equipamentos gerenciamento1, Notas de estudo de Cultura

Baixe equipamentos gerenciamento1 e outras Notas de estudo em PDF para Cultura, somente na Docsity! MINISTÉRIO DA SAÚDE . EQUIPAMENTOS MÉDICO-HOSPITALARES E O GERENCIAMENTO DA MANUTENÇÃO Capacitação a distância Brasília - DF MINISTÉRIO DA SAÚDE Secretaria de Gestão de Investimentos em Saúde Projeto REFORSUS EQUIPAMENTOS MÉDICO-HOSPITALARES E O GERENCIAMENTO DA MANUTENÇÃO Capacitação a distância Série F. Comunicação e Educação em Saúde Coordenação: Prof. Dr. Saide Jorge Calil Mestre em Engenharia Elétrica Eduardo Teixeira Gomide Brasília – DF 2002 AVALIAÇÃO DAS PROPOSTAS E ORÇAMENTOS ....................................................171 SELEÇÃO DO FORNECEDOR ........................................................................................173 RECEBIMENTO DO EQUIPAMENTO.............................................................................175 INSTALAÇÃO DO EQUIPAMENTO.................................................................................179 BIBLIOGRAFIA....................................................................................................................180 CAPÍTULO 4 FUNDAMENTOS DE SEGURANÇA PARA UNIDADES DE SAÚDE .............................181 INTRODUÇÃO .....................................................................................................................183 OBJETIVO ............................................................................................................................184 CONCEITOS DE SEGURANÇA ELÉTRICA..................................................................184 PROPOSTA DE METODOLOGIA....................................................................................196 METODOLOGIA DE INVESTIGAÇÃO DE ACIDENTES EM AMBIENTE MÉDICO-HOSPITALAR..........................................210 NORMAS DA SÉRIE NBR IEC 601 PUBLICADAS.......................................................212 CAPÍTULO 5 BERÇO AQUECIDO .................................................................................................................225 INTRODUÇÃO .....................................................................................................................227 O RECÉM-NASCIDO E A PERDA DE CALOR .............................................................228 BERÇO AQUECIDO...........................................................................................................234 RISCOS ASSOCIADOS AO USO DO BERÇO AQUECIDO.......................................240 CONSIDERAÇÕES SOBRE MANUTENÇÃO ................................................................241 BIBLIOGRAFIA....................................................................................................................246 CAPÍTULO 6 DESFIBRILADORES E CARDIOVERSORES .....................................................................247 INTRODUÇÃO .....................................................................................................................249 HISTÓRICO .........................................................................................................................251 DESFIBRILADORES E CARDIOVERSORES ...............................................................251 ASPECTOS DE MANUTENÇÃO ......................................................................................263 CAPÍTULO 7 DIÁLISE RENAL .......................................................................................................................269 INTRODUÇÃO .....................................................................................................................272 PRINCÍPIOS DA DIÁLISE .................................................................................................273 DIALISADORES...........................................................................................................277 EQUIPAMENTOS PARA HEMODIÁLISE...................................................................280 EQUIPAMENTOS PARA DIÁLISE PERITONEAL .....................................................288 TRATAMENTO DA ÁGUA...........................................................................................292 ASPECTOS DE MANUTENÇÃO.................................................................................296 CAPÍTULO 8 DISPOSITIVOS DE INFUSÃO ..........................................................................................301 INTRODUÇÃO..............................................................................................................303 BREVE HISTÓRICO DOS DISPOSITIVOS DE INFUSÃO ...........................................................................304 APLICAÇÕES DOS DISPOSITIVOS DE INFUSÃO ..................................................304 SISTEMAS DE INFUSÃO ............................................................................................306 CLASSIFICAÇÃO DAS BOMBAS DE INFUSÃO .......................................................320 CONTROLE EM MALHA FECHADA..........................................................................325 ACIDENTES COM BOMBAS DE INFUSÃO...............................................................326 CONSIDERAÇÕES DE COMPRA/MANUTENÇÃO...................................................326 ROTINAS DE TESTE E CALIBRAÇÃO ......................................................................327 BIBLIOGRAFIA.............................................................................................................330 CAPÍTULO 9 ELETROCARDIÓGRAFO E MONITOR CARDÍACO......................................................331 INTRODUÇÃO..............................................................................................................333 HISTÓRICO..................................................................................................................333 FUNCIONAMENTO DO CORAÇÃO ...........................................................................335 O ELETROCARDIOGRAMA (ECG) ............................................................................339 DERIVAÇÕES ..............................................................................................................340 APLICAÇÕES CLÍNICAS.............................................................................................343 ELETROCARDIÓGRAFO E MONITOR CARDÍACO.................................................345 INTERFERÊNCIAS NO SINAL DE ECG....................................................................357 ASPECTOS DE SEGURANÇA ...................................................................................359 ASPECTOS DE MANUTENÇÃO.................................................................................360 BIBLIOGRAFIA.............................................................................................................362 CAPÍTULO 10 EQUIPAMENTOS DE AUXÍLIO AO DIAGNÓSTICO POR ULTRASSOM....................363 INTRODUÇÃO..............................................................................................................365 TEORIA BÁSICA..........................................................................................................366 PRINCÍPIOS DE FUNCIONAMENTO DOS EQUIPAMENTOS DE ULTRA-SOM...371 PRINCIPAIS FALHAS, ASPECTOS DE MANUTENÇÃO, OPERAÇÃO E CALIBRAÇÃO DOS EQUIPAMENTOS DE ULTRA-SOM...........................................394 BIBLIOGRAFIA....................................................................................................................398 CAPÍTULO 11 INCUBADORAS ........................................................................................................................399 INTRODUÇÃO .....................................................................................................................401 HISTÓRICO .........................................................................................................................402 O RECÉM-NASCIDO E A PERDA DE CALOR .............................................................406 CARACTERÍSTICAS DAS INCUBADORAS ..................................................................412 ASPECTOS DE SEGURANÇA.........................................................................................423 PROBLEMAS RELACIONADOS AO USO INDEVIDO DE INCUBADORAS ............427 ASPECTOS DE MANUTENÇÃO ......................................................................................428 ÁRVORE DE DEFEITOS (TROUBLESHOOTING) .......................................................429 BIBLIOGRAFIA....................................................................................................................430 CAPÍTULO 12 INSTALAÇÕES DE GASES ....................................................................................................431 INTRODUÇÃO .....................................................................................................................434 TIPOS DE GASES ..............................................................................................................435 FORNECIMENTO E DISTRIBUIÇÃO ..............................................................................445 VÁCUO .................................................................................................................................456 TUBULAÇÃO E CONECTORES ......................................................................................458 VAPOR..................................................................................................................................462 ASPECTOS DE MANUTENÇÃO ......................................................................................469 CAPÍTULO 13 LAVANDERIA HOSPITALAR.................................................................................................471 INTRODUÇÃO .....................................................................................................................473 HISTÓRICO .........................................................................................................................474 FUNCIONAMENTO DE LAVANDERIAS HOSPITALARES.........................................475 EQUIPAMENTOS DE LAVANDERIAS HOSPITALARES............................................478 INSTALAÇÕES NAS LAVANDERIAS .............................................................................487 LEGISLAÇÃO ......................................................................................................................488 ASPECTOS DE MANUTENÇÃO ......................................................................................489 Equipamentos Médico -Hospitalares e o Gerenciamento da Manutenção 9 APRESENTAÇÃO Uma das prioridades do Ministério da Saúde, durante o governo do Presidente Fernando Henrique Cardoso, foi recuperar a rede física de saúde vinculada ao SUS, deteriorada e com alta obsolescência tecnológica, após um longo período de ausência de investimentos significativos. Realizaram-se gastos na conclusão de obras inacabadas, construção de obras imprescindíveis e reforma e ampliação de estabelecimentos de saúde existentes. A maior parte dos investimentos, entretanto, concentrou-se em equipamentos médico- hospitalares, dos mais simples, para atender uma unidade básica de saúde, até os mais sofisticados, para ambulatórios e hospitais de média e alta complexidade. Somente pelo REFORSUS, o mais importante Projeto de investimentos do Ministério da Saúde, foram contemplados mais de 1.000 hospitais, cerca de 6.000 unidades básicas de saúde que possuem equipes de saúde da família, 198 unidades hemoterápicas e 26 laboratórios de saúde pública. No entanto, para que o grande volume de investimentos realizado em equipamentos médico-hospitalares não se perca ao longo do tempo, maximize a utilidade dos recursos públicos alocados e não deixe a população sem os seus benefícios, por quebras ou mau funcionamento, é necessário que os gestores beneficiados com esses recursos tenham um programa de manutenção adequado. Foi com esse espírito e esses objetivos que o Ministério da Saúde, por meio do Projeto REFORSUS, desenvolveu uma alternativa inédita no setor saúde de oferecer um treinamento a distância para os técnicos das unidades que receberam esses equipamentos. O treinamento a distância foi a estratégia utilizada pelo Projeto para que um maior número de estabelecimentos de saúde do País fosse alcançado, dada à enorme dificuldade que as distâncias geográficas apresentam para um treinamento presencial, além da conveniência de não se retirar os técnicos de seu local de trabalho. Os participantes deste curso podem ter a certeza de que, assim que praticarem os novos conhecimentos adquiridos, estarão prestando uma grande contribuição ao País e a sua gente, principalmente àquelas que dependem de um sistema de saúde público e gratuito, com qualidade, segurança, resolutividade e, acima de tudo, com um atendimento digno à imensa maioria da população brasileira que dele depende. Um bom curso a todos! Gabriel Ferrato dos Santos Secretário de Gestão de Investimentos em Saúde CAPÍTULO 1 GERENCIAMENTO DE MANUTENÇÃO EM EQUIPAMENTOS HOSPITALARES Elaborado por: Prof. Dr. Saide Jorge Calil e Profa. Marilda Solon Teixeira Gerenciamento de Manutenção em Equipamentos Hospitalares 14 INTRODUÇÃO O objetivo deste manual é orientar uma equipe de manutenção a gerenciar suas atividades e conscientizá-la da sua importância. Ele foi especialmente elaborado para pessoas que estão iniciando um grupo de manutenção ou que querem reformular o sistema de gerenciamento já existente. Apresentamos sugestões de metodologias que deverão ser adaptadas à realidade de cada Estabelecimento de Assistência à Saúde (EAS), conforme suas especificidades, ou seja, o tipo de EAS, sua função e, se hospital, o número de leitos, a característica do parque de equipamentos instalados, etc. Ao se implantar um sistema de manutenção de equipamentos médico- hospitalares é necessário considerar a importância do serviço a ser executado e principalmente a forma de gerenciar a realização desse serviço. Não basta a uma equipe de manutenção simplesmente consertar um equipamento - é preciso conhecer o nível de importância do equipamento nos procedimentos clínicos ou nas atividades de suporte (apoio) a tais procedimentos. É necessário conhecer a história do equipamento dentro do EAS, a que grupo ou família de equipamentos ele pertence, sua vida útil, seu nível de obsolescência, suas características de construção, a possibilidade de substituição durante a manutenção; enfim, tudo o que se refira ao equipamento e que possa, de alguma maneira, subsidiar o serviço de manutenção, visando obter segurança e qualidade no resultado do trabalho. Todos esses dados vão auxiliar o técnico na análise para detecção de falhas, no conhecimento sobre a urgência da realização do serviço, no estabelecimento de uma rotina de manutenção preventiva e na obtenção do nível de confiabilidade exigido, já que uma manutenção inadequada poderá colocar em risco a vida do paciente. Cabe, portanto, ao responsável pelo grupo, a partir do conhecimento do EAS, de sua infra-estrutura e do parque de equipamentos instalados, estabelecer um sistema de gerenciamento de serviços capaz de garantir a presteza e confiabilidade na execução. Porém, todo um sistema perfeito de gerenciamento dos serviços de manutenção não será útil se não estiver efetivamente vinculado a um sistema de gerenciamento dos recursos humanos envolvidos nessa Equipamentos Médico-Hospitalares e o Gerenciamento da Manutenção 15 atividade. É imprescindível que os técnicos participem sempre de cursos de treinamento, principalmente quando novos equipamentos forem adquiridos, que haja monitoração constante de sua produtividade e da qualidade dos serviços por eles realizados, que saibam interagir com o corpo clínico de maneira cordial e eficiente, que conheça os termos médicos para entender e se fazer entender. É ainda imprescindível que o pessoal de apoio administrativo também esteja envolvido no tipo de trabalho do grupo de manutenção, que não se resume apenas nos serviços de manutenção propriamente ditos, mas, no auxílio na aquisição de novos equipamentos, na realização ou acompanhamento de testes no momento do recebimento desses equipamentos e eventualmente na instrução aos usuários sobre a sua utilização adequada. Assim, além do gerenciamento do serviço de manutenção, cabe ao responsável pela equipe de manutenção estabelecer um sistema de gerenciamento dos recursos humanos sob sua responsabilidade capaz de garantir que todo o pessoal que compõe a equipe, sejam da área técnica ou administrativa, execute seu trabalho com qualidade. Deste modo, um sistema de gerenciando da manutenção de equipamentos médico-hospitalares só será completo se abarcar o gerenciamento dos serviços e dos recursos humanos. IMPLANTAÇÃO Ao ser designado ou contratado para a elaboração de uma tarefa que envolva um razoável investimento financeiro para a aquisição de recursos materiais e humanos, é de fundamental importância que o responsável por esta tarefa conheça e entenda a situação atual do ambiente em que está trabalhando. Esse conhecimento permitirá que ele apresente à sua chefia uma proposta de trabalho com todas as metas a serem atingidas e respectivas justificativas, os recursos materiais e humanos necessários, os prazos para o cumprimento desses objetivos e, principalmente, o investimento financeiro necessário para atingir cada meta. A elaboração deste tipo de proposta é necessária não só para a montagem de um grupo de manutenção, mas para a implantação ou reformulação de qualquer atividade dessa área que envolva recursos financeiros, materiais ou humanos. Gerenciamento de Manutenção em Equipamentos Hospitalares 16 O objetivo deste capítulo é orientar o leitor nas várias etapas de elaboração de uma proposta para a implantação e implementação de um departamento ou grupo de manutenção em uma unidade de saúde (hospitais, centros de saúde, clínicas especializadas). É importante lembrar que a metodologia proposta neste manual leva em consideração que o grupo de manutenção será implantado em um hospital de aproximadamente 100 a 150 leitos, com um parque de equipamentos de média complexidade tecnológica. As atividades a serem desenvolvidas são apresentadas seqüencialmente. Assim, antes de definir os recursos materiais, humanos e financeiros que fazem parte da proposta, o responsável pelo grupo de manutenção deve elaborar um inventário dos equipamentos médico-hospitalares, de apoio e de infra-estrutura existentes no hospital. Realização do inventário O conhecimento da quantidade e da qualidade dos equipamentos (de infra- estrutura, apoio e aplicação direta ao paciente) existente é de fundamental importância para a estruturação de um departamento de manutenção. Embora exista uma tendência de se atribuir pouca importância à realização de um inventário, é recomendável aproveitar essa oportunidade, para a obtenção de dados que serão bastante úteis na elaboração da proposta de implantação e gerenciamento do departamento ou grupo de manutenção. A obtenção dos dados para o inventário é uma tarefa relativamente simples, embora em muitos casos, demorada, dependendo do parque de equipamentos instalados. O maior problema a ser enfrentado é o processamento desses dados para a obtenção de informações que servirão como base para o sistema de gerenciamento e como argumentos para a proposta de implantação do grupo de manutenção. A realização do inventário exige recursos materiais e humanos capazes de processar os dados obtidos nessa tarefa. Equipamentos Médico -Hospitalares e o Gerenciamento da Manutenção 19 Formulário Para Cadastramento Individual de Equipamento Relação de alguns equipamentos existentes em unidades de saúde 1. acelerador linear 2. agitador (laboratório) 3. amalgamador 4. aminoscópio 5. analisador de função pulmonar 6. analisador de oxigênio 7. analisador sangüíneo 8. aquecedores de sangue 9. aspirador cirúrgico 10. aspirador torácico 11. aspirador uterino 12. aspiradores (emergência 13. audiômetro e traqueal) 14. autoclave 15. balança analítica 16. balança de adulto (laboratório) 17. balança eletrônica 18. balança infantil 19. balão intra-aórtico 20. bebedouro 21. berço aquecido 22. bicicleta ergométrica 23. bisturi elétrico 24. bomba de cobalto 25. bomba de infusão 26. bomba de vácuo 27. cadeira de rodas 28. caixa de prova 29. calibrador de decibelímetro (oftalmoscopia) 30. calorímetro 31. cama elétrica 32. caneta de alta rotação 33. capinógrafo 34. carro de anestesia 35. central de gases 36. centrífuga 37. centrífuga refrigerada 38. ceratômetro 39. colposcópio Gerenciamento de Manutenção em Equipamentos Hospitalares 20 40. coluna pantográfica 41. compressor para central 42. compressor para equipo de gases odontológico 43. cpompressor para inalação 44. condicionador de temperatura 45. congelador ("freezer") 46. contador de célula 47. decibelímetro 48. disfibrilador 49. destilador 50. detetor fetal 51. disco esquiascópico 52. ecógrafo 53. eletrocardiógrafo 54. eletrocautério 55. eletroencefalógrafos 56. eletromiógrafo 57. endoscópio 58. equipamento de esterilização 59. equipamento de a gás esterilização a vapor 60. equipamento de hemodiálise 61. equipamento de raios-X 62. equipamento de raios-X 63. equipamento de vídeo odontológico 64. equipamento de ultra-som 65. equipamento de ultra-som para diagnóstico para monitoração 66. equipamento de ultra-som 67. equipo odontológico para terapia 68. esfigmomanometros 69. espectrofotômetro 70. estufa 71. fonocardiógrafo 72. forno de bier 73. gama câmara 74. geladeira 75. grupo gerador 76. hemodialisador peritonial 77. incubadora Equipamentos Médico -Hospitalares e o Gerenciamento da Manutenção 21 78. incubadora de transporte 79. lâmpada cirúrgica 80. lâmpada de fenda ou biorrefrator 81. laser cirúrgico 82. lensômetro 83. litotriptor 84. luxímetro 85. marca passo externo 86. medidor de débito cardíaco 87. mesa cirúrgica 88. micro-motor para equipo 89. microscópio analítico odontológico 90. microscópio cirúrgico 91. monitor de ECG 92. monitor de temperatura 93. monitor fetal 94. monitores de apnea 95. monitores de oxigênio (neonatal) 96. monitores de pressão 97. nebulizadores ultra- 98. negatoscópio sônicos 99. oftalmoscópio 100. oftalmoscópio binocular 101. oftalmoscópio direto indireto 102. otoscópio 103. oxímetro (pulso) 104. processadora de filme de raios-x 105. projetor de optótipos 106. projetor de slides 107. refratômetro ou refrator 108. refrigerador comum 109. refrigerador para bolsa de 110. réguas esquiascópico sangue 111. ressonância nuclear magnética 112. retinoscópio 113. secadora de roupa (lavanderia) 114. serra de gesso 115. sistema de monitoração 116. televisão Gerenciamento de Manutenção em Equipamentos Hospitalares 24 EV - Enfermaria de Vascular NE - Serviço de Neurologia RA - Serviço de radiologia UT - Unidade de terapia intensiva Etc. Lista de códigos para definição de equipamentos VT - Ventilador para Terapia BE - Bisturi Elétrico RX - Equipamento de Raios-X DS - Disfibrilador DI - Delonizador CV - Cardioversor MC - Monitor Cardíaco BI - Bomba de infusão Etc. Assim, no exemplo acima, o terceiro equipamento para ventilação adquirido no ano de 1994, pertencente ao Centro Cirúrgico do hospital, pode ser codificado, no campo código do equipamento existente no questionário, como: CC-VT0394. A quantidade de dígitos existentes neste bloco fica a critério da pessoa que desenvolve o sistema de codificação. Entretanto, é recomendável que para cada dado diferente que componha a codificação, seja definido um campo específico com a quantidade necessária de dígitos. Como sugestão para este tipo de controle é recomendável a utilização de um software gerenciador de banco de dados (ex: CLIPPER). Convém lembrar que, atualmente, como o gerenciamento Equipamentos Médico -Hospitalares e o Gerenciamento da Manutenção 25 de sistemas de manutenção ainda é um evento bastante novo nas unidades de saúde, informações relativas à data de aquisição do equipamento são difíceis de obter, principalmente em hospitais públicos, onde existe uma constante troca de administradores. Ainda neste primeiro conjunto de questões pode-se incluir um campo para o código do serviço. Embora redundante no caso de implementação do sistema de codificação, este campo deve ser utilizado quando não existem recursos computacionais, tanto para o cadastramento quanto para pesquisas, e podem ser feitos de forma manual. Conforme mencionado anteriormente, o formulário é apenas uma sugestão e fica a critério do usuário a escolha dos campos a serem incluídos. Conforme se verá neste capítulo, o conhecimento do valor atualizado de aquisição do equipamento, assim como do parque instalado, é de grande importância para a elaboração de relatórios que deverão ser periodicamente apresentados à chefia da unidade de saúde. Para isso, dentro do primeiro conjunto de questões, sugerimos a colocação de um campo onde é especificado o valor de aquisição atualizado. Esse dado pode ser obtido diretamente do setor administrativo em uma fase posterior a realização do inventário. Entretanto, o responsável pelo grupo deve ter sempre em mente que em um futuro próximo será muito importante a obtenção desta informação. Finalmente, o campo denominado Formulário N° é um espaço de propriedade do digitador ou da pessoa que irá fazer o controle dos formulários. A notificação para não preencher só é necessária para o caso do inventário ser realizado por pessoas (estagiários, enfermeiras e auxiliares) que não fazem parte do grupo de manutenção. Avaliação do questionário A segunda parte do questionário (questões de 5 a 13) foi desenvolvida para a avaliação de algumas características atuais de operação e manutenção do equipamento. O modo de resposta às questões foi elaborado em um formato que facilita ao digitador a introdução dos dados no programa de processamento. Embora a utilização das questões no questionário aqui Gerenciamento de Manutenção em Equipamentos Hospitalares 26 sugerido seja opcional ao usuário, as informações obtidas são fundamentais para a implantação e o gerenciamento do grupo de manutenção. Apresentamos abaixo uma relação das informações obtidas através do questionário que podem ser utilizadas na implantação, dimensionamento e gerenciamento do grupo de manutenção: - Os tipos e a quantidade de equipamentos disponíveis no serviço ou unidade; - A freqüência de quebra de cada equipamento ou modelos de equipamentos; - A freqüência de quebra de equipamentos por serviço; - A idade de cada equipamento; - A taxa de utilização por equipamento; - O número de pessoas autorizadas a operar um equipamento; - O número de pessoas treinadas para operação de um equipamento; - O tempo em que este equipamento fica ocioso durante manutenção; - O número de atendimentos que deixam de ser feitos por falta do equipamento; - Se existe a possibilidade de rearranjo dos equipamentos no serviço ou unidade; - Se existem equipamentos de reserva por serviço ou unidade; - A taxa de ociosidade dos equipamentos; - Os problemas existentes para a operação dos equipamentos; - A média diária de atendimentos; - A capacidade ociosa do serviço; - Os problemas e limitações existentes para a execução de um determinado serviço; Equipamentos Médico -Hospitalares e o Gerenciamento da Manutenção 29 - Utilizar alguma fonte de informações em nível internacional, por exemplo, o ECRI - Product Comparison Sistem (informações básicas sobre: funcionamento, estágio de desenvolvimento, problemas conhecidos, dados comparativos com fabricantes conhecidos incluindo lista de preços, dados atualizados, custo de substituição); - Estimar o valor de equipamentos similares, no caso de equipamentos modelos não mais fabricados. ELABORAÇÃO DA PROPOSTA INICIAL DE TRABALHO Para a elaboração de proposta de implantação de uma equipe de manutenção em um EAS, deve-se adotar a seguinte seqüência de procedimentos: - Classificação dos equipamentos por grupos de compatibilidade; - Definição do local de realização da manutenção; - Definição do tipo de contrato de manutenção a ser adotado; - Especificação do perfil e cálculo do número de pessoas para o grupo; - Especificação da infra-estrutura física necessária; - Definição da infra-estrutura material necessária; - Cálculo dos custos de implantação e manutenção do grupo. Provavelmente, ao contratar a pessoa para implantar o grupo de gerência e manutenção, o responsável por essa contratação apontou os problemas relativos à área de equipamentos hospitalares que mais afligem o hospital. Esses problemas auxiliarão a priorizar os serviços do EAS (Ambulatórios, Centro Cirúrgico, UTI, etc.), para os quais deverão ser desenvolvidas as atividades do grupo de manutenção. Assim, para iniciar a implantação do grupo, recomenda-se: - Priorizar os pontos críticos apontados pela administração do hospital; - Para serviços hospitalares cujos operadores e o pessoal clínico em geral estejam satisfeitos com a manutenção externa e os custos dos contratos não sejam tão elevados, evitar, em um primeiro momento, Gerenciamento de Manutenção em Equipamentos Hospitalares 30 a transferência da manutenção de equipamentos para o grupo a ser implementado; - Para equipamentos cuja complexidade de manutenção exija técnicos com treinamento especializado, tentar manter os contratos de manutenção existentes até o momento em que haja a possibilidade de treinamento de técnicos internos do grupo. Classificação dos equipamentos por grupos de compatibilidade Com essas premissas em mente, e acompanhando a seqüência de atividades definidas acima, deve-se primeiramente fazer a seleção e classificação dos equipamentos em grupos. Essa atividade tem como finalidade facilitar a quantificação dos recursos materiais e humanos, assim como a definição do perfil do pessoal a ser contratado para atuar em cada grupo de equipamento. Agrupamento por sistema fisiológico, ou seja, equipamentos destinados ao tratamento ou diagnóstico de sistemas fisiológicos: cardiovascular, pulmonar, nervoso, endócrino, etc. Esse tipo de classificação causa uma superposição considerável de equipamento com o mesmo princípio de funcionamento. Nesse caso, sugerimos que o responsável pelo grupo de manutenção somente utilize essa classificação quando o EAS contar com um grupo de médicos especializados e com equipamentos de alta complexidade para o tratamento de um dos sistemas fisiológicos mencionados acima; - Agrupamento por especialidade clínica, ou seja, equipamentos utilizados em serviços médicos tais como; pediatria, obstetrícia, cardiologia, radiologia etc. Nesse caso, vale a mesma observação feita para o item "c". Pode-se notar que, em qualquer modo de divisão adotado, vários equipamentos se encaixam em mais de um grupo, como é o caso de equipamentos de raio X que se encaixam tanto no grupo de imagem como no grupo de diagnóstico. A maneira pela qual o responsável pelo grupo de manutenção irá dividir é particular, dependendo de cada tipo Equipamentos Médico -Hospitalares e o Gerenciamento da Manutenção 31 de hospital e de sua experiência pessoal. Entretanto, este tipo de divisão tem a finalidade de: - Facilitar a instalação da infra-estrutura necessária para manutenção de cada grupo de equipamentos (local de gases para teste dos ventiladores, pontos de energia de diferentes tensões para equipamentos eletrônicos, tanque de limpeza de materiais empoeirados ou com graxa, capela de fluxo para limpeza de equipamentos de ótica, etc.); - Facilitar o gerenciamento de equipamentos cuja manutenção será executada externamente; - Auxiliar na definição do perfil dos técnicos que devem atuar em cada grupo de equipamentos; - Facilitar o sistema de gerenciamento de produtividade e custo da mão- de-obra por grupo. Local de realização da manutenção É virtualmente impossível para um grupo de manutenção dar suporte para todos os equipamentos do hospital através de serviços internos. O hospital necessita de serviços externos para a manutenção de equipamentos de maior complexidade eletrônica, através de contratos para áreas específicas. No Brasil, os contratos são normalmente destinados a equipamentos de alta e média complexidade, que devem, em princípio, representar de 4% a 10% do parque de equipamentos instalados em termos quantitativos. Por outro lado, esses equipamentos podem atingir de 30% a 60% do valor total do parque. Partindo do princípio de que o grupo de manutenção está na fase de implantação e que o pessoal contratado ainda não está familiarizado com a manutenção de equipamentos médicos, seria interessante que em um primeiro momento os equipamentos destinados à manutenção interna sejam equipamentos de baixa complexidade. Os equipamentos de média complexidade e alta complexidade devem ser deixados para etapas posteriores, quando o próprio responsável pelo grupo estiver mais familiarizado com o sistema e mais apto a solucionar os problemas que certamente ocorrerão nessa Gerenciamento de Manutenção em Equipamentos Hospitalares 34 EQUIPAMENTO: GRUPOS PARÂMETROS PONTOS TOTAL I Solicitação da administração ? II Necessidade de rápido "tempo de resposta" ? Existência de pessoal treinado 10 Pessoal qualificado, mas não treinado 8III Pessoal com baixa qualificação técnica 0 Fácil acesso a peças de reposição 2 Relativa dificuldade para obter peças de reposição 1IV Total impossibilidade de obter peças de reposição 0 Existência de equipamentos de teste e ferramental 2 Existência apenas de ferramental 1V Não existência de ferramental e equipamentos 0 Existência de documentação técnica 2 VI Não existência de documentação técnica 0 TOTAL Tabela 1 - Pontuação atribuída a parâmetros que devem ser levados em consideração no auxílio da seleção de equipamentos para manutenção interna A seleção de cada tipo de equipamento para manutenção interna é feita através da soma algébrica dos fatores técnicos incluídos nos grupos III+IV +V+ VI, que deve atingir um mínimo de 13 pontos. Assim, se para a manutenção corretiva de um determinado equipamento existir pessoal treinado (10 pontos), for fácil a obtenção de peças (2 pontos), existir apenas o ferramental para execução do trabalho (1 pontos) e não houver documentação técnica (0 pontos), este deverá ser incluído no grupo de equipamentos para manutenção interna tendo em vista que a soma totaliza 13 pontos. A inexistência de documentação técnica não deve ser um fator limitante na manutenção no caso do grupo possuir pessoal treinado no reparo do equipamento. Além disso, a grande maioria dos grupos de manutenção não possui documentação dos equipamentos sob sua Equipamentos Médico -Hospitalares e o Gerenciamento da Manutenção 35 responsabilidade. Cabe ao responsável organizar seu gerenciamento de modo a exigir do fabricante a documentação necessária para manutenção no momento da aquisição do equipamento. O grupo I foi colocado na tabela porque, conforme já explicado acima, a solicitação da administração é um parâmetro totalmente político e que pesa fortemente na decisão do responsável pelo grupo. Assim, mesmo que exista pessoal qualificado, mas não treinado, é importante que o responsável leve em consideração esse parâmetro. O parâmetro considerado no grupo II leva em conta a necessidade resposta rápida na manutenção. Este parâmetro, normalmente, deve ser considerado para equipamentos que não possam ser substituídos em caso de quebra, ou seja, o EAS não possua equipamentos de reserva. Nesse caso, a consideração para inclusão ou não na lista de equipamentos para manutenção interna deve levar em consideração os demais fatores, principalmente a existência de pessoal treinado e de ferramental necessário, o fácil acesso a peças de reposição e a necessidade de ferramental. Definição do tipo de contrato de manutenção a ser adotado Entre os vários tipos de contratos que podem ser elaborados para manutenção externa de equipamentos hospitalares, sugerimos duas alternativas: contratos de serviço por períodos determinados e contratos de serviço sob demanda. O contrato de serviços por período mais utilizado é o que inclui a mão de obra para manutenção corretiva (opcionalmente também a manutenção preventiva pode ser incluída) no valor do contrato entre a unidade de saúde e a empresa prestadora de serviço. Esse tipo de contrato é feito para equipamentos mais sofisticados (raios-X, ressonância nuclear magnética, tomografia computadorizada, gama câmara, acelerador linear, ultra-som, etc.), quando o custo de treinamento, o valor dos equipamentos necessários para teste de calibração, a dificuldade de obtenção de peças de reposição e provavelmente o salário diferenciado a ser pago para o técnico, não justificam a manutenção interna. Entre as modalidades de contrato de serviço sob demanda podemos destacar duas: solicitação de concerto para empresas prestadoras de serviço Gerenciamento de Manutenção em Equipamentos Hospitalares 36 com preço e qualidade de trabalho e contrato com uma empresa específica, para atendimento de um grupo específico de equipamentos, em que a solicitação de concerto seria feita sob demanda. O primeiro tipo de contrato é bastante utilizado pelas equipes de manutenção para equipamentos de média e baixa complexidade. Nesse caso, a empresa só é chamada quando ocorre a necessidade de uma manutenção corretiva, sendo que o responsável pelo grupo deve sempre verificar o preço cobrado pelo serviço, comparando-o com outras empresas, e a qualidade do serviço prestado. Para grupos de manutenção pertencentes a estabelecimentos públicos, de acordo com o valor do serviço, será necessária a abertura de edital, com cláusulas que prevejam o valor e a qualidade do serviço. Na segunda modalidade de contrato de serviço sob demanda existe um contrato formal com um determinado prestador de serviço, que é pago pela manutenção corretiva somente quando ocorre a quebra do equipamento, não existindo a obrigatoriedade de um pagamento mensal, como é o caso de contratos de serviço por período. Esse tipo de contrato deve ser utilizado para equipamentos de média e baixa complexidade, que raramente quebram e que não estão incluídos no programa de manutenção preventiva. Embora pouco utilizada no Brasil, este tipo de contrato pode trazer algumas vantagens em termos de preço, tendo em vista a exclusividade, durante a vigência do contrato, do prestador de serviço, que em princípio foi também escolhido em função do preço e da qualidade. Qualquer que seja o tipo de contrato a ser adotado, o modo pelo qual ele será negociado com a empresa e gerenciado pelo grupo de manutenção é um dos pontos críticos que define como o grupo, e conseqüentemente o seu responsável, será visto pelo restante do pessoal de saúde e principalmente pela administração da unidade. Especificação do perfil e cálculo do número de pessoas para o grupo Uma vez separados por grupo de compatibilidade e definidos o número e o tipo de equipamentos serão mantidos internamente pelo grupo, pode-se fazer a quantificação e a especificação do perfil do pessoal a ser contratado. A quantidade de pessoas necessárias para cada grupo de equipamentos está diretamente relacionada com a quantidade de horas de trabalho anual que o grupo deve efetivamente dispor para manter todos os equipamentos Equipamentos Médico -Hospitalares e o Gerenciamento da Manutenção 39 meses, enquanto que para um broncoscópio esse período é de 4 meses. É muito importante salientar que os valores de TMF apresentados nessa tabela são oriundos de equipamentos pertencentes a um local somente (UNICAMP). Hospitais que possuem equipamentos mais antigos, mais novos ou com tecnologias diferentes, certamente terão valores um pouco diferentes. Tendo o número total de horas que o grupo deve dispor para manutenção corretiva anual de todos os equipamentos selecionados para a manutenção interna, torna-se possível calcular o número de pessoas necessárias para realizar todo o trabalho. O primeiro valor a ser obtido é o número de horas por ano que um técnico realmente trabalha na manutenção corretiva, ou seja, o tempo total por ano que este técnico está, de fato, consertando um equipamento. Para esse cálculo temos: - Total de horas de trabalho/ano = (40horas/semana x 52 semanas) = 2080 horas - Total de horas a serem descontadas: Mínimo de 10 feriados por ano = 80 horas Férias anuais do funcionário = 160 horas Média anual de dias que o funcionário pode adoecer = 40 horas - N° de horas que o técnico está disponível no hospital = 2.080 - 280 = 1.800 horas Um outro ponto a ser considerado nesse cálculo é a produtividade do funcionário. Embora ele esteja presente no hospital, nem sempre está na bancada reparando um equipamento. De um modo geral, a literatura (Bronzino, 1992) sugere que seja usado um valor aproximado de 70% para o tempo em bancada. Mesmo bastante otimista para um cálculo inicial, esse valor deverá ser ajustado de acordo com a produtividade medida no desenvolvimento do trabalho pelo grupo de manutenção. Assim, adotando o valor de 70% para a produtividade, o tempo total no período de um ano que o técnico estará realmente consertando um equipamento, ou seja, o tempo real para manutenção (TMC) será de 1.260 horas. Gerenciamento de Manutenção em Equipamentos Hospitalares 40 Dividindo a quantidade de horas de trabalho necessárias para manutenção corretiva (NHT/ano) por TMC, teremos o número total de técnicos necessários para a manutenção de todos os equipamentos selecionados pelo grupo para a manutenção corretiva interna. Por exemplo, se após somarmos todos os NHT/ano de todos os equipamentos para manutenção corretiva interna, obtivermos um valor igual a 7500 horas, a divisão deste valor por um TMC de 1260 horas, indica a necessidade da contratação de 6 técnicos. Para facilitar o cálculo do número de técnicos para cada grupo de equipamentos (vide item 2.1 - Classificação dos Equipamentos por Grupo de Compatibilidade), o NHT/ano utilizado será o resultado obtido pela soma de todos os equipamentos de cada grupo de compatibilidade. Queremos salientar novamente que não foi possível obter valores para a elaboração dos cálculos acima, para equipamentos de infra-estrutura. Por outro lado, a prática do pessoal de manutenção de infra-estrutura hospitalar demonstra que o custo anual desta manutenção é de aproximadamente 7% a 10% do valor total da obra. Especificação da área física necessária Os dados existentes no Brasil para a definição da área física ainda estão em estudo. Dados que descrevem as áreas necessárias por atividade estão disponíveis somente em livros estrangeiros (Veterans Health Administration). Dessa maneira, a informação contida na tabela abaixo é somente uma sugestão baseada em literatura estrangeira, mas que pode ser adotada também no Brasil. O espaço de 37m2 é a área mínima para a instalação de um grupo de manutenção. Além desta área mínima, sugerimos um espaço de 9,3m2 para cada empregado que deve ser dividida entre o grupo de manutenção corretiva de equipamentos de eletrônica e de mecânica. Essa área total inclui um espaço entre as bancada para a colocação de algum equipamento de grandes dimensões (máquina de hemodiálise, ultra-som, estufas, etc.), espaço para a passagem de outro equipamento, arquivos, alguns equipamento mecânicos (furadeira de bancada, torno, esmeril de bancada, bancadas planas para trabalhos mecânicos, etc.). Equipamentos Médico -Hospitalares e o Gerenciamento da Manutenção 41 Manut. corretiva e desenvolvimento 37m2 (espaço mínimo) + 9.3 m2/empregado Recebimento e limpeza 9 m2 (espaço minimo) + 2,3 m2/empregado Armazenagem 9 m2 (espaço mínimo) + 2,3 m2/empregado Reuniões e biblioteca 14 m2 Sala do diretor 14 m2 Secret. e sala de espera 11 m2 para 1 empregado mais 7,5 m2/empreg Adicional Banheiros 1 para até 20 ampregados A área destinada ao recebimento e limpeza é um espaço onde o funcionário pode tanto abrir e limpar o equipamento como fazer os testes de inspeção para novos equipamentos adquiridos pelo EAS. Na área de armazenamento, deve-se levar em consideração os armários necessários para o armazenamento de equipamentos e espaços no solo para o armazenamento de equipamentos de grandes dimensões. Definição da infra-estrutura material necessária Além das considerações já feitas, devemos considerar também os itens de materiais relacionados abaixo, que devem compor a infra-estrutura da equipe de manutenção. - Ferramentas necessárias para os técnicos de eletrônica, mecânica e refrigeração (vide ANEXO I); - Equipamentos essenciais para utilização em bancada (ANEXO II), equipamentos para teste e calibração de equipamentos médico- hospitalares (ANEXO III); - Documentação técnica; - Telefone e, ou Central de recados (bip); - Escritórios, suprimentos operacionais (canetas, envelopes, papéis, etc.); - Infra-estrutura predial para manutenção; Gerenciamento de Manutenção em Equipamentos Hospitalares 44 papéis, canetas, borrachas, fita de maquinas de escrever, material de informática, etc. Para o pessoal que trabalha com equipamentos eletrônicos, é importante que sejam instaladas nas bancadas, tomadas com configurações (pinos - redondos e chatos, triangulares, etc.) e tensões (110 V e 220 V) que permitam a conexão dos diferentes equipamentos existentes na unidade. O Anexo VII apresenta sugestão para o projeto de uma bancada para oficina mecânica. A eliminação do armário existente em cima e substituição por uma prateleira (tábua), permite sua utilização em oficina eletrônica. Nessa prateleira serão colocados equipamentos de teste e de geração de sinais. Infra-estrutura predial para manutenção Devido ao grande universo de equipamentos médico-hospitalares que utilizam diferentes princípios físicos e diferentes fontes de energia elétrica ou mecânica, é necessário que a oficina possua cada uma dessas fontes para que os equipamentos possam ser operados. Assim, é necessário que sejam instalados pontos de ar comprimido para o funcionamento de ventiladores mecânicos, rede elétrica para 110V e 220V com tomadas de diferentes tipos pelo motivo mencionado acima, uma rede de terra de acordo com as normas ABNT (NBR 5410, NBR 5419 e NBR 13534), iluminação de acordo com as orientações técnicas da NR-15, Anexo quatro da portaria de 08/06/78 do Ministério do Trabalho, níveis mínimos de iluminamento em Lux por atividade, um tanque grande com ponto de água para lavagem de equipamentos e peças sujas de graxa ou eventualmente de substâncias orgânicas, um ponto de ar comprimido para limpeza de materiais empoeirados através de ar pressurizado e um armário, preferencialmente na parte externa, para armazenamento das substâncias inflamáveis (querosene, éter, gasolina, álcool) utilizadas na limpeza e desengraxe de alguns componentes elétricos, óticos e mecânicos. Assinatura de revistas e publicações técnicas, compra de livros, etc. A aquisição de revistas, publicações especializadas, manuais de manutenção e livros técnicos, é fundamental para que as pessoas do grupo possam estar sempre atualizadas com o que ocorre na área de manutenção. Por menor que seja o número de pessoas que compõem esse grupo, é importante a existência Equipamentos Médico-Hospitalares e o Gerenciamento da Manutenção 45 de fontes de informações sobre os novos lançamentos de equipamentos médico-hospitalares a nível nacional e internacional, locais de aquisição de peças de reposição, dispositivos de infra-estrutura predial e sensores médicos. Essas informações, bem como os catálogos de equipamentos, são normalmente distribuídas gratuitamente pelos próprios fabricantes ou fornecedores dos materiais. A organização de uma pequena biblioteca que contenha todas estas informações é muito importante para o caso de especificações técnicas de novas aquisições, assim como, para a discussão com o corpo clínico sobre os recursos que cada equipamento pode oferecer. É também importante a aquisição de livros sobre sistemas de gerenciamento em manutenção e sobre os princípios de funcionamentos de alguns equipamentos médico-hospitalares tais como ultra-som, tomografia computadorizada, raios-X, ressonância nuclear magnética, etc. O entendimento básico do princípio de funcionamento desses equipamentos auxilia a discussão com os médicos e a programação de eventuais cursos de atualização para o corpo técnico do grupo de manutenção. Diversos O cálculo de uma reserva financeira para este item depende do tipo de estrutura do EAS, assim como das necessidades do grupo de manutenção. Em alguns casos, por exemplo, o local de manutenção fica distante dos locais onde estão os equipamentos, o que implica na necessidade de transporte. Dependendo da filosofia administrativa do EAS, o grupo deve possuir um meio de transporte, o que demanda gastos com manutenção e combustível, ou então o transporte do equipamento deve ser providenciado pela unidade que solicita o serviço. Um outro problema que depende da administração da unidade é a responsabilidade pelo transporte de pessoas para aquisição de peças de reposição. Assim, antes de fechar o orçamento para implantação do grupo e futuramente o orçamento anual para a manutenção do grupo, é importante que o responsável avalie itens como: − Transporte de equipamentos e o custo do seguro para este transporte − Transporte de pessoal para o local de reparo dos equipamentos − Diárias para pessoal de compras ou treinamentos − Despesas de viagem para eventuais treinamentos Gerenciamento de Manutenção em Equipamentos Hospitalares 46 - Despesas com pessoal para eventuais visitas ao fabricante ou fornecedor - Despesas de viagem para eventuais visitas aos prestadores de serviço - Despesas de viagem para visitas a outros grupos de manutenção - Aquisição de equipamentos de laser (rádio, toca fitas, geladeira, etc.) - Despesas com lanches, café, etc. - Pagamento de aluguéis (sistemas de comunicação, área ocupada pela manutenção, equipamentos específicos, etc.) - Aquisição de materiais de limpeza Organização dos custos de implantação e manutenção do grupo Uma das maneiras de simplificar o cálculo do custo de implantação e manutenção do grupo de manutenção e de facilitar a apresentação do relatório à administração é enquadrar cada um dos itens acima em duas classes, ou seja, itens de custo variável e itens de custo fixo. Itens de custo variável são aqueles cujo valor se altera de maneira diretamente proporcional à produção do grupo; quanto maior a produção, maior o gasto que o grupo terá com esses itens. Itens de custo variável também podem ser entendidos como aqueles que não existirão se não houver força de trabalho. Nessa classe não enquadram: - Despesas com treinamento dos funcionários - Material de consumo para o escritório - Aluguéis de sistemas de comunicação - Peças de reposição de alta circulação (componentes eletrônicos, peças mecânicas de pequeno porte, substâncias de limpeza, etc.) - Qualquer outra despesa que dependa do trabalho desenvolvido pelo grupo (viagens, combustível, diárias, etc.) Itens de custo fixo são aqueles cujo valor não se altera, independentemente da quantidade de trabalho desenvolvido. Nessa classe são enquadrados: Equipamentos Médico -Hospitalares e o Gerenciamento da Manutenção 49 (treinamento) ou gerenciais. Assim, esse item deve ser ordenado de modo que os desembolsos sejam efetuados somente quando as atividades a desenvolver efetivamente demandem um investimento financeiro. Conclusão: expor as expectativas do responsável pelo grupo, ou seja, as metas que ele pretende atingir, uma vez que alguns problemas relativos aos equipamentos já foram estudados e o tipo de apoio (não só financeiro) que ele espera da administração para atingir as metas propostas. Uma vez elaborada, a proposta contendo os custos para implantação e manutenção do grupo de manutenção deve ser apresentada de maneira formal à administração do EAS. Esse momento será importante para a definição dos valores que serão investidos e, fatalmente, determinará a dimensão e a qualidade de serviço que o grupo poderá oferecer. Devido à necessidade de novos investimentos, é altamente provável que as pessoas da administração do EAS façam um grande número de questionamentos e questionem uma série de valores calculados e apresentados na proposta. Assim, é fundamental que a pessoa que a elaborou e que certamente irá apresentá-la, tenha conhecimento de cada detalhe de cada informação obtida para execução dos cálculos, assim como a teoria utilizada para a elaboração de cada um dos cálculos. É recomendável que a apresentação seja feita com a utilização de recursos áudio visuais (transparências, slides, etc.) e que uma cópia da proposta seja distribuída para cada uma das pessoas da administração do EAS que tenha poder de decisão, mesmo que algumas dessas não possam assistir a palestra. Após a apresentação, é bem provável que haja a necessidade de uma redefinição de metas e conseqüentemente dos custos envolvidos. É importante que nesse momento o responsável pelo grupo de manutenção entenda perfeitamente as alterações solicitadas pela administração e tenha versatilidade e criatividade suficientes para fazê-las sem prejudicar as metas principais por ele definidas. Esse responsável deve entender que a manutenção é uma atividade quase sempre encarada pelo pessoal de saúde como uma atividade secundária para o atendimento clínico, uma atividade não produtiva (mas, de despesa) pela administração e, principalmente, muito concorrida pelos prestadores de serviço que fatalmente irão perder parte do mercado se o grupo de manutenção for implantado no EAS. Gerenciamento de Manutenção em Equipamentos Hospitalares 50 GERENCIAMENTO DA MANUTENÇÃO Os métodos de gerenciamento para monitoração de um equipamento pertencente ao EAS devem ser desenvolvidos e executados a partir da solicitação de aquisição por parte do grupo médico ou de qualquer outro setor de apoio aos serviços existentes na unidade. Ao grupo de manutenção cabe uma participação efetiva no processo de especificação do equipamento, contato com os fabricantes ou fornecedores, avaliação dos equipamentos disponíveis no mercado, elaboração de critérios e exigências técnicas que devem constar do contrato de aquisição, verificação da conformidade com o que foi solicitado, aceitação e instalação do equipamento adquirido. Após a instalação, os métodos de gerenciamento devem ser dirigidos à manutenção e desativação do equipamento. Embora o processo burocrático varie bastante entre as instituições públicas e privadas, os procedimentos técnicos são bastante semelhantes. A explicação para algumas dessas atividades exigiria um manual quase tão extenso quanto este e fugiria do escopo principal, que é o gerenciamento da manutenção. Dessa maneira, enfocaremos aqui somente os procedimentos gerenciais que devem ser desenvolvidos após a chegada do equipamento no EAS. Uma vez autorizada, pela administração do EAS, a implantação do grupo de manutenção, é necessário desenvolver o sistema de gerenciamento a ser praticado pelo grupo. Esse sistema deverá definir: − Os controles envolvidos para o recebimento dos equipamentos adquiridos pelo EAS; − Os controles envolvidos para um equipamento desde a solicitação do serviço para sua manutenção até seu retorno em operação; − Os controles periódicos em relação ao grupo de manutenção e em relação à qualidade dos serviços por ele oferecidos. Gerenciamento dos serviços de manutenção: recebimento O recebimento de um equipamento que chega ao EAS envolve três atividades; avaliação, aceitação e instalação. No processo de avaliação do equipamento recém adquirido a primeira atividade é a abertura da embalagem que envolve o equipamento SEMPRE na presença do fornecedor, com exceção Equipamentos Médico -Hospitalares e o Gerenciamento da Manutenção 51 de casos em que o fornecedor autorize por escrito que a embalagem pode ser aberta sem sua presença. Esse procedimento evita problemas entre fornecedor e comprador por eventuais danos que ocorram no equipamento durante o transporte ou por falta de partes (peças, dispositivos, acessórios e documentação) que deveriam estar incluídas na embalagem. Na abertura da embalagem, um membro do grupo de manutenção deve estar sempre presente e ter em mãos a relação do material adquirido, assim como as exigências técnicas contratuais definidas antes da aquisição. Caso falte algum item, este deverá ser anotado e reconhecido pelo fornecedor. É recomendável que toda a documentação que acompanha o equipamento seja devidamente arquivada de modo a facilitar futura utilização. Alguns grupos de manutenção tiram cópia do manual de operação para entrega aos operadores do equipamento e arquivam o original para que eventuais perdas durante seu manuseio possam ser repostas. Porém, alguns operadores podem exigir o original tendo em vista a melhor qualidade de impressão e apresentação do original. Nesses casos recomenda-se que durante o processo de aquisição sejam exigidos dois manuais de operação. A aceitação do equipamento depende não só da avaliação, mas de testes que possam ser executados pelo grupo, que podem variar desde a simples demonstração de que o equipamento está em perfeitas condições de funcionamento até a utilização de equipamentos de testes (vide relação destes equipamentos no Anexo II) e o uso de fantomas específicos (materiais que simulam tecidos biológicos, placas que definem resolução de equipamentos de imagem, etc.). A administração deve estar em sintonia com o grupo de manutenção e somente executar o pagamento do equipamento após um parecer positivo relativo ao processo de aceitação. Os procedimentos de testes para aceitação são específicos para cada tipo de equipamento e devem ser elaborados pelo grupo de acordo com os recursos materiais disponíveis. A instalação do equipamento pode envolver atividades bastante complexas e que podem até exigir a contratação de serviços externos ao EAS. O funcionamento adequado do equipamento a ser instalado pode depender dos mais diversos tipos de recursos (hidráulicos, mecânicos, potências elétricas estáveis e, ou elevadas, esgotos especiais, tratamento de dejetos, blindagem magnética, blindagem para radiações ionizantes, monitoração e controle de temperatura e umidade, iluminação especial, etc.). Assim, antes do processo Gerenciamento de Manutenção em Equipamentos Hospitalares 54 - Código/ "part number": preencher com os códigos de todas as peças ou acessórios que acompanham o equipamento na sua entrega. - Descrição do material: escrever por extenso o nome da peça, acessório ou material de consumo (tinta, papel, lubrificantes, lâmpadas, etc.) que acompanham o equipamento na sua entrega. Equipamentos Médico -Hospitalares e o Gerenciamento da Manutenção 55 FORMULÁRIO PARA CADASTRAMENTO DE EQUIPAMENTOS Equipamento:________________________ Nº do patrimônio Modelo: ___________________________ Código do equipamento Grupo executor Fabricante: Marca: Unidade do EAS Local da Unidade nº de série Departamento Assistência Técnica ___________ Tel. Assist. Técnica ___________ RECURSOS Próprio Comodato Doação Serviço Custo em US$ Venc. da Garantia ___/___/___ Contrato de manutenção S N nº da Nota Fiscal Telefone Ramal Data da instalação ____/____/____ Responsável pelo Departamento Manual (Nº Pasta) Tensão (Volts) Potência (Watts) RELAÇÃO DO MATERIAL ENTREGUE COM O EQUIPAMENTO Quantidade Código/ “part number” Descrição do material Gerenciamento de Manutenção em Equipamentos Hospitalares 56 FORMULÁRIO PARA RECEBIMENTO E INSTALAÇÃO DE EQUIPAMENTOS PRÉ-INSTALAÇÃO 1 - As necessidades de pré - instalação abaixo foram atendidas? S N 2 - A pré - instalação foi aprovada pelo fabricante ou fornecedor? S N Vistoriada por: ___________________________________________ nome / firma Comentários: ___________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ INSTALAÇÃO 1 - Estado do Equipamento: Bom Danificado 2 - Acompanha manual técnico e, ou esquemas? S N Relacione os manuais? ___________________________________ ______________________________________________________________________________ Comentários: ___________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ 3 - Quais partes e peças acompanham o equipamento? Descrição e seus respectivos dados de identificação (Nº de série se houver): ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ 4 - Qual a tensão de alimentação? 110 220 110/220 Outros __________ 5 - Qual a potência do equipamento? _______________ (W) 6 - O Equipamento possui bateria? S N Especificação: _____________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ 7 - Tipos de fusíveis externos e, ou internos (Para 110 e 220 V) Especificação: _____________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ 8 - Utiliza lâmpada(s)? S N Quantas? __________ Especificação das lâmpadas: ____________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ 9 - Utiliza Gás (es)? S N Especificação (concentração/pureza)_______________________________________________________ Equipamentos Médico -Hospitalares e o Gerenciamento da Manutenção 59 O primeiro e o segundo quadro do primeiro campo da OS, devem ser preenchidos pelo usuário. Eles identificam o tipo de serviço solicitado, ou seja, manutenção de equipamentos médico-hospitalares ou manutenção da infra- estrutura predial. No quadro Manutenção do equipamento estão contidos os dados referentes ao equipamento a ser encaminhado à manutenção; esses dados servirão para o setor administrativo do grupo identificar e cadastrar corretamente o equipamento para o controle mensal e, ou anual de manutenção. Nesse quadro, o usuário fornece informações sobre o tipo de equipamento, seu fabricante, N° de série, N° de Identificação (pode ser o n° de patrimônio ou o código de identificação do equipamento, caso o EAS disponha de um sistema de codificação), o modelo do equipamento e o serviço que o usuário deseja solicitar ao grupo de manutenção (serviço solicitado). Conforme será explicado adiante, nem sempre o serviço solicitado pelo usuário é exatamente aquele qbue o grupo irá executar. Nesse quadro, também existem espaços para a especificação do item em que a falha é apresentada (no equipamento ou no acessório do equipamento) e para a descrição do defeito conforme entendimento do usuário. Para o preenchimento do quadro Manutenção predial, há no verso da OS um quadro com a DESCRIÇÃO DOS TIPOS DE SERVIÇOS, que contem exemplos dos tipos de atividades contidas em cada serviço a ser solicitado, e orienta o usuário sobre o enquadramento do tipo de serviço que deseja solicitar. Ainda nesse quadro, é solicitado ao usuário que faça uma descrição do serviço a ser executado ou do defeito a ser reparado conforme seu entendimento. No terceiro quadro do primeiro campo, deve ser informado o serviço ou departamento ao qual pertence o usuário, o nome do funcionário solicitante do serviço, telefone de contato em caso de necessidade de maiores informações por parte do grupo de manutenção, a data e a hora em que ocorre a solicitação, o serviço (radiologia, pediatria, laboratório, etc.) a que o usuário pertence e o local (n° de sala, nome do ambulatório, nome da enfermaria, etc.) onde está o equipamento. Ainda nesse campo, o usuário deve preencher o grau de necessidade do serviço solicitado, ou seja, se o serviço deve ser executado de acordo com a disponibilidade do pessoal da manutenção (normal) ou se existe um caráter de urgência na solicitação (urgente). Esses dados auxiliam o responsável pelo grupo a dividir com o usuário a priorização dos serviços a serem executados. Há, entretanto, o risco de o usuário pedir todos os serviços com urgência, para que suas solicitações sejam executadas com maior rapidez. Assim, a conscientização do usuário para o preenchimento correto desse item é fundamental. Para isso, a sugerimos que o chefe do grupo de manutenção organize uma reunião de esclarecimento com os responsáveis pelos serviços no hospital para esclarecer e definir as condições que caracterizam o serviço como urgente. O segundo campo da OS (Manutenção), deve ser preenchido pelo pessoal do grupo de manutenção. O primeiro quadro desse campo contém os dados referentes ao local de execução da manutenção, ou seja, Manutenção Interna Gerenciamento de Manutenção em Equipamentos Hospitalares 60 (executada pelo grupo) ou Manutenção Externa (executada por terceiros). Existe também nesse campo a informação referente ao Grupo para o qual a OS será enviada para execução do serviço de manutenção (vide capítulo 2 item 2.1 – Classificação dos equipamentos por grupo de compatibilidade). Nesse campo o grupo de manutenção deve descrever o tipo de serviço executado. Às vezes ocorre que uma solicitação de manutenção preventiva gera uma manutenção corretiva. Para melhor controle da quantidade e tipo de serviço que o grupo executa, seria interessante que, em casos como esse, uma outra OS fosse aberta para a manutenção corretiva. Em outros casos, uma solicitação de manutenção corretiva é classificada pelo grupo de manutenção como uma rechamada, tendo em vista o curto período decorrente desde a última manutenção corretiva. As rechamadas podem ser utilizadas pelo grupo como um dos indicadores para avaliação da qualidade do serviço oferecido. Dados que não devem ser omitidos pelo técnico quando preencher esse quadro: a data de atendimento e o horário em que chegou ao local para atender a solicitação de serviço (hora de chegada do técnico). Em casos de manutenção descentralizada, onde os equipamentos a serem mantidos estão distantes da oficina de manutenção, é importante que o técnico registre também o tempo gasto para deslocamento (tempo de deslocamento). Convém lembrar que este tempo de deslocamento deve ser multiplicado por dois, uma vez que o tempo de retorno do técnico para a oficina central, em princípio, igual ao tempo de ida ao local para atendimento, também representa custo para o grupo. A necessidade de controle desses dados relativos ao tempo, será explicada adiante no item - gerenciamento dos serviços de manutenção: controle periódico. Ainda no segundo campo existem duas tabelas para controle do trabalho, e o seu preenchimento é de fundamental importância para o gerenciamento do grupo de manutenção. Na primeira tabela é feito o controle do material utilizado durante a manutenção. Existem colunas para identificação do número da requisição para aquisição da peça ou para o controle de estoque (para peças solicitadas ao almoxarifado), o código de identificação da peça, a descrição do material utilizado (nome da peça), a quantidade de cada tipo de peça utilizada e o custo total por tipo de peça. A descrição do material utilizado pode ser feita de modo padronizado através de abreviações que lembram o nome da peça (ex: resistência = RES, Capacitor = CAP, bobina = BOB, cabo de força = CAF, cabo de paciente = CAP, etc.). Uma lista dessa padronização deve ser gerada para que cada técnico a utilize no preenchimento e deve ser sempre atualizada de acordo com o surgimento de novas peças. Se houver disponibilidade de pessoal administrativo no grupo, o item referente ao custo total poderá ser preenchido por ele, caso contrário, será importante a colaboração de todos os técnicos para o preenchimento completo da OS. Equipamentos Médico -Hospitalares e o Gerenciamento da Manutenção 61 A segunda tabela desse quadro é destinada ao controle do serviço realizado. Seu preenchimento deve ser cuidadosamente monitorado pelo responsável do grupo para que os técnicos o preencham da maneira mais completa e correta possível. Como será visto adiante, o controle mensal ou anual de quase todo o sistema de manutenção será baseado nos dados existentes nessa tabela. Na primeira coluna dessa tabela, o campo código da pendência deve ser preenchido no caso de, durante a realização de um trabalho, ocorrer uma interrupção devido a uma série de motivos, como falta de peças no almoxarifado, espera para aquisição de peças, etc. No verso da OS sugerimos a colocação de uma tabela (Código de Pendência) com os códigos e as respectivas descrições. A data de início do serviço e de cada reinicio (em caso de interrupção por pendência) do serviço deve ser colocada na segunda coluna. A identificação do(s) técnico(s) (nome do técnico) deve ser corretamente preenchida pelo(s) técnico(s) que participou(aram) do serviço executado. No preenchimento do tipo de serviço realizado, deve ser descrita a atividade realizada (troca de fusível, substituição de placa de áudio, troca de rolamento, pintura da parede, etc.). Tendo em vista que um ou mais técnicos, de diferentes equipes, podem participar de uma mesma OS, é importante que sejam registradas nessa tabela todas as etapas que foram necessárias para a realização do serviço. O preenchimento correto da hora de início e hora de término do trabalho de cada serviço realizado, para cada dia de servi ço, define o número total de horas gastas por técnico que trabalhou na OS. É fundamental, entretanto, que a forma de preenchimento seja padronizada para facilitar o processamento (digital ou manual) de cada OS. Sugerimos que a forma de preenchimento seja por horas e minutos (ex: data 05/02 - início as 09:15 horas - término as 13:35 horas - o ano de realização pode ser definido na numeração dada para a OS conforme visto acima). O controle de falhas apresentado nessa OS é ainda bastante incipiente, devido à não existência de literatura para codificação de falhas de equipamentos hospitalares em geral. Assim, o tipo de defeito aqui sugerido para inclusão na OS, serve somente para distinguir entre um erro de operação, a falha de componente e abuso na utilização (queda do equipamento, ligação em tensões não compatíveis, impactos em partes delicadas, etc.). Esse tipo de controle alertará o responsável pelo grupo acerca das causas das solicitações de serviços, levando-o a tomar providências para tentar corrigir distorções (ex: excesso de erros de operação em um determinado equipamento deve gerar ações para treinamento do operador). Antes da entrega definitiva do equipamento ao usuário, é interessante que seja feito um teste no equipamento para verificação não somente da falha que ocasionou o serviço originalmente, mas para qualquer outra anormalidade (botões soltos, falta de parafusos, carcaça apresentando pontos de ferrugens, limpeza em geral, calibrações, ajustes, etc.) que o técnico possa Gerenciamento de Manutenção em Equipamentos Hospitalares 64 ORDEM DE SERVIÇO – MANUTENÇÃO Nº O.S. Manutenção de equipamento Código do Equipam. Equipamento: Fabricante: Modelo: Nº série: Nº de identificação: Serviço solicitado: MC MP Instalação Treinamento Calibração Falha apresentada: no equipamento no acessório Acessórios acompanhantes: Falha Apresentada/seviço solicitado: MANUTENÇÃO PREDIAL Para verificação do tipo de serviço, ver classificação no verso ELÉTRICA SERRALHEIRA REFORMA PINTURA CHAVEIRO BOMBEIRO MARCENARIA SERVIÇOS GERAIS JARDINAGEM OUTROS Descrição do Serviço: Serviço/Departamento_________________________Local____________________________ Funcionário solicitante: ____________________________Telefone/ramal:________________ Grau de necessidade: normal urgente Data:________Hora:______:______ Manutenção Interna Manutenção Externa Grupo________ Tipo de serviço: M.C. M.PRechamada Instalação Treinamento Tempo de deslocamento (hh:mm) : _____:_____ Data do atendimento (dia/mês)____/____ Hora de chegada (hh:mm)____/____ Nº da Req. Código Material utilizado Quant. Custo R$ cod. Pend. Data Técnico Serviço Realizado Hora início Hora térm. / / / Tipo de defeito Erro de operação Abuso na utilização Outro (descrever abaixo) Descrição da falha:______________________________________________________________ Responsável:_________________________________________ Data:___/___/___ Teste de desempenho realizado por:______________________________Nº C.Q__________ Equipamentos Médico -Hospitalares e o Gerenciamento da Manutenção 65 RECEBIMENTO DO SERVIÇO Nome:______________________________________ Data:___/___/___ Assinatura:____________________________________ CONTROLE DE MANUTENÇÃO EXTERNA: Controle Nº GARANTIA CONTRATO DEMANDA Empresa:__________________Tel.___________Pessoa p/contato________ Chamada realizada em: ____/____/____às___:___hs Atendido em: ____/____/____às___:____hs Previsão de entrega: ____/____/____às____:____hs Recebido por: _____________ Data ____/___/____às____:____hs (Pessoal pertencente ao grupo de manutenção) Falha relatada______________________________________________ Serviço realizado____________________________________________ Código da Pendência: _________ Valor do serviço (R$):__________ Vencimento da garantia do serviço:____/____/____. Gerenciamento de Manutenção em Equipamentos Hospitalares 66 DESCRIÇÃO DOS TIPOS DE SERVIÇOS : ELÉTRICA Ex : Troca de lâmpadas, revisões instalações elétricas, instalações telefônicas, aterramento. elétrico , troca de disjuntores e interruptores, etc. : BOMBEIRO Ex: Desentupimento de rede de esgoto, sanitários, redes, pias, trocas de encanamentos, Torneiras, sifões, caixa de descarga, vazamentos em telhados, limpeza de caixas d’agua, etc.: JARDINAGEM Ex: capina de jardins, poda de árvores, etc.: SERRALHEIRA Ex: Conserto de móveis de aço, confecção e conserto de grades, janelas, portas de aço, etc.: MARCENARIA Ex: consertos de móveis de madeira, consertos de portões de madeira, etc.: SERVIÇOS GERAIS Ex.: Mudanças de móveis em geral, limpeza de calhas, retirada de entulhos, montagem e Desmontagem de móveis, etc.: PINTURA Ex: Pintura de móveis, pintura de parede, pintura externa, etc.: CHAVEIROS Ex: Abertura de fechaduras, confecção de chaves, conserto de fechaduras, etc.: REFORMA Ex.: Reforma de área física, divisórias, quebra de paredes, abertura de portas, etc.: OBS: Todos os serviços de reformas serão programados e autorizados pela Coordenadora de Planejamento Código de Pendência: 01 - Falta de peça no almoxarifado 06 - Aquisição de peças não autorizada 11 - Inexistência de pessoal especializado 02 - Falta de mão de obra 07 - Equipamento não disponível 12 - Contrato de manutenção 03 - Peça em aquisição por licitação 08 - Acesso ao equipam. Não permitido 13 - Falta de documentação técnica 04 - Peça em aquisição direta 09 - Serviço aguardando programação 05 - Falta de peça no mercado 10 - Aguardando orçamento Equipe Manutenção predial fone:_______________________________ pessoa de contato __________________________________ Manutenção de equipamentos fone:_______________________________ pessoa de contato __________________________________ Gerenciamento dos serviços de manutenção: controle periódico Nesse item trataremos da monitoração da produtividade do pessoal técnico e dos custos envolvidos para a manutenção do grupo e dos materias utilizados e consumidos por ele. Descreveremos também um modo bastante simples de monitorar a qualidade dos serviços oferecidos pelo grupo de manutenção. O problema que ocorre em qualquer tipo de monitoração ou controle de serviços é que nem sempre os técnicos estão conscientizados da necessidade Equipamentos Médico-Hospitalares e o Gerenciamento da Manutenção 69 local. Essa informação, obtida pela diferença entre a hora de chegada do técnico e a hora da solicitação existente na OS, dá uma idéia ao responsável pelo grupo, da disponibilidade de seus técnicos. Um excessivo tempo médio de resposta é um indicador da saturação dos serviços de manutenção ou da baixa produtividade do grupo. Essa informação também serve para o estabelecimento de metas futuras para melhoria da qualidade no atendimento. Finalmente, o tempo médio para reparo indica o tempo médio que o grupo leva para fazer a manutenção dos equipamentos sob sua responsabilidade. É uma das informações mais importantes que o responsável pelo grupo tem em mãos e que pode ser obtida através dos dados sobre tempo de reparo existente na ordem de serviço. Se o tempo médio de reparo está abaixo dos tempos registrados para a manutenção externa, é um dado bastante valioso para constar em relatório mensal ou anual que necessariamente será solicitado pela administração do EAS. Se, por outro lado, esse tempo estiver acima dos registrados para conserto externo, o responsável deve verificar as prováveis causas o mais breve possível (falta de pessoal, baixa produtividade do grupo, excessiva demora nos processos de aquisição, falta de treinamento dos técnicos) e tomar as providências cabíveis. Uma excessiva morosidade em MC, além de refletir negativamente na imagem do grupo para a administração do EAS, ameaça a própria existência do grupo. O processamento de todos esses dados pode gerar diagramas de evolução mensal ou anual que indicam parâmetros do tipo: – Custo mensal do pessoal em relação ao valor do parque de equipamentos sob sua responsabilidade; – Quantidade de horas trabalhadas em função do número de técnicos por equipe; – Comportamento do VHT em função da produtividade média do grupo; – Tempos registrados para MP, MC e outras atividades; – Tempo médio de resposta para reparo; – Evolução dos gastos do departamento decorrentes da quantidade de OS; Gerenciamento de Manutenção em Equipamentos Hospitalares 70 FICHA MENSAL DE CONTROLE DO EAS MÊS_____________ de __________ (ano) Tempo registrado nas Ordens de Serviço Nome do funcionário Tempo pago Outras atividades MP MC Nº OS concluídas Tempo total Produt. Gasto total do Departam. R$ __________ Custo total do material R$ _____________ Total de horas trabalhadas _____horas Valor do estoque existente R$ __________ Valor da hora técnica R$_______ Tempo médio de resposta __________horas Produtividade de Média _______% Tempo médio para preparo__________ horas Número de rechamadas_____________ Número total de OS(s)_______________ Modelo de ficha de controle mensal para levantamento dos vários indicadores para auxílio no gerenciamento do grupo de manutenção Os gráficos ou diagramas gerados através deste formulário mensal podem ser utilizados não só para o próprio controle do grupo, mas para elaboração Equipamentos Médico-Hospitalares e o Gerenciamento da Manutenção 71 de relatório mensal a ser apresentado para a administração, principalmente se os resultados forem positivos. Por outro lado, em caso de resultados negativos com causas identificadas, o relatório pode servir para demonstrar à administração quais os pontos que necessitam de maior investimento. De acordo com a literatura internacional (Bronzino, 1992), o custo de um grupo de manutenção de equipamentos médico-hospitalares deve ficar entre 5% e 9% do valor do parque de equipamentos que o grupo efetivamente mantém. Valores fora dessa faixa podem indicar erros de gerenciamento. No Brasil ainda não existem dados publicados a esse respeito na área hospitalar. Entretanto, esse valor pode ser comparado com os custos de um contrato de manutenção (preventiva e corretiva) feito com empresas prestadoras de serviço nessa área. Para equipamentos de alto custo e complexidade (Ultra-som, Tomógrafo Computadorizado, Ressonância Nuclear Magnética, etc.) os valores contratuais para mão-de-obra ficam dentro de uma faixa de 4,5 % a 9% do valor de um equipamento novo. Para equipamentos de mais baixa complexidade, esses valores são bastante flutuantes (de 15% a 35% do valor de um equipamento novo) e dependem muito da negociação do hospital com as empresas. A recomendação deste manual é que o custo total do grupo de manutenção não ultrapasse 7% do valor do parque de equipamentos que ele efetivamente mantém. Valores maiores que este, podem servir como argumento para a desativação do grupo e contratação de serviços externos, tendência seguida por hospitais em países mais desenvolvidos. MANUTENÇÃO CORRETIVA Este capítulo se propõe explicar os passos que devem ser seguidos quando um serviço de manutenção corretiva é solicitado por um usuário do equipamento. É importante dizer que a filosofia usada para a elaboração da seqüência de atividades para manutenção corretiva, explicada abaixo, deve ser utilizada para a elaboração de outras seqüências de atividades, ou seja, para manutenção preventiva, instalação, aquisição de equipamentos ou peças de reposição. A elaboração de uma seqüência de atividades para cada serviço a ser executado define a tarefa a ser executada e a pessoa encarregada para a execução. Esse procedimento reduz uma série de problemas que podem ocorrer em caso de discussões dentro do grupo sobre quem deveria ter executado um determinado trabalho que não foi feito. A seguir, mostramos uma série de fluxogramas que apresenta a maioria das atividades a serem executadas para a manutenção. A explicação desses fluxogramas é feita sob forma de rotina de manutenção corretiva e sub-rotinas de serviço terceirizado, orçamento e garantia. A sugestão dada aqui é que esses fluxogramas sirvam para a definição das várias atividades que compõem um programa de manutenção corretiva, assim como de guia para a elaboração dos fluxogramas específicos para cada equipe de manutenção a ser montada. Lembramos que essa forma seqüencial de apresentação é bastante utilizada Gerenciamento de Manutenção em Equipamentos Hospitalares 74 Rotina de Manutenção Corretiva Fig. 1: Fluxograma mostrando a seqüência de atividades para a manutenção corretiva de um equipamento hospitalar Equipamentos Médico -Hospitalares e o Gerenciamento da Manutenção 75 Nem sempre o equipamento está disponível no departamento de manutenção. Em vários casos, o equipamento deve ser localizado e levado para a oficina de manutenção, se necessário. Equipamentos de grande porte só podem ser consertados no local onde estão instalados. Conforme mencionado no capítulo anterior, para o caso de consertos fora da oficina de manutenção, é importante que o técnico vá ao local de reparo já com a sua maleta de ferramentas (ANEXO I) e o esquema elétrico do equipamento ou mecânico (caso este esteja disponível no departamento). Antes do início de qualquer reparo, o técnico deve seguir alguns procedimentos para evitar a abertura de um equipamento, cuja falha pode ser simplesmente devido a erro de operação, queima de fusível ou qualquer outra causa de fácil solução. Para isso, é necessário que o responsável, em colaboração com o grupo, desenvolva algumas rotinas iniciais de manutenção instrua cada técnico contratado sobre os procedimentos que devem ser adotados (exemplo: utilizar como ajuda a listagem de verificações – troubleshooting do manual de operação do equipamento). Reuniões periódicas com o grupo de técnicos para discussão e estabelecimento dos procedimentos iniciais de manutenção corretiva constituem uma das melhores maneiras de desenvolver essas rotinas, que devem ser idênticas para grupos específicos de equipamentos. Quando o técnico não conseguir identificar ou reparar o defeito, é necessário contato com o fabricante ou com a assistência técnica. Para isso, o técnico deve devolver a OS ao responsável pelo grupo que identificará a assistência técnica à qual será solicitada a visita de um técnico ou para onde será enviado o equipamento para reparo, seguindo a rotina de controle de serviços terceirizados (vide abaixo). Existem casos onde o reparo do equipamento representa um custo bastante grande – nesse caso recomenda- se a desativação do equipamento. O método a ser seguido para esse processo não é assunto deste manual por ser relativamente complexo. A decisão de desativação de um equipamento depende não somente do custo da mão-de- obra (mesmo sendo serviço interno), mas também da dificuldade de obtenção de peças de reposição, do número de vezes que esse equipamento vem apresentando falhas nos últimos anos, da existência de tecnologias mais modernas com um menor custo de operação, da disponibilidade financeira do EAS, etc. Nos casos de desativação, o que ocorre também em casos de serviços terceirizados, o responsável pelo grupo de manutenção deve preparar um relatório à administração justificando o motivo de sua sugestão para desativação do equipamento. O termo “sugestão” foi colocado, para lembrar que não é o responsável pelo grupo que decide sobre a desativação de um equipamento; este apenas recomenda e justifica a necessidade desse procedimento para a administração. Gerenciamento de Manutenção em Equipamentos Hospitalares 76 Durante o reparo, é possível a necessidade de substituição de peças. Cada peça substituída deve ser rigorosamente anotada na OS. O controle de peças em estoque depende muito do sistema de almoxarifado existente no EAS. Para peças de reposição de uso intenso e diário (resistências, capacitores, porcas, parafusos, arruelas, etc.), sugerimos o acesso livre dos próprios técnicos, a quem caberia também o controle de estoque mínimo. Para cada peça retirada, seria dada baixa em uma ficha específica daquele item, localizada dentro da própria gaveta ou caixa onde a peça está armazenada. Para cada peça que o técnico retire da gaveta, ele deve contar o número de peças restantes daquele determinado item e se estiver abaixo do estoque mínimo, ele mesmo deve gerar uma solicitação de aquisição. Esse procedimento compartilharia o controle de material e eliminaria a necessidade de um almoxarife só para o grupo ou a necessidade de armazenamento e controle em local distante da oficina de manutenção. Para peças de maior valor e baixa taxa de substituição, o armazenamento pode ser feito em almoxarifado central, já existente no EAS. Para os casos em que a peça de reposição não esteja disponível, sugerimos que a OS seja retornada ao responsável pelo grupo, acompanhada do formulário de aquisição, descrição da peça e a quantidade a ser solicitada. Tanto no caso de peças abaixo do estoque mínimo como para peças não disponíveis no almoxarifado, o pedido de compra deve ter o mesmo formato e seguir o mesmo procedimento. No formulário para requisição devem constar a quantidade e todas as características da peça a ser comprada (vide adiante, sugestão de ficha de solicitação para aquisição). Entretanto, o processo de aquisição pode se tornar bastante complicado, pois nem sempre as características de uma determinada peça são de fácil descrição. Freqüentemente, a pessoa que solicita desconhece o número que o fabricante atribui à peça ("part number") ou a existência do desenho explodido do local onde a peça é colocada. Em grupos onde o próprio técnico executa a aquisição, esse processo pode ser significativamente facilitado, pois a pessoa que solicita é a mesma que descreve a peça ao fornecedor. Por outro lado, o tempo que o técnico despende para esse procedimento compromete significativamente sua produtividade. Em grupos com um único comprador (normalmente com perfil administrativo), a falta de informações para a aquisição pode comprometer bastante o tempo de retorno do equipamento ao usuário. Para agilizar o processo de aquisição e reduzir a possibilidade de compra de peças erradas, recomenda-se que, quando o responsável recebe a OS de volta com a Ficha de Solicitação para Aquisição, este verifique se todos os dados relativos à peça estão corretamente preenchidos. Somente após essa verificação e possível correção com o pessoal técnico é que a ficha seria enviada ao sistema de compras do hospital. Conforme foi mencionado, são fundamentais o treinamento e a conscientização do pessoal técnico da importância de um cuidadoso reparo em equipamentos hospitalares. Muitos desses equipamentos médico- Equipamentos Médico -Hospitalares e o Gerenciamento da Manutenção 79 FORMULÁRIO PARA HISTÓRICO DE EQUIPAMENTO Hospital ________________________ Equipamento _______________________ Modelo __________________________ Código do equipamento OS nº ______________ Data __/__/__ Concerto nº ____________ Vencimento da garantia do serviço __/__/__ Tipo de serviço: MP MC Local do serviço: interno externo: Forma do serviço: garantia contrato demanda Empresa ________________________________________________________________ Pessoa de contato _________________________________________________________ Falha acusada usuário ou grupo _______________________________________________ Falha relatada grupo ou empresa _______________________________________________ Serviço executado _________________________________________________________ Valor do serviço (R$) _______________ OS nº ______________ Data __/__/__ Concerto n. __________ Vencimento da garantia do serviço __/__/__ Tipo de serviço MP MC Local do serviço: interno externo Forma do serviço: garantia contrato demanda Empresa ______________________________________________________________ Pessoa de contato _______________________________________________________ Falha acusada usuário/grupo _______________________________________________ Falha relatada grupo/empresa ______________________________________________ Serviço executado ______________________________________________________ Valor do serviço (R$) __________________ Gerenciamento de Manutenção em Equipamentos Hospitalares 80 Sugestão de formulário para a elaboração de uma ficha para controle de serviço externo Ficha de solicitação para Aquisição Conforme já mencionamos, a informação relativa à peça a ser adquirida para o reparo de um equipamento deve ser a mais completa possível. Abaixo, mostramos um modelo de ficha que auxilia o técnico a lembrar o tipo de informação que deve ser procurada para reduzir a possibilidade de compra de peça errada. FICHA DE SOLICITAÇÃO DE COMPRA DE MATERIAL Nome do solicitante _______________________________Nº da OS __/__ Nome do material ___________________________ tipo do material ______________ Característica ____________________ Unidade ___________ Especificação adicionais _____________________________________________ Quantidade _______ “Part Number” ________________ Fabricante ________________________________________________________ Local de Aplicação _________________________________________________ Modelo de Formulário a ser preenchido para a aquisição de materiais de consumo e peças de reposição A identificação da pessoa que solicita a peça (nome do solicitante) é importante tanto para a entrega do material quando de sua chegada como para o controle do tipo de material que a mesma solicita ao longo do mês. O número da OS é o mesmo da OS que gerou esse pedido de aquisição. No espaço nome do material deve ser colocado o item a ser comprado (ex: tarugo, lona, papel, resistor, cola, etc.). O tipo de material deve especificar a sua característica principal (ex: borracha, plástico, impressora, fio, madeira, etc.). Caso exista, a dimensão que especifica um determinado valor dimensional do material deve ser informada em conjunto com a especificação da unidade de medida (ex: tarugos de borracha ⇒ dimensão = 10 e unidade = mm; para resistores ⇒ dimensão = 50 e unidade = ohms). Especificações adicionais podem definir detalhes como cor, precisão, tolerância, rugosidade, etc. Devem também Equipamentos Médico -Hospitalares e o Gerenciamento da Manutenção 81 ser informados a quantidade de material, o código da peça feito pelo fabricante (part number), se disponível, e se a peça é específica para um determinado equipamento. O mesmo deve ser feito na descrição do fabricante, caso a peça não seja de utilização geral. Em caso de não existência do código da peça, a descrição do local de aplicação pode auxiliar o comprador, desde que ele tenha conhecimento do fabricante do equipamento para o qual a peça se destina. Sub rotina de serviços terceirizados O envio do equipamento normalmente requer a necessidade de embalagem, de carregamento especial (em caso de grande porte), de transporte e seguro para transporte. De qualquer modo, o responsável pelo grupo de manutenção deve seguir todo o protocolo fixado pela administração do EAS para a retirada e transporte do equipamento. Um ponto importante a ser lembrado é que, em caso de inexistência de qualquer protocolo administrativo para esta atividade, o responsável deve elaborar uma seqüência de procedimentos e apresentá-los à administração do EAS para sua implantação. Isso pode ser bastante útil para a segurança do próprio responsável por eventuais problemas que ocorram durante transporte do equipamento. O controle de tempo para serviços terceirizados que o responsável deve elaborar é basicamente o mesmo sugerido para o caso de execução de serviços de manutenção interna, ou seja, anotar em uma agenda o número da OS, a data de envio, o nome da empresa, o número telefônico da mesma, a pessoa de contato e a data prevista para a entrega do equipamento. Entretanto, esse é somente um breve controle para facilitar a verificação das datas de envio e recebimento do equipamento, tendo em vista possíveis atrasos na devolução do equipamento e prováveis cobranças do usuário (pessoal médico). O controle de envio de equipamentos para empresas prestadoras de serviço é, entretanto, bem mais rigoroso e devem ser anotados todos os itens (transdutores, sensores, cabos, etc.) que foram enviados juntos com o equipamento para evitar qualquer dúvida quando de sua devolução pela empresa (vide a seguir sugestão para esse controle). Para serviços solicitados sob demanda, ou seja, quando não existe um contrato de manutenção, é necessário que a empresa faça um orçamento do serviço a ser executado. Em muitos casos, o responsável pelo grupo fica sem opção de um segundo orçamento, pois o conserto é efetuado na fábrica. O serviço de manutenção externo e sem contrato pode ser bastante problemático, tendo em vista que muitas empresas cobram para efetuar um orçamento para reparo e não é recomendável o envio do equipamento para mais do que duas empresas. É normal que, para a elaboração de cada orçamento, as empresas abram o equipamento. Isso o deteriora significativamente e poderá onerar ainda mais a sua manutenção e durabilidade. No caso de empresas públicas, a aprovação do orçamento pode ser bastante demorada, pois depende de uma série de fatores (disponibilidade de verbas, limites para licitação, necessidade de concorrência, etc.). Isso pode Gerenciamento de Manutenção em Equipamentos Hospitalares 84 GRUPO DE MANUTENÇÃO DO HOSPITAL____________________________ FICHA PARA CONTROLE DE SERVIÇOS EXTERNOS N de controle __/__ nº da OS__/__ Data __/__ Nome do Equip.______________________________ Marca:___________________ Modelo:__________________________________ Nº de série__________________ Acessórios acompanhantes_______________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ Descrição do defeito ___________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ Descrição das condições ________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ Data de saída: ___/___/___ Data de retorno ___/___/___ Motorista _ ______________________ Motorista ______________________ Tipo de Veículo __________________ Tipo do Veículo _________________ Placa _________________________ Placa _________________________ Destino ________________________ Destino ________________________ Empresa: ____________________________________________________________________________________________ Endereço: ___________________________________________________________________________________________ Cidade: ________________________ Tel: _________________ O equipamento pertence ao Hospital (NOME DO HOSPITAL IMPRESSO) foi recebido nesta empresa apresentando somente o problema constante neste formulário: SIM NÃO Esclarecimento em caso não concordância ___________________________________________________ Recebido por _______________________________ Data ___/___/___ Cargo da pessoa ____________________________ Assinatura ________________________________ Obs. Em caso de reparo, favor enviar junto com o equipamento a descrição dos serviços executados e a relação de peças que foram substituídas. Sugestão de modelo para elaboração de uma ficha para controle de equipamentos que são enviados para manutenção externa. Equipamentos Médico -Hospitalares e o Gerenciamento da Manutenção 85 Nesse espaço pode ser escrito, por exemplo, que "o equipamento foi enviado somente para elaboração do orçamento e que o conserto definitivo está sujeito à aprovação", ou que "o pagamento será efetuado quinze dias após o recebimento do equipamento por parte do grupo de manutenção". Em resumo, esse espaço é reservado para que o grupo comunique por escrito para a empresa, tudo o que acredita ser necessário para evitar futuro desentendimentos entre ambas as partes. O campo número 3 é destinado à identificação do meio de transporte para levar o equipamento à empresa e o trazer de volta ao hospital. Nos locais indicados como destino, devem ser colocados os nomes das cidades onde o equipamento será enviado e para onde deve retornar. O quarto e último campo são destinados para a identificação da empresa onde o equipamento será enviado. Neste campo deve ser colocado o nome da empresa, seu endereço, a cidade onde a empresa está sediada e o telefone para contato. Este endereço tem somente a serventia de orientar o motorista que transportará o equipamento. O grupo de manutenção deve manter em seu arquivo os dados completos da empresa, ou seja, CGC, pessoas responsáveis, especialidade da empresa, CEP, qualidade do trabalho oferecido, experiências negativas e positivas com a empresa, valores cobrados anteriormente por equipamento, etc. Como já mencionamos, é importante que a empresa que está recebendo o equipamento examine-o, detecte os problemas que ele possa apresentar, faça a identificação do nome por extenso da pessoa que recebe o equipamento (recebido por) e confirme todos os dados do formulário através da assinatura. Esse recebimento deve ser feito por uma pessoa responsável (cargo da pessoa) na empresa, que deve verificar as condições em que o equipamento é recebido e as condições exigidas para a execução e, ou pagamento do serviço. A linha referente à descrição de problemas não constantes no formulário (esclarecimento em caso de não concordância), serve para que a pessoa que recebe o equipamento verifique se ele apresenta alguma avaria visível externamente, que possa ter sido causada pelo transporte (carcaça amassada, vidro quebrado, etc.), se as peças relacionadas como acompanhantes realmente foram enviadas e se existe alguma outra observação a ser feita com relação ao equipamento. (ex: botão faltante, botão quebrado, etc.). É importante salientar que as observações feitas nesse espaço não estão relacionadas com o motivo que ocasionou o envio do equipamento à empresa. No final desse formulário existe uma observação em que é solicitado à empresa que realizou a manutenção que envie, juntamente com o equipamento, uma descrição dos serviços executados e a relação das peças que foram substituídas. Essa relação é fundamental para o Gerenciamento de Manutenção em Equipamentos Hospitalares 86 preenchimento do formulário para histórico do equipamento e deve ser anexada à OS que gerou o serviço. Sub rotina de orçamento Quando um equipamento é enviado a uma empresa prestadora de serviço para a elaboração do orçamento para manutenção, isto deve ser claramente definido na Ficha para controle de serviços externos que “o equipamento está sendo enviado somente para orçamento e que seu reparo depende de aprovação por escrito do hospital”. Como essa ficha deve assinada por uma pessoa responsável na empresa ao receber o equipamento, isso pode evitar alguns possíveis desentendimentos entre as partes. Dependendo do valor do orçamento e do motivo da avaria, talvez a melhor opção seja investir na aquisição de um novo equipamento. Essa decisão não é simples, pois em muitos casos o EAS não dispõe de verba para esse tipo de investimento. A decisão de desativar um equipamento deve ser baseada não só no valor do reparo, mas em obsolescência tecnológica do equipamento, dificuldade de obter peças de reposição e valor do investimento para aquisição de um equipamento novo. No caso de não aprovação do orçamento, o responsável solicita os serviços de outra empresa, tomando os cuidados já mencionados acima para o transporte do equipamento (item sub rotina de serviços terceirizados). No caso do equipamento retornar de uma empresa cujo orçamento não foi aprovado, é importante que um técnico do grupo de manutenção verifique se tanto o equipamento quanto às partes e acessórios enviados foram retornadas e se encontram, pelo menos externamente, nas mesmas condições que foram enviados. Dependendo do valor a ser investido para substituição, a decisão de desativar o equipamento existente deve ser justificada e discutida com a administração do EAS. Nessa justificativa devem constar todos os parâmetros levados em consideração para a decisão, além de sugestões de substituição, mostrando à administração as opções de tecnologias existentes e o valor do investimento para a aquisição, instalação e operação de cada uma delas. Sub rotina de garantia Se o equipamento estiver em garantia de aquisição ou de serviço, o responsável deve entrar em contato com a assistência técnica (fábrica, representante local ou empresa prestadora de serviço) e solicitar a presença de um técnico. Durante o período de garantia, nenhum membro do grupo deve abrir o equipamento, mesmo que esteja capacitado a reparar o defeito, a não ser que possua uma autorização por escrito e específica da empresa. O grupo pode ser responsabilizado pela perda de garantia, o que pode trazer sérios problemas com a administração em caso de falhas mais graves e que Equipamentos Médico -Hospitalares e o Gerenciamento da Manutenção 89 Nas cláusulas existentes em alguns contratos de garantia, é comum que os serviços de reparo do equipamento, durante o período de garantia, sejam executados na oficina da fábrica. Assim, os protocolos a serem seguidos para o envio do equipamento são os mesmos mencionados no item “A” da sub rotina de serviços terceirizados. Os registros necessários para envio do equipamento durante a garantia são os mesmos mencionados no item “B” da sub rotina de serviços terceirizados. O custo de reparo do equipamento durante a garantia de fábrica está incluído no valor de venda do equipamento (embora as empresas não esclareçam isso). Então, pode-se negociar com a empresa, durante a aquisição, para que equipamentos que fiquem parados além de um determinado período (por exemplo; superior a 10 dias) devido a problemas de responsabilidade da empresa, tenham o acréscimo desse período ao prazo final de garantia, pois EAS pagou e tem o direito de cobrar o serviço. Assim, o registro dos prazos de envio e retorno do equipamento é fundamental para esse controle. Após o retorno do equipamento, o procedimento a seguir é o mesmo explicado no item rotina de manutenção corretiva. Sub rotina de aquisição de peças de reposição Para a aquisição de uma determinada peça de reposição não disponível no estoque, o técnico deve fazer sua especificação através do fornecimento do seu part number (se possível), que é o código da peça fornecido pelo seu fabricante. Mais detalhes sobre o modo com que o técnico pode auxiliar o pessoal de compras na especificação de peças de reposição podem ser vistos no iten rotina de manutenção corretiva. O modo de encaminhamento do pedido de aquisição de peças feito pelo técnico depende do método de trabalho da administração do EAS. Sugerimos que o responsável pelo grupo tente conseguir junto à administração uma cota mensal ou semestral de recursos financeiros para aquisição de peças de menor custo sem maiores burocracias. É possível no serviço público a elaboração de um contrato de fornecimento de peças através da abertura de licitação específica para essa finalidade. A licitação é aberta para o fornecimento, dentro de um determinado período (normalmente 12 meses), de um grupo específico e quantificado de peças (elétricas, eletrônicas, hidráulicas, etc.). Assim, a empresa vencedora da licitação deverá fornecer, durante o período, a quantidade especificada na licitação de cada item e pelo preço que foi definido por ocasião de sua abertura. O maior problema nesse caso é a definição do número e do tipo de peças que serão necessárias durante um período de 12 meses, por ocasião da elaboração da licitação. O procedimento de importação depende da natureza do EAS. Em EAS privados, os procedimentos de importação tendem a ser mais caros do que em EAS públicos ou de natureza filantrópica, privilegiados pela isenção de Gerenciamento de Manutenção em Equipamentos Hospitalares 90 impostos, mas em compensação a burocracia poderá ser maior. Tendo em vista que os procedimentos de importação são normalmente mais lentos que aquisições no Brasil, é importante que o responsável pelo grupo faça um planejamento para importação prévia de peças de reposição que necessitam ser substituídas periodicamente (tubos de Raios-X, filtros de ar, eletrodos em geral, baterias, lâmpadas especiais, células de oximetria, etc.), ou seja, que tenham seu ciclo de vida já conhecido. Fig. 4: Fluxograma das atividades que eventualmente poderão ser desenvolvidas para a aquisição de peças de reposição para equipamentos hospitalares. Equipamentos Médico -Hospitalares e o Gerenciamento da Manutenção 91 Se o recebimento das peças de reposição for feito no almoxarifado central do EAS, deve ser acordado com o almoxarife a verificação do material recebido com aquele constante na nota fiscal (tipo e quantidade). Somente após a anotação dos valores das peças para utilização na ficha de controle mensal, é que a nota fiscal deve ser encaminhada ao setor administrativo. Assim que a peça chegar ao almoxarifado, o grupo de manutenção deve ser notificado. Isso evitará grandes atrasos no tempo de paralisação dos equipamentos à espera de manutenção corretiva. Em hospitais de pequeno porte, normalmente as aquisições são feitas através de um sistema de compras centralizado e a entrega da peça é efetuada em um almoxarifado central. Para esses casos, deve-se criar um sistema de notificação no qual a entrega do material seja comunicada imediatamente ao responsável pelo grupo. Fica então a cargo deste último a responsabilidade de avisar o técnico, anotar na OS os dados relativos à peça (n° da requisição, código da peça, material utilizado, quantidade e custo em Reais), devolver a OS ao técnico e cobrar o reinício do serviço no equipamento que gerou a solicitação de aquisição. Uma vez retirada a peça do almoxarifado, independentemente do processo de aquisição, o almoxarife deve verificar constantemente se a quantidade de peças de reposição ainda existentes está acima do estoque mínimo. Em um estágio inicial, somente peças de uso mais comum deverão ser mantidas em estoque (resistências, capacitores, parafusos, porcas, lubrificantes, desengraxantes, etc.). Posteriormente, a estimativa do estoque mínimo para cada peça será feita de acordo com a demanda de determinadas peças na manutenção corretiva e em função do custo de mantê-las em estoque. Essa estimativa só será possível a partir da experiência acumulada pelo grupo após um período de manutenção, da qualidade (idade e estado de conservação do equipamento) e quantidade de equipamentos existentes no EAS. MANUTENÇÃO PREVENTIVA Antes de começar este capítulo, é importante salientar que um Programa de Manutenção Preventiva (MP) somente deve ser iniciado após o grupo de manutenção adquirir alguma experiência em manutenção corretiva. A mesma afirmação é válida com relação ao responsável pelo grupo. Este, se novato em sistemas de gerenciamento de equipamentos médico-hospitalares, deve iniciar um programa de MP somente após um bom período de prática (aproximadamente doze meses) no gerenciamento da manutenção corretiva. Embora a manutenção preventiva (MP) seja necessária para ampliar a vida útil do equipamento com a conseqüente redução dos custos e aumento da sua segurança e desempenho, a limitação de recursos materiais, humanos e financeiros tem restringido o desenvolvimento de programas de manutenção preventiva em diversos grupos de manutenção de Gerenciamento de Manutenção em Equipamento Hospitalares 94 Tabela para auxílio na seleção de equipamentos para o Programa de manutenção preventiva Tipo do equipamento: _________________________________________ Modelo: ____________________________________________________ Nº de série/código: ____________________________________________ Fabricante: __________________________________________________ QUESTÕES S N 1 - O equipamento tem partes móveis que requerem ajuste ou lubrificação? 2 - O equipamento tem filtros que requerem limpeza ou trocas periódicas? 3 - O equipamento tem bateria que requer manut. periódica ou substituição? 4 - O uso do equipamento pode ocasionar algum dano ao usuário ou operador? 5 - Você acredita que a manutenção preventiva irá reduzir uma determinada falha que ocorre de maneira freqüente? 6 - Existe a necessidade de uma calibração freqüente do equipamento? 7 - Em caso de paralisação deste equipamento, outros serviços ficarão comprometidos? 8 - Existe alguma solicitação da administração para a manutenção Data ___/___/___ Responsável ___________________________ Para o caso de equipamentos de apoio e instalações de infra-estrutura predial, apresentamos a seguir uma lista de materiais e locais que necessariamente devem ser incluídos em um programa de manutenção preventiva. Dispositivos de Infra-estrutura – Tratamento de água para geração de vapor e condicionamento de ar – Limpeza de canaletas, calhas e ralos de água pluvial – Limpeza de fossa séptica e caixas de gordura Equipamentos Médico -Hospitalares e o Gerenciamento da Manutenção 95 – Limpeza e sanificação de reservatórios de água potável Equipamento de Apoio – Máquina de lavar – Secadores – Prensa – Calandra – Caldeiras – Compressores – Conjunto de Bombas de recalque – Equipamentos de ar condicionado e refrigeração – Painéis elétricos que contenham contatores e relés – Grupo Gerador (emergência) – Disjuntores de alta tensão – Bombas de Vácuo – Autoclaves – Transformadores Método para a elaboração de roteiros de MP Um dos problemas mais sérios enfrentados por grupos de manutenção de equipamentos hospitalares no Brasil é a falta de um roteiro do próprio fabricante do equipamento para a execução da Manutenção Preventiva, o que dificulta muito o trabalho do grupo de manutenção, que, além de ter que executar a MP, deve também elaborar roteiros de MP e avaliar o nível e a periodicidade de ocorrência da MP. A implementação do programa de Manutenção Preventiva pode ser feita através do controle rigoroso das datas e horários para a MP de cada equipamento incluído no programa, o conhecimento das pessoas responsáveis pelo serviço onde o equipamento está sendo utilizado, o estabelecimento de um roteiro detalhado com todos os procedimentos a serem realizados, a lista das ferramentas e dos equipamentos para teste, e o material de consumo (graxas, detergentes, desengraxantes, etc.) necessário. A implementação de um programa de manutenção preventiva deve sempre ser discutida e aprovada conjuntamente com os usuários, a administração e o corpo técnico. Deve ser um processo dinâmico que está sempre se autocorrigindo e se ajustando para satisfazer às necessidades dos clientes. Gerenciamento de Manutenção em Equipamentos Hospitalares 96 O conteúdo dos procedimentos de MP deve ser o mais completo possível para garantir que a inspeção seja feita da mesma maneira todas as vezes, assegurando um nível mínimo de inspeção adequada. Por isso, os roteiros de manutenção preventiva não devem ser muito superficiais, com instruções do tipo "verifique e limpe a unidade". Por outro lado, as explicações dos roteiros não precisam ser tão detalhadas a ponto de requerer um esforço extensivo de leitura, o que não aumentará a efetividade da MP. Um roteiro de MP deve ser fácil de entender e composto basicamente por procedimentos de: – Inspeção geral: consiste na inspeção visual (verificação da integridade física da carcaça do equipamento e de seus componentes internos, como placas de circuito impresso, folgas, desgastes nas engrenagens e botões, amassados, ou ferrugens na pintura) e limpeza do equipamento (procedimentos a serem feitos, produtos de limpeza utilizados e ferramentas necessárias); – Troca de peças e acessórios com a sua vida útil vencida: essas instruções para substituição de partes e peças normalmente estão incluídas nos manuais do equipamento fornecidos pelos fabricantes; – Lubrificação geral: descrição dos tipos de lubrificantes necessários, periodicidade, locais de aplicação, equipamentos e ferramentas que devem ser utilizados e orientações para abertura do equipamento ou partes dele; – Aferição e posterior calibração do equipamento: como e onde deve ser feita a leitura e verificação de indicadores e níveis (corrente, tensão, potência, rotação, pressão, vazão, etc.), quando necessário; – Testes de desempenho e de segurança (elétrica, radiológica, mecânica, biológica): explicação da execução dessa tarefa através da leitura e verificação de níveis de líquidos lubrificantes e indicadores em geral e observação de anomalias como calor, vibração, vazamentos ou odores, quando necessário. No início de cada roteiro deve ser colocada uma listagem de ferramentas e equipamentos de testes para a execução de cada uma das tarefas descritas Levando-se em consideração que a manutenção preventiva normalmente demanda um tempo muito maior do que a manutenção corretiva e que sua execução requer a paralisação de um equipamento em funcionamento, é importante que a pessoa que irá executá-la seja rápida e eficiente. Além dos itens acima para elaboração dos procedimentos de MP, devem ser levadas em consideração as recomendações dos fabricantes e normas governamentais, do EAS ou de algum órgão fiscalizador aos quais os equipamentos estão sujeitos. Adicionalmente, deve-se observar os históricos de manutenção corretiva dos equipamentos para identificar as