Gestão de projetos

Gestão de projetos

(Parte 1 de 2)

Realização: Coordenação de Administração

Prof. Adm. Marcelo Augusto

O curso tem como objetivo formar pessoas para atuar no mercado de trabalho elaborando e gerenciando projetos.

O Projeto do Curso tem uma série de outros módulos que se complementam entre si em um arcabouço maior da elaboração e gestão de projetos. Os módulos que compõe todo o Projetos são:

•Módulo 1 –Fundamentos da Elaboração e Gestão de Projetos –total de 20 horas •Módulo 2 –Gestão do Escopo de Projetos –20 horas •Módulo 3 –Gestão de Riscos em Projetos –20 horas •Módulo 4 –Gestão de Tempo, Cronograma e Orçamento em Projetos –20 horas •Módulo 5 –Qualidade e Ferramentas para Gestão de Projetos.

Aulas serão divididas em quatro etapas (respectivamente aos dias do Curso) Etapa 1 •Conceitos Projetos

•Grupos de Interesses(Stakeholders)

•Características dos Projetos

•Gerência de Projetos –PMP, PMI, Habilidades do Gestor de Projetos

Etapa 2 Ciclos e Fases dos Projetos Parâmetros Genéricos para Elaboração de

Projetos. •Planejamento do projeto –e suas ferramentas:

•Técnicas Branstorming,

•Técnica Delphi,

•Técnica de Grupo nominal,

•Entrevistas,

•Identificação da causa-raiz,

•Lista de verificação,

•Análise das premissas e

•Técnica de diagramação.

Etapa 3 3.1 Fundamentos do Escopo de Projetos •Escopo Geral e específico dos Projetos

3.2 Parâmetros Genéricos para Elaboração de Projetos. •Problematização (contextualização)

•Detalhamento dos Inputs necessários -

Especificação dos itens que serão composto no projeto

Etapa 4 (continuação)

Parâmetros Genéricos para Elaboração de Projetos.

•Objetivo dos Projetos •Justificativa dos Projetos

•Orçamento dos Projetos

•Cronograma dos Projetos

Um Pouco de Comédia sobre o Projetista

Adm. Prof. Marcelo Augusto

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São únicos, não existe outro igual –tem natureza temporária com data para iniciar e data para ser concluído, tem objetivos definidos, mensuráveis e tangíveis.

Tem infinitas finalidades: Idealizar a sistematização e ou lançamentos de novos ou velhos produtos, gerenciar serviços de consultoria, nortear construções, captar financiamentos, dentre outras finalidades

Adm. Prof. Marcelo Augusto

A utilidade dos projetos é organizar as idéias, compor uma ordenação lógica das atividades a serem executadas.

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Mercado Consumidor

Dentro da

Empresa Mercado

Fornecedor

Mercado de Capitais

Projeto

Qualquer PROJETO tem um ou vários grupos de

Stakeholders Interessados na viabilidade, financeira econômica, social e política

A utilidade dos projetos é organizar as idéias, compor uma ordenação lógica das atividades praticas a serem executadas. Um projeto antes de existir passa por duas etapas depois de existir mais duas etapas

Idéia (bruta) Planejamento Projeto (Plano) Formalização

Execução Gestão do Projeto

Feedback Feedback Feedback Feedback

Adm. Prof. Marcelo Augusto

A utilidade dos projetos é organizar as idéias, compor uma ordenação lógica das atividades a serem executadas.

Um projeto passa por algumas fases:

Fase 1 –A Idéia 1.Processo de Concepção (idéia não lapidada) 2.Verificação e viabilidade da idéia com pessoas ligadas a área, sondagem da viabilidade da idéia. 3.Apresentação da idéia aos interessados – esboço do projeto.

Idéia (bruta)

Feedback

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Fase 2 –Planejamento da Proposta do Projetos

1.Montagem da equipe para organizar as idéias 2.Reuniões para Discussão das idéias com os membros da equipe de projetos

Planejamento

Feedback

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Fase 3–Elaboração/Formalização do Plano ou Projeto

1.Escrever/Formalizar (documentar) organizadamente as propostas discutidas nas reuniões 2.Apresentar aos interessados o

Projeto 3.Rever ou reajustar as recomendações efetuadas pelos stakeholders (financiadores do projetos) 4.Projeto pronto

Projeto (Plano) Formalização

Feedback

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Fase 4–Execução do Projeto (Gestão do Projeto)

1.Seguir a sistemática descrita no projeto 2.Gerenciar conflitos de tempo, pessoal, recursos financeiros 3.Relatoriarfatos ocorridos na execução aos stakeholders 4.Concluir a execução do projeto.

Execução Gestão do Projeto

Feedback

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1.Habilidades para Elaboração de orçamentos 2.Habilidades para Gestão de Conflitos 3.Habilidades de Negociação e influência 4.Habilidades de Liderança 5.Habilidades para Formação e Motivação de Equipes

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PMI –Project Management

Institute –(Instituto de Gerenciamento de Projetos) – entidade internacional que certifica através de exames para reconhecimento dos profissionais gestores de projetos.

PMP –Project Management

Profissional (Gerente Profissional de Projetos)

Adm. Prof. Marcelo Augusto

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Planejamento do projeto e ferramentas auxiliares do gestor de projetos

1. Brainstorming 2.Técnica Delphi 3.Técnica de Grupo nominal 4. Entrevistas 5.Identificação da causa-raiz 6. SWOT 7.Lista de verificação 8.Análise das premissas e 9.Técnica de diagramação

Adm. Prof. Marcelo Augusto

1.Brainstorming –técnica mais usada para formação de idéias, proposta, inputs de recursos transformados (materiais, informações e clientes) e inputs de recursos de transformação (pessoal e instalações)

Implica em reunir pessoas (especialistas) em uma sala de várias camadas da esfera da empresa (Estratégico, Tático e Operacional) em prol de gerar idéias, propostas e ou soluções para um ou vários problemas pautado.

Iremos explorar mais o Brainstorming no Módulo de Gestão de Riscos em Projetos

2Técnica Delphi –Parecida com o

Adm. Prof. Marcelo Augusto

Brainstorming, difere pelo fato dos participantes não se conhecerem, não estando no mesmo local, a atuação de todos os membros é anônima.

O lado bom da técnica Delphi é que não há tendenciosidade nos resultados gerados pelos participantes.

Iremos explorar mais o Técnica Delphi no Módulo de Gestão de Riscos em Projetos

3Entrevista –sessões de perguntas e respostas

Adm. Prof. Marcelo Augusto realizadas com outros participantes de outras áreas da empresa, são os gerentes de nível tático, grupos de interesses estratégicos.

Essa técnica de planejamento é salutar quando se pensado que um projeto já foi similarmente realizado na empresa e que gerou outputs para análises posteriores. Os especialistas participes de projetos anteriores quando entrevistados geram muitos dados para o projeto posterior

Iremos explorar mais Entrevista no Módulo de Gestão de Riscos em Projetos

4Técnica Grupal Nominal –semelhante a Delphi, não

Adm. Prof. Marcelo Augusto é uma ferramenta e sim uma técnica de processos. Exige que os participantes estejam todos juntos no mesmo lugar.

Cada um recebe um papel (post-it) e um lápis ou caneta e deve anotar todas as soluções, propostas ou idéias previstas para um ou vários problemas de pauta. Cada papel deve conter apenas uma proposta, que serão entregues ao mediador que colará na parede.

Iremos explorar mais a Técnica de Grupo Nominal no Módulo de Gestão de Riscos em Projetos

5Identificação da Causa Raiz.

Adm. Prof. Marcelo Augusto

Análise das causas e não do problema –envolve uma investigação das conseqüências causadas pelo impacto do problema no projeto que se irá planejar.

Iremos explorar mais a Técnica de Identificação da Causa Raiz no Módulo de Gestão de Riscos em Projetos

Adm. Prof. Marcelo Augusto

6. SWOT

Análise dos pontos fortes e fracos na concepção do planejamento do projeto, verificando as variáveis internas (pontos forte e fracos) e as externas (oportunidades e ameaças)

Iremos explorar mais o SWOT no Módulo de Gestão de Riscos em Projetos

Adm. Prof. Marcelo Augusto

8. Análise de Premissas

É uma espécie de validação das premissas identificadas e documentadas no decorrer dos processos de planejamento, devendo todas serem precisas, completas e consistentes. Todas as premissas do planejamento que demonstrarem falseadas são possíveis problemas para o gestor do projeto

Iremos explorar mais a Análise de Premissas no Módulo de Gestão de Riscos em Projetos

Adm. Prof. Marcelo Augusto

9. Técnicas de diagramação –existem 3 técnicas de diagramação de planejamento

1. Diagrama de Causa Efeito (Ishikawa) 2. Fluxograma de Processos 3. Diagrama de Influência

Iremos explorar mais a Análise de Premissas no Módulo de Gestão de Riscos em Projetos

Adm. Prof. Marcelo Augusto

1. Diagrama de Causa Efeito (Ishikawa)

Mostram a relação entre os efeitos dos problemas e suas respectivas causas, apresentam as causas primárias ou secundárias possíveis para esses problemas e os efeitos que cada solução proposta terá sobre ele.

Adm. Prof. Marcelo Augusto

2. Fluxograma de Processos

Apresentam para o planejamento dos projetos uma seqüência lógica dos processos decorrentes as ações ou rotinas de um projeto.

Há uma regra para construção de um fluxograma.

As regras estão em anexo na apostila

Adm. Prof. Marcelo Augusto 3. Diagrama de Influência

Mostram as influencias causais entre variáveis e seus resultados para o desenvolvimento do Projeto, devendo ser utilizada na etapa do processo de planejamento

Adm. Prof. Marcelo Augusto

Adm. Prof. Marcelo Augusto

Escopo diz respeito a todos os elementosrelacionadosao conjunto de características e funções que descrevemum objeto, o próprio projeto que pode ser: um produto, um serviço ou melhoria de um sistema (processo).

Esta relacionadoaos requisitos e especificações gerais de um produto, serviços ou sistema (processo)

Escopo é entendidocomo o objeto maior, comseus níveis dedetalhamento fornecidos pelo cliente.

É o balizadorcentral que norteia qualquer projeto.

Todos os itensque compõemo produto ou serviço do projeto e os resultados que o projeto pretende atingir (HELDMAN, Kim, 2006)

Adm. Prof. Marcelo Augusto

A Declaração de Escopo deve conter:

1.Objetivos do Projeto 2.Descrição do escopo do produto, serviço ou sistema 3.Entregas do projeto 4.Requisitos do projeto 5.Fronteiras do projeto 6.Critérios de aceitação do produto 7.Restrições do projeto 8.Premissas do projeto 9.Organização inicial do projeto 10.Riscos inicialmente definidos 1.Cronograma de marcos 12.Limitações de fundos 13.Estimativas de custos 14.Requisitos do gerenciamento e configurações do projeto 15.Especificações do projeto 16.Requisitos de aprovação

Todos os itens serão discutidos pontualmente no Módulo de

Escopo de Projeto

Adm. Prof. Marcelo Augusto

Objetivos do Projeto Deverão ser específicos , redigidos em termos claros, concisos e compreensíveis. 1.Deverão ser mensuráveis 2.Deverão ser precisos 3.Deverão ser realistas 4.Deverão ter tempo adequado para conclusão.

o espaço físico CERTO ( ) ERRADO ()

Ex: Vamos imaginar que você tem uma empresa de atacado e que seu atual armazém esta pequeno. Seu objetivo então é aumentar

O Mesmos exemplo só que de maneira diferente: Seu Objetivo é aumentar em 2500m² a atual estrutura física. CERTO ( ) ERRADO ( )

Uma empresa do ramo de cervejaria irá comemorar 50 anos e pretende produzir uma série limitada de 2 milhões de engradados, para ser entregue aos distribuidores em 30 Out/2007 ao um custo de R$ 50 milhões. CERTO ( ) ERRADO ( )

Adm. Prof. Marcelo Augusto

Entregas do Projeto

São os resultados mensuráveis que devem ser produzidos para que o projeto ou fases do projeto seja considerada finalizada. As entregas devem seguir a mesma idéia dos objetivos devendo ser específicas e verificáveis.

Ex: Uma unidade fabril participa de um projeto para fornecer produzir parafusos especiais de 7,5mm de diâmetro, que por sua vez farão parte da montagem de um protótipo de eletrodoméstico – lavadora de lavar peças íntimas.

Essa é uma entrega específica e mensurável; entretanto, se não for documentado ou informado ao gerente da unidade de fabricação seria um desastre. Imagine se o pessoal entregasse os parafusos de 5mm em vez de 7,5mm, o cronograma ou até mesmo o projeto inteiro iria atrasar tendo ainda mais custos agregados ao orçamento da prototipagem do eletrodoméstico.

Adm. Prof. Marcelo Augusto

Problematização (contextualização)

Todo e qualquer projeto nasce de uma observação de atendimento a uma necessidade. Nasce de uma percepção em atender melhor de maneira mais eficaz algo que ainda não foi atendido ou de algo que é atendido mas que de maneira não adequada.

A Problematização é um item do escopo do projeto, na composição ideológica do texto deve-se permear uma abordagem que contextualize uma situação não atendida por um produto, um serviços ou mesmo um sistema (processos)

Deve preceder de uma idéia macro passando por uma idéia mais estreita do problema (específica), deve estar alinhada ao objetivo previsto anteriormente.

Adm. Prof. Marcelo Augusto

Problematização (contextualização)

Qualquer projeto de produtos, de serviços, de sistemas ou mesmo científico o problema assim como o objetivo devem ser os norteadores do escopo do projeto.

EX: Muitos podem ser os problemas para que o produto saia da linha de montagem sem adequação as normas de qualidade da ISO 9001, verificamos que há uma total despadronização, para tanto pretende-se saber qual são os causadores dos problemas de despadronização as normas da ISO 9001.

Diante disso após uma investigação o grupo de técnicos da empresa irá desenvolver um projeto que venha a sanar as referidas causas.

Adm. Prof. Marcelo Augusto

Detalhamento dos Inputs necessários

Inputs de Recursos Transformados: Clientes, Materiais e Informações. Inputs de Recursos de Transformação: Instalações (equipamentos) e pessoal (colaboradores).

Como todo projeto é único, específico seus inputs de recursos transformados e de transformação também os são.

Ex: Para o investimento financeiro de um projeto necessitamos como condição mais adequada de um especialista na área financeira (recurso de transformação-pessoal);

Necessitamos de informação financeira, quantitativo dos recursos a serem financiados (recurso transformado – informação)

Adm. Prof. Marcelo Augusto

Se um gestor de projetos deixar (esquecer) de inserir um input no projeto, esse ficará comprometido, pois ocorrerá problemas na conclusão do projeto, que sofrerá também com estrangulamento no orçamento em função de ajustes ou arranjos no orçamento.

O ideal é o gestor antes de iniciar qualquer projetos listar as pessoas necessárias para discutir a linha base do projeto, todas as necessidades de recursos de inputs transformados e de transformação.

Adm. Prof. Marcelo Augusto

Exercício –elenque todos os recursos transformados e de transformação.

O projeto é sobre a construção de uma casa

Adm. Prof. Marcelo Augusto

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Objetivo de qualquer projetos, assim como a problematização são as linhas balizadoras para o seu desenvolvimento.

Do mesmo modo que você formula um problema (?) o objetivo é exatamente o que você deseja saber sobre esse problema.

1.Os objetivos dos projetos devem ter sentido de ação (para projetos de cunho profissional) 2.Os objetivos dos projetos devem ter sentido de pesquisa (para projetos científicos).

Verbos utilizados para projetos de objetivo profissional: DESENVOLVER, IMPLEMENTAR, CRIAR, IMPLANTAR, AGIR

Verbos utilizados para projetos de objetivo pesquisa científica : (objetivo científico) -PESQUISAR, ESTUDAR, ANALISAR, VERIFICAR.

Crie um objetivo para o projeto (profissional) da casa

Adm. Prof. Marcelo Augusto

Justificativa –Deve ser pautada em termos de argumentar fortemente motivos para que o projeto seja financiado ou aprovado, na justificativa o gestor do projeto deverá elencar dados ou fatos.

Dados: informações quantitativas de instituições confiáveis: Sites confiáveis, IBGE, SEBRAE, CDL e outros. Fatos: Informações cotidianas a respeito de fatos que irão acontecer ou que aconteceram.

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