Manual de Controle de Registros

Manual de Controle de Registros

(Parte 1 de 2)

0 A PARA INFORMAÇÃO PARA UTILIZAÇÃO

DATA
PROJETO
EXECUÇÃO NAVARRO
VERIFICAÇÃO
APROVAÇÃO NAVARRO

DATA REV.0 REV.A REV.B REV.C REV.D REV.E REV.F REV.G REV.H As informações deste documento foram elaboradas pelo Eng. ANTONIO FERNANDO NAVARRO, para divulgação da metodologia.

A presente manual não deverá ser empregado para fins comerciais e tão somente para a disseminação de conhecimento, livremente, citando-se o autor.

Data:

Código: Revisão:

Cópia controlada nº Cópia não controlada

Elaborado por:

Antonio Fernando Navarro

Analisado por: Aprovado por:

Antonio Fernando Navarro

Aprovação do cliente: (quando requisito contratual)

Cliente:
Escopo:
Data:

Código: Revisão:

Título:

1 OBJETIVO3
2 REFERÊNCIAS3
3 ABRANGÊNCIA3
4 TERMOS E DEFINIÇÕES3
5 RESPONSABILIDADES4
6 MÉTODO OPERACIONAL4
7 ANEXOS6
Data:

Código: Revisão:

Título:

1 OBJETIVO

Estabelecer a metodologia específica para identificar, coletar, indexar, acessar (recuperar), armazenar, preservar (proteger), manter (reter) e descartar (dispor) os registros pertinentes ao sistema de gestão da qualidade e sistema de gestão integrada da segurança, meio ambiente e saúde no projeto.

2 REFERÊNCIAS

Manual de Gestão da Qualidade do Empreendimento. Plano do Sistema de Gestão Integrada de Segurança, Meio Ambiente e Saúde. Arquivamento de Documentos Técnicos.

3 ABRANGÊNCIA

Empreendimentopara evidenciar a conformidade com requisitos e a operação eficaz

Este procedimento se aplica aos registros estabelecidos e mantidos pelo do Sistema de Gestão da Qualidade e Sistema de Gestão Integrada da Segurança, Meio Ambiente e Saúde. Este procedimento abrange todos os serviços executados no Empreendimento em todas as fases necessárias à implantação do Projeto.

4 TERMOS E DEFINIÇÕES

4.1 Data-book

Coletânea de documentos que normalmente se enquadram na definição de registro e que demonstram a obtenção da qualidade requerida e gestão da SMS.

4.2 Registro

Documento que apresenta resultados obtidos ou fornece evidências de atividades realizadas. Podem estar em meios físicos ou mídia eletrônica.

Data:

Código: Revisão:

Título:

5 RESPONSABILIDADES

As responsabilidades para o controle de cada registro estão definidas nos Anexos I e I e nos demais capítulos deste procedimento.

6 MÉTODO OPERACIONAL

Os registros estabelecidos pelo Empreendimentoencontram-se listados nos Anexos
considerados como parte integrante dos registros controlados pelo Empreendimento

6.1 Identificação dos registros I e I. A coleta dos registros deve ser feita logo após sua geração. As diretrizes para a geração de cada registro são estabelecidas nos procedimentos específicos do Sistema de Gestão da Qualidade e Sistema de Gestão Integrada da SMS os quais estão referenciados nos Anexos I e I. Os responsáveis pela coleta devem recolher os registros junto aos órgãos geradores e verificar se estes estão completos, legíveis, identificados com o item envolvido, datados e rastreáveis à pessoas autorizadas. Os registros pertinentes à Qualidade / SMS dos serviços de sub-contratados devem ser

6.2 Armazenamento e preservação (proteção)

Os registros devem estar disponíveis para avaliação pelo Cliente durante os prazos de retenção previstos. Não deve haver restrições ao Cliente quanto ao acesso e manuseio dos registros, porém, deve ser evitada a emissão de cópias destes, já que cópia de todos os registros necessários serão repassados para o Cliente na forma de “Data Book”. Os registros devem ser organizados em seqüência ordenada conforme sua indexação. Esta pode ser por área do projeto, datas de atualização, por numeração cronológica, por classe de documento, por disciplina / especialidade, por origem ou outra forma que facilite o acesso e recuperação.

Data:

Código: Revisão:

Título:

Os documentos em papel que compõem os registros devem ser acondicionados de maneira adequada usando por exemplo os seguintes padrões, conforme apropriado: a) Pastas suspensas, tipo KATINA ou similar; b) Pastas tipo ELETRON ou similar; c) Pastas para Formulários Contínuos; d) Caixa - Arquivo. Em todos os padrões de arquivamento indicados é necessário a identificação do conteúdo das mesmas utilizando etiqueta ou outro meio adequado. O armazenamento dos registros deve ser feito nos órgãos indicados nos Anexos I e I e em local adequado que garanta a sua pronta identificação, preservação / proteção e acesso / recuperação durante o tempo de sua retenção. As instalações utilizadas, inclusive arquivos e estantes metálicas ou em madeira, armários, mapoteca, caixas de cd / DVD, etc., devem satisfazer as práticas aplicáveis, no que se refere à manutenção das características do local, limpeza, ausência de roedores e insetos, funcionabilidade e adequação dos recursos empregados para o armazenamento dos documentos. Sempre que conveniente, as instalações devem ser submetidas a dedetização, desratização e descupinização para prevenir sua deterioração. Estas instalações devem ser protegidas contra intempéries, ser bem ventiladas e dispor de extintores de combate a incêndio em locais apropriados.

6.3 Recuperação

O acesso aos registros é franqueado aos órgãos e pessoas que naturalmente os utilizam ou deve ser autorizado pelo responsável pela sua guarda, devendo ser mantido, quando apropriado, um controle de retirada e devolução semelhante ao usado em bibliotecas. As restrições de acesso indicadas nos Anexos I e I referem-se ao uso e manuseio dos registros originais, o que não impede aos demais usuários conhecerem o conteúdo dos mesmos mediante distribuição de cópia, por vezes, já prevista em procedimentos específicos do Sistema de Gestão da Qualidade e Sistema de Gestão Integrada da SMS.

Data:

Código: Revisão:

Título:

Para permitir um rápido acesso a um registro, o órgão responsável pela sua guarda deverá seguir a metodologia estabelecida neste procedimento para o arquivamento e armazenamento. A recuperação dos registros deve ser facilitada, quer pela consulta de índices quer pela correta organização dos arquivos.

6.4 Tempo de retenção dos registros

armazenamento no Empreendimento

Os prazo mínimo de retenção dos documentos e registros vinculados ao Sistema de Gestão da Qualidade e Sistema de Gestão Integrada da SMS, será de 5 (cinco) anos conforme diretriz contratual. Como exceção para os registros vinculados a itens sobre os quais ocorreram questionamentos e/ou discussões de qualquer natureza, com o Cliente ou terceiros, os prazos de retenção devem ser ampliados até a solução dos questionamentos. Os registros após o encerramento do contrato serão encaminhados para

6.5 Descarte (disposição)

Após vencimento do prazo de retenção, os registros podem ser descartados (destruídos). O método de descarte deve assegurar a inutilização e se possível visando a reciclagem, reutilização da mídia que o contém. Quando o órgão responsável pela guarda dos registros julgar conveniente manter os mesmos após o prazo de retenção, é conveniente que os registros sejam encaminhados para o arquivo inativo.

6.6 Confecção de “Data-Books”

A coletânea de registros na forma de “Data-Book" a ser entregue ao Cliente deve estar de acordo com o procedimento Elaboração de Data Books.

7 ANEXOS Anexo I: Registros requeridos pelo Sistema de Gestão da Qualidade.

Data:

Código: Revisão:

Título:

Anexo I: Registros requeridos pelo Sistema de Gestão Integrada da Segurança, Meio Ambiente e Saúde.

8 HISTÓRICO DAS REVISÕES

Rev. 0 - - Emissão inicial; Rev. A - Para utilização;

Data:

Código: Revisão:

Título:

ELEMENTO DA NORMA ISO 9001 IDENTIFICAÇÃO DOS REGISTROS

5.6 Responsabilidade da Administração

Formulário “Análise Crítica do Sistema de Gestão da Qualidade pela Alta Direção”, devidamente preenchido com base no relatório, para subsidiar a análise emitida pela Gerência de Sistema de Gestão.

Gerente de Sistema de Gestão.

Pelo período da análise.

Disponível para leitura, na Rede de Microcomputadores

Original em papel:

- Arquivo magnético: em diretório específico da Rede

5 anos

6.2.2 Competência, Conscientização e Treinamento

6.2.2 Competência, Conscientização e Treinamento

(continuação)

Pasta dossiê de cada funcionário contendo:

Formulário “Avaliação da Competência de Funcionários” devidamente preenchido.

Cópia de Diplomas e Certificados de Cursos.

Currículum Vitae

Lista de Presença de Treinamentos Internos

Gerente Administrativo e Financeiro.

- Responsável pelo Órgão de Treina-mento.

Pelo nome do funcionário.

Pela identificação do treinamento efetuado

Restrito a Gerência de Administração e Finanças – GAF

Restrito aos responsáveis pela coleta dos órgãos SGQ/SGI

Na Administração do Órgão de Treinamento.

5 anos

Em Nível Projeto / Empreendimento:

Formulário “Avaliação de Fornecedores para Fins de Contratação”, devidamente preenchido e seus anexos.

Formulário “Avaliação de Serviços Prestados” devidamente preenchido.

Gerente de Administração de Subcontratos

Gerente de Engenharia

Gerente de Administração de Subcontratos

Gerente de Engenharia

- R esponsável pelo Órgão

Pelo nome do fornecedor.

Pelo nome do fornecedor.

Pela identificação do treinamento efetuado.

Restrito aos responsáveis pela coleta e órgão de supervisão do SGQ/SGI

Restrito aos responsáveis pela coleta e órgão de supervisão do SGQ/SGI

- No Órgão de Treinamento ou Órgão responsável indicado pelo Gerente de Contrato.

5 anos 5 anos

Data:

Código: Revisão:

Título:

ELEMENTO DA NORMA ISO 9001 IDENTIFICAÇÃO DOS REGISTROS

Lista de Presença de treinamentos internos. de Treinamento ou responsável indicado pelo

Gerente de Contrato.

Certificados de Qualificação de Soldadores.

Supervisão/Coordenação do SGQ

Pelo nome do funcionário

Restrito à Supervisão/ Coordenação do SGQ e Recursos Humanos. 5 anos

Provas para Qualificação de Pessoal (Pintor, Elétrica, Instrumentação, Movimentação de Carga e outros.

Órgãos de Recursos

Humanos

Pelo nome do funcionário

Restrito ao RH/Treinamento, chefia imediata do funcionário, órgãos de supervisão do SGQ/SGI

5 anos

7.1 Planejamento da Realização do Produto

Relatório Mensal do Projeto/ Empreendimento/Operação

Engº de Planejamento Master

Vide procedimento de referência.

Restrito às Gerências do Contrato 5 anos

7.2.2. Análise Crítica dos Requisitos Relacionados ao Produto

Formulário Preenchido da Análise Crítica de Contrato e Planificação (No caso de auditores)

Gerente de Administração Contratual

Nº do Aditivo Restrito a Gerência do

Empreendimento.

Na Gerência de Administração de Contratos. 5 anos

7.3 Projeto e Desenvolvimento

7.3.2 Entradas de Projeto e Desenvolvimento

Documentos de referência recebidos

Centro de Documentação e Arquivo

Conforme sistema de numeração dos Órgãos emissores

Aberto a todos os usuários através da rede de micro computadores e cópia controlada.

Original no CDA. Arquivo de leitura na rede de micros.

Cópia controlada com os líderes de Disciplina.

5 anos

Demais dados recebidos através de: cartas, fax, atas de reunião, e-mail, etc.

Gerente de Engenharia Conforme sistema de numeração dos Órgãos Emissores ou rastreáveis pela data no caso de emails.

Empreendimento

Aberto à Equipe de Engenharia do -

5 anos

Data:

Código: Revisão:

Título:

ELEMENTO DA NORMA ISO 9001 IDENTIFICAÇÃO DOS REGISTROS

7.3.4 Análise crítica do projeto Gerente de Engenharia Vide procedimento de referência

Empreendimento

Aberto à Equipe de Engenharia do - 5 anos

7.3.5 Verificação de projeto MA-5230.0-910-912-QGI-208 Gerente de Engenharia Vide procedimento de referência

Empreendimento

Aberto à Equipe de Engenharia do - 5 anos

7.3.6 Validação de projeto MA-5230.0-910-912-QGI-209 Gerente de Engenharia Vide procedimento de referência

Empreendimento

Aberto à Equipe de Engenharia do - 5 anos

7.3.7 Controle das Alterações de Projeto e Desenvolvimento

(Continuação)

Notificação de Modificação de Projeto – NMP

Empreendimento - 5 anos

7.4 Aquisição Formulário “Avaliação de Fornecedores para Fins de Contratação”, devidamente preenchido e seus anexos.

Responsável pelo Setor de Qualificação de Fornecedores

Pelo nome do subcontratado/ razão social do selo contratado.

Restrito à Adminis-tração do Órgão Contratante, Gerentes e Líderes das Especialidades Técnicas e Órgão de Administração de Contratos.

1 ano (Nota 4)

Formulário “Avaliação de Serviços Prestados” devida- mente preenchido. (Nota 9)

Responsável pelo Setor de Qualificação de Fornece-dores.

Pelo nome do Subcontratado/ razão social do Subcontratado.

Restrito à Administração do Órgão Contratante, Gerentes e Líderes das Especialidades Técnicas e Órgão de Administração de Subcontratos.

5 anos

Formulário “Qualificação de Fornecedor - Classificação Final” devidamente preenchido e seus anexos

Responsável pelo Setor de Qualificação de Fornecedores da Gerência de Suprimento

Pelo nome do Fornecedor

Restrito à Gerência de Suprimento e Gerência de Sistemas da Qualidade.

1 ano (Nota 4)

Data:

Código: Revisão:

Título:

ELEMENTO DA NORMA ISO 9001 IDENTIFICAÇÃO DOS REGISTROS

7.5 Produção e Fornecimento de Serviço

7.5.2 Validação dos Processos de Produção e Fornecimento de Serviço

Controle das Máquinas de Solda e Cochichos.

Controle da Qualidade Pelo número do equipamento

Restrito à Supervisão/ Coordenação do SGQ 5 anos

Qualificação dos processos de END

Controle da Qualidade Pelo número do procedimento/ativida de

Restrito à Supervisão/ Coordenação do SGQ 5 anos

Identificação e Rastreabilidade

Documentos-produto do Projeto onde são indicados os documentos de referência utilizados - última revisão.

Responsável pelo Centro de Documentação e Arquivo - CDA.

Pelo número do documento e sua revisão

Restrito aos funcionários do CDA. 5 anos

Certificação de Liberação de Material - CLM e Certificados da Qualidade anexos.

Controle da Qualidade CLM-HDS-Y

Y – seqüencial iniciando-se em 001

Restrito à Supervisão/ Coordenação do SGQ e Almoxarifado

5 anos

Planilha de Rastreabilidade. Controle da Qualidade Restrito à

Supervisão/Coordenação do SGQ

5 anos (Notas 1 e 3)

Propriedade do Cliente.

Comunicação da inadequação do documento-produto fornecido para complementação.

Gerente de Engenharia. Conforme sistema de numeração do projeto/ empreendimento.

Equipe de Projeto. 5 anos

Certificação de Liberação de Material – CLM e certificados da qualidade anexos.

Controle da Qualidade CLM-X-Y

Onde, X – número do Pedido Interno (PI) e

Y – seqüencial iniciando-se em

Restrito à Supervisão / Coordenação do SGQ e

Almoxari-fado. No Controle da Qualidade do

Empreendimento.

5 anos (Notas 1 e 3)

Data:

Código: Revisão:

Título:

ELEMENTO DA NORMA ISO 9001 IDENTIFICAÇÃO DOS REGISTROS

Controle de Dispositivos de Medição e Monitoramento

Certificados de Calibração dos dispositivos de medição e monitoramento.

Supervisor/Coordenador do Sistema de Gestão da Qualidade.

Pelo número do equipa- mento.

Restrito ao Controle da Qualidade e almoxarifado

5 anos

Medição e Monitoramento

8.2.1 Auditoria Interna

Relatório de Auditoria - RA e seus anexos,

Gerentes da Gerência de Sistemas de Gestão.

Data da Auditoria Restrito aos órgãos de supervisão de SGQ/SGI e gerentes

5 anos

8.2.2 Auditoria Interna (continuação)

Solicitação de Ação Corretiva - SAC devidamente preenchida.

Gerente de Sistemas de Gestão.

Número do SAC Restrito aos órgãos de supervisão de SGQ/SGI e gerentes

5 anos

Medição e Monitoramento de Produto

Cópias da Verificação de Projeto e seus anexos, se houver. (Nota 8)

Responsável pelo Centro de Documentação e Arquivo - CDA.

Pelo número do documento e sua revisão.

Restrito aos funcio- nários do CDA.

Documentos-produto do Projeto devidamente aprova-dos por pessoal autorizado - última revisão. (Nota 8)

Responsável pelo Centro de Documentação e Arquivo - CDA.

Pelo número do documento e sua revisão.

Restrito aos funcio- nários do CDA.

Medição e Monitoramento de

Relatórios de Inspeção (LP, PM, US, RX, Visual, Dimensional, entre outros). (Nota 7).

Coordenador/Supervisor do Sistema de Gestão da Qualidade.

Pelos Control’s Restrito à Coorde - nação/Supervisão do Sistema de Gestão da Qualidade.

Data:

Código: Revisão:

Título:

ELEMENTO DA NORMA ISO 9001 IDENTIFICAÇÃO DOS REGISTROS

(Parte 1 de 2)

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