O estudo de formulários e manuais

O estudo de formulários e manuais

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PARTE 9

O estudo de formulários e manuais OBJETIVO: Compreender a importância, o uso e o processo de criação de formulários e manuais.

necessidade atual do formulário;
identificação do formulário;
condições de preenchimento;
controle e avaliação (forma/ responsabilidade);
consumo;
formato e material;
forma de arquivamento;
custo;
benefícios / problemas.
continua dificuldade na compreensão e preenchimento;
formação de fila;
permanência de problemas após a racionalização do tempo de trabalho (quando não foi realizada

racionalização de formulários);

demoras na utilização.

Organizações e Métodos Aplicados à Biblioteconomia - CIN 5320 Page 1 of 13PARTE QUATRO

agilidade;
redução no volume de papel utilizado na organização: menos espaço, redução de impacto ambiental (além da

fonte não renovável ao processo químico na elaboração do papel é altamente nocivo);

redução de custos diretos em longo prazo e custos indiretos de forma imediata;
facilidade de controle;
facilidade do preenchimento com a opção de inclusão de informações on-line;
possibilidade de intercâmbio e ferramentas.

Análise de Formulários

OBJETIVO uniformizar procedimentos de registro e manutenção de informações. oficializar e legalizar os atos, fatos e procedimentos empresariais. reduzir o custo e o esforço de produção associado ao fluxo de informações. facilitar a execução de controles sobre as operações das áreas e da empresa como um todo.

definir quais as informações devem ou não ser registradas, quais informações devem ou não ser armazenadas.

minimizar o nível de repetição das informações.

sintetização ou consolidação das informações disponíveis

estabelecer padrões para o relacionamento entre os dados existentes e as formas alternativas de proporcionar um fluxo de informações racional, adequado e dinâmico. facilitar o processamento eletrônico de dados. DEFINIÇÃO análise de formulários trata da verificação da necessidade crítica e criteriosa da existência, do formato e da vida de uma informação.

formulário é o instrumento de base que recebe uma informação, seja ela constante e/ou variável, para seu armazenamento, recuperação, leitura e interpretação por qualquer meio ou forma, considerando uma série de regras preestabelecidas tanto para sua estrutura, forma, conteúdo ou apresentação, sejam elas rígidas ou flexíveis.

Além das definições básicas mencionadas, que se referem à análise por um lado e ao formulário por outro, é necessário que se definam claramente os termos que serão usados a seguir. São eles:

ARMAZENAR: é o processo de guarda e preservação da informação que está sendo produzida. ARQUIVO: é o lugar predeterminado na tramitação onde o formulário efetua uma parada.

BONECO: é a configuração primeira que o modelo assume após análise, normalmente a lápis e elaborado pelo profissional que executou o processo de análise.

CICLO DE VIDA: é o tempo existente entre o momento em que o formulário recebe a primeira informação e o momento em que o formulário perde a relevância ou validade.

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CONSTANTE: é a informação que sempre está repetida da mesma forma

DIAGRAMAÇÃO: é a ordem, disposição, colocação e aparecimentos dos campos que compõem a informação.

ESPAÇO: é a área física reservada para cada informação; pode também ser tempo.

FORMATO: é a representação do espaço necessário para conter a configuração que a informação possa apresentar.

FREQÜÊNCIA: é a quantidade de vezes que uma informação é repetida em um único exemplar do formulário.

MODELO: é o aspecto físico que um formulário terá quando estiver pronto para ser usado.

PREENCHER (OU GRAVAR OU REGISTRAR): é o processo físico usado para fixar as informações no formulário.

PRODUÇÃO MECÂNICA: é o processo físico através do qual um formulário é reproduzido.

RECUPERAR: é a forma como a informação poderá ser retomada e reutilizada em período de tempo posterior.

RELEVANTE: é a informação que pode influenciar uma decisão tomada no sistema. TRAMITAÇÃO: é o percurso efetuado pelo formulário durante seu ciclo de vida. TRÂNSITO: é o movimento entre as diversas áreas ou estágios efetuado pelo formulário na tramitação. VARIÁVEL: é a informação que, mantendo a mesma categoria, varia em sua apresentação.

Exemplo de formulários

Formulário Eletrônico

1IDENTIFICAÇÃO DO FORMULÁRIO
QUESTÕES

APLICAÇÃO ⇒ qual o nome real do formulário?

⇒ como o formulário é conhecido?

⇒ quais os objetivos reais do formulário?

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ANÁLISE

⇒ quais os objetivos propostos pelo formulário? ⇒ verificar se o nome do formulário fornece a idéia clara e exata de seu uso ou função.

⇒ verificar se o nome é caracterizador ou ambíguo.

⇒ verificar se a codificação é adequada ou não.

⇒ verificar se os objetivos são claros e realísticos.

⇒ verificar se os objetivos são necessários e atingíveis.

2EMISSÃO DO FORMU LÁRIO
QUESTÕES

⇒ verificar se as decisões são tomadas com base nas informações que estão contidas no formulário. ⇒ quais são as condições de preenchimento?

⇒ quais são os critérios de preenchimento?

ANÁLISE

⇒ quem é a pessoa ou área que emite? ⇒ verificar os níveis de segurança existentes na emissão.

⇒ definir os níveis de atendimento de situações de emergência

⇒ verificar os níveis de satisfação de interesses pessoais.

⇒ verificar se o processo reprográfico atende às necessidades do formulário e das áreas envolvidas.

3FLUXO DO FORMULÁRIO
QUESTÕES

⇒ verificar se a “imagem” da empresa está sendo mantida com o formulário. ⇒ em quantas vias o formulário é produzido?

⇒ todas as vias produzidas são necessárias?

⇒ quais os diversos destinos das vias?

⇒ todas as vias produzidas são iguais?

⇒ o formulário não pode ser cancelado?

⇒ há quanto tempo este formulário é usado?

⇒ quem solicitou originalmente a criação?

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