MPU Tecnico arquivologia 04

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Introdução01
Tipologias documentais e suportes físicos02
Lista de questões15
Bibliografia18

Introdução

Prezado Aluno, Chegamos a nossa penúltima aula.

Hoje iremos encerrar o conteúdo exigido no edital e tratar da tipologia documental e dos suportes físicos: microfilmagem; automação; preservação, conservação e restauração de documentos.

Essa aula vai sem bem light

Posteriormente, em nossa última aula, faremos uma revisão dos tópicos mais importantes da disciplina e complementaremos com um simulado de questões inéditas.

Não esqueça, caso você queira resolver as questões antes de ver os comentários, vá diretamente ao final deste arquivo, lá você encontrará a lista de todas as questões tratadas durante a aula.

E, por último, participem do Fórum de dúvidas, que é um dos diferenciais do Ponto. Lá, você poderá tirar suas dúvidas, auxiliar outras pessoas e nos ajudar no aprimoramento dos nossos cursos.

Dito isto, mãos à obra...

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Tipologias documentais e suportes físicos

01. (CESPE – TRE/AL - Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) - Além dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gênero iconográfico, filmográfico e sonoro.

Resolução:

Já vimos que o arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gênero (=a configuração que assume um documento, dependendo do sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo).

Ou seja, o documento pode ser textual, iconográfico, sonoro, audiovisual, informático, etc.

Somente com essa informação, já podemos responder a questão. O item está correto.

Contudo, vamos dar um passo adiante e lembrar que o arquivo também é composto de documentos que podem ser confeccionados por diversos tipos de material, sobre os quais as informações são registradas (=suporte).

São exemplos disso: papel, filme, disco ótico, disco magnético etc. Vamos dar especial atenção, nas próximas questões, a um tipo específico de suporte, o microfilme.

02. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) Os filmes cinematográficos e as fitas de vídeo fazem parte do gênero documental conhecido como iconográfico.

Resolução:

Não vá confundir os gêneros de documentos. Vamos ajudá-lo a recordar os mais importantes:

• escritos ou textuais: textos manuscritos, datilografados ou impressos;

• cartográficos: representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis etc.);

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• iconográficos: suporte sintético, em papel emulsionado, como fotografias, diapositivos, desenhos etc.;

• filmográficos: películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagens, com ou sem sonorização, contendo imagens em movimento;

• sonoros: registros fonográficos (discos e fitas magnéticas);

• micrográficos: documentos resultantes de microrreprodução de imagens (microfilme, microficha, rolo etc.); e

• informáticos: tratados e armazenados em sistemas computacionais (disquete, CD-ROM, DVD-ROM, HD etc.).

Voltando à questão, filmes cinematográficos e as fitas de vídeo fazem parte do gênero filmográfico, e não do iconográfico.

Portanto, o item está errado.

03. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - Qualquer proposta de alteração de suporte das informações arquivísticas deve levar em consideração as questões legais, garantias jurídicas, normalização de procedimentos, padrões de qualidade estabelecidos pela legislação brasileira. É necessário considerar, ainda, as peculiaridades de cada órgão, além de realizar estudos de viabilidade econômica.

Resolução:

Na primeira questão desta aula, falamos que o arquivo é composto de documentos que podem ser confeccionados por diversos tipo de material, sobre os quais as informações são registradas (=suporte).

Muitas vezes, dentro do ciclo de vida de um documento, esse suporte pode ser alterado devido a questões funcionais, administrativas ou legais. Por exemplo, podemos querer microfilmar certos documentos para economizar espaço ou garantir a preservação de originais passíveis de destruição.

Nesse sentido, é preciso observar que a adoção de recursos tecnológicos para alteração do suporte da informação requer a observância de determinados critérios:

1. questões legais concernentes à alteração do suporte, observandose as garantias jurídicas, a normalização dos procedimentos, as

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2. capacidade de recuperação das informações antes e depois de processar a alteração do suporte;

3. custo da operação;

4. definição da melhor técnica, de forma a assegurar a qualidade da reprodução, a durabilidade do novo suporte e o acesso à informação;

5. existência de depósitos e equipamentos de segurança que venham a garantir a preservação do novo suporte.

Ou seja, organizados e avaliados os documentos, deve-se proceder ao estudo da viabilidade econômica, de acordo com a disponibilidade de pessoal, espaço e recursos financeiros do órgão, além do cálculo dos equipamentos, materiais e acessórios necessários.

Deve-se, ainda, verificar as instalações dos arquivos de segurança, bem como as condições de tratamento técnico, armazenamento e acesso às informações.

Somente a partir desses procedimentos, recomenda-se propor as eventuais alterações de suporte documental.

Portanto, o item está correto.

04. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Ofícios, memorandos, cartas, telegramas e e-mails são tipologias documentais.

Resolução: Os itens trazidos no enunciado dizem respeito à espécie documental.

O tipo documental é a divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, exemplos de tipos documentais: cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos. Portanto, item errado.

05. (CESPE – ANVISA – Técnico Administrativo – 2007) - Microfilmagem é a produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido.

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Resolução:

Vamos tratar, agora, de um tipo especial de suporte: o microfilme.

A microfilmagem é uma técnica que permite criar uma cópia do documento em formato micrográfico (microfilme ou microficha).

A primeira e mais importante razão para justificar o uso da microfilmagem é a economia de espaço. O microfilme é uma imagem reduzida de uma forma maior; é, portanto, o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um documento qualquer.

Podemos resumir as vantagens do microfilme nos seguintes pontos:

• economia de espaço; • acesso fácil e rápido;

• segurança e garantia da confidencialidade das informações; e

• durabilidade.

A regulamentação desse processo reprográfico está na Lei no 5.433/68 e no Decreto no 1.799/96.

Aconselhamos que leia esses dois normativos – somados, não chegam a cinco páginas. O CESPE tira a maioria das questões de microfilmagem diretamente dessas normas.

Voltando à questão, temos que a microfilmagem é a produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido. É exatamente isso.

Portanto, o item está correto.

06. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - Uma das vantagens da microfilmagem é a característica de poder prescindir da organização arquivística de documentos e do estabelecimento de um programa de avaliação e seleção do acervo documental.

Resolução: Essa questão está completamente errada.

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Vimos que as vantagens da microfilmagem são a redução sensível de espaço; o acesso fácil e rápido; a segurança e a garantia da confidencialidade das informações; e a durabilidade.

Não faz sentido falar que documentos microfilmados podem prescindir da organização arquivística e do estabelecimento de um programa de avaliação e seleção do acervo documental, pelo simples fato de serem parte do arquivo.

Ou seja, independente do gênero ou do suporte documental, todos os documentos que compõem o arquivo devem ser organizados de acordo com as técnicas arquivísticas e submetidos às atividades inerentes a gestão do arquivo, como classificação, arquivamento, avaliação e destinação.

Portanto, cuidado, microfilme é um documento do arquivo e deve ser tratado como tal.

7. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - O microfilme ainda não tem reconhecimento legal no Brasil.

Resolução:

Vimos que o microfilme é reconhecido legalmente no Brasil, pela Lei no 5.433/68 e pelo Decreto no 1.799/96.

O art. 1º da Lei no 5.433/68 fala que:

“É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais.”

Já o art. 1º do Decreto no 1.799/96 traz que:

“A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive da Administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas.”

O mesmo decreto define no art. 2º que:

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“Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.”

Portanto, o item está errado.

08. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos em tramitação ou em estudo podem, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.

Resolução:

Veja só

Essa questão é retirada diretamente do Decreto no 1.799/96.

“Art. 1. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.”

Não há muito que comentar, a leitura direta do decreto é auto-explicativa.

Ou seja, documentos em fase corrente podem ser microfilmados, independentemente disso,esses documentos não podem ser eliminados até a sua destinação (recolhimento para o arquivo permanente ou eliminação) final.

Portanto, o item está correto.

09. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - Apesar de ser um processo de reprodução de documentos tradicionalmente muito utilizado, a microfilmagem não deve ser realizada quando houver intenção de eliminar os originais, pois tal processo não pode, em circunstância alguma, ter validade em juízo.

Resolução:

Essa questão também é consequência direta da legislação. O artigo 1º, § 1º, da Lei no 5.433/68 traz:

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“Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele.” (grifo nosso)

Boma questão está errada pois afirma que a microfilmagem não tem

Viu como é importante ler essas 4 ou 5 páginas de legislação? validade em juízo.

10. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - A atual legislação somente autoriza a eliminação de documentos permanentes após sua reprodução por meio dos processos de microfilmagem ou digitalização, desde que garantida a autenticidade da cópia.

Resolução:

1.799/96. Veja o que diz o art. 13

Opa, mais uma vez, a questão foi retirada diretamente do Decreto no

“Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.”

Portanto, o item está errado.

Esperamos ter convencido você, pelo menos, a dar uma olhadinha na Lei no 5.433/68 e no Decreto no 1.799/96.

1. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) O procedimento de microfilmagem é indicado apenas para os processos que estejam em péssimo estado de conservação.

Resolução:

A lógica da microfilmagem é justamente trazer segurança e garantia da confidencialidade e durabilidade das informações, ou seja, se antecipar à deterioração do documento.

Assim, espera-se que a microfilmagem seja feita antes do documento estar deteriorado e não depois.

Logo o item está errado.

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12. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - A preservação é a função arquivística que permite a agilização do acesso aos documentos.

Resolução:

Como vimos nas aulas passadas, o arquivo permanente, além da guarda, deve se preocupar também com a preservação dos documentos da instituição, de forma a garantir que os valores secundários (histórico e cultural, probatório e informativo), inerentes a essa idade do arquivo, não sejam perdidos.

A preservação de documentos envolve três atividades: conservação, armazenamento e restauração.

O principal objetivo da conservação é estender a vida útil dos documentos, procurando mantê-los o mais próximo possível do estado físico em que foram criados.

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