2 arquivologia noes - elvis c miranda

2 arquivologia noes - elvis c miranda

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AULA 1

Conceitos fundamentais de arquivologia

O arquivo da instituição funcionará como o guardião das informações ali existentes. Assim, para entendermos o conceito de arquivo, devemos antes conhecer três conceitos básicos que integram a área: informação, suporte e documento.

Informação: Pode ser definida como idéia ou conhecimento. Suporte: Meio no qual a informação é registrada.

Entende-se por suporte qualquer meio utilizado para gravar a informação. O papel é hoje o suporte mais utilizado, mas não é o único . No passado, tivemos o pergaminho e o papiro como suportes bastante utilizados. Com o avanço de novas tecnologias ligadas à informática, é cada vez maior o número de instrumentos capazes de servir de suporte para a informação. Dentre os meios mais utilizados, podemos destacar: disquete, CD, DVD e fita VHS.

Documento: Qualquer informação registrada em um suporte.

No momento em que o homem registra sua idéia em um suporte, dá origem a um documento. Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foi se tornando cada vez maior e surgiu a necessidade de se criarem técnicas que permitissem organizar esta massa documental de forma a permitir sua imediata localização quando necessária. A partir de então surgiram os primeiros arquivos.

Conceituação Moderna

Quanto à conceituação moderna, Solon Buck, arquivista dos EUA assim definiu:

“Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”.

Marilena Leite Paes, por sua vez, define arquivo como sendo “a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando a utilidade que poderão oferecer no futuro”.

Heloísa Almeida Prado define ainda arquivo como sendo “a reunião de documentos conservados, visando à utilidade que poderão oferecer futuramente”, destacando que, “para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes ao setores” e que “para realizar o trabalho de arquivamento, o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe será entregue” .

Desse conceito é importante destacar:

1 – Os documentos de arquivo, além de serem produzidos pela instituição, podem também ser recebidos pela mesma;

2 – Os documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte e serem de vários tipos (textual, iconográfico, audiovisual...) , ao contrário da idéia básica de que documentos de arquivo seriam basicamente na forma textual e em suporte papel;

3 – Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os documentos de arquivo possuem uma característica chamada organicidade, que significa que o mesmo foi criado em função de uma atividade realizada pela instituição, de forma que o mesmo servirá de prova das transações realizadas pela organização. Assim, ao se estudar os docu-mentos de um arquivo, pode-se ter uma idéia clara das atividades realizadas por aquele órgão.

O termo arquivo pode também ser usado para designar:

• conjunto de documentos; • móvel para guarda de documentos;

• local onde o acervo documental deverá ser conservado;

• órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação; • títulos de periódicos - geralmente no plural, devido à influência inglesa e francesa.

AULA 2

Importância do arquivo

A importância do arquivo para a instituição está ligada ao aumento expressivo do volume de documentos que a mesma se utiliza no exercício de suas atividades a necessidade de se estabelecerem critérios de guarda e de eliminação de documentos, quando estes já não são mais úteis para a organização. A adoção de técnicas arquivísticas adequadas permite não apenas a localização eficiente da informação desejada, mas também a economia de recursos para a instituição.

Finalidade do arquivo Podemos destacar como finalidades do arquivo:

1 – Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que permitam um arquivamento orde-nado e eficiente; 2 – Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos; 3 – Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituição, de forma a atender rapidamente à demanda pelas informações ali depositadas;

Alem destas funções principais podemos destacar outras, de relativa importância, como a expedição da correspondência, criação dos modelos para documentos e criação das normas de gestão documental da instituição.

Para alcançar estes objetivos é necessário que o arquivo disponha dos seguintes requisitos:

a. contar com pessoal qualificado e em número suficiente; b. estar instalado em local apropriado; c. dispor de instalações e materiais adequados; d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística moderna; e. contar com normas de funcionamento; f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em Arquivologia.

Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história” . Destaca ainda que a “função básica do arquivo é tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda” .

AULA 3

Distinção entre arquivo, museu e biblioteca

Embora arquivo, museu e biblioteca tenham a mesma finalidade (guardar documentos), seus objetivos são diferentes, tendo em vista os tipos documentais de que cada instituição trata. Poderíamos assim definir cada instituição:

Arquivo - É o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituição ou pessoa, no exercício de sua atividade, preservados para garantir a consecução de seus objetivos.

Biblioteca - É o conjunto de material, em sua maioria impresso e não produzido pela instituição em que está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente é constituída de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos através de compra ou doação, diferentemente dos arquivos, cujos documentos são produzidos ou recebidos pela própria instituição .

Museu - É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.

Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem finalidade funcional, a finalidade das bibliotecas e dos museus é essencial-mente cultural , embora o arquivo também possa adquirir, como o tempo, caráter cultural, a partir do caráter histórico que alguns de seus documentos podem adquirir.

Destaca-se, ainda que os documentos de arquivo são produzidos em uma única via ou em limitado número de cópias, enquanto que os documentos das bibliotecas são produzidos em numerosos exemplares, de forma a atender suas necessidades .

Tipos de documentos Quanto ao gênero

Quanto ao gênero, os documentos são classificados segundo a forma em que a informação foi registrada no mesmo.

Podemos destacar:

- Documentos textuais: documentos cuja informação esteja em forma escrita ou textual. Ex.: contratos, atas, relatórios, certidões.

- Documentos iconográficos: documentos cuja informação esteja em forma de imagem estática. Ex.: fotografias (que mais especificamente podem ser chamadas de documentos fotográficos), negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras .

- Documentos audiovisuais: documentos cuja informação esteja em forma de som e/ou imagem em movimento. Ex.: filmes, registro sonoro em fita cassete. Neste tipo de documento encontram-se os documentos sonoros (cuja infor-mação está em forma de som) e os filmográficos (cuja informação está representada por um filme).

- Documentos informáticos ou digitais: documentos que necessitem do computador para que sejam lidos. Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word.

- Documentos cartográficos: documentos que representem, de forma reduzida, uma área maior. Ex.: mapas e plantas .

- Documentos micrográficos: documentos em microformas. Ex.: microfilmes e microfichas.

É importante destacar que o fato de um documento estar inserido em um dos tipos acima não exclui a possibilidade de o mesmo estar inserido em outro tipo. Alguns documentos possuem características que lhe permitem figurar em dois ou mais tipos de documentos. Uma fotografia gravada em um CD-ROM, por exemplo, ao mesmo tempo em que é um documento digital, é também um documento fotográfico e, ainda, um documento iconográfico.

AULA 4

Classificação dos arquivos

Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, eles podem ser classificados segundo:

• as entidades mantenedoras (públicos ou privados); • a natureza dos documentos (especial ou especializado);

• aos estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente) ;

• à extensão de sua atuação (setorial e central).

Classificação segundo as entidades mantenedoras

Os arquivos podem ser classificados segundo a instituição em que estejam inseridos da seguinte forma:

Arquivos públicos: são aqueles mantidos por entidades de caráter público, seja na esfera federal, estadual ou municipal. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura de São Paulo e arquivo do Senado Federal.

Arquivos privados: são aqueles mantidos por instituições de caráter particular. Ex.: arquivo do Bradesco, arquivo das Lojas Americanas e arquivo da Rede Globo.

Classificação segundo a natureza dos Documentos

Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de tipos diversos – iconográficos, cartográficos, audiovisuais – ou de suportes específicos – documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme – e que, por esta razão, merece tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc .

Arquivo especializado é aquele que guarda documentos de determinado assunto específico, independentemente da forma física que apresentam, como, por exemplo, os arquivos médicos, os arquivos jornalísticos e os arquivos de engenharia .

AULA 5

Classificação segundo os Estágios de Sua Evolução

A Arquivologia adota a chamada Teoria das três idades ou Ciclo vital dos documentos para classificar os estágios ou fases por que passam os documentos dentro da instituição. Este é com certeza o assunto mais presente em provas de concursos públicos, destacadamente os promovidos pelo Cespe-UnB, que exige do candidato o entendimento de como esta teoria é aplicada na prática.

Essas fases são definidas por Jean-Jacques Valette (1973) como as três idades dos arquivos: corrente, intermediária e permanente, e são assim descritas:

1. “Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente, conserva dos nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso” . Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados .

2. “Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los , para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. São por isso também chamados de limbo ou purgatório”, sendo estes termos adotados na Grã- Bretanha para designar esta fase .

3. “Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução . Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos são arquivados de forma definitva”.

permanente

Estas fases são complementares, pois os documentos podem passar de uma fase para outra, e para cada uma corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente, uma organização adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas, catálogos etc.), adotadas na fase corrente serão substituídas por unidades mais adequadas ao funcionamento da fase intermediária, que, por sua vez, adotara acondicionamento diferente da fase

Para entender o funcionamento do ciclo vital, torna-se necessário compreender alguns termos técnicos da Arquivologia, como a valoração, prazo de guarda e destinação final dos documentos.

AULA 6

Valoração dos Documentos

Basicamente, o documento é guardado pela instituição enquanto o mesmo possuir valor para a mesma, e esse valor, quando existir, se apresentará em uma das seguintes formas: administrativo ou histórico.

Valor administrativo: O valor administrativo, também chamado de primário, refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituição. É o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua criação. É um valor temporário, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existência, perderá seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituição. Este valor também é chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude de suas características.

Valor histórico: O valor histórico, também chamado de secundário, refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração. O documento, após perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perderá.

Enquanto o documento tiver valor administrativo (primário), ele será arquivado, em uma instituição que aplique a Teoria das 3 Idades, nas fases correntes ou intermediária. Quando perde o valor administrativo, o documento pode ser eliminado, desde que não adquira valor histórico (secundário), ou ser recolhido à fase permanente, quando adquirir este valor. Uma vez que o valor histórico é definitivo, podemos concluir que o documento histórico, também chamado de documento permanente ou documento de 3a idade, jamais será eliminado ou destruído.

Prazo de Guarda dos Documentos

Prazo de guarda é o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermediário. O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores:

• freqüência de uso das informações contidas nos documentos; • existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos (prazos prescricionais); •existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos); • necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas (prazos precaucionais).

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