendas, em reserva de caixa. Para atingir o lucro máximo ela deve usar o capital, para que ele não permaneça inativo. Espera-se, que o dinheiro que está investido em estoques seja o necessário para o bom atendimento das vendas. Este estudo tem como fim analisar e recomendar melhorias na gestão dos estoques da JE Farmacêutica LTDA, nome fantasia Drogaria Uniminas, situada à Avenida Juscelino Kubistchek Nº 1082, Centro São Francisco, MG. Assim sendo, foram realizadas análises em várias fontes, na finalidade de adequar avanços na administração de estoques e fazer com que as informações sejam seguras, e a partir daí, permitir a tomada de decisões tendo em vista maximizar os resultados. O trabalho encontra-se dividido em seis partes: A primeira menciona a introdução, justificativa e estruturação do trabalho, sendo que a introdução e justificativa descrevem o objetivo principal e os objetivos específicos. Na segunda é feita a caracterização da unidade de análise, o histórico da farmácia no contexto geral, a evolução das farmácias no Brasil, o setor farmacêutico, histórico da Drogaria Uniminas, missão e visão. 15 De acordo com o (CRF-SP 2010), Conselho Regional de Farmácia de São Paulo com a Proclamação da República, a produção farmacêutica brasileira teve seu apogeu na primeira fase industrial, que se prolongou até 1914, quando da fundação dos primeiros laboratórios industriais. Eles produziam medicamentos de origem vegetal, mas também de origem mineral e origem animal (opoterapia, soros e vacinas). Havia, nesta época, 35 laboratórios no país. A indústria farmacêutica para Votta (1965, p. 41): nasceu, nos laboratórios de manipulação das farmácias e, tomando vulto, desligou-se para as especialidades que chegavam do estrangeiro iam substituindo assustadoramente as fórmulas magistrais nos receituários médicos. Medicamento é para Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA, 2007) 1 citado por por Ferreira (2008, p. 20): um produto farmacêutico, tecnicamente obtido ou elaborado, com finalidade profilática, curativa, paliativa ou para fins de diagnóstico. Tal produto tem como substância terapêutica o princípio ativo que acrescidos de outras substâncias coadjuvantes o constituem. Medicamentos para Vigilância Sanitária e Escola (2008) são produtos farmacêuticos com a finalidade de auxiliar na prevenção, diagnóstico e tratamento das doenças, produzidos com rigoroso controle técnico. Têm-se hoje no mercado três tipos de medicamentos: medicamentos de referência (cuja indústria que desenvolveu o medicamento tem uma patente, são comercializados por nome de marca e são medicamentos que há os testes de bioequivalência e biodisponibiliddade), medicamentos genéricos (comercializados por nome do princípio ativo e possui os testes de bioequivalência e biodisponibiliddade) e medicamentos similares (comercializados por nome de marca e não possui os testes de bioequivalência e biodisponibiliddade). A ANVISA (2003) afirma que: de acordo com a definição, medicamento similar é aquele que contém o mesmo ou os mesmos princípios ativos, apresenta mesma concentração, forma farmacêutica, via de administração, posologia e indicação terapêutica, e que é equivalente ao 1 AGÊNCIA NACIONAL DE VIGILÂNCIA SANITÁRIA (ANVISA). Resolução RDC nº 67, de 8 de outubro de 2007. Dispõe sobre as Boas práticas de manipulação de medicamentos para o uso humano em farmácias. Diário Oficial da União, Brasília, DF, 9 de outubro de 2007. 16 medicamento registrado no órgão federal responsável pela vigilância sanitária, podendo diferir somente em características relativas ao tamanho e forma do produto, prazo de validade, embalagem, rotulagem, excipientes e veículo, devendo sempre ser identificado por nome comercial ou marca. 2.3 O Setor farmacêutico Para Figueiredo; Furtado (2005, p.71), “o termo „fármaco‟ do grego phármakon (latim medicamentum) significa na sua origem o que faz bem (remedeia) e o que faz mal (droga)”. Consoante com a ANVISA (2003), drogaria é um estabelecimento de dispensação e comércio de drogas, medicamentos, insumos farmacêuticos e correlatos em suas embalagens originais. De acordo com Moretti; Bigatto; Batocchio (2003), o tipo de comércio ao qual as farmácias e drogarias estão inseridas, possuem algumas peculiaridades em relação aos demais ramos do varejo. São responsáveis pela distribuição e fornecimento de medicamentos, produtos de higiene e beleza e, possuem responsabilidade com a saúde pública. A tecnologia aliada a métodos adequados de previsão de demanda são indispensáveis para evitar a falta de produtos nas prateleiras, ocasionando a perda de vendas. Nos últimos anos, o aumento da concorrência tem provocado uma mudança no comportamento das farmácias e drogarias, elas começaram a investir em novas formas de gerenciamento e novas estratégias em busca do aumento de suas vendas e crescimento da gama de clientes. De acordo com Senna 2 (2007, p. 26): a administração geral da farmácia: seleciona e supervisiona farmacêutico e outros profissionais da equipe da farmácia; estabelece uma estrutura para serviços e produtos farmacêuticos; administra orçamentos e negocia com vendedores; desenvolve e mantém um sistema de aquisição de todos os medicamentos e produtos farmacêuticos; elabora um sistema de formulários. Em geral estabelece e administra a farmácia e o pessoal. 2 STRAND L.M.; CIPOLLE R.J.; MORLEY P.C. Pharmaceutical care: an introduction. Current Concepts. Kalamazoo MI: Upjohn, 1992. About ALLEN Jr., LOYD V. 17 Segundo Machline; Amaral (1998), os clientes perceberam as alterações recentes ocorridas no comércio farmacêutico. Uma constatação precisa é a formação de redes de farmácias, que deixaram de ser lojas isoladas. Algumas farmácias permanecem abertas 24 horas, muitas adotam requintes de elegância; o arranjo físico se afasta do que dominava nas antigas “pharmácias” e boticas: os medicamentos são dispostos de forma maciça em prateleiras abertas, no fundo e nas laterais, o centro da loja está repleto de gôndolas de cosméticos e artigos de higiene pessoal. Um sistema que liga o caixa ao computador central da rede, atualizando o faturamento e o estoque, em tempo real, sempre que entra ou sai mercadoria da loja. 2.4 O Histórico da empresa Através de uma pesquisa de mercado feita no município de São Francisco, foi constatado que havia apenas três drogarias instaladas, para uma cidade bastante promissora, com uma população média de 55.000 habitantes, notando-se assim a possibilidade de abrir a Drogaria Uniminas. Então em abril de 2001 foi aberta a primeira loja. Constituída legalmente a empresa denominada JE Farmacêutica LTDA, cujo CNPJ. 00.339.537/0004-23. Através dos sócios: Juarez Pereira dos Santos, Edson Pereira dos Santos e Gerson Pereira dos Santos, representante legal da mesma. Para Negrão (2010, p.402): em relação à administração social, a sociedade limitada, historicamente, sempre acompanhou o padrão das sociedades de pessoas, designando sócio para o exercício da administração social, facultando-se, contudo, a delegação dos poderes pelo sócio- gerente, sob sua responsabilidade pessoal. A Drogaria Uniminas teve seu início com quatro colaboradores e hoje conta com 15 colaboradores, com atendimento vinte e quatro horas, possuindo uma área média de 120m². Superando as expectativas em 2003 foi aberta uma filial, e em 2009 a terceira loja foi aberta, pretendendo abrir a quarta loja no final de 2010 na cidade de São Francisco. 20 3.3 Sociedade limitada A sociedade limitada é conceituada por Fazzio Júnior (2005) como: pessoa jurídica instituída por societários de responsabilidade limitada à integralização do capital social caracteriza por denominação empresarial seguida da palavra limitada. Para Martins (2006, p. 301): a sociedade limitada é administrada por uma ou mais pessoas designadas no contrato social ou em ato separado. Pode a administração ser feita por qualquer sócio ou por não sócio, se assim for determinado no contrato social. A administração atribuída no contrato a todos os sócios não se estende aos que posteriormente adquiram esta qualidade. A administração, porém, será feita por pessoa física (art. 997, VI, do Código Civil) e não por pessoa jurídica. Segundo Negrão (2010) o societário responde, solidariamente com mais um parceiro, pela integralização de aglomeração do capital social, ainda que permaneça integralizado seu componente, tendo em vista à intangibilidade e a garantia dos credores. O conceito mais completo sobre a sociedade limitada é de Martins (2006), que mostra a sua composição, responsabilidade e atribuições de cada sócio. 3.4 O que é administração de materiais A administração de materiais, para Dias (1993), traz como fundamental objetivo o aprimoramento do investimento em estoques, ampliando o jeito eficiente dos elementos internos do empreendimento, minimizando as precisões de capital investido. Segundo Francischini; Gurgel (2004, p. 5) “atividade que planeja, executa e controla, nas condições mais eficientes e econômicas, o fluxo de material, partindo das especificações dos artigos a comprar até a entrega do produto terminado ao cliente”. Chiavenato (2005) defende que não é as quantias de materiais precisam que ser projetadas e controladas, para que não tenham faltas que neutralizem a fabricação, nem exageros que aumentem os custos operacionais desnecessariamente. 21 Para Barbieri; Machline (2006, p. 20): a administração de materiais deve, portanto, contribuir para ampliar as condições da organização de atender às necessidades dos seus clientes em termos de prazos, custos, flexibilidade e qualidade, obtendo o máximo benefício dos recursos aplicados em materiais. Em síntese, a gestão dos estoques, segundo Gasnier (2002, p. 22), “determina o que manter em estoque, quando reabastecer, quanto requisitar, receber, estocar e suprir os materiais conforme requerido, manter acuracidade dos saldos, retirar itens obsoletos”. A citação que mais se sobrepõe a é de Barbieri e Machline (2006), pois descreve de maneira mais clara a função da administração de materiais, dentro do segmento farmacêutico, tornando o entendimento mais simples. 3.5 Conceitos de Estoques Segundo Chiavenato (2005), o estoque institui todo o gênero de materiais que a organização possui e emprega no processo de produção de seus produtos e serviços. O conceito de estoques para Francischini; Gurgel (2004) é qualquer quantidade de bens físicos que sejam guardados, de forma improdutiva, por qualquer intervalo de tempo. Definem-se estoques para Iudícibus; Martins; Gelbecke (2003, p.115), “como bens tangíveis ou intangíveis obtidos ou produzidos pela organização com a finalidade de vender ou uso próprio no curso habitual de suas atividades”. O controle dos estoques é importante, pois, segundo Martins; Alt (2006), representam a quantia substancial nos ativos das organizações, e precisam ser encarados como um fator potencial na geração de interesses e dos lucros. Já para Barbieri; Machline (2006), os estoques são formados por todos os elementos de materiais designados à venda, ao processamento interno e ao consumo referentes às atividades fins da empresa. 22 A alusão que mais se consagra é de Barbieri; Machline (2006), pois citam de modo mais intenso os conceitos dos estoques nas empresas. 3.6 Função dos Estoques Para Ballou (1993, p. 66), “estoques atuam como „amortecedores‟ entre fornecimento e pendência ou, neste caso, entre fornecimento e necessidade de produção”. Bowersox; Closs (2001), dizem que a falta de mercadorias pode prejudicar as políticas de marketing, pois a empresa deixa de vender e consequentemente o cliente fica insatisfeito, por não haver o medicamento que ele necessita, afetando assim também o seu caixa. Já o estoque em excesso prejudica tanto a gestão de custos quanto a gestão financeira, em razão de o produto ficar um maior tempo estocado, gerando assim custos com armazenamento, e com capital de giro parado. 3.7 Políticas de Estoques A política de estoque tem como finalidade de acordo com Pozo (2007), explicar porque é importante o planejamento de estoque para o resultado financeiro de uma organização, é imaginar seu elevado impacto no custo do produto. Segundo Bowersox; Closs (2001, p. 254): “o gerenciamento de estoques é o processo integrado pelo qual são obedecidas as políticas da empresa e da cadeia de valor com relação aos estoques”. Consoante Francischini; Gurgel (2004 p. 87): “define-se por política de diretrizes, formal ou informalmente, expressas pela administração, que se desdobram em padrões, guias e regras a serem utilizadas pelas pessoas que possuem autoridade na tomada de decisão numa empresa”. A menção que mais se aplica a é de Pozo (2007), pois explica os impactos de uma gestão de estoques no resultado financeiro da empresa. 25 Estoque Mínimo = √C x TR C = consumo Tr = tempo de reposição 3.9 Indicadores de Estoques Para Barbieri; Machline (2006), o estoque médio e o giro dos estoques são os iniciais conhecimentos a serem alcançados do ponto de vista financeiro para nortear o planejamento e o domínio dos suprimentos de materiais. Existem diversos indicadores de produtividade no diagnóstico e controle dos estoques, a acurácia, giro ou rotatividade dos estoques e cobertura. 3.9.1 Giro ou Rotação dos Estoques Segundo Gurgel (2000), o giro do estoque é o número de vezes que o total do estoque é convertido em vendas durante determinado tempo. Para Barbieri; Machline (2006, p. 40): as atividades de utilização e reposição de materiais originam o giro dos estoques, isto é, a renovação durante um determinado período. O giro dos estoques pode ser expresso por índices que mostram quantas vezes o estoque se renovou num dado período. Segundo Dias (1993), a rotatividade ou giro do estoque é uma semelhança entre consumo anual e o estoque médio do produto. A referência que mais se aprova a é de Gurgel (2000), pois com a rotatividade dos estoques é possível determinar as previsões e programações das vendas. Segundo Martins e Alt (2006), representa o número de vezes que o estoque se renovou no período. Giro de estoques = Valor consumido no período Valor do estoque médio no período 26 3.9.2 Acurácia dos Estoques De acordo com Barbieri; Machline (2006 p. 302): a acurácia é o indicador mais importante para avaliar a gestão dos locais de armazenagem. Ao mostrar as discrepâncias entre o estoque real e o contabilizado, esse indicador reflete o grau de cuidado no exercício e nas atividades de recebimento, guarda, distribuição e baixa de materiais. De acordo com Gasnier (2002, p.105), “acuracidade é um adjetivo, sinônimo da qualidade e confiabilidade da informação. “Acurado” significa feito com muito cuidado, desvelo ou apuro”. Para Martins; Alt (2006), a acurácia avalia o porcentual de produtos corretos, tanto em quantidade quanto em valor. Acurácia = Números de itens com registro corretos Número total de itens Ou Acurácia = Valor de itens com registro corretos Valor total dos itens 3.9.3 Cobertura dos Estoques Para Gasnier (2002), a cobertura é uma configuração prática de informar o saldo, que permite uma instantânea explanação da situação do item, incide em revelar a quantidade disponível naquele período em seu alcance estimado em dias. De acordo com Viana (2008), é a analogia entre estoque e consumo, indicando por quanto tempo o estoque aguentará o consumo sem que haja reposição. Segundo Martins; Alt (2006, p. 204), “cobertura dos estoques indica o número de unidades de tempo; por exemplo, dias que o estoque médio será suficiente para cobrir a demanda média”. 27 Cobertura em dias = Número de dias do período em estudo Giro 3.10 Compras O processo de compras para Dias (1993) tem como intuito suprir as precisões de materiais ou serviços, projetá-las quantitativamente e atendê-las no tempo certo com as quantidades certas. A área de compras segundo Barbieri; Machline (2006, p.202), “faz referência ao suprimento dos usuários internos, fornecendo dados para identificar materiais apropriados para a empresa e para o procedimento de simplificação e padronização”. De acordo Francischini; Gurgel (2004, p. 19): uma classificação poderá ser feita com maior facilidade adotando-se uma matriz de duas entradas. A primeira focalizaria o aspecto do mercado fornecedor: produtos de venda corrente, com preços fixados correntemente, sob encomenda. A segunda estaria voltada para o interior da empresa: compras constantes e habituais, programadas, emergência. A citação que mais se justapõe é de Dias (1993), pois descreve de maneira mais intensa a função da área de compras dentro das empresas, tornando o entendimento mais objetivo. 3.11 Fornecedores Segundo Corrêa; Caon (2006), para adequar as possíveis variações de entrega de mercadorias para os fornecedores e a demanda pela prestação do serviço, ocorrem por diversos motivos: o fornecedor pode ser pouco confiável, ou seja, não entregar no prazo e nas quantidades acertadas, ou até mesmo entregar quantidades maiores, aumentando assim o estoque; o consumo pode sofrer crescimento súbito, ou ainda a demanda não foi idêntica se houvera antecipado, diminuindo assim o taxa de consumo e originando o aumento do estoque. 30 3.13 Classificação de Aquisição 123 De acordo com Gasnier (2002), diz respeito ao procedimento de obtenção dos produtos em estoque, abrangendo a assimilação, qualificação e desenvolvimento dos fornecedores, atendimento de requisições e grau de credibilidade e prazos. Classe 1: complexa pois trata-se de itens de obtenção muito difícil como lead-times, risco quanto à qualidade. Classe 2: difícil pois envolve alguns fatores complicadores. Classe 3: fácil, pois o item é uma commodity 4 , com isso os fornecimentos são rápidos e pontuais. Para Barbieri e Machline (2006), para identificar os ítens pelo grau de dificuldade em termos de obtenção, fornecedor único, produto importado, prazos longos e irregularidades na entrega. 3.14 Classificação de Popularidade PQR Segundo Gasnier (2002), a popularidade propaga à frequência de transações (entregas, recebimentos, devoluções), abarcando as unidades conservadas em estoque. Classe P: muito popular, pois apresenta elevada frequência de movimentação, pelo menos uma venda por dia. Classe Q: popularidade média apresenta frequência intermediária, menos de uma venda por dia. Classe R: baixa popularidade, menos de uma transação por mês. 3.15 Ponto de Pedido Francischini; Gurgel (2004, p.159) afirmam que: “a quantidade em estoque que, quando atingida, deve acionar um novo processo de compra é chamado de ponto de pedido”. 4 Commodity são mercadorias de qualidade uniforme, produzidas por vários fornecedores. 31 Para Gurgel (2000), o pedido é um documento onde permanecem os subsídios a respeito da natureza e da quantidade das mercadorias que são indispensáveis nas lojas. Segundo Dias (1993, p.60), “o ponto de pedido é uma quantidade que quando o estoque alcançá-lo deverá ser reposto o material, sendo que a quantidade do saldo suporta o consumo durante o tempo de reposição”. 3.16 Curva Dente de Serra Consoante Francischini; Gurgel (2004, p. 148), “uma das maneiras de se representar a evolução do estoque em uma empresa é por um gráfico em que o eixo x é o tempo, e no eixo y é a quantidade em estoque”. Podendo observar que existem dois períodos distintos: o consumo do estoque e o de reposição do estoque. DM = Di / N DM= demanda média Di = demanda em cada período N= número de períodos 3.17 Organograma É um esquema utilizado para representar as relações hierárquicas dentro da empresa. As vantagens do organograma para Oliveira (2005 p. 140) são: as atividades muito bem definidas, melhor divisão do trabalho, departamentalização por critérios tradicionais, comunicação vertical chefe/subordinado, maior centralização de autoridade, maior formalização da estrutura. 35 32 3.18 Inventário Físico Para Pozo (2007, pág. 97), periodicamente, as organizações efetuam contagem física de seus itens em estoques e em processos, para comparar a quantidade física com os dados contabilizados em seus registros, a fim de eliminar as discrepâncias que possam existir entre os valores contábeis, dos livros, e o que realmente existe em estoque. Serve, também, para a apuração do valor total de estoques para efeito de balanço do ano fiscal e seu imposto de renda. O inventário pode ser geral ou rotativo. De acordo com Barbieri e Machline (2006, pág. 301), as discrepâncias entre o estoque físico e o saldo contábil, se devem as demoras para dar baixa nos estoques geralmente são por perecibilidade, obsolescência e podendo ocorrer até por furto. Chiavenato (2005, pág. 133) afirma que: “o inventário é um levantamento físico ou contagem dos materiais existentes para efeito de confrontação periódica com os estoques anotados nos fichários de estoques ou no banco de dados sobre materiais”. 35 5 RESULTADOS Nesta seção são apresentados os resultados e análises do estudo baseados nas seguintes variáveis de pesquisa: descrição das atividades administrativas de controle dos estoques da unidade, os indicadores de desempenho de estoques, análise de política de compras e recebimentos, política de gestão dos estoques adotada na empresa, classificações quanto a aquisição, criticidade e popularidade, inventário, acurácia, análise dos itens que possuem maior e menor percentual sobre o lucro, demanda média da saída 2008, 2009 e 2010 e entrevista com o gerente sobre a gestão de estoques. 5.1 Descrição das atividades administrativas A Drogaria Uniminas possui um software específico para o segmento farmacêutico, porém o mesmo não possui ferramentas suficientes para controlar os estoques. O software controla entrada, saída, lançamentos de notas fiscais, cadastros de clientes, cadastros de fornecedores, comissão dos vendedores, produtos obsoletos, entre outros. A Drogaria Uniminas gere seus estoques por meio do sistema DIGIFARMA (é um sistema que consulta medicamentos por substância, categoria, laboratórios, bulas, etc.), onde os itens são guardados de acordo com a classificação ético, genérico, similar e controlado. O processo de compra é feito semanalmente, ou quando há falta no estoque. O administrador geral dá suporte ao gerente na área de compras. Baseado no feeling 6 o gerente de vendas confere o estoque no olho, se houver falta do medicamento, ele faz o pedido de compra, realiza-se uma cotação com os fornecedores. Os fornecedores são parceiros da Drogaria Uniminas, pois existe uma relação do ganha-ganha. Com isso emite-se o pedido para o fornecedor, então o setor logístico da indústria emite a nota fiscal juntamente com a mercadoria. Dois funcionários podem receber e armazenar as mercadorias, mas apenas a auxiliar de escritório pode lançar as notas fiscais. A expedição, no caso, a venda dos medicamentos são feitos pela farmacêutica e por funcionários da equipe de vendas, no total são quinze funcionários, sendo que a área de vendas é composta por doze funcionários, sendo 6 Feeling é o conhecimento adquirido, experiência, mas, não científico. 36 que dez trabalham com medicamentos, as outras duas funcionárias trabalham na perfumaria, duas no caixa e uma auxiliar de escritório. Dessa forma a farmacêutica vende a medicação para o usuário, que passa no caixa efetua o pagamento e recebe o produto. A venda é feita no balcão e por telefone e a entrega é imediata feita pelo moto-boy. A JE Farmacêutica LTDA não possui uma quantidade média de itens que são armazenados em um mesmo almoxarifado, (apenas os medicamentos controlados são armazenados separadamente, pois existe um controle mais rigoroso com estes itens, pois só são vendidos com receita médica azul), tendo como objetivo alcançar uma gestão de estoques mais eficaz, maximizando o lucro e minimizando as despesas. O estudo de caso na Drogaria Uniminas torna-se relevante para que se possa analisar um modelo de controle de estoques, como: a política de compras e recebimentos; identificar os itens que serão analisados; aplicar os indicadores de desempenho dos estoques nos itens selecionados; apurar as quantidades vendidas dos itens nos últimos dois anos e classificar de acordo com a criticidade, aquisição e popularidade nos itens selecionados. Os vinte itens foram escolhidos de forma intencional pela acadêmica e o gerente da loja de acordo com a classificação dos medicamentos, a classificação dos similares é têm uma maior representatividade sobre o lucro da empresa, dentro dessa classificação o laboratório que se destaca é a União Química, dentro do laboratório os itens escolhidos foram de acordo com a classificação de consumo (curva ABC), sendo que escolheram os itens de classe A que são os que possuem um maior consumo dessa forma estes itens tem uma gestão diferenciada dos demais. GRÁFICO 2: venda de produtos farmacêuticos por categorias Fonte: Drogaria Uniminas. 40 37 5.2 Identificação dos itens estudados TABELA 1 RELAÇÃO DOS MEDICAMENTOS ANALISADOS Código Medicamentos Classificação 5305 Ciclo 21 Anticoncepcional 1176 For Gás gts Antiflatulento 3111 Pilem Contraceptivo 890 Scalid Antiflamatório 4433 Babydrax Soro reidratante 7619 Ferid Antibiótico cicatrizante 1105 Betaprospan Antiflamatório esteroidal e corticóide 336 Dexaneurin Antiflamatório e analgésico 9683 Tess Anticoncepcional 879 Hytós Antitussígeno 7836 Celestrat Antialérgico 7835 Uni Amox Antibiótico 9681 Uniprofen Analgésico e antitérmico 8123 For Gás 40mg Antiflatulento 7620 Nasaliv Antigripal 5917 Flucistein Expectorante e antitussígeno 120 Termol Antitérmico 15778 Uni Clonazepax Antiepilético 9333 Clomazen Antiglicótico 115 Tandriflan Antiflamatório Fonte: Drogaria Uniminas, 2010 40 Clomazen Y 2 R Tandriflan Z 1 P Fonte: Pesquisa direta, abril a agosto, 2010. Ambos os gráficos têm como objetivo mostrar os diferentes percentuais entre as classificações, para que possa ver de maneira geral as classificações que devem ser melhoradas. Estas classificações foram feitas pelo gerente da empresa de acordo com o que é visto no dia-a-dia. Através de uma entrevista o mesmo foi classificando os itens quanto a criticidade (sua falta traz problemas para empresa devido a sua margem de contribuição, sobre o lucro), aquisição (as requisições são atendidas nos prazos corretos, se existem quanto a sua falta nas indústrias), popularidade (frequência de transações entregas, recebimentos, devoluções. Esta classificação se assemelha ao giro.) 5.5 Análises dos indicadores gerenciais e dos itens de estoques TABELA 4 ANÁLISE DO ÍTEM CICLO 21 Giro Cobertura Estoque Médio Ponto de Pedido e Estoque Mínimo XYZ 123 PQR 2,13 71,85 433 90,4 Y 1 P MÊS ESTOQUE INICIAL COMPRAS SAÍDA ESTOQUE FINAL ESTOQUE MÉDIO GIRO COBERTURA Abr 105 480 193 392 249 0,78 38,63 Maio 392 232 182 442 417 0,44 71,03 Jun 442 396 182 656 549 0,33 90,49 Jul 656 - 179 477 567 0,32 98,11 Ago 477 - 186 291 384 0,48 64,00 Total 1.108 922 433 2,13 71,85 41 Fonte: Pesquisa direta, abril/agosto, 2010. Em relação ao período analisado percebe-se que este produto tem um índice de renovação de 2,13 vezes e uma cobertura de 71,85 dias, e um consumo médio diário de 6,03. O seu ponto de pedido é de 90,4 unidades, com um lead time de 15 dias, considera-se que com o estoque inicial em abril de 105, então não havia necessidade de fazer uma nova aquisição neste período. O administrador de materiais deveria comprar uma quantidade menor e com maior frequência, para que a drogaria pudesse trabalhar com capital de terceiro. Foi observado também que a demanda média de acordo com o (gráfico 11) em 2008 foi de 157,4 unidades, em 2009 foi de 129,6 unidades, já em 2010 foi de 28,2 unidades, então foi detectado, que houve uma queda bastante significante no consumo deste medicamento, comparando os períodos da análise. TABELA 5 ANÁLISE DO ÍTEM FOR GÁS Gts MÊS ESTOQUE INICIAL COMPRAS SAÍDA ESTOQUE FINAL ESTOQUE MÉDIO GIRO COBERTURA Abr 26 - 24 2 14 1,71 17,50 Maio 2 60 54 8 5 10,80 2,87 Jun 8 120 59 69 39 1,53 19,58 Jul 69 60 60 69 69 0,87 35,65 Ago 69 - 44 25 47 0,94 33,11 Total 240 241 35 6,95 22,03 Giro Cobertura Estoque Médio Ponto de Pedido e Estoque Mínimo XYZ 123 PQR 6,95 22,03 35 23,6 Y 2 R Fonte: Pesquisa direta, abril/agosto, 2010. 42 A análise do item apresenta um giro de 6,95 vezes e o consumo é de aproximadamente 1,58 itens do estoque. Em relação ao período analisado, percebe-se que este produto teve uma demanda maior no mês de maio de 54 unidades, com esse aumento houve uma propensão na cobertura que era de 17,50 em abril para 2,87 em maio. O seu ponto de pedido é de 23,6 unidades e levando em consideração que seu estoque inicial seja de 26 unidades, para uma cobertura média de 22,03 dias, com um lead time de 15 dias. Observa-se que existe uma política de estoque eficiente para este item. TABELA 6 ANÁLISE DO ÍTEM PILEM MÊS ESTOQUE INICIAL COMPRAS SAÍDA ESTOQUE FINAL ESTOQUE MÉDIO GIRO COBERTURA Abr 34 120 40 114 74 0,54 55,50 Maio 114 - 22 92 103 0,21 145,14 Jun 92 - 20 72 82 0,24 123,00 Jul 72 - 38 34 53 0,72 43,24 Ago 34 - 17 17 26 0,67 46,50 Total 120 137 68 2,03 75,38 Giro Cobertura Estoque Médio Ponto de Pedido e Estoque Mínimo XYZ 123 PQR 2,03 75,38 68 13,4 Z 2 P Fonte: Pesquisa direta, abril/agosto, 2010. Este ítem merece uma análise mais detalhada, pois o mesmo tem uma parte substancial sobre o lucro da empresa (gráfico 4). A análise do item apresenta um giro de 2,03 vezes e o consumo diário é de aproximadamente 0,90 itens por dia. Em relação ao período analisado, percebe-se que a demanda média (gráfico 11) em 2008 foi de 41,4 unidades, em 2009 foi de 49 45 TABELA 9 ANÁLISE DO ÍTEM FERID MÊS ESTOQUE INICIAL COMPRAS SAÍDA ESTOQUE FINAL ESTOQUE MÉDIO GIRO COBERTURA Abr 10 12 21 1 6 3,82 7,86 Maio 1 24 9 16 9 1,06 29,28 Jun 16 12 9 19 18 0,51 58,33 Jul 19 12 20 11 15 1,33 23,25 Ago 11 - 10 1 6 1,67 18,60 Total 60 69 11 6,57 23,28 Giro Cobertura Estoque Médio Ponto de Pedido e Estoque Mínimo XYZ 123 PQR 6,57 23,28 11 6,8 Y 2 R Fonte: Pesquisa direta, abril/agosto, 2010. Com base no período analisado percebe-se que o produto apresentado na Tabela 8, tem um consumo diário de 0,45 unidades por dia, e tem um giro de 6,57 vezes a cada cinco meses. A cobertura é de 23,28 dias, para um lead time de 15 dias, com o ponto de pedido de 6,8 unidades, e seu estoque inicial em abril era de 10 itens. O administrador de gestão de materiais desta empresa está fazendo um maior número de compras e em menores quantidades, de forma que ele possa trabalhar com o capital de terceiro, dos fornecedores. Então a gestão de estoque deste produto é eficiente. 46 TABELA 10 ANÁLISE DO ÍTEM BETAPROSPAN MÊS ESTOQUE INICIAL COMPRAS SAÍDA ESTOQUE FINAL ESTOQUE MÉDIO GIRO COBERTURA Abr 21 60 47 34 28 1,71 17,55 Maio 34 24 41 17 26 1,61 18,66 Jun 17 60 12 65 41 0,29 102,50 Jul 65 - 34 31 48 0,71 42,35 Ago 31 12 33 10 21 1,61 18,64 Total 156 167 33 5,14 29,78 Giro Cobertura Estoque Médio Ponto de Pedido e Estoque Mínimo XYZ 123 PQR 5,14 29,78 33 16 Z 1 P Fonte: Pesquisa direta, abril/agosto, 2010. Com base na coleta de dados empírica, na tabela 10 o ítem pesquisado tem giro de 5,14 vezes a cada cinco meses e o consumo diário 1,09 unidades. Para um lead time de 15 dias, e uma cobertura 29,78 dias. Percebe-se que não haveria necessidade ter feito a requisição ou compra deste item, pois ele tinha 21 unidades em estoque, e não tinha atingido ainda o seu ponto de pedido que era de 16 unidades. Mesmo diante dessa situação, o gestor fez uma nova aquisição de material. Baseando-se no seu feeling o gestor percebeu que era um produto sazonal, antecipou-se comprando uma quantidade maior para que não ocorressem problemas quanto à falta do medicamento, tornando-se assim uma gestão eficiente. 47 TABELA 11 ANÁLISE DO ÍTEM DEXANEURIM MÊS ESTOQUE INICIAL COMPRAS SAÍDA ESTOQUE FINAL ESTOQUE MÉDIO GIRO COBERTURA Abr 91 60 10 141 116 0,09 348,00 Maio 141 - 23 118 130 0,18 174,54 Jun 118 - 24 94 106 0,23 132,50 Jul 94 - 5 89 92 0,05 567,30 Ago 89 9 80 85 0,11 291,06 Total 60 71 106 0,67 227,35 Giro Cobertura Estoque Médio Ponto de Pedido e Estoque Mínimo XYZ 123 PQR 0,67 227,35 106 7 Y 1 P Fonte: Pesquisa direta, abril/agosto, 2010. Fazendo uma analogia com o período analisado, compreende-se que este produto tem uma rotatividade de 0,67 vezes a cada cinco meses, e um consumo diário de 0,46 unidades (TAB. 11). A cobertura é de 227,35 dias, para um lead time de 15 dias. O gestor desta empresa está fazendo uma compra para quase todo o período. O seu ponto de pedido é de 7 unidades e seu estoque inicial era 13 vezes maior que o ponto de ressuprimento em abril era de 91unidades, mesmo diante dessa situação o gerente, não hesitou e fez uma requisição de 60 unidades. 50 TABELA 14 ANÁLISE DO ÍTEM CELESTRAT MÊS ESTOQUE INICIAL COMPRAS SAÍDA ESTOQUE FINAL ESTOQUE MÉDIO GIRO COBERTURA Abr 6 12 10 8 7 1,43 21,00 Maio 8 24 9 23 16 0,58 53,39 Jun 23 12 10 25 24 0,42 72,00 Jul 25 - 5 20 23 0,22 139,50 Ago 20 - 2 18 19 0,11 294,50 Total 48 36 18 2,05 74,80 Giro Cobertura Estoque Médio Ponto de Pedido e Estoque Mínimo XYZ 123 PQR 2,05 74,80 18 4 X 1 Q Fonte: Pesquisa direta, abril/agosto, 2010. De acordo com a pesquisa foi averiguado que o giro é de 2,05 vezes a cada cinco meses, o consumo diário é de 0,24 unidades (TAB.14). A cobertura de 74,80 dias, para um lead time de 15 dias. A demanda média (gráfico 11) de 2008 foi de 16,4 itens, em 2009 de 12 unidades, e em 2010 de 7 unidades, ou seja, houve um decréscimo nas vendas. O seu ponto de pedido é de 4 unidades e seu estoque inicial em abril era de 6 unidades, então foi feita uma compra de 12 unidades para que possa cobrir possíveis falhas na entrega. Então em maio foi feita uma nova compra sem necessidade, pois o estoque inicial era alto em relação ao ponto de pedido. É preciso afirmar, pelos números apresentados, que a gestão de estoque deste produto não está adequada, pois a empresa está adquirindo materiais sem necessidade. 51 TABELA 15 ANÁLISE DO ÍTEM UNI AMOX MÊS ESTOQUE INICIAL COMPRAS SAÍDA ESTOQUE FINAL ESTOQUE MÉDIO GIRO COBERTURA Abr 25 - 12 13 19 0,63 47,50 Maio 13 - 5 8 11 0,48 65,10 Jun 8 - 5 3 6 0,91 33,00 Jul 3 - - 3 3 0,00 - Ago 3 - - 3 3 0,00 - Total - 22 8 2,68 57,03 Giro Cobertura Estoque Médio Ponto de Pedido e Estoque Mínimo XYZ 123 PQR 2,68 57,03 8 2 Y 1 P Fonte: Pesquisa direta, abril/agosto, 2010. A gestão de estoque deste medicamento está correta, pois o seu estoque inicial em abril era de 25 unidades, ou seja, 12,5 vezes maior que o seu ponto de pedido que é de 2 unidades (TAB. 15). O gestor está correto em não fazer aquisição neste período, com uma rotatividade no estoque de 2,68 vezes a cada cinco meses, para um consumo de 0,14 unidades e uma cobertura é de 57,03 unidades, para o lead time de 15 dias. 52 TABELA 16 ANÁLISE DO ÍTEM UNIPROFEN MÊS ESTOQUE INICIAL COMPRAS SAÍDA ESTOQUE FINAL ESTOQUE MÉDIO GIRO COBERTURA Abr 11 12 8 15 13 0,62 48,75 Maio 15 12 7 20 18 0,40 77,50 Jun 20 12 21 11 16 1,35 22,14 Jul 11 12 22 1 6 3,67 8,45 Ago 1 24 8 17 9 0,89 34,88 Total 72 66 12 5,41 28,28 Giro Cobertura Estoque Médio Ponto de Pedido e Estoque Mínimo XYZ 123 PQR 5,41 28,28 12 6 X 1 R Fonte: Pesquisa direta, abril/agosto, 2010. A análise do item apresenta um giro de 5,41 e o consumo é de aproximadamente 0,43 unidades (TAB. 16). O seu ponto de pedido é de 6 unidades e levando em consideração que seu estoque inicial seja de 11 unidades e a sua cobertura é de 28,28 dias, para um lead time de 15 dias. Considera-se que o gestor da farmácia está fazendo compras desnecessárias sob a ótica do período de vendas, apesar de o mesmo ter como fim trabalhar com o capital dos fornecedores. 55 quantidades menores e com maior frequência para que não ocorra o problema da falta e consiga trabalhar com o capital de terceiros (TAB. 18). TABELA 19 ANÁLISE DO ÍTEM FLUCISTEIN MÊS ESTOQUE INICIAL COMPRAS SAÍDA ESTOQUE FINAL ESTOQUE MÉDIO GIRO COBERTURA Abr 13 - 13 - 7 2,00 15,00 Maio - 36 10 26 13 0,77 40,30 Jun 26 - 9 17 22 0,42 71,67 Jul 17 - 16 1 9 1,78 17,44 Ago 1 16 11 6 4 3,14 0,95 Total 52 59 11 5,51 27,75 Giro Cobertura Estoque Médio Ponto de Pedido e Estoque Mínimo XYZ 123 PQR 5,51 27,75 11 6 y 1 P Fonte: Pesquisa direta, abril/agosto, 2010. A demanda média (gráfico 16) em 2008 foi de 18,4 unidades, em 2009 foi 26,4 unidades e em 2010 de 11,8 unidades, a demanda foi crescente até 2009, más em 2010 houve um decréscimo de 14,60 unidades (TAB.19). Este medicamento possui um giro de 5,51 vezes a cada cinco meses e o consumo diário de aproximadamente 0,39 unidades. Já a cobertura é de 27,75 dias, para um lead time de 15 dias. Observa-se que o gerente da farmácia está fazendo apenas uma compra com uma quantidade bem superior ao ponto de pedido, com isso o estoque ficará parado por um período maior. 56 TABELA 20 ANÁLISE DO ÍTEM TERMOL MÊS ESTOQUE INICIAL COMPRAS SAÍDA ESTOQUE FINAL ESTOQUE MÉDIO GIRO COBERTURA Abr 25 - 2 23 24 0,08 360,00 Maio 23 60 14 69 46 0,30 101,86 Jun 69 - 5 64 67 0,08 412,30 Jul 64 - 13 51 58 0,23 137,12 Ago 51 - 11 40 46 0,24 128,23 Total 60 45 48 0,94 162,86 Giro Cobertura Estoque Médio Ponto de Pedido e Estoque Mínimo XYZ 123 PQR 0,94 162,86 48 4 Y 1 R Fonte: Pesquisa direta, abril/agosto, 2010. A análise do item apresenta um giro de 0,94 vezes e o consumo diário é de 0,29 unidades. O seu ponto de pedido é de 4 unidades e levando em consideração que seu estoque inicial seja de 25 unidades e a sua cobertura é de 162,86 dias, para um tempo de reposição de 15 dias (TAB. 20). Sugere-se que conforme a classificação de aquisição feita pelo gerente (classificou 1) seja a razão de manter este estoque de 162,86 dias. 57 TABELA 21 ANÁLISE DO ÍTEM UNI CLONAZEPAX MÊS ESTOQUE INICIAL COMPRAS SAÍDA ESTOQUE FINAL ESTOQUE MÉDIO GIRO COBERTURA Abr 3 - 3 - 2 2,00 15,00 Maio - 18 6 12 6 1,00 31,00 Jun 12 12 5 19 16 0,32 93,00 Jul 19 - 6 13 16 0,38 82,67 Ago 13 - 4 9 11 0,36 85,25 Total 30 24 10 2,40 63,75 Giro Cobertura Estoque Médio Ponto de Pedido e Estoque Mínimo XYZ 123 PQR 2,40 63,75 10 2 Y 3 R Fonte: Pesquisa direta, abril/agosto, 2010. De acordo com a classificação na Tabela 21, este produto está classificado como y (sua margem de contribuição não é muito boa), é um ítem de fácil aquisição, e pouquíssimo popular. A análise do item apresenta um giro de 2,40 e o consumo diário de 0,16 unidades. O seu ponto de pedido é de 2 unidades considerando que seu estoque inicial seja de 3 unidades e a sua cobertura é de 63,75 dias para um tempo de reposição de 15 dias. Observa-se que o gestor da farmácia fez compra indevida no mês de junho, aumentando o seu custo com estoque parado. 60 5.6 Precisão dos registros de estoques com tolerâncias, inventário e acurácia. TABELA 24 ABRIL Medicamentos Registro de Estoque Contagem da Prateleira Dif. Do estoque % diferença qte dentro da tolerância Tolerância Dentro da Tolerância Fora da Tolerância Ciclo 21 547 547 0 0,00% 10,94 ± 2% X For Gás gts 2 2 0 0,00% 0,06 ± 3% X Pilem 114 107 7 6,14% 5,70 ± 5% x Scalid 70 69 1 1,43% 3,50 ± 5% X Babydrax 1 1 0 0,00% 0,02 ± 2% X Ferid 57 57 0 0,00% 1,14 ± 2% X Betaprospan 34 30 4 11,76% 1,02 ± 3% x Dexaneurin 141 77 64 45,39% 4,23 ± 3% x Tess 39 36 3 7,69% 0,78 ± 2% x Hytós 83 83 0 0,00% 2,49 ± 3% X Celestrat 8 8 0 0,00% 0,16 ± 2% X Uni Amox 13 13 0 0,00% 0,39 ± 3% X Uniprofen 15 15 0 0,00% 0,30 ± 2% X For Gás 40mg 0 0 0 0,00% 0,00 ± 3% X Nasaliv 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 ± 2% X Flucistein 0 0 0 0,00% 0,00 ± 2% X Termol 23 23 0 0,00% 0,69 ± 3% X Uni Clonazepax 0 0 0 0,00% 0,00 ± 3% X Clomazen 4 4 0 0,00% 0,08 ± 2% X Tandriflan 68 69 -1 -1,47% 3,40 ± 5% X (continua) 61 (continuação) MAIO Medicamentos Registro de Estoque Contagem da Prateleira Dif. Do estoque % diferença qte dentro da tolerância Tolerância Dentro da Tolerância Fora da Tolerância Ciclo 21 525 96 429 81,71% 10,50 ± 2% x For Gás gts 8 9 -1 -12,50% 0,24 ± 3% X Pilem 92 85 7 7,61% 4,60 ± 5% x Scalid 43 42 1 2,33% 2,15 ± 5% X Babydrax 40 40 0 0,00% 0,80 ± 2% X Ferid 16 16 0 0,00% 0,32 ± 2% X Betaprospan 17 13 4 23,53% 0,51 ± 3% x Dexaneurin 118 54 64 54,24% 3,54 ± 3% x Tess 109 106 3 2,75% 2,18 ± 2% x Hytós 83 83 0 0,00% 2,49 ± 3% X Celestrat 23 22 1 4,35% 0,46 ± 2% x Uni Amox 8 8 0 0,00% 0,24 ± 3% X Uniprofen 20 20 0 0,00% 0,40 ± 2% X For Gás 40mg 0 0 0 0,00% 0,00 ± 3% X Nasaliv 17 17 0,00 0,00 0,34 ± 2% X Flucistein 26 26 0 0,00% 0,52 ± 2% X Termol 69 47 22 31,88% 2,07 ± 3% x Uni Clonazepax 12 12 0 0,00% 0,36 ± 3% X Clomazen 12 12 0 0,00% 0,24 ± 2% X Tandriflan 52 53 -1 -1,92% 2,60 ± 5% X (continua) 62 (continuação) JUNHO Medicamentos Registro de Estoque Contagem da Prateleira Dif. Do estoque % diferença qte dentro da tolerância Tolerância Dentro da Tolerância Fora da Tolerância Ciclo 21 593 64 529 89,21% 11,86 ± 2% x For Gás gts 69 68 1 1,45% 2,07 ± 3% X Pilem 72 65 7 9,72% 3,60 ± 5% x Scalid 74 72 2 2,70% 3,70 ± 5% X Babydrax 13 13 0 0,00% 0,26 ± 2% X Ferid 19 19 0 0,00% 0,38 ± 2% X Betaprospan 65 55 10 15,38% 1,95 ± 3% x Dexaneurin 94 30 64 68,09% 2,82 ± 3% x Tess 78 74 4 5,13% 1,56 ± 2% x Hytós 70 70 0 0,00% 2,10 ± 3% X Celestrat 25 24 1 4,00% 0,50 ± 2% x Uni Amox 3 3 0 0,00% 0,09 ± 3% X Uniprofen 11 10 1 9,09% 0,22 ± 2% x For Gás 40mg 6 6 0 0,00% 0,18 ± 3% X Nasaliv 9 10 -1,00 0,00 0,18 ± 2% X Flucistein 17 17 0 0,00% 0,34 ± 2% X Termol 64 42 22 34,38% 1,92 ± 3% x Uni Clonazepax 19 19 0 0,00% 0,57 ± 3% X Clomazen 12 12 0 0,00% 0,24 ± 2% X Tandriflan 47 48 -1 -2,13% 2,35 ± 5% X Continua 65 TABELA 25 CRITÉRIOS DE ANÁLISE Fonte: elaborado pela autora O critério de análise, para o cálculo da precisão dos registros de estoques quanto as tolerâncias, foram os itens que possuem até 100% de margem de lucro sobre o produto, a tolerância foi de ±0%, para os itens com até 200% de margem de lucro sobre o produto, tolerância foi de ±2%, para os itens com até 300% de margem de lucro sobre o produto, tolerância foi de ±3%, para os itens com até 400% ou até 500% de margem de lucro sobre o produto, tolerância foi de ±5%. Gráfico 3: Acurácia do período abril/agosto 2010 Fonte: Elaborado pela autora. Até 100% ±0% Até 200% ±2% Até 300% ±3% Até 400% ±5% Até 500% ±5% 66 Foi feito um gáfico individual para o cálculo da acurácia, a partir do inventário realizado mostrado no ítem 5.6, onde foi somada a quantidade de itens que estavam dentro e fora da tolerância conforme tabela 25, a parir daí calcula-se a acurácia, o número de itens corretos em abril por exemplo (16) e dividi-se pelo número total de itens (20), encontra-se o percentual de (0,80) então multiplica por (100), igual a (80%) resultando no percentual da acurácia. Como pode ser constatado através do gráfico que a drogaria ao invés de ter uma evolução na sua gestão em relação a acurácia, ocorre-se ao inverso com o passar dos meses foi percebido que a acurácia está decrescente, ou seja, não se tem um controle sobre estes medicamentos. 5.7 Análises dos itens que possuem maior e menor percentual sobre o lucro Gráfico 4: itens que possuem maior percentual sobre o lucro Fonte: Elaborado pela autora. Estas análises foram feitas com base nos cálculos da tabela 24, precisão de registro de estoques com tolerâncias, os critérios de análise dessas tolerâncias foram mencionadas na tabela 25. O pilem, scalid e o tandriflan são classificados como Z porque ele detém uma boa margem de contribuição sobre o lucro. Pilem e scalid não são fáceis de fazer requisições, pois 67 existem problemas quanto à falta destes medicamentos, já o tandriflan não há problemas de falta. O pilem e o tandriflan, são bastante populares, com isso não há necessidade de se ter um maior trabalho com a equipe de vendas sobre a divulgação dos mesmos, porém o scalid não é muito popular então há a necessidade de se ter um maior enfoque sobre este produto, já que ele possui uma boa margem de lucro. Gráfico 5: itens que possuem menor percentual sobre o lucro Fonte: Elaborado pela autora. Estes itens precisam de um maior enfoque na equipe de gestão de vendas, apesar de sua margem de contribuição não ser muito boa, a drogaria poderá estar ganhando no giro. 75 70 Gráfico 10: demanda média do mês de agosto Fonte: Pesquisa direta, setembro de 2010. Gráfico 11: demanda média do período de abril a agosto Fonte: Pesquisa direta, setembro de 2010. Os cálculos feitos para estas análises foram feitos com base na curva dente de serra mencionada no referencial teórico da seguinte maneira: as saídas de cada mês, dividido pelo número de meses (5), dessa forma encontrou-se a demanda média de cada mês. Já o cálculo da demanda média do período somou-se o total do período e dividiu pelo número de meses (5). A escolha da autora pela explanação em forma de gráfico, fica melhor apresentado devido a sua ilustração ser mais fácil de interpretar e visualizar qual medicamento teve uma demanda maior, em relação aos outros e em qual período. 5.9 Check-list com o gerente, sobre a gestão de estoques da Drogaria Uniminas A Tabela 1 consolida as respostas obtidas com o gerente do Fornecedor, Indústria União Química Similares, cujo check-list foi realizado em 07/09/2010. 71 TABELA 26 ENTREVISTA SOBRE GESTÃO DE ESTOQUES Nº Afirmativas Sim Não 1 As quantidades requisitadas chegam corretas? X 2 As quantidades mantidas em estoques lhe parecem adequadas? X 3 As quantidades requisitadas são suficientes, para o período? X 4 Você tem se precavido de possíveis falhas no atendimento, por exemplo, antecipando umas e atrasando outras, no caso de ocorrer a falta de mercadorias? X 5 As urgências têm sido atendidas no prazo necessário? X 6 Os prazos de entregas são pontuais? X 7 Os materiais estão dispostos corretamente na embalagem? X 8 A documentação que acompanha é apropriada e correta? X 9 Existe falha no atendimento? X 10 O software utilizado pela empresa contém todas as informações necessárias? X 11 Você utiliza o seu feeling para fazer requisições de materiais? X 12 Ou é apenas baseado no sistema operacional da empresa? X 13 As ferramentas de controle de estoque utilizadas, pelo sistema operacional são suficientes para fazer uma boa gestão de estoques? X 14 Na empresa tem um funcionário responsável pelo estoque? X 15 Na empresa tem um funcionário responsável pelo recebimento de mercadorias, e pelo lançamento de notas fiscais? X 16 Existe um tratamento diferenciado para as diferentes categorias de medicamentos? X 17 Existem indicadores de estoques? X 18 Existe uma política para a gestão de materiais? X 19 É determinado o estoque de segurança e o ponto de pedido? X 20 O gestor está aplicando o conceito da classificação ABC? X 21 Ocorrem freqüentes faltas de materiais necessários? X 22 O giro e a cobertura dos estoques estão sendo acompanhados? X 23 Os saldos do sistema operacional são confiáveis? X 72 24 Da forma como está, administração de materiais atende e satisfaz os objetivos da empresa? X Fonte: Drogaria Uniminas Obs. Adaptação de Gasnier (2002). Foi realizada uma entrevista com o gerente, para se ter análise de como é feita a gestão de materiais da Drogaria Uniminas. Quando foi perguntado ao gerente se as quantidades mantidas em estoques lhe parecem adequadas, foi respondido que sim, com base nas análises dos itens de estoques do (ítem 5.5), foram observadas que na maioria dos medicamentos as quantidades em estoques estavam dando para cobrir um período de 153 dias, equivalente a cinco meses, nota-se então que o mesmo não está fazendo um controle adequado dos materiais devido as suas quantidades excessivas. Outro questionamento em relação as ferramentas de controle de estoques utilizadas pelo sistema operacional são suficientes para fazer uma boa gestão de estoques. Foi respondido que não, ou seja, como mencionado na introdução deste trabalho a empresa tem apenas um sistema específico do segmento, não existem ferramentas de controle dos estoques. Outra pergunta foi você utiliza do seu feeling para fazer requisições de materiais, foi respondido que sim, mais uma vez ficou comprovado que as compras são feitas no olho, não há um controle rigoroso sobre os itens, é baseado apenas na experiência de mercado. Foi questionado também se existem indicadores de estoques, foi respondido que não, sugere-se então que sejam implantados estes indicadores para que se tenha uma gestão mais eficaz. Outro questionamento foi a respeito a aplicação da classificação ABC, foi respondido que sim, como realmente é aplicado conforme a (tabela 26) os critérios de análises, quanto menor seu percentual sobre o lucro maior sua tolerância e quanto maior o seu percentual sobre o lucro menor é a sua tolerância. Outro questionamento em relação aos saldos do sistema operacional são confiáveis, foi dito que não, conforme foi mostrado no (gráfico 8) a acurácia foi decrescente, o que comprova que os saldos não são confiáveis. O presente modelo de administração de estoque, da drogaria, caracteriza-se pelo baixo giro dos medicamentos e uma boa margem de lucro. 75 A pesquisa foi fundamental, pois proporcionou uma análise dos estoques de maneira clara e objetiva, enfatizando os conceitos e técnicas de administração de materiais, que minimizem os custos, acrescentam valor aos produtos e serviços e, por conseguinte um acréscimo no lucro. Sugere-se que os demais pesquisadores e interessados neste assunto, continuem investigando acerca destes estudos, pois os mesmos são amplos e a pesquisa compreende apenas uma parcela de um todo a ser estudado. Conclui-se, que o problema e os objetivos geral e específicos propostos na pesquisa foram alcançados, podendo assim o seu resultado ser utilizado pela empresa, para que a drogaria melhore a sua administração de materiais. O conhecimento da gestão de estoques chega a conclusão do quanto é essencial para a organização, possibilitando aos usuários a opção por um método que auxilie na administração de estoques suprindo as necessidades e as expectativas da empresa quanto à gestão de estoques. 76 BIBLIOGRAFIA ANVISA (AGÊNCIA NACIONAL DE VIGILÂNCIA SANITÁRIA, 2003). Conceitos Técnicos de Medicamentos. Disponível em <http://www.anvisa.gov.br> Acesso em 24/09/2010. ANVISA (AGÊNCIA NACIONAL DE VIGILÂNCIA SANITÁRIA, 2003). Medicamento Similar Único no Mercado. Disponível em <http://portal.anvisa.gov.br >. Acesso em 24/09/2010. ANVISA (AGÊNCIA NACIONAL DE VIGILÂNCIA SANITÁRIA, 2008). Vigilância Sanitária e Escola. Disponível em http://portal.saude.gov.br Acesso em 24/09/2010. ALMEIDA, Karen Tôrres C. Lafetá de; GREGORI, Emiliano José. MANUAL DE ORIENTAÇÕES PARA ELABORAÇÃO DE PROJETO DE PESQUISA. Montes Claros, 2008. (apostila). BALLOU, Ronald H. Logística empresarial. São Paulo: Atlas, 1993. BARBIERI, J. 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FERREIRA, Anderson de Oliveira. Guia prático da farmácia magistral. 3. ed. vol.1. São Paulo: Pharmabooks 2008. FIGUEIREDO, B. G.; FURTADO, J. F. Farmácia: ofício & história. Belo Horizonte: Conselho Regional de Minas Gerais, 2005. FRANCISCHINI, G. Paulino; GURGEL, F. Amaral. Administração de materiais e do patrimônio. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2004. GASNIER, D. G. Adinâmica dos estoques: guia pratico para planejamento, gestão de materiais e logística. São Paulo: IMAM, 2002. GIL, Antonio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 4a. Ed. - São Paulo: Atlas, 2002. GURGEL, F. Amaral. Logística industrial. São Paulo: Atlas, 2000. IUDÍCIBUS; Sérgio de; MARTINS; Eliseu; GELBECKE; Ernesto Rubens. Manual de contabilidade das sociedades por ações: aplicável às demais sociedades. FIPECAFI. 6.ed.rev. e atual. São Paulo: Atlas, 2003. FRANÇA, Júnia Lessa; VASCONCELLOS, Ana Cristina de. Manual para Normalização de publicações técnico-científicas. 8 Ed. Belo Horizonte: UFMG, 2008. LAKATOS, Eva Maria; MARCONI, Marina de Andrade. Fundamentos da metodologia científica. 6. ed. São Paulo: Atlas 2005. 80 APÊNDICE A- GRÁFICOS DOS INDICADORES DE ESTOQUES GRÁFICO: Giro do período abril a agosto. Fonte: Elaborado pela autora. 81 GRÁFICO: Cobertura do período abril a agosto. Fonte: Elaborado pela autora. GRÁFICO: Ponto de pedido e estoque mínimo do período abril a agosto. Fonte: Elaborado pela autora. GRÁFICO: Classificação quanto a criticidade Fonte: Elaborado pela autora. 82 GRÁFICO: Classificação quanto a aquisição Fonte: Elaborado pela autora. GRÁFICO: Classificação quanto a popularidade Fonte: Elaborado pela autora.