MPU Tec Arquivologia aula 01

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(Parte 1 de 6)

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Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU

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Introdução01
Conceitos Fundamentais de Arquivologia (parte 1)03
Lista de questões3
Bibliografia39

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Introdução

Prezado Aluno,

É com muita satisfação que ministraremos para você, a quatro mãos, a disciplina de Arquivologia para o cargo de Técnico Administrativo do MPU.

Antes de darmos início a nossa primeira aula, permitam-nos falar um pouco sobre nós.

Meu nome é Davi Barreto, sou cearense, me graduei em engenharia eletrônica pelo Instituto Tecnológico de Aeronáutica (ITA). Atualmente, sou Auditor Federal de Controle Externo do Tribunal de Contas da União (TCU), tendo obtido o 1° lugar no concurso de 2007, e mestrando em economia na UNB.

Meu nome é Fernando Graeff, sou Gaúcho de Caxias do Sul. Sou formado em Administração de Empresas e, antes de entrar no serviço público, trabalhei mais de 15 anos na iniciativa privada.

Sou ex-Auditor Fiscal da Receita Federal do Brasil, trabalhei nas Unidades Centrais deste Órgão. Atualmente, exerço o cargo de Auditor Federal de Controle Externo do Tribunal de Contas da União. No serviço público, exerci ainda os cargos de Analista de Finanças e Controle da Secretaria do Tesouro Nacional - área contábil – em Brasília e de Analista de Orçamento do Ministério Público Federal em São Paulo.

Feitas as apresentações, vamos apresentar o nosso cronograma:

Aula Tópicos abordados Aula 01 Conceitos fundamentais de arquivologia (parte 1).

Aula 02 Conceitos fundamentais de arquivologia (parte 2).

O gerenciamento da informação e a gestão de documentos (parte 1).

Aula 03 O gerenciamento da informação e a gestão de documentos (parte 2). Aula 04 Tipologias documentais e suportes físicos. Aula 05 Simulado e Revisão

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Outra coisa, caso você queira resolver as questões antes de ver os comentários, vá diretamente ao final deste arquivo, lá você encontrará a lista de todas as questões tratadas durante a aula.

E, por último, participem do Fórum de dúvidas, que é um dos diferenciais do Ponto. Lá, você poderá tirar suas dúvidas, auxiliar outras pessoas e nos ajudar no aprimoramento dos nossos cursos.

Dito isto, mãos à obra...

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Conceitos Fundamentais de Arquivologia (parte 1).

(CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Determinada organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do Ministério do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser eliminado.

Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens 1 a 3, acerca de arquivo.

1. Enquanto tramitava nos vários setores, o documento em questão fez parte dos arquivos correntes do MMA.

2. Na situação considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente.

3. O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a proliferação de depósitos e mantida uniforme a política arquivística da instituição.

Resolução:

Vamos iniciar nosso curso falando sobre um assunto muito recorrente nas provas do Cespe, e que de certa forma, nos dá uma boa base para entendermos arquivologia: a teoria das três idades.

Antes de resolver as questões, vamos conceituar essa teoria.

Nas instituições, sejam públicas ou privadas, para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. Hoje em dia, mais do que nunca, não só o acesso à informação, mas a agilidade com que é feito, é imprescindível para o sucesso de qualquer organização.

Assim, a metodologia de gestão dos documentos a ser adotada deverá atender as necessidades das instituições a que serve, como também a cada estágio de evolução por que passam os arquivos.

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Jean-Jacques Valette (1973) definiu essas fases como as três idades dos arquivos – definição esta, utilizada até hoje: corrente, intermediária e permanente.

1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de documentos em curso ou consultado frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. São os documentos mais utilizados, que frequentemente são consultados.

Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados.

Uma definição mais sintética seria a de que os arquivos de primeira idade são o “Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração”.

Aguarde, veremos o que significa valor primário mais adiante nesta aula.

2. Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.

Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios.

Então, são aqueles documentos que não são consultados frequentemente, mas que podem, eventualmente, serem necessários.

A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são também chamados de “limbos” ou “purgatórios”, onde os documentos ficam aguardando sua destinação final.

Ou, mais simplificadamente, os arquivos de segunda idade são o “conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação”.

E, finalmente:

3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução.

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Estes são os arquivos propriamente ditos. Pois, nas duas fases anteriores os documentos ainda tramitavam, ou seja, iam de um setor para outro, eram consultados, na primeira idade mais frequentemente, na segunda idade, com pouca frequência.

Os arquivos de terceira idade, resumidamente, são o “Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor”.

Importante salientar desde já que a cada uma dessas fases – que são complementares – corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos. Veremos isso mais profundamente nas próximas aulas.

A teoria das 3 idades encontrou amparo em nossa legislação arquivística, a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados define no art. 8º que os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

Segundo a referida lei, consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.

Os documentos intermediários são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Por sua vez, documentos permanentes, são os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Em virtude da importância documental, da preservação do patrimônio histórico e cultural, o art. 9º da referida Lei determinou que a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Já, o art. 10 dispõe que os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

Bom, com está pequena base teórica podemos responder as questões.

O enunciado das questões 1 a 3 faz uma breve contextualização do ciclo vital dos documentos.

Uma Determinada organização envia um documento a funcionário do Ministério do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. Aqui se inicia o ciclo de vida do documento.

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No MMA, o setor que recebeu o documento (=protocolo) coletou algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. (Veremos nas próximas aulas os procedimentos de protocolo)

Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos.

Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado (Atenção: até este momento o documento é corrente), o documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser eliminado. (Atenção: agora o documento está no arquivo intermediário)

Entendendo o enunciado e com os conceitos aprendidos até o momento, fica fácil responder os itens:

1. Enquanto tramitava nos vários setores, o documento em questão fez parte dos arquivos correntes do MMA.

Certo. Conforme vimos, enquanto o documento está em curso ou é consultado frequentemente, ele faz parte dos arquivos correntes.

2. Na situação considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente.

Errado. O item afirma que na situação considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente, na verdade, antes de ser eliminado o documento é mantido no arquivo intermediário, onde aguarda a sua efetiva eliminação ou recolhimento para guarda permanente. No arquivo permanente os documentos são preservados em caráter definitivo.

3. O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a proliferação de depósitos e mantida uniforme a política arquivística da instituição.

Certo. Realmente, deve haver subordinação, tanto técnica, quanto administrativa, entre o arquivo intermediário e o arquivo permanente. Pois, um dos problemas que a gestão documental tem que tratar é o acúmulo de documentos. A guarda deve ser feita de maneira lógica e racional, para isso é necessário uma política arquivística uniforme na instituição, evitando a criação de depósitos duplicados. Aprofundaremos esse assunto, quando estudarmos gestão documental em nossas próximas aulas.

Então, tudo bem até agora. É simples não é? Vamos ver outras questões:

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4. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico- Administrativo – 2009) - Enquanto tramitam pelas unidades políticoadmininistrativas, os processos fazem parte dos arquivos ativos ou correntes do órgão ao qual pertencem.

Resolução:

Os documentos que estão em curso, ou seja, aqueles que tramitam de um setor para outro são considerados correntes. Portanto, item correto.

5. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - Os arquivos correntes de um órgão são formados pelas correspondências recebidas e expedidas, diferentemente do arquivo intermediário, que é responsável pela guarda de processos administrativos.

Resolução:

Fácil, não é? Não é o tipo de documento que caracteriza o arquivo em corrente, intermediário ou permanente, e sim, a fase do ciclo de vida em que se encontra definida pela frequência de uso por suas entidades produtoras e pela identificação de seus valores, primário e secundário.

Portanto, o item está errado.

6. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - Os documentos dos arquivos correntes representam um ponto de partida para a tomada de decisões no órgão/instituição.

Resolução:

Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou frequentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada de decisões das administrações etc.

Portanto, o item está certo.

7. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - Os documentos consultados com pouca freqüência fazem parte do arquivo corrente.

Resolução: Você não pode errar esse tipo de questão! É básica.

O item está completamente errado, afirma exatamente o contrário do conceito de arquivo corrente. No arquivo corrente ficam os documentos consultados frequentemente.

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8. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de valor permanente podem ser alienáveis, mas são imprescritíveis.

Resolução:

O item está errado, pois o art. 10 da Lei nº 8.159, de 1991, dispõe que os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

Portanto, o comando está errado ao afirmar que os documentos de valor permanente são alienáveis e imprescritíveis, pois, conforme nossa legislação eles são inalienáveis e imprescritíveis.

9. (CESPE – Anvisa – 2007) - Arquivos intermediários, também denominados limbos ou purgatórios, são constituídos de documentos em curso ou consultados freqüentemente, conservados em escritórios ou em dependências próximas de fácil acesso.

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