Manual de Emissão, Circulação e Distribuição de Documentos Técnicos

Manual de Emissão, Circulação e Distribuição de Documentos Técnicos

(Parte 1 de 2)

ANTONIO FERNANDO NAVARRO ARQ. ELETR.: Nº CONTRATO: REG. CREA: 42.758-D

0 A PARA INFORMAÇÃO PARA UTILIZAÇÃO

DATA
PROJETO
EXECUÇÃO NAVARRO
VERIFICAÇÃO
APROVAÇÃO NAVARRO

DATA REV.0 REV.A REV.B REV.C REV.D REV.E REV.F REV.G REV.H As informações deste documento foram elaboradas pelo Eng. ANTONIO FERNANDO NAVARRO, para divulgação da metodologia..

A presente manual não deverá ser empregado para fins comerciais e tão somente para a disseminação de conhecimento, livremente, citando-se o autor.

Data:

Código: Revisão: A

Cópia controlada nº Cópia não controlada

Elaborado por:

Analisado por: Aprovado por:

Aprovação do cliente: (quando requisito contratual)

Cliente:
Escopo:
Data:25/MAI/2007

Título:

1. OBJETIVO03
2. REFERÊNCIAS03
3. ABRANGÊNCIA03
4. TERMOS E DEFINIÇÕES03
5. RESPONSABILIDADES04
6. MÉTODO OPERACIONAL05
7. ANEXOS09
Data:

Código: Revisão: 0

Título:

1 OBJETIVO

Estabelecer diretrizes para controlar os processos de emissão, circulação e distribuição de documentos técnicos gerados pelo consórcio QI.

2 REFERÊNCIAS − Manual de Gestão da Qualidade do Empreendimento.

− Verificação de Projeto.

− Controle de Documentos.

− Arquivamento de Documentos Técnicos.

− Controle de Registros.

3 ABRANGÊNCIA

Este procedimento abrange todos os serviços executados pela empresa em todas as fases necessárias à implantação dos Empreendimentos contratados..

4 TERMOS E DEFINIÇÕES 4.1 Centro de Documentação e Arquivo (CDA) ou Arquivo Técnico

Grupo interno centralizado, responsável pelo controle, distribuição e arquivamento dos documentos técnicos dos projetos ou da área operacional.

4.2 Cópia de Arquivo

Cópia de qualquer documento técnico, emitido ou recebido pela empresa que fica sob a guarda do CDA / Arquivo Técnico.

4.3 Cópia de Verificação

Cópia do documento que está sendo verificado e na qual são anotados os comentários do Verificador e os registros desta atividade.

4.4 Cópia Master

Data:

Código: Revisão: 0

Título:

Cópia de documento-produto emitido pela empresa, destinada ao responsável pela sua elaboração, na qual devem ser anotadas as modificações a serem incorporadas ao documento-produto original em sua próxima revisão.

4.5 Cópia de circulação para comentários

Cópia de documento técnico em qualquer revisão, destinada à circulação para comentários entre grupos internos, antes de sua emissão externa pela empresa.

4.6 Gerências do Empreendimento

documentação do projeto

Grupo interno responsável pela gerência e coordenação do empreendimento / operação e pelas interfaces internas e externas, incluindo emissão e recebimento de toda a 4.7 Grupo Emissor Grupo interno responsável pela elaboração de determinado documento-produto da empresa. 4.8 Grupo Interno Qualquer disciplina ou grupo técnico da empresa, envolvido na execução dos serviços. 4.9 Guia de Emissão e Distribuição (GED)

Formulário padronizado da empresa, a ser preenchido e encaminhado ao CDA / Arquivo Técnico para emissão e distribuição de documentos técnicos, assim como para solicitação de cópias e recolhimento das cópias superadas.

4.10 Guia de Remessa de Documentos (GRD)

Formulário utilizado pelas empresas, para o registro do encaminhamento de documentos entre si.

4.1 Órgão Externo

Entidades técnicas externas, inclusive órgãos técnicos do cliente, envolvidos na execução dos serviços.

5 RESPONSABILIDADES As responsabilidades estão identificadas nos fluxogramas dos Anexos IV ao VII.

Data:

Código: Revisão: 0

Título:

6 MÉTODO OPERACIONAL

A Gerência da engenharia / empreendimento deve estabelecer no procedimento de coordenação do projeto / empreendimento as particularidades do mesmo que difiram das condições estabelecidas neste procedimento, tais como: propósitos de emissão, quantidade de cópias, definição de grupos internos.

6.1 Formulários e carimbos 6.1.1 Guia de Emissão e Distribuição (GED)

As emissões internas e/ou externas de documentos-produto elaborados pelo consórcio serão comandadas pelo grupo emissor e controladas pelo CDA / Arquivo Técnico que também efetuará o controle do recolhimento das cópias superadas, através do formulário de GED (vide Anexo I).

O preenchimento da GED deverá ser feito pelo grupo emissor, a menos do campo “Recolhimento de Cópias Superadas” que é de responsabilidade do CDA / Arquivo Técnico.

6.1.2 Guia de Remessa de Documentos (GRD)

A emissão de documentos do Consórcio para clientes ou terceiros se processará através do formulário de GRD (vide Anexo I), segundo distribuição contida na GED (vide Anexo 1). A GRD deve ser assinada pelo Gerente da Área responsável..

A emissão externa pode também ser feita via E-mail, numerado seqüencialmente, utilizandose informações da GRD no que for aplicável.

6.1.3. Carimbos O Anexo I apresenta os carimbos necessários para o controle dos documentos. 6.2 Diretrizes para emissão, circulação e distribuição de documentos 6.2.1 Fluxogramas operacionais

No Anexo IV é apresentado o Fluxograma para circulação de documentos técnicos para comentários .

No Anexo VI é apresentado o fluxograma para emissão interna / externa e distribuição interna / externa de documentos técnicos gerados pelo consórcio.

No Anexo VI é apresentado o fluxograma para controle de recolhimento de cópias superadas dos documentos técnicos emitidos.

Data:

Código: Revisão: 0

Título:

6.2.2 Diretrizes gerais

O recebimento das cópias pelos Grupos Internos, através do CDA / Arquivo Técnico, deverá ser sempre confirmado através de sua rubrica / data, nos campos próprios da GED. No caso de recebimento da cópia de circulação para comentários pelos Grupos Internos, deverão ser obedecidos os passos indicados no fluxograma do Anexo IV.

As cópias de arquivo superadas devem ser identificadas com o carimbo nº 4 (vide Anexo I) e mantidas em arquivo no CDA / Arquivo Técnico até o final do projeto.

O arquivamento dos documentos previstos neste procedimento deverá obedecer às diretrizes definidas em procedimento.

6.3 Propósitos de Emissão Externa

São indicados a seguir os propósitos de emissão externa de documentos padronizados pelo consórcio a serem considerados. Qualquer mudança destes propósitos deverá ser estabelecida no procedimento de coordenação do projeto / empreendimento que prevalecerá em relação aos propósitos aqui indicados.

(A) Preliminar (B) Para informação

Documento apenas informativo (a menos que solicitado, não é requerida a sua devolução ao emitente).

(C) Para liberação / aprovação pelo cliente

Documento submetido à liberação / aprovação do cliente, aguardando a sua devolução para eventuais incorporações de modificações para nova emissão.

(D) Liberado/aprovado pelo cliente Emissão de documento após liberação / aprovação do cliente.

Esta emissão representa, em geral, a emissão final de documentos que não se destinam à construção ou compras, tais como especificações, memoriais, cálculos, etc.

(E) Para liberação / aprovação pela entidade certificadora / terceiros

Documento submetido à liberação / aprovação da entidade certificadora / terceiros aguardando a sua devolução para eventuais incorporações de modificações para nova emissão.

Data:

Código: Revisão: 0

Título:

(F) Liberado / aprovado pela entidade certificadora / terceiros Emissão de documento após liberação/aprovação da entidade certificadora/terceiros. (G) Para cotação

Documento destinado à obtenção de propostas junto aos fornecedores, contendo informações suficientes para tal finalidade.

(H) Para construção / final Documento com informações consolidadas para ser utilizado para construção / montagem. (I) Conforme comprado

Documento considerado adequado para ser enviado ao fabricante ou fornecedor para que este dê início ao processo de detalhamento para fabricação. Incorpora eventuais modificações ocorridas entre as fases de cotação e definição de fornecedores.

(J) Conforme construído

O documento incorpora eventuais alterações ocorridas durante a construção / montagem ("as-built").

(K) Conforme fabricado / fornecido

O documento incorpora eventuais alterações ocorridas durante a fabricação do equipamento.

(L) Cancelado e substituído

O documento não tem mais valor para o projeto / empreendimento. Esta revisão deverá indicar o número do documento que substitui o documento cancelado.

(M) Cancelado

O documento não tem mais valor para o projeto / empreendimento e não há substituição do mesmo por um novo documento.

6.4 Propósitos de Emissão Interna

Destina-se a documentos-produto elaborados exclusivamente para fins internos. Normalmente, estes documentos não fazem parte do Índice de documentos técnicos emissíveis do projeto / empreendimento, porém devem constar de índice específico. Enquadra-se nesta categoria algumas memórias de cálculo de detalhamento de projeto e documentos gerados para apoiar atividades de outra disciplina.

Data:

Código: Revisão: 0

Título:

Os documentos técnicos emissíveis internamente deverão ter os seguintes propósitos de emissão:

• Interno para Detalhamento Documento sujeito à revisão / complementação.

• Interno Final Documento gerado em caráter definitivo. 6.5 Finalidade da Distribuição Interna

• Máster

• Informação e Uso 6.6 Distribuição Externa

O procedimento de coordenação de cada projeto / empreendimento deverá definir os órgãos externos destinatários de documentos-produto e o respectivo número de cópias.

6.7 Índice de Documentos Emitidos

Com base nos registros preconizados neste procedimento, o CDA / Arquivo Técnico deverá elaborar e manter atualizado o índice de documentos emitidos para o cliente / grupos externos.

O controle de documentos distribuídos internamente será executado pelo CDA / Arquivo Técnico através das GED's.

O Índice de documentos emitidos do projeto / empreendimento deverá conter pelo menos os seguintes registros agrupados por grupo emissor e em ordem seqüencial por nº de identificação do documento:

a) Número de identificação do Consórcio; b) Revisões; c) Título; d) Data de emissão e nºs das GRD’s ou E-mails; e) Propósito de cada emissão.

Outros tipos de informação poderão constar do Índice conforme determinado pelo Gerente de Projeto / Empreendimento, observando os recursos do software "SPAD" ou similar.

Data:

Código: Revisão: 0

Título:

A emissão do Índice de Documentos Emitidos pode ser feita das seguintes formas:

a) Em meio físico

A emissão do índice deverá ser formalizada através de GED (Anexo I) aprovada pelo Gerente de Engenharia / Empreendimento ou de planejamento. As cópias distribuídas deverão ser identificadas com os carimbos “CÓPIA DE ARQUIVO”, “MASTER” ou “INFORMAÇÃO E USO”, conforme aplicável, apresentados no Anexo I; b) Em Meio Magnético

O índice deve ser disponibilizado na rede de microcomputadores e deve ser mantido atualizado. Para consulta, deve ser acessado o arquivo correspondente.

7 ANEXOS - Anexo I: Formulário Guia de Emissão e Distribuição - GED.

- Anexo I: Formulário Guia de Remessa de Documentos - GRD.

- Anexo I: Carimbos.

- Anexo IV: Fluxograma para Circulação de Documentos Técnicos para Comentários.

- Anexo V: Fluxograma para Emissão Interna / Externa e Distribuição Interna / Externa de Documentos Técnicos gerados pela empresa.

- Anexo VI: Fluxograma para Controle de Recolhimento de Cópias Superadas dos Documentos Técnicos Emitidos.

8 HISTÓRICO DAS REVISÕES Rev. 0 - data - Emissão inicial;

Data:

Código: Revisão: 0

Título:

Nº de

Folhas Propósito

Emissão Rev Número

Nº da Guia

Data GED- Folha

Supervisor/ Coordenador da Qualidade Assinatura Data Assinatura

Projeto / Empreendimento Cliente Recebimento

APROVAÇÃO Líder do Grupo Emissor

Final. Distr.

Requisitante

Grupo DISTRIBUIÇÃO - GRUPOS INTERNOS DISTRIBUIÇÃO - ÓRGÃOS EXTERNOS

Formato

Gerente de Eng. / Empreendimento

Grupo Itens Recolhimento

Data Rubrica

Data do Recebimento Data do Atendimento Rubrica PARA USO DO CDA / ARQUIVO TÉCNICO

Data RECOLHIMENTO DE CÓPIAS SUPERADAS Data Assinatura

Itens Nº de

Cópias Data Rubrica

Final.

Distr.

Orgão Nº de

Cópias Itens

Item GUIA DE EMISSÃO E

Cópia de verificação Cópia Master Superada Cópia Comentada Cópia de Circulação

Original fica retido no CDA / Arquivo Técnico Original volta ao requisitante Original vai para o cliente

Data:

Código: Revisão: 0

Título:

ANEXO I (continuação) INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO DA GUIA DE EMISSÃO E DISTRIBUIÇÃO – GED

Nº da Guia Número da GED (Ex. GED-X-001 a 9) onde X significa o código do Grupo Interno que emite a GED.

Data Data de emissão da GED. Folha Número da folha e número total de folhas. Ex. 1 / 2 Requisitante Nome ou iniciais do requisitante. Projeto/Empreendimento Nome do projeto/Empreendimento. Cliente Nome do Cliente.

Aprovação Rubrica do Líder do Grupo Emissor, do Gerente de Engenharia /

Empreendimento (opcional) e do Supervisor / Coordenador da Qualidade (opcional).

Número Número do documento. Rev. Revisão do documento.

Prop. Emissão Indicar o propósito da emissão interna e externa estabelecida para o documentoproduto definido para o projeto no Procedimento de Coordenação.

(A) Preliminar (H) Para construção/final

(B) Para informação (J) Conforme comprado (C) Para liberação/aprovação pelo cliente (K) Conforme construído

(D) Liberado/aprovado pelo cliente (L) Conforme fabricado/ fornecido

(E) Para liberação/aprovação pela entidade certificadora/ terceiros

(Y) Cancelado e substituído

(F) Liberado/aprovado pela entidade certificadora (Z) Cancelado (G) Para cotação

(m) - Interno p/detalhamento (n) - Interno final

(SC) Verificado s/comentários (RE) Rejeitado

(C) Verificado c/comentários (CE) Certificado

Fls. Número total de folhas do documento. Form. Formato padrão da folha (Ex. A4, AO). Observações Incluir informações adicionais quanto à emissão e distribuição de documentos.

Data:

Código: Revisão: 0

Título:

DISTRIBUIÇÃO - Grupos Internos

Grupo Código de identificação do Grupo Interno que deve receber cópia dos documentos.

Itens Itens da lista dos documentos a serem encaminhados para os Grupos Internos. Nº de Cópias Nº de cópias a serem encaminhadas para os Grupos Internos. Final. Distrib. Indicar a finalidade da distribuição interna dos documentos.

(5) – Master(6) – Informação

DISTRIBUIÇÃO INTERNA e uso

Recebimento Data e rubrica do Grupo Interno confirmando o recebimento do documento encaminhado pelo CDA/Arquivo Técnico

DISTRIBUIÇÃO - Órgãos Externos

Órgão Sigla do Órgão Externo que deve receber cópia dos documentos. Itens Itens da lista dos documentos a serem encaminhados para os Órgãos Externos. Nº de Cópias Número de cópias a serem encaminhadas para os Órgãos Externos.

Final.Distrib. Indicar a Finalidade de Distribuição Externa, utilizando os mesmos códigos dos propósitos de emissão do documento.

Grupo Código de identificação do Grupo Interno que deve devolver cópias superadas. Itens Itens da lista de documentos que sofreram revisões. Recolhimento Data e rubrica do CDA confirmando o recolhimento das cópias superadas. Observações Incluir informações adicionais quanto às cópias superadas, principalmente quando houver extravio das mesmas.

Original Assinalar se os originais dos documentos ficarão retidos no CDA, se voltarão ao requisitante, ou se irão para o cliente.

Para uso do CDA O CDA deve indicar as datas do recebimento e do atendimento da GED e rubricar.

Data:

Código: Revisão: 0

Título:

Rev.

Norma / Critérios / ManualRequisição

Procedimento RELAÇÃO DE DOCUMENTOS Número

Especificação / Instrução Relatório Outro Estudo / Memória

Nome

Lista / Relação

Endereço PROJETO

DESTINATÁRIO Empresa Área

Nº da GRD Data Folha

Atendendo a seu pedido Para Informação / Conhecimento

Conforme Comprado Desenho / Folha de Dados

ProjetoNº da Conta Item ContratualNº da Ordem de Serviço

Qtd

Conforme Construído

Aprovado / Liberado Para Cotação Para Comentários

Conforme Fabricado / Fornecido

Para Aprovação Para Construção

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