MPU Tecnico Arquivologia 03

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(Parte 1 de 5)

Ponto dos Concursos w.pontodosconcursos.com.br

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Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU

Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 03

Introdução01
O gerenciamento da informação e a gestão de documentos (2)02
Lista de questões40
Bibliografia46

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff w.pontodosconcursos.com.br 1

Introdução

Prezado Aluno,

Bem vindo à nossa terceira aula, hoje iremos terminar o assunto gestão de documentos iniciado na aula passada.

Não esqueça, caso você queira resolver as questões antes de ver os comentários, vá diretamente ao final deste arquivo, lá você encontrará a lista de todas as questões tratadas durante a aula.

E, por último, participem do Fórum de dúvidas, que é um dos diferenciais do Ponto. Lá, você poderá tirar suas dúvidas, auxiliar outras pessoas e nos ajudar no aprimoramento dos nossos cursos.

Dito isto, mãos à obra...

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O gerenciamento da informação e a gestão de documentos (2)

01. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - O arquivo corrente é constituído de documentos com grande possibilidade de uso e com valor primário.

Resolução:

Vamos retomar agora um tema já exaustivamente discutido em nossas aulas: Teoria das Três Idades (não esqueça que, muitas vezes, vamos repetir, repetir e repetir, até saber de cor).

Como vimos, os arquivos correntes (= primeira idade) são constituídos por documentos que, pelo seu valor primário, são frequentemente consultados.

Lembre-se que o valor primário de um documento é atribuído em função do interesse que possa ter para a organização, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais, fiscais etc.

Ora, só com isso já podemos, facilmente, responder essa questão, não é?

O item está correto.

Contudo, vamos aproveitar o espaço para introduzir um novo assunto: gestão de documentos correntes.

No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes devem permitir aproveitar, ao máximo, a informação disponível e necessária à tomada de decisões, aumentando, assim, a eficiência administrativa.

Podemos destacar cinco atividades distintas, inerentes a essa idade do arquivo:

1) Protocolo (recebimento, classificação, registro e movimentação) 2) Expedição 3) Arquivamento 4) Empréstimo e consulta 5) Destinação

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02. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - As atividades de protocolo fazem parte da fase de destinação na gestão de documentos.

Resolução:

Agora, podemos responder essa questão com base no que acabamos de discutir.

Bomaqui, a banca quis fazer uma confusão entre as atividades presentes no

arquivo corrente, misturando protocolo com destinação.

Como vimos, protocolo e destinação são fases distintas e uma não faz parte da outra.

Portanto, o item está errado.

03. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - As atividades a seguir são rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituições; despachar documentos enviados por setores do órgão; armazenar os documentos em fase corrente; emprestar os documentos aos setores que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlar o prazo para devolução do documento; prestar informações contidas nos documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relação à prática e à ética profissional.

Resolução:

Como falamos na questão anterior, a primeira atividade na gestão de documentos correntes é o protocolo.

Sabemos que os documentos em fase corrente são aqueles necessários às atividades desenvolvidas na instituição. Dessa forma, as unidades de protocolo executam os procedimentos de recebimento, classificação, registro e movimentação dos documentos – constituindo verdadeiras portas de entrada para a informação.

Ou seja, atividades como recebimento e expedição de correspondências, classificação dos documentos recebidos em ostensivos ou sigilosos, distribuição de documentos etc.

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Portanto, aí vai uma dica importante para responder questões sobre protocolo: sempre se lembre das atividades de Recebimento, Classificação, Registro e Movimentação dos documentos.

Re-Cla-Re-Mogostou do mnemônico? (risos)

Geralmente, as questões trazem uma série de atividades e perguntam se fazem parte do protocolo. É fácil! Basta verificar se se encaixam no Re-Cla-Re- Mo.

Essa questão, por exemplo, fala que as seguintes atividades são rotinas de protocolo: • receber documentos enviados por outras instituições (Recebimento)

• despachar documentos enviados por setores do órgão (Movimentação)

• armazenar os documentos em fase corrente (?)

• emprestar os documentos aos setores que os solicitarem (?)

• fazer o controle de retirada dos documentos (?)

• prestar informações contidas nos documentos (?)

• estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relação à prática e à ética profissional (?)

Observe que apenas as duas primeiras atividades se encaixam no Re-Cla-Re- Mo. As outras não são recebimento, classificação, registro ou movimentação.

De qualquer forma, para responder esse tipo de questão, não precisamos saber em que fase estão inseridas as atividades, basta sabermos se pertencem ou não ao protocolo. Para isso, usamos nosso Re-Cla-Re-Mo.

Portanto, o item está errado.

04. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e, por suas características, faz parte das atividades dos arquivos correntes.

Resolução:

A atividade de protocolo, que engloba o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição e a tramitação dos documentos, por sua natureza faz parte das atividades dos arquivos correntes. O item está correto.

05. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) Recebimento e classificação, registro e movimentação e conservação e preservação são rotinas de protocolo.

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06. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) As atividades de registro, expedição, distribuição e movimentação são típicas do protocolo, apesar de essa última ter uma participação importante dos setores de trabalho do órgão/instituição.

Resolução:

As questões 5 e 6 podem ser resolvidas de acordo com a dica que acabamos de dar: checar se as atividades são do tipo RE-CLA-RE-MO.

Na questão 5, temos:

• Recebimento e Classificação • Registro e Movimentação

• Conservação e preservação (?)

Conservar e preservar os documentos não fazem parte das atividades de recebimento, classificação, registro ou movimentação.

Portanto, o item está errado.

Na questão 6, temos:

• registro, (Registro) • expedição, distribuição e movimentação (Movimentação)

Portanto, o item está certo.

Viu como é simples?

Basta se lembrar das atividades do protocolo Recebimento, Classificação, Registro e Movimentação.

07. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa - 2008) - O protocolo deve separar as correspondências oficiais das particulares e a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.

08. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Determinada organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em vários setores até que os

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Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 03 problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser eliminado.

Na situação em apreço, se o documento fosse um ofício de caráter ostensivo, ele não deveria ser aberto no setor de protocolo, mas encaminhado diretamente ao destinatário, que deveria fazer o respectivo registro no sistema de protocolo.

Resolução:

Para resolver as questões 07 e 08, vamos abordar outro assunto muito recorrente nas provas do CESPE: caráter ostensivo e sigiloso dos documentos.

Na aula 01, explicamos que, quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos (=ordinários) ou sigilosos.

Por um lado, a classificação de ostensivo é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a administração. Por outro lado, consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

A regulamentação dos documentos sigilosos é feita pelo Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002.

O art. 5º deste decreto classifica as informações sigilosas, em razão do seu teor e de seus elementos intrínsecos, em quatro graus de sigilo:

• Documento reservado • Documento confidencial

Grau de sigilo

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Nesse contexto, a unidade de protocolo, ao receber documentos, deve:

• separar o que é de caráter ostensivo do que é de caráter sigiloso (Classificação);

• encaminhar diretamente os documentos sigilosos aos respectivos destinatários (Movimentação);

• abrir os documentos de caráter ostensivo e, a partir da sua leitura, interpretar e classificá-los com base no código de assuntos, se for o caso (Classificação); e

• encaminhar os documentos de caráter ostensivo ao setor responsável (Movimentação);

Observe, então, que o protocolo deve tomar conhecimento do conteúdo de documentos ostensivos, contudo, não pode tomar conhecimento do conteúdo de documentos sigilosos.

Bomvamos voltar às questões.

Para resolver a questão 07, na realidade, não precisamos saber muito sobre arquivos ostensivos e sigilosos. Basta lembrar-se do no mnemônico Re-Cla-Re- Mo.

Separar correspondências oficiais das particulares e separar correspondências oficiais de caráter ostensivo das de caráter sigiloso são atividades de classificação, ou seja, de protocolo.

Portanto, o item está certo.

Já a questão 08 afirma que as correspondências de caráter ostensivo não devem ser abertas pelo protocolo. Como vimos, isso é incorreto. São as de caráter sigiloso que não podem ser abertas.

Portanto, o item está errado.

09. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público somente será realizada após autorização da presidência do órgão, e sancionada em instância superior: se federal, pela Casa Civil da Presidência da República; se estadual, pelo Gabinete do Governador.

Resolução:

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Vamos falar agora de outra importante fase da gestão de documentos: avaliação e destinação.

Já vimos que alguns documentos têm valor temporário, enquanto que outros têm valor permanente. Além disso, alguns deles são frequentemente utilizados, enquanto outros nem tanto.

Devido a essas diferenças relativas ao valor e à frequência de uso, surge a necessidade de avaliar, selecionar e eliminar os documentos.

Essas três atividades objetivam estabelecer o prazo de vida dos documentos, de acordo com seus valores informativo e probatório.

Em relação ao seu valor, os documentos podem ser:

Permanente vitais: devem ser conservados indefinidamente por serem de importância vital para a organização.

Permanente: devem ser conservados indefinidamente - apesar de não serem vitais, a informação que contêm deve ser preservada em caráter permanente.

Temporários: podem ser descartados, após determinado prazo, quando cessa o valor do documento.

É evidente que a eliminação de documentos, não pode ser feita indiscriminadamente. Dessa forma, há pontos-chave que sempre devem ser observados:

• importância do documento com relação aos valores administrativo e probatório (=primário) ou histórico (=secundário);

• possibilidade e custos de reprodução (e.g. microfilmagem – falaremos sobre isso na aula 04);

• espaço, equipamento utilizado e custos de arquivamento;

• prazos de prescrição e decadência de direitos, de acordo com a legislação vigente; e

• número de cópias existentes.

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Bomsaindo um pouco da teoria e entrando na legislação, o artigo 9º da Lei

9 nº 8.159/91, traz o seguinte:

“A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.”

Voltando à nossa questão, temos que a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público não depende de autorização da presidência do órgão em questão, muito menos deve ser sancionada em instância superior (Casa Civil da Presidência da República, Gabinete do Governador etc.)

A eliminação desses documentos se dá mediante autorização da instituição arquivística pública.

Portanto, o item está errado.

10. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - A eliminação dos documentos pode ser feita, desde que, após a extinção do valor primário (administrativo, legal ou fiscal), os documentos não apresentem valor secundário (informativo ou probatório).

Resolução:

De acordo com o que vimos na questão anterior, a eliminação dos documentos constitui um dos produtos finais da fase de avaliação e destinação.

É nessa fase que os documentos são avaliados, selecionados e eliminados, de acordo com o seu valor.

Dessa forma, após a extinção do valor primário, os documentos que não apresentem valor secundário serão eliminados.

Portanto, item certo.

1. (CESPE – TRE/MG - Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - Na avaliação dos documentos, aplica-se o código de classificação de documentos de arquivo.

Resolução:

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Essa questão trouxe uma nova expressão: código de classificação.

Antes de explicar o que significa isso, quero fazer uma pergunta a você.

Mesmo sem saber o que é código de classificação, você acha que esse instrumento é aplicado na fase de avaliação e destinação?

Você lembra em qual fase da gestão de documentos falamos de classificação?

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