Estoque em Farmácias: Importância Financeira e Classificação ABC, Notas de estudo de Farmácia

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Este artigo científico mostra que os investimentos em estoques farmacêuticos podem ser rentáveis, desde que o sistema de controle de estoque utilizado considere o perfil financeiro representativo de cada item do estoque dentro do conjunto e, principalmente, que o seu gerenciamento atenda, não somente a melhorar a situação econômica do estabelecimento comercial, como também possa prestar ao atendimento das necessidades sociais de seus consumidores. Palavras-chave: Controle; Estoque; Farmacêutico. ABSTRACT In a context of extremely dynamic social and economic changes, the peculiar requirements of the pharmaceutical commercial activity determine the vital importance of adopting a supply control system adjusted to the bettered management of the medicine supply in this branch of businnes. This scientific article shows that the investiment in pharmaceutical supply can be income- producing if the control system of the used supply considers the financial 1 Especialista em Contabilidade e Controladoria – UFSM/RS (kandido@brturbo.com) 81 representative profile of each supply item in the set, and mainly if its management takes into cosideration not only the economic situation improvement of the comercial establishment, buf if it can also give special attention to the consumers social needs. Key Words: Control; Pharmaceutical; Supply. INTRODUÇÃO Este artigo visa apresentar uma sugestão aos estabelecimentos comerciais farmacêuticos no que diz respeito ao gerenciamento do estoque de medicamentos. Neste sentido, pretende-se demonstrar que é fundamental a aplicação de um sistema de controle de estoque adequado a atividade comercial farmacêutica, visto que os investimentos nesse tipo de ativo objetivam, principalmente, a rentabilidade e a otimização dos custos. Inicialmente, faz-se uma abordagem sobre o gerenciamento dos investimentos em estoque. Em seguida, será enfocado um referencial teórico sobre administração, classificação e sistemas de controle de estoques, aplicáveis em estabelecimentos industriais e comerciais. Após a revisão bibliográfica, será exposto um breve panorama sobre a rentabilidade de mercado, o controle e a fiscalização da atividade comercial farmacêutica. Finalmente, considerando-se as características peculiares da atividade comercial farmacêutica, será exposta uma sugestão da aplicação de um sistema de controle de estoque de fácil adaptação e capaz de produzir informações suficientes e tempestivas à tomada de decisão nesse ramo de negócio. 84 calculem quantos materiais de determinado tipo são necessários e em que momento. É um sistema bastante complexo que exige inúmeros controles e cálculos de volume e tempo necessários à execução da produção. O MRP I era, essencialmente, voltado para o planejamento e controle da produção e dos estoques em empresas de manufatura, entretanto, os conceitos têm sido estendidos a outras áreas das empresas, ou seja, um plano global para o planejamento e monitoramento de todos os recursos de uma empresa de manufatura (manufatura, marketing, finanças e engenharia). O MRP II, definido a partir do MRP I, é um sistema que visa a atender a complexidade de empresas que possuem um processo produtivo e não àquelas que se constituem para exercer a mercancia. O Sistema JIT (just-in-time) é um sistema de produção de bens e serviços no momento em que são necessários, não antes para que não se transformem em estoque e nem depois para que seus clientes não tenham que esperar. O JIT (just-in-time) é considerado um sistema de “puxar estoques” ao longo da produção, ou seja, qualquer movimento de produção somente é liberado nas medida da necessidade sinalizada pelo usuário da peça ou componente em fabricação, pois os centros de trabalho não estão autorizados a produzir e “empurrar” os lotes apenas para manter ocupados operários e equipamentos. A ATIVIDADE COMERCIAL FARMAÊUTICA Os efeitos da globalização da economia provocaram um aumento considerável de competitividade no setor farmacêutico, bem como determinaram um novo e imperioso ajustamento da atividade comercial farmacêutica às novas regras de comércio no contexto nacional e mundial. Esta atividade comercial tem demonstrado bastante rentabilidade, apesar das turbulências do mercado econômico e financeiro, pois seu desempenho está bem acima da média de rentabilidade da maioria das atividades de outros setores. 85 A atividade comercial farmacêutica é bastante peculiar e exige do investidor conhecimento técnico e normativo, em virtude do controle e da fiscalização que lhe são exercidos pelo poder público. A Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA), que foi criada pela Lei nº 9.782 de 26 de janeiro de 1999 sob regime de autarquia especial, controla e fiscaliza a atividade comercial farmacêutica. Assim sendo, cada estabelecimento comercial farmacêutico depende de autorização de funcionamento do Ministério da saúde, conforme prevê o artigo 51 da Lei nº 6.360 de 23 de janeiro de 1976. No caso de existir mais de um estabelecimento na mesma localidade pertencente à mesma empresa, cada estabelecimento terá licença específica e independente. A comercialização de medicamentos que contenham substâncias entorpecentes e psicotrópicas está regulamentada pela ANVISA através da Portaria nº 344 de 12 de maio de 1998. As infrações à legislação sanitária federal e as sanções respectivas estão configuradas na Lei nº 6.437 de 24 de agosto de 1977. METODOLOGIA Usando-se como fundamento o referencial bibliográfico, foi escolhido o sistema de classificação ABC para evidenciar a taxa de representatividade de cada item no conjunto do estoque, relacionando-o com a sua demanda. Tendo-se por base itens do gerenciamento de estoques comuns a maioria dos estabelecimentos comerciais farmacêuticos, que não utilizam um sistema informatizado de controle, foi realizado um estudo e uma análise diferencial entre os sistemas de controle de estoques contidos na revisão bibliográfica, com o objetivo de subsidiar a formulação de uma proposta viável de um sistema de controle de estoque, tendo como premissa maior à racionalização de custos e a otimização do gerenciamento dos investimentos em estoque. 86 ESTUDO, ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO Tem-se, como base, um estabelecimento comercial que considere: - itens no estoque e itens movimentados no período de seis meses; - investimento semestral e médio mensal de reposição de estoque; - receita semestral e média mensal; - valor unitário médio das entradas e saídas no estoque; - pedido semanal de medicamentos em quantidades variáveis; - inexistência de um nível de estoque mínimo ou de segurança; - demanda sazonal; - estoque remanescente versus oferta oportunizada pelo fornecedor; - estimativa de perda mensal por obsolescência, por validade vencida ou por deterioração dos produtos em relação ao investimento médio mensal de reposição do estoque; - custo médio mensal de armazenagem e manutenção do estoque; - custo zero por ocasião dos pedidos de reposição do estoque; - custos de transporte, custos de distribuição e custos de entrega dos pedidos inclusos no valor unitário de entrada; - ausência de percentual individual representativo de importância do item no estoque; - controle de estoque não informatizado. Analisa-se que a classificação ABC visa a determinar os produtos de maior representatividade na demanda total em um determinado período e, com isso, a expressar sua importância no conjunto através do seu percentual individual financeiro no estoque, tendo como enfoque a relação entre a demanda do produto e o seu custo unitário. Obviamente, a demanda dos itens não depende somente de um gerenciamento eficiente do estoque, contudo, esta é uma variável controlável e pode apresentar significativas diferenças na apuração do resultado. Influem, ainda, as necessidades dos consumidores e as de atendimento às exigências legais e outras. 89 - valor unitário de entrada do item; - valor total de entrada do item; - data de saída do item; - quantidade de saída do item; - valor unitário de saída do item; - valor total de saída do item; - saldo do item em quantidade, em valor unitário e em valor total; Esses campos compõem a ficha de controle de estoque que, através do registro do código de classificação do item movimentado, possibilitam o inventário permanente do estoque. O programa permite ao usuário estabelecer um estoque mínimo por item, dependendo unicamente da decisão gerencial a ser tomada. As quantidades pedidas devem ser registradas no momento de sua entrada efetiva no estoque do estabelecimento comercial. O modelo sugerido possibilita uma freqüência de pedidos, tanto fixa como variável, ajustável às quantidades necessárias para cada item, concedendo assim, maior flexibilidade na tomada de decisão para o investimento na reposição do estoque. A classificação ABC deve ser obtida considerando a participação de cada item dentro de um período de tempo delimitado, seguindo-se as proporções da lei de Pareto, algumas vezes referenciada como a regra 80/20, como a seguir especificado: CLASSIFICAÇÃO A B C TOTAL Valor do Estoque 80 % 10 % 10 % 100 % Quantidades Físicas 20 % 90 % 90 % 100 % O programa concede, como opção ao usuário, a possibilidade de classificação ABC de cada item do estoque de acordo com a sua participação representativa, tanto através da relação quantidade demandada/valor de custo unitário, bem como da relação quantidade demandada/valor unitário de saída. Isto resulta, respectivamente, no percentual de participação do item pelo valor 90 do custo total do estoque e no percentual de participação do item pelo valor da receita total, conforme especificado a seguir: CLASSIFICAÇÃO ABC DO ITEM - PERCENTUAL DE PARTICIPAÇÃO PELO VALOR DO CUSTO TOTAL DO ESTOQUE Quantidade Demandad a x Valor Custo Unitário = Valor Custo Total do Item Demandado / Valor Custo Total do Estoque CLASSIFICAÇÃO ABC DO ITEM - PERCENTUAL DE PARTICIPAÇÃO PELO VALOR DA RECEITA TOTAL DO ESTOQUE Quantidade Demandad a x Valor Unitário de Saída = Valor Receita Total do Item Demandado / Valor Receita Total do Estoque O programa possibilita o fornecimento de diversos relatórios de controle sobre os itens componentes do estoque, principalmente, no que diz respeito aos seus custos e as sua classificação financeira e deve permitir, entre outros, os seguintes relatórios gerenciais por período: - relatório de classificação ABC do item em relação ao custo total do estoque; - relatório de classificação ABC do item em relação à receita total do estoque; - relatório de compras efetuadas do item; - relatório de vendas efetuadas do item; - relatório de prazos de validade do item. 91 CONCLUSÃO Este artigo teve por objetivo demonstrar a aplicação de um sistema informatizado de controle de estoque adequado aos estabelecimentos comerciais farmacêuticos. Para tanto, foi considerada a abordagem de itens comumente característicos do gerenciamento simplificado de estoque da maioria dos estabelecimentos comerciais farmacêuticos, dentre estes os que não utilizam nenhuma ferramenta informatizada no gerenciamento de seus estoques. Após análise e interpretação do referencial bibliográfico, conclui-se que os registros manuscritos em arquivo/fichário ou similares não são confiáveis, em decorrência da falta de disciplina e da possibilidade de equívocos na rotina de seu registro. Portanto, fica extremamente comprometida a confiabilidade das informações necessárias à tomada de decisão para o gerenciamento eficiente dos investimentos relativos a reposição de estoques. Ao analisar os sistemas de controle de estoques constantes do referencial bibliográfico, verificou-se a impossibilidade de ser utilizado, integralmente, qualquer um dos sistemas abordados, tendo em vista serem estes, em princípio, direcionados ao controle de estoques da atividade industrial. Entretanto, alguns procedimentos do Sistema dos Máximos- Mínimos, das Revisões Periódicas e a filosofia do JIT (just-in-time) foram agregados na composição de uma proposta de um sistema de controle de estoque. O sistema de controle de estoque proposto consiste na elaboração de um programa de computador (software) especificamente a ser desenvolvido para atender às necessidades da maioria dos estabelecimentos comerciais farmacêuticos. Sugere-se aos estabelecimentos comerciais farmacêuticos a adoção de um sistema informatizado de controle de estoque, sendo que para tanto é necessário desenvolver um programa (software) específico que contemple, sem exceção, as diretrizes de cadastramento informatizado dos itens componentes do estoque, ou seja, a fixação de um estoque mínimo por item, o estabelecimento das quantidades pedidas por item, possibilidade de utilização