Baixe Apostila Gestao de Estoques e outras Notas de estudo em PDF para Administração Empresarial, somente na Docsity! Administração de Materiais Professora Eliane Martins GESTÃO DE ESTOQUES Profa Eliane Ferreira Martins “aquilo que não se expõe não se vende”. 2 Sumário 1. uma visão geral sobre administração de recursos materiais 3 1.1 as empresas e seus recursos 3 1.2. uma introdução histórica à administração de materiais 4 1.3 enfoque logístico 5 1.4 conceitos essenciais 6 1.5. responsabilidade e atribuições da administração de materiais 9 1.6. objetivos principais da administração de materiais e recursos patrimoniais 10 2 gestão de estoque 12 2.1 por que existem estoque? 13 2.2 função dos estoques 13 2.3 classificação dos estoques 15 2.4 – razões para o surgimento/manutenção de estoques 17 Caso Ilustrativo 20 Estudo do Texto: conceito de estoques 22 Estudo De Caso 1 22 3 Controle De Estoques 24 3.1 Funções Do Controle De Estoque 24 3 .2 Métodos De Previsão De Estoques 25 Exercícios 29 3.3 Classificação ABC 33 Exercícios 37 4 Gestão De Estoques 38 4.1 – Modelo Básico De Gestão De Estoques 38 Exercícios 46 5 Administração Dos Serviços De Compras 48 5.1. Noções Fundamentais De Compras 48 5.2 - Fluxo Sintético De Compras 53 5.3 Tipos De Compras 53 5.4 - Seqüência Lógica De Compras 55 5.5 - Organização Do Serviço De Compras 56 5.6 – O Processo De Compras 58 5.7 - Qualificação De Compradores 58 5.8 - Seleção De Fornecedores 58 5.9 - Cuidados Ao Comprar 59 5.10 - Cotação De Preços 60 5.11 - O Recebimento De Materiais 61 5.12 - O Armazenamento 61 5 com que o resultado do conjunto supere o resultado que teria cada fator isoladamente. Isto significa que a empresa tem um efeito multiplicador, capaz de proporcionar um ganho adicional, que é o lucro. Mas adiante, ao falarmos de sistemas, teremos a oportunidade de conceituar esse efeito multiplicador, também denominado efeito sinergístico ou sinergia. Modernamente, esses fatores de produção costumam ser denominados recursos empresariais. Os principais recursos empresariais são: Recursos Materiais, Recursos Financeiros, Recursos Humanos, Recursos Mercadológicos e Recursos Administrativos. Veja Figura: . 1.2. Uma introdução histórica à administração de materiais A atividade de material existe desde a mais remota época, através das trocas de caças e de utensílios até chegarmos aos dias de hoje, passando pela Revolução Industrial. Produzir, estocar, trocar objetos e mercadorias é algo tão antigo quanto a existência do ser humano. A Revolução Industrial, meados dos séc. XVIII e XIX, acirrou a concorrência de mercado e sofisticou as operações de comercialização dos produtos, fazendo com que “compras” e “estoques” ganhassem maior importância. Este período foi marcado por modificações profundas nos métodos do sistema de fabricação e estocagem em maior escala. O trabalho, até então, totalmente artesanal foi em parte substituído pelas máquinas, fazendo com a produção evoluísse para um estágio tecnologicamente mais avançado e os estoques passassem a ser vistos sob um outro prisma pelas administrações. A constante evolução fabril, o consumo, as exigências dos consumidores, o mercado concorrente e novas tecnologias deram novo impulso à Administração de Materiais, fazendo com que a mesma fosse vista como uma arte e uma ciência das mais importantes para o alcance dos objetivos de uma organização, seja ela qualquer que fosse. Um dos fatos mais marcantes e que comprovaram a necessidade de que materiais devem ser administrados cientificamente foi, sem dúvida, as duas grandes guerras mundiais, isso sem contar com outros desejos de conquistas como, Recursos Materais Recursos Financeiros Recursos Mercadológicos Recursos Administrativos Recursos Humanos Adm. da Produção Adm. Financeira Adm. Mercadológica Adm. GeralGestão de Pessoas 6 principalmente, o empreendimento de Napoleão Bonaparte. Em todos os embates ficou comprovado que o fator abastecimento ou suprimento se constituiu em elemento de vital importância e que determinou o sucesso ou o insucesso dos empreendimentos. Soldados e estratégias por mais eficazes que fossem, eram insuficientes para o alcance dos resultados esperados. Munições, equipamentos, víveres, vestuários adequados, combustíveis foram, são e serão necessários sempre, no momento oportuno e no local certo, isto quer dizer que administrar materiais é como administrar informações: “quem os têm quando necessita, no local e na quantidade necessária, possui ampla possibilidade de ser bem sucedido”. 1.3 Enfoque Logístico A Logística Empresarial compõe-se de dois subsistemas de atividades: Administração de Materiais e Distribuição física, cada qual envolvendo o controle da movimentação e a coordenação demanda-suprimento. A Administração de Materiais compreende o agrupamento de materiais de várias origens e a coordenação dessa atividade com a demanda de produtos ou serviços da empresa. A Distribuição Física trata da movimentação dos produtos acabados ou semi- acabados de uma unidade fabril para outra, ou da empresa para seu cliente, ao qual constitui o transporte eficiente e eficaz, englobando a armazenagem, gestão de estoques, processamento de pedidos dentre outros. Escopo da Logística Empresarial Fonte: Adaptado de Ballou (1993) consumidor Fábrica Cadeia de Suprimentos (Supply Chain) Fornecedor de Matéria-Prima Logística de Suprimento ou Inbound Logística de Distribuição ou Abastecimento da manufatura com matéria-prima e componentes Deslocamento de produtos acabados da manufatura ao consumidor final 7 1.4 Conceitos Essenciais A Administração de Materiais é definida como sendo um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou não, destinadas a suprir as diversas unidades, com os materiais necessários ao desempenho normal das respectivas atribuições. Tais atividades abrangem desde o circuito de reaprovisionamento, inclusive compras, o recebimento, a armazenagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos aos órgãos requisitantes, até as operações gerais de controle de estoques etc. Em outras palavras: “A Administração de Materiais visa à garantia de existência contínua de um estoque organizado de modo a nunca faltar nenhum dos itens que o compõem, sem tornar excessivo o investimento total”. A Administração de Materiais é uma função coordenadora responsável pelo planejamento e controle do fluxo de materiais., a partir do fornecedor, passando pela produção até o consumidor. Engloba a seqüência de operações que tem seu início na identificação do fornecedor, na compra do bem, em seu recebimento, transporte interno e acondicionamento, em seu transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto acabado e, finalmente, em sua distribuição ao consumidor final. Administração de Materiais: planejamento, coordenação, direção e controle de todas as atividades ligadas à aquisição de materiais para a formação de estoques, desde o momento de sua concepção até seu consumo final. Considera-se RECURSO tudo aquilo que gera ou tem a capacidade de gerar riqueza, no sentido econômico do termo. A Administração de Materiais moderna é conceituada e estudada como um Sistema Integrado em que diversos subsistemas próprios interagem para constituir um todo organizado. Destina-se a dotar a administração dos meios necessários ao suprimento de materiais imprescindíveis ao funcionamento da organização, no tempo oportuno, na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo menor custo. A oportunidade, no momento certo para o suprimento de materiais, influi no tamanho dos estoques. Assim, suprir antes do momento oportuno acarretará, em regra, estoques altos, acima das necessidades imediatas da organização. Por outro lado, a providência do suprimento após esse momento poderá levar a falta do material necessário ao atendimento de determinada necessidade da administração. Do mesmo modo, o tamanho do Lote de Compra acarreta as mesmas conseqüências: quantidades além do necessário representam inversões em estoques ociosos, assim 10 Controle de Estoque aciona o subsistema de Compras que recorre ao subsistema de Cadastro. Quando do recebimento, do material pelo almoxarifado, o subsistema de Inspeção é acionado, de modo que os itens aceitos pela inspeção física e documental são encaminhados ao subsistema de Armazenagem para guarda nas unidades de estocagem próprias e demais providências, ao mesmo tempo que o subsistema de Controle de Estoque é informado para proceder aos registros físicos e contábeis da movimentação de entrada. O subsistema de Cadastro também é informado, para encerrar o dossiê de compras e processar as anotações cadastrais pertinentes ao fornecimento. Os materiais recusados pelo subsistema de Inspeção são devolvidos ao fornecedor. A devolução é providenciada pelo subsistema de Aquisição que aciona o fornecedor para essa providência após ser informado, pela Inspeção, que o material não foi aceito. Igualmente, o subsistema de Cadastro é informado do evento para providenciar o encerramento do processo de compra e processar, no cadastro de fornecedores, os registros pertinentes. Quando o material é requisitado dos estoques, este evento é comunicado ao subsistema de Controle de Estoque pelo subsistema de Armazenagem. Este procede à baixa física e contábil, podendo, gerar com isso, uma ação de ressuprimento. Neste caso, é emitida pelo subsistema de Controle de Estoques uma ordem ao subsistema de Compras, para que o material seja comprado de um dos fornecedores cadastrados e habilitados junto à organização pelo subsistema de Cadastro. Após a concretização da compra, o subsistema de Cadastro também fica responsável para providenciar, junto aos fornecedores, o cumprimento do prazo de entrega contratual, iniciando o ciclo, novamente, por ocasião do recebimento de material. Todos esses subsistemas não aparecem configurados na Administração de Materiais de qualquer organização. As partes componentes desta função dependem do tamanho, do tipo e da complexidade da organização, da natureza e de sua atividade-fim, e do número de itens do inventário. 1.5. Responsabilidade e atribuições da Administração de Materiais a) suprir, através de Compras, a empresa, de todos os materiais necessários ao seu funcionamento; b) avaliar outras empresas como possíveis fornecedores; c) supervisionar os almoxarifados da empresa; d) controlar os estoques; 11 e) aplicar um sistema de reaprovisionamento adequado, fixando Estoques Mínimos, Lotes Econômicos e outros índices necessários ao gerenciamento dos estoques, segundo critérios aprovados pela direção da empresa; f) manter contato com as Gerências de Produção, Controle de Qualidade, Engenharia de Produto, Financeira etc. g) estabelecer sistema de estocagem adequado; h) coordenar os inventários rotativos. 1.6. Objetivos principais da administração de materiais e recursos patrimoniais A Administração de Materiais tem por finalidade principal assegurar o contínuo abastecimento de artigos necessários para comercialização direta ou capaz de atender aos serviços executados pela empresa. As empresas objetivam diminuir os custos operacionais para que elas e seus produtos possam ser competitivos no mercado. Mais especificamente, os materiais precisam ser de qualidade produtiva para assegurar a aceitação do produto final. Precisam estar na empresa prontos para o consumo na data desejada e com um preço de aquisição acessível, a fim de que o produto possa ser competitivo e assim, dar à empresa um retorno satisfatório do capital investido. Segue os principais objetivos da área de Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais: a) Preço Baixo - este é o objetivo mais óbvio e, certamente um dos mais importantes. Reduzir o preço de compra implica em aumentar os lucros, se mantida a mesma qualidade; b) Alto Giro de Estoques - implica em melhor utilização do capital, aumentando o retorno sobre os investimentos e reduzindo o valor do capital de giro; c) Baixo Custo de Aquisição e Posse - dependem fundamentalmente da eficácia das áreas de Controle de Estoques, Armazenamento e Compras; d) Continuidade de Fornecimento - é resultado de uma análise criteriosa quando da escolha dos fornecedores. Os custos de produção, expedição e transportes são afetados diretamente por este item; e) Consistência de Qualidade - a área de materiais é responsável apenas pela qualidade de materiais e serviços provenientes de fornecedores externos. Em algumas empresas a qualidade dos produtos e/ou serviços constituem-se no único objetivo da Gerência de Materiais; f) Despesas com Pessoal - obtenção de melhores resultados com a mesma despesa ou, mesmo resultado com menor despesa - em ambos os casos o objetivo é 12 obter maior lucro final. “ As vezes compensa investir mais em pessoal porque pode-se alcançar com isto outros objetivos, propiciando maior benefício com relação aos custos “; g) Relações Favoráveis com Fornecedores - a posição de uma empresa no mundo dos negócios é, em alto grau determinada pela maneira como negocia com seus fornecedores; h) Aperfeiçoamento de Pessoal - toda unidade deve estar interessada em aumentar a aptidão de seu pessoal; i) Bons Registros - são considerados como o objetivo primário, pois contribuem para o papel da Administração de Material, na sobrevivência e nos lucros da empresa, de forma indireta. 15 processo de transformação, mais independentes entre si essas fases são pois, interrupções em uma não acarretam interrupção na outra. As figuras abaixo, mostram duas fases do processo de transformação de água de chuva em água potável disponibilizada para uso pela população de uma cidade. Figura 1: Duas fases do processo de fornecimento de água para uma cidade: fase de obtenção da água via chuvas e a fase de distribuição da água potável à população. Fonte: Gianesi, Correa e Caon , 1993 O fornecedor de água está longe de ser um fornecedor plenamente confiável. Às vezes atrasa a entrega, às vezes passa longos períodos sem entregar; às vezes entrega menos do que se necessita e, às vezes muito mais que o necessário. Como a população não pode fica a mercê das incertezas do fornecedor as cidades estabelecem um acúmulo do recurso material de água entre essas duas fases. Esse acúmulo é chamado de represa e serve para garantir que as duas fases, fornecimento e distribuição não fiquem dependentes uma da outra. A figura 2 ilustra perfeitamente essa relação. Fase 1 Fase 2 suprimento de consumo de água daci d e t t tax a tax a necessidade de acomodartaxas diferentes 16 Figura 2: Represa (estoque de água) conciliando as diferentes taxas de consumo e suprimento de água. Fonte: Gianesi, Correa e Caon , 1993 2.3 Classificação Dos Estoques Em um sistema de operações produtivas, podemos pensar em vários tipos de estoques: Estoques de matérias-primas (MPs) - Os estoques de MPs constituem os insumos e materiais básicos que ingressam no processo produtivo da empresa. São os itens iniciais para a produção dos produtos/serviços da empresa. Tem a finalidade de regular diferentes taxas de suprimento – pelo fornecedor – e demanda – pelo processo de transformação. Essas taxas diferentes ocorrem por vários motivos:  O fornecedor pode ser pouco confiável e não entregar os produtos no prazo ou nas quantidades desejadas;  O fornecedor pode entregar quantidades maiores que as necessárias – crescimento dos estoques;  A taxa de consumo pelo processo produtivo pode sofrer uma variação temporária. Ex.: um crescimento por ter estragado um material necessitando de mais material; um decréscimo pela quebra de um equipamento. Fase 1 Fase 2 suprimento de água consumo de água da cidade t t taxataxa Estoque represa 17 Estoques de material semi-acabado ou em processamento - Os estoques de materiais em processamento - também denominados materiais em vias - são constituídos de materiais que estão sendo processados ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo da empresa. Não estão nem no almoxarifado- por não serem mais MPs iniciais - nem no depósito - por ainda não serem Pas. Mais adiante serão transformadas em Pas. Servem para regular diferentes taxas de produção entre dois equipamentos subseqüentes (porque os equipamentos têm velocidades diferentes ou porque um deles pode ter sofrido uma quebra). Estoques de Materiais Semi-acabados - Os estoques de materiais semi-acabados referem-se aos materiais parcialmente acabados, cujo processamento está em algum estágio intermediário de acabamento e que se encontram também ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo. Diferem dos materiais em processamento pelo seu estágio mais avançado, pois se encontram quase acabados, faltando apenas mais algumas etapas do processo produtivo para se transformarem em materiais acabados ou em PAs. Estoques de Materiais Acabados ou Componentes Os estoques de materiais acabados - também denominados componentes - referem- se a peças isoladas ou componentes já acabados e prontos para serem anexados ao produto. São, na realidade, partes prontas ou montadas que, quando juntadas, constituirão o PA. Estoques de produtos acabados (PÁS) - Os Estoques de Pas se referem aos produtos já prontos e acabados, cujo processamento foi completado inteiramente. Constituem o estágio final do processo produtivo e já passaram por todas as fases, como MP, materiais em processamento, materiais semi-acabados, materiais acabados e Pás. Servem para regular diferenças entre as taxas de produção do processo produtivo (suprimento) e de demanda de mercado. Essas diferenças podem ocorrer por causa das incertezas do processo ou da demanda. 20 Então, para que os consumidores encontrem produtos nos pontos-de-vendas, o canal de distribuição precisa estar preenchido. Esses são os chamados “estoques no canal de distribuição”(pipeline inventory) CASO ILUSTRATIVO O papel da Administração de Materiais na Logística Na década de setenta, as empresas não davam muita atenção para as compras de matérias-primas e sua administração. Tinham valores relativamente baixos, considerando todo o processo industrial e portanto achavam sem muita importância no contexto geral. Foi nesta época que os compradores ganharam fama de serem corruptíveis, pois muitos denegriram a imagem da categoria, obtendo ganhos pessoais de fornecedores, para facilitar fechamentos, já que havia pouca fiscalização e auditoria no setor. Naquele tempo, os compradores de uma maneira geral, não tinham uma formação de nível superior e conseqüentemente não tinham um salário considerado bom. Talvez por isso, muitos ficavam tentados em tirar proveito da situação e obter ganhos extras, devido a terem todo o controle da situação. No final dos anos setenta e começo dos anos oitenta, a situação modificou. Acabou aquela fase de vamos produzir à vontade, fazer altos estoques e depois deixar para o departamento de vendas se incumbir de desovar tudo. Começava uma crise violenta no Brasil, onde o conceito de logística começou a surgir por aqui, lentamente nas empresas, pois necessitavam ter um diferencial da situação vigente. Nesta fase, onde qualquer ganho conseguido com economia dos custos era importante, comprar e administrar os materiais passou a ser tão importante como as vendas da empresa. Foi uma época de "limpeza" nos departamentos de Compras. Muitos funcionários foram dispensados e até o departamento inteiro, em muitas empresas. Começou a se formar uma nova mentalidade em Compras, com:  profissionais de nível superior;  boa fluência verbal, para argumentar/negociar;  boa apresentação para representar a empresa;  muitos com formação técnica, conforme os materiais comprados;  bom salário, que representava sua importância para a empresa. 21 Quem assumiu Compras nesta fase, verificou que os antigos compradores:  abarrotavam os estoques com matérias-primas, para não ter o risco de faltar material para produção e serem cobrados;  não tinham controles históricos das aquisições (fornecedor, preço, condição de pagto, prazo de entrega, etc.);  não tinham critérios técnicos para escolha de fornecedores consultados;  não tinham um follow-up confiável (os fornecedores entregavam com atrasos, com erros de  materiais, com quantidades a mais propositalmente e muitas vezes com preços diferentes do  pedido);  não havia uma verificação mais apurada e constante do padrão de qualidade dos materiais dos fornecedores. Desta época para os dias atuais, a administração de materiais só evoluiu e passou a ser um elo super importante na cadeia logística, porque:  atende ao cliente interno (manufatura);  é responsável pela não interrupção da produção por falta de material;  tem que ter um estoque mínimo, devido ao custo de manutenção de estoque;  tem que adquirir sempre prontamente novas compras, conforme oscilação na demanda. Os profissionais desta área são considerados de várias maneiras nas empresas, em termos de cargo. Antes todos eram compradores. Depois foram denominados analistas de suprimentos, analistas de materiais, compradores, entre outros. Cada empresa designa o cargo, conforme a abrangência da atividade. A administração de materiais pela sua importância, vai além do papel que executa em uma indústria e ganha o papel principal em vários negócios, entre eles os mercados, os super/hiper mercados e as grandes empresas de varejo, como os mega magazines. Estas empresas que compram para revender, põem em prática toda uma ótima administração de materiais, que envolve estudos dos lotes econômicos de compra, lotes ideais de compra, estoque mínimo, estoque regulador, tempo de pedido, tempo de ressuprimento, etc. Hoje em dia é muito comum ter vários cursos de aperfeiçoamento profissional nesta área. O profissional de logística para ser mais valorizado, tem que entender 22 sobre todos os assuntos que dizem respeito a cadeia logística e portanto não pode deixar de entender de administrar materiais. Marcos Valle Verlangieri, Diretor da Vitrine Serviços de Informações S/C Ltda., guialog@guiadelogistica.com.br Estudo do texto: Conceito de estoques – Gianesi e Correa – (pg. 49-56) 1. Os estoques, em sistemas produtivos, são um “bem” ou um “mal” ? Explique. 2. Qual a razão entre altos tempos de preparação de máquina (set-up) e o surgimento de estoques por “falta de coordenação” entre etapas de um processo produtivo? 3. Por que processos sujeitos a incertezas tanto em fornecimento como em demanda podem achar necessidade de usar estoques? 4. Que são pipelines inventorys? ESTUDO DE CASO 1 Preparação do Estoque na Motorola Em fevereiro de 1995, a Motorola Inc. concluiu que suas estimativas de ganhos para o ano anterior apresentavam um quadro exageradamente otimista de sua posição financeira. A Motorola relatou ganhos recordes no quarto trimestre, de US$ 515 milhões sobre vendas de US$ 6,45 bilhões. As altas estimativas de lucros provinham de pedidos superestimados de telefones celulares por parte de distribuidores varejistas. O ímpeto nas vendas durante a temporada de férias de final de ano pode ter vindo graças a suas vendas para a primeira metade do ano anterior (1994). Novos pedidos de telefones celulares declinaram esse período. De acordo com fontes da indústria, muitos distribuidores, incluindo a US West e a BellSouth, haviam feito pedidos muito grandes. Parte do problema era que os distribuidores estavam reagindo defensivamente. Durante as duas temporadas anteriores de férias, a Motorola não pôde atender às demandas dos consumidores de aparelhos portáteis, forçando a Bells e outros distribuidores perderem vendas. Esperando não repetir o erro, as unidades de celulares da Bells fizeram pedidos mais 25 f) controlar os estoques em termos de quantidade e valor, e fornecer informações sobre a posição do estoque; g) manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados dos materiais estocados; h) identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados. 3 .2 Métodos de Previsão De Estoques A previsão de consumo ou demanda estabelece estimativas futuras dos produtos acabados comercializados pela empresa. Define, portanto, quais produtos, quanto desses produtos e quando serão comprados pelos clientes. As características básicas da previsão são:  é o ponto de partida de todos planejamento de estoques;  dos métodos empregados, de grande eficácia;  qualidade das hipóteses que se utiliza no raciocínio. As informações básicas que permitem decidir quais serão as dimensões e a distribuição no tempo da demanda dos produtos acabados podem ser classificadas em duas categorias: quantitativas e qualitativas. 1 - Quantitativas a) evolução das vendas no passado; b) variáveis que dependem diretamente das vendas; c) variáveis de fácil previsão(população, renda, PIB,etc.); d) influência da propaganda. 2 - Qualitativas a) opinião gerencial; b) opinião dos vendedores; c) opinião dos compradores; d) pesquisa de mercado. As técnicas de previsão do consumo podem ser classificadas em três grupos: a) Projeção: são aquelas que admitem que o futuro será repetição do passado ou as vendas evoluirão no tempo; segundo a mesma lei observada no passado, este grupo de técnicas é de natureza essencialmente quantitativa. b) Explicação: procuram-se explicar as vendas do passado mediante leis que relacionem as mesmas com outras variáveis cuja evolução é conhecida ou previsível. São basicamente aplicações de técnicas de regressão e correlação. c) Predileção: funcionários experientes e conhecedores de fatores influentes nas vendas e no mercado estabelecem a evolução das vendas futuras. 26 Se o comportamento permanecer inalterável, a previsão de evolução futura poderá ser feita seguramente sobre o conhecimento da evolução de consumo no passado. Os principais fatores que alteram o comportamento de consumo são:  influência políticas;  influências conjunturais;  influências sazonais;  alterações no comportamento dos clientes;  inovações técnicas;  produtos retirados da linha de produção;  alteração da produção; e  preços competitivos dos concorrentes. São apresentadas a seguir algumas técnicas quantitativas usuais para calcular a previsão de consumo. 3.2.1 Método do último período Este modelo mais simples e sem base matemática consiste em utilizar como previsão para o período seguinte o valor ocorrido no período anterior. Se colocarmos em um gráfico os valores ocorridos e as previsões, obteremos duas curvas exatamente iguais, porém deslocadas de um período de tempo. 3.2.2 Método da média móvel Este método é uma extensão do anterior, em que a previsão para o próximo período é obtida calculando-se a média dos valores de consumo nos n períodos anteriores. A previsão gerada por esse modelo é geralmente menor que os valores ocorridos se o padrão de consumo for crescente. Inversamente, será maior se o padrão de consumo for decrescente. Se n for muito grande, a reação da previsão diante dos valores atuais será muito lenta. Inversamente, se n for pequeno, a reação será muito rápida. A escolha do valor de n é arbitrária e experimental. Para melhor simplificar e entender, vejamos: CM = C1 + C2 + C3 + ... + Cn n CM = Consumo médio C Consumo nos períodos anteriores n Número de períodos Para cálculo do consumo médio variável, tomam-se por base os últimos 12 períodos 27 CM = consumo de 12 meses 12 a cada novo mês, adiciona-se o mesmo à soma e despreza-se o 1o Q mês utilizado. Desvantagens do método: a) as médias móveis podem gerar movimentos cíclicos, ou de outra natureza não existente nos dados originais; b) as médias móveis são afetadas pelos valores extremos; isso pode ser superado utilizando-se a média móvel ponderada com pesos apropriados c) As observações mais antigas têm o mesmo peso que as atuais, isto é, 1/n; d) exige a manutenção de um número muito grande de dados. Vantagens: a) simplicidade e facilidade de implantação; b) admite processamento manual. Exemplo de aplicação: Dados os valores 3, 7, 5, 6, 4, 2, 3, uma média móvel para três períodos, as médias móveis seriam: 3+7+5 7+5+6 5+6+4 6+4+2 4+2+3 3 3 3 3 3 Méida Móvel = 5,6,5,4,3 Exemplo de aplicação Ex.: O consumo de 4 anos de uma peça foi de: 1999 – 72 unid. 2000 – 60 unid. 2001 – 63 unid. 2002 – 66 unid. Qual deverá ser o consumo previsto para 2003, utilizando-se o método da média móvel, com n igual a 3? R. 60 + 63 + 66 = 63 unidades 3 3.2.3 Método da média móvel ponderada Este método é uma variação do modelo anterior em que os valores dos períodos mais próximos recebem peso maior que os valores correspondentes aos períodos mais anteriores. O valor Xt, previsão de consumo, será dado por: Xt =(Ci x Xt-1 ) + (C2 x Xt-2 ) + (C3 x Xt-3 )+ … + (Cn x Xt-n ) 30 EXEMPLO DE APLICAÇÃO Uma determinada empresa quer calcular a previsão de vendas de seu produto W para o ano de 1999. As vendas nos cinco anos anteriores foram: 1998 130 1997 122 1996 110 1995 119 1994 108 O método nos fornece o sistema: y = a + bx ∑y = n.a + b∑x ∑xy = a∑x + b∑x2 Com os dados e o sistema acima, podemos elaborar o quadro: n Ano y x x2 xy 1 1999 108 0 0 0 2 2000 119 1 0 119 3 2001 110 2 4 220 4 2002 122 3 9 336 5 2003 130 4 16 520  ------ 589 10 30 1225 Nos permitindo obtermos o sistema: 589 = 5 a + 10b 1225 = 10 a + 30b cuja solução são os valores: a = 108,4 b = 4,7 Formando a equação: y = 108,4 + 4,7 x Para x = 5, temos y = 132. y = a + bx ∑y = n.a + b∑x ∑xy = a∑x + b∑x2 31 Exercício 1. Dada a demanda real dos últimos 8 meses de um determinado item. Mês 1 2 3 4 5 6 7 8 Demanda (ton.) 17 24 25 28 23 25 31 32 a) Calcule a demanda futura para os próximos 4 meses, utilizando o método da média móvel com n = 4. b) Se a demanda real do mês 9 for 35 qual será a previsão para o mês 10? 2. Utilizando os dados da demanda real dos 8 meses dados anteriormente, calcule a demanda dos próximos 4 meses, utilizando o método da média móvel ponderada com pesos (0,4; 0,3 e 0,1 e 0,2) 3. Utilizando os mesmos dados calcule a demanda dos meses 9, 15 e 16, utilizando o método dos mínimos quadrados. 4. Ainda com os mesmos dados encontre a previsão para o mês 9, utilizando o método da média com ponderação exponencial com coeficiente de ajustamento de 0,25. É sabido que a previsão de demanda para o mês 8 foi de 38 toneladas. 5. O consumo de um determinado item é apresentado abaixo; Mês Demanda Real Demanda prevista JAN. 4 3 FEV. 9 10 MAR. 8 9 ABR. 7 5 MAI. 3 4 JUN. 2 2 JUL. 4 3 AGO. 2 3 SET. 8 6 Calcule a previsão de demanda: a) Para os meses de outubro e novembro utilizando o método da média móvel com n igual a 3 e 4. b) Pelo método da média móvel ponderada para os três próximos períodos considerando os pesos 0,2, 0,3 e 0,5. c) Pelo método da Média com ponderação para o mês de outubro considerando o coeficiente de ajustamento de 0,3. 32 2, A mesma empresa quer calcular qual seria a previsão de vendas dos seus produtos para o mês de outubro, considerando que as vendas dos meses anteriores estão mostradas na tabela abaixo: Mês Demanda Y X X2 x.y JAN. 4 FEV. 9 MAR. 8 ABR. 7 MAI. 3 JUN. 2 JUL. 4 AGO. 2 SET. 8 Total 35 Passo 4: Calcular os percentuais Calcular o custo total acumulado; Calcular os percentuais do custo total acumulado de cada iitem em relação ao total. Custo Total Ordem Item Quant. Média em estoque (A) Custo Unitário (B) (A) x (B) Custo total Percentuais unidades R$ R$ R$ % 1º F 800 100 80.000,00 80.000,00 55,3 2º J 240 150 36.000,00 116.000,00 80,1 3º A 5 2.000,00 10.000,00 126.000,00 87,1 4º E 5000 1,5 7.500,00 133.500,00 92,2 5º D 100 50 5.000,00 138.500,00 95,7 6º K 300 7,5 2.250,00 140.750,00 97,3 7º L 2000 0,6 1.200,00 141.950,00 98,1 8º H 50 20 1.000,00 142.950,00 98,8 9º C 1 800 800 143.750,00 99,3 10º B 10 70 700 144.450,00 99,8 11º G 40 4 160 144.610,00 99,9 12º I 4 30 120 144.730,00 100,0 Total 144.730,00 Passo 5: Construir a curva ABC Curva de Pareto ou curva ABC ou curva 80-20 Poucos Itens importantes Importância média Muitos itens menos importantes % ac u m ul ad a de va lor de us o itens (%) Região A Região B Região C 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 1005025 75 36 Passo 6: Análise dos resultados Os itens em estoque devem ser analisados segundo o critério ABC. Na verdade, esse critério é qualitativo, mas a tabela abaixo mostra algumas indicações para sua elaboração. CLASSE % ITENS VALOR ACUMULADO IMPORTÂNCIA A 10 a 20 70 a 80% Grande 20% X 12 2,4 = 2 B 30 a 40 15 a 30% Intermediária 30% X 12 3,6 = 3 C 50 a 70 5 a 15% Pequena 60% X 12 7,2 = 7 CLASSE No Itens % ITENS VALOR ACUMULADO Itens em Est0que A 2 16,7% 80,1 F, J 80,1 B 3 25,0% 15,6 A, E, D 80,1 - 95,7 = 15,6 C 7 58,3% 4,3 K, L, H, C, B, G, I 95,7 - 100 = 4,3 12 100,0% 100,0 37 EXERCÍCIO 1. A empresa Beta S/A pretende classificar os itens em estoque a fim de definir aqueles que deverão ser controlados mais efetivamente. Em virtude disso, proceda à classificação ABC dos mesmos segundo a porcentagem que representam no investimento total. Item Consumo Anual Preço (R$) 000.1 55.000 1.800 000.2 16.500 9.600 000.3 100.000 12.600 000.4 66.500 2.400 000.5 83.500 600 000.6 65.000 16.300 000.7 55.000 900 000.8 50.000 1.500 000.9 78.000 3.000 000.10 33.500 2.400 2. A empresa Alfa S/A pretende classificar os itens em estoque a fim de definir aqueles que deverão ser controlados mais efetivamente. Em virtude disso, proceda à classificação ABC dos mesmos segundo a porcentagem que representam no investimento total. Item Consumo Anual Custo (R$) A 450 2,35 B 23.590 0,45 C 12.025 2,05 D 670 3,60 E 25 150,00 F 6.540 0,80 G 2.460 12,00 H 3.480 2,60 I 1.250 0,08 J 4.020 0,50 K 1.890 2,75 L 680 3,90 M 345 6,80 N 9.870 0,75 O 5680 0,35 40 menor. Poderíamos representar este ponto como visualizado na Figura 2.14. O estoque que se iniciaria com 140 unidades seria consumido e, quando chegasse a 20 unidades, seria reposto em 120 unidades, retomando assim às 140 unidades iniciais. A quantidade de 20 peças serviria como segurança para as eventualidades que porventura acontecessem durante o prazo de entrega do material É fácil verificar que este estoque de 20 peças será um estoque morto; ele existirá simplesmente para enfrentar as eventualidades já relacionadas anteriormente. Deve- se ter bastante critério e bom-senso ao dimensionar o estoque de segurança, nunca deverá ser esquecido que ele representa capital empatado e inoperante. 4.4.2 Tempo De Reposição: Ponto De Pedido É uma das informações básicas para se calcular o estoque mínimo e é considerado o tempo gasto desde a verificação de que o estoque precisa ser reposto até a chegada efetiva do material no almoxarifado da empresa. Pode se composto por: a) Tempo de emissão do pedido - Tempo que se leva desde a emissão do pedido de compras até ele chegar ao fornecedor; b) Tempo de preparação do pedido - Tempo que leva o fornecedor para fabricar os produtos, separar, emitir faturamento e deixá-los em condições de serem transportados. c) Tempo de Transportes - Tempo que leva da saída do fornecedor até o recebimento pela empresa dos materiais encomendados. Curva dente-de-serra com estoque mínimo tempo Q Reposição do Estoque QUANTIDADE EM ESTOQUE CONSUMO DO ESTOQUE CONSUMO DO ESTOQUE 40 60 80 120 20 140 100 J F M A JM J A S NO N 0 Estoque Minimo 41 Graficamente é possível representar o tempo de reposição como na figura a seguir: OBS.: Em virtude de sua grande importância, este tempo deve ser determinado de modo mais realista possível, pois as variações ocorridas durante esse tempo podem alterar toda a estrutura do sistema de estoques. Curva dente-de-serra com tempo de reposição x ponto de pedido tempo QUANTIDADE EM ESTOQUE 40 60 80 120 20 140 100 0 Estoque Minimo Observações: •Quando o estoque atinge o Ponto de Pedido (PP) é quando o item necessita de um novo ressuprimento; •Esse estoque de 20 unidades será considerado estoque morto. Para o cálculo do estoque disponível (estoque virtual) deve-se considerar: •Estoque existente (físico) •Fornecimentos em atraso •Fornecimentos não entregues, mas ainda dentro do prazo 1 2 3 TR PP 1. Emissão do pedido 2. Preparação do pedido 3. Transporte 42 4.4.3 Determinação Do Ponto De Pedido (Pp). Exemplo: Uma peça é consumida a uma razão de 30 por mês, e seu tempo de reposição é de dois meses. Qual será o ponto de pedido, uma vez que o estoque mínimo deve ser de um mês de consumo? Onde: PP = ? C = 30 peças/mês TR = 2 meses E.min = 30 peças PP = C x TR + E.min PP = (30 x 2) + 30 PP = 60+ 30 PP = 90 peças Ou seja, quando o estoque virtual chegar a 90 unidades, deverá ser emitido um pedido de compra da peça, para que, ao fim de 60 dias, chegue ao almoxarifado a quantidade comprada, assim que atingir o estoque mínimo Alguns conceitos importantes: Consumo Médio Mensal – é quantidade referente à média aritmética das retiradas mensais de estoque. A fim de que haja um grau de confiabilidade razoável, esta média deverá ser obtida pelo consumo dos últimos seis meses. TEMP Q P P T R C x TR QUANTIDADE EM ETOQUE Eseg PP = C x TR + E.min Onde: PP = Ponto de pedido C = Consumo médio mensal/dia TR = Tempo de reposição E.min = Estoque mínimo 45 4.4.4.2 Método da raiz quadrada Chamamos de tempo de reposição o intervalo de tempo, desde a emissão de um pedido de compra até a chegada do material ao almoxarifado, ou seja, é o prazo de entrega do fornecedor. Este método considera o tempo de reposição não variando mais do que a raiz quadrada do seu valor. Porém, ele só deve ser usado se:  o consumo durante o tempo de reposição for pequeno, menor que 20 unidades;  o consumo do material for irregular;  a quantidade requisitada ao almoxarifado seja igual a 1. Usando o mesmo exemplo citado em a e com um tempo de reposição (TR) de 90 dias, teremos: E.Mn = C x TR E.Mn = 60 x 90 E.Mn = 5.400 E.Mn = 73 unidades Método da porcentagem de consumo E.Mn = (C.Max - C.Médio) x TR 4.4.4.3 Cálculo do estoque mínimo com alteração de consumo e tempo de reposição Em todos os modelos de cálculos até agora apresentados não foi considerada qualquer modificação no consumo médio mensal nem variação do tempo de reposição. Se considerarmos somente a alteração do consumo para maior, e o tempo de reposição também para maior, ou seja, atrasos na entrega, em um gráfico dente de serra teremos as seguintes situações: Diferenças de requisições ao Almoxarifado, mas com o mesmo consumo mensal (veja Figura 2.22) E.min = T1 x (C2 - C1) + C2 x T4 Onde : T1 = Tempo para o consumo. C1 = Consumo normal mensal C2 = Consumo mensal maior que o normal 46 T4 = Atraso no tempo de reposição Exemplo: Um produto possui um consumo mensal de 55 unidades. Qual deverá ser o estoque mínimo se o consumo aumentar para 60 unidades, considerando que o atraso de reposição seja de 20 dias e o tempo de reposição é de 30 dias. C1 = 55 unidades C2 = 60 unidades T1 = 30 dias T4 = 20/30 = 0,67 diias E.min = T1 x (C2 - C1) + C2 x T4 E.min = 1 x (60 - 55) + 60 x 0,67 E.min = 45,2 unidades ou seja E.Min = 46 unidades EXERCÍCIOS 1. O que é o ponto de pedido? Quais são as principais variáveis que precisam ser conhecidas para se determinar o ponto de pedido? Como se relacionam? 1. Pelo gráfico abaixo, indique qual a numeração para cada elemento do gráfico dente de serra: a) Estoque máximo b) Estoque mínimo c) Lote de compra d) Ponto do Pedido e) Intervalo de ressuprimento f) Tempo de ressuprimento g) Estoque Médio 2. Qual a finalidade de um estoque mínimo ou de segurança? 1 2 3 45 6 7 47 3. O consumo médio mensal de um produto é de 3.500 unidades e são feitos seis ressuprimentos ao ano. O estoque mínimo corresponde 200 unidades. Calcule o Ponto do Pedido. 4. Pela ficha de estoque de uma peça, conseguimos as seguintes informações: a) Estoque Mínimo – 450 unidades b) Lote de Compra – 200 unidades Sabendo disso, qual deve ser o Estoque Médio e Máximo? 5. Uma empresa definiu que os itens do grupo 6000 deverão ter um fator de segurança de 0,4. A peça 6132 tem um consumo mensal de 2.100 unidades, qual deve ser seu estoque mínimo se ela pertence ao grupo 6000? 6. A mesma empresa do problema anterior definiu o grupo 5000 deverá ter um TR de 120 dias com um consumo médio mensal de 25 unidades. Qual deve ser o estoque mínimo para esse grupo? 7. O produto beta tem uma previsão de consumo médio de 60 unidades, espera –se, porém, que no período, ele chegue a um consumo de até 90 unidades com um TR de 15 dias. Qual deverá ser seu estoque mínimo? 8. Uma peça é consumida a uma razão de 15 unidades por mês, e seu tempo de reposição é de 2 meses. Qual o ponto do pedido, uma vez que o estoque mínimo deve ser de dois meses de consumo? 1. 50 Em resumo: cada vez mais, hoje em dia, o comprador deve ser um técnico. Preço Certo Nas grandes empresas, subordinado a Compras, existe o Setor de Pesquisa e Análise de Compras. Sua função é, entre outras, a de calcular o "preço objetivo" do item (com base em desenhos e especificações). O cálculo desse "preço objetivo" é feito baseando-se no tempo de execução do item, na mão de obra direta, no custo da matéria prima com mão de obra média no mercado; a este valor deve-se acrescentar um valor, pré-calculado, de mão de obra indireta. Ao valor encontrado deve-se somar o lucro. Todos estes valores podem ser obtidos através de valores médios do mercado, e do balanço e demonstrações de lucros e perdas dos diversos fornecedores. O "preço objetivo" é que vai servir de orientação ao comprador quando de uma concorrência. No julgamento da concorrência duas são as possíveis situações: a) Preço muito mais alto do que o "preço objetivo": nessas circunstâncias, eventualmente, o comprador poderá chamar o fornecedor e solicitar esclarecimentos ou uma justificativa do preço. O fornecedor ou está querendo ter um lucro excessivo, ou possui sistemas onerosos de fabricação ou um mau sistema de apropriação de custos; b) Preço muito mais baixo que o "preço objetivo": o menor preço não significa hoje em dia, o melhor negócio. Se o preço do fornecedor for muito mais baixo, dois podem ser os motivos: 1) O fornecedor desenvolveu uma técnica de fabricação tal que conseguiu diminuir seus custos; 2) O fornecedor não soube calcular os seus custos e nessas circunstâncias dois problemas podem ocorrer: ou ele não descobre os seus erros e fatalmente entrará em dificuldades financeiras com possibilidades de interromper seu fornecimento, ou descobre o erro e então solicita um reajuste de preço que, na maioria das vezes, poderá ser maior que o segundo preço na concorrência original. Portanto, se o preço for muito mais baixo que o preço objetivo, o fornecedor deve ser chamado, a fim de prestar esclarecimentos. Deve-se sempre partir do princípio fundamental de que toda empresa deve ter lucro, evidentemente um lucro comedido, e que, portanto, não nos interessa que qualquer fornecedor tenha prejuízos. Se a empresa não tiver condições de determinar esse preço objetivo, pelo menos, o comprador deve abrir a concorrência tendo uma 51 idéia de que vai encontrar pela frente. Nessas circunstâncias, ele deve tomar como base ou o último preço, ou, se o item for um item novo, deverá fazer uma pesquisa preliminar de preços. Em resumo: nunca o comprador deve dar início a uma concorrência, sem ter uma idéia do que vai receber como propostas. Hora Certa O desenvolvimento industrial atual e o aumento cada vez maior do numero de empresas de produção em série, torna o tempo de entrega, ou os prazos de entrega, um dos fatores mais importantes no julgamento de uma concorrência. As diversas flutuações de preços do mercado e o perigo de estoques excessivos fazem com que o comprador necessite coordenar esses dois fatores da melhor maneira possível, a fim de adquirir na hora certa o material para a empresa. Quantidade Certa A quantidade a ser adquirida é cada vez mais importante por ocasião da compra. Até pouco tempo atrás se aumentava a quantidade a ser adquirida objetivando melhorar e preço; entretanto outros fatores como custo de armazenagem, capital investido em estoques etc., fizeram com que maiores cuidados fossem tornados na determinação da quantidade certa ou na quantidade mais econômica a ser adquirida. Para isso foram deduzidas fórmulas matemáticas objetivando facilitar a determinação da quantidade a ser adquirida. Entretanto, qualquer que seja, a fórmula ou método a ser adotado não elimina a decisão final da Gerência de Compras com eventuais alterações destas quantidades devido as situações peculiares do mercado. Fonte Certa De nada adiantará ao comprador saber exatamente o material a adquirir, o preço certo, o prazo certo e a quantidade certa, se não puder encontrar uma fonte de fornecimento que possa agrupar todas as necessidades. A avaliação dos fornecedores e o desenvolvimento de novas fontes de fornecimento são fatores fundamentais para o funcionamento de compras. Devido a essas necessidades o comprador, exceto o setor de vendas da empresa, é o elemento que mantém e deve manter o maior número de contatos externos na busca cada vez mais intensa de ampliar o mercado de fornecimento. Mais adiante será tratado o item como escolher e selecionar novos fornecedores. 52 5.1.2 - FUNÇÃO DE COMPRA A Função Compras é uma das engrenagens do grande conjunto denominado Sistema Empresa ou Organização e deve ser devidamente considerada no contexto, para que deficiências não venham a ocorrer, provocando demoras onerosas, produção ineficiente, produtos inferiores, o não cumprimento de promessas de entregas e clientes insatisfeitos. A competitividade no mercado, quanto a vendas, e em grande parte, assim como a obtenção de lucros satisfatórios, devida à realização de boas compras, e para que isto ocorra é necessário que se adquiram materiais ao mais baixo custo, desde que satisfaçam as exigências de qualidade. O custo de aquisição e o custo de manutenção dos estoques de material devem, também, ser mantidos em um nível econômico. Essas considerações elementares são a base de toda a função e ciência de Compras. A função Compras compreende:  Cadastramento de Fornecedores;  Coleta de Preços;  Definição quanto ao transporte do material;  Julgamento de Propostas;  Diligenciamento do preço, do prazo e da qualidade do material;  Recebimento e Colocação da Compra. 5.1.3 - OBJETIVOS DE COMPRAS De uma maneira bastante ampla, e que demonstra que a função compras não existe somente no momento da compra propriamente dita, mas que a mesma possui uma maior amplitude, envolvendo a tomada de decisões, procedendo a análises e, determinando ações que antecedem ao ato final, podemos dizer que compras tem como objetivo "comprar os materiais certos, com a qualidade exigida pelo produto, nas quantidades necessárias, no tempo requerido, nas melhores condições de preço e na fonte certa". Para que estes objetivos sejam atingidos, deve-se buscar alcançar as seguintes metas fundamentais: 1. Atender o cronograma de produção, através do fornecimento contínuo de materiais; 2. Estocar ao mínimo, sem comprometer a segurança da produção desde que represente uma economia para a organização; 3. Evitar multiplicidade de itens similares, o desperdício, deterioração e obsolescência; 55 5.4 - SEQÜÊNCIA LÓGICA DE COMPRAS Para se comprar bem é preciso conhecer as respostas de cinco perguntas, as quais irão compor a lógica de toda e qualquer compra: 1. O que comprar? R. - Especificação / Descrição do Material. Esta pergunta deve ser respondida pelo requisitante, que pode ou não ser apoiado por áreas técnicas ou mesmo compras para especificar o material. 2. Quanto e Quando comprar? R.- É função direta da expectativa de consumo, disponibilidade financeira, capacidade de armazenamento e prazo de entrega. A maior parte das variáveis acima deve ser determinada pelo órgão de material ou suprimento no setor denominado gestão de estoques. A disponibilidade financeira deve ser determinada pelo orçamento financeiro da Empresa. A capacidade de armazenamento é limitada pela própria condição física da Empresa. 3. Onde comprar? R.- Cadastro de Fornecedores. É de responsabilidade do órgão de compras criar e manter um cadastro confiável (qualitativamente) e numericamente adequado (quantitativa). Como suporte alimentador do cadastro de fornecedores deve figurar o usuário de material ou equipamentos e logicamente os próprios compradores. 4. Como comprar? R.- Normas ou Manual de Compras da Empresa. Estas Normas deverão retratar praticamente a política de compras na qual se fundamenta a Empresa. Originadas e definidas pela cúpula Administrativa deverão mostrar entre outras, competência para comprar, contratação de serviços, tipos de compras, fórmulas para reajustes de preços, formulários e rotinas de compras, etc. 5. Outros Fatores Além das respostas as perguntas básicas o comprador deve procurar, através da sua experiência e conhecimento, sentir em cada compra qual fator que a influencia mais, a fim de que possa ponderar melhor o seu julgamento. Os fatores de maior influência na compra são: Preço; Prazo; Qualidade; Prazos de Pagamento; Assistência Técnica. 56 5.5 - ORGANIZAÇÃO DO SERVIÇO DE COMPRAS As compras podem ser centralizadas ou não. O tipo de empreendimento é que vai definir a necessidade de centralizar. Uma prática muito usada é ter um comitê de compras, em que pessoas de todas as área da empresa participem das decisões. As vantagens da centralização dos serviços de compras são sempre postas em dúvida pelos departamentos que necessitam de materiais. De modo geral, a centralização apresenta aspectos realmente positivos, pela redução dos preços médios de aquisição, apesar de, em certos tipos de compras, ser mais aconselhável à aquisição descentralizada. 5.5.1 - Vantagens de Centralizar: a) visão do todo quanto à organização do serviço; b) poder de negociação para melhoria dos níveis de preços obtidos dos fornecedores; c) influência no mercado devido ao nível de relacionamento com os fornecedores; d) análise do mercado, com eficácia, em virtude da especialização do pessoal no serviço de compras; e) controle financeiro dos compromissos assumidos pelas compras associado a um controle de estoques; f) economia de escala na aquisição centralizada, gerando custos mais baixos; g) melhor qualidade, por causa da maior facilidade de implantação do sistema de qualidade; h) sortimento de produtos com mais consistência, para suportar as promoções nacionais; i) especialização das atividades para o pessoal da produção não perder muito tempo com contatos com os vendedores. 5.5.2 - Pontos importantes para descentralização: a) adequação da compra devido ao conhecimento dos problemas específicos da área onde o comprador exerce sua atividade. b) menor estoque e com uma variedade mais adequada, por causa de peculiaridades regionais da qualidade, quantidade, variedade. c) coordenação, em virtude do relacionamento direto com o fornecedor, levando a unidade operacional a atuar de acordo com as necessidades regionais. d) flexibilidade proporcionada pelo menor tempo de tramitação das ordens, provocando menores faltas. 57 5.6 – O PROCESSO DE COMPRAS 5.7 - QUALIFICAÇÃO DE COMPRADORES Mesmo para aqueles mais novos na atividade de compras já deve ter-se tornado evidente a importância dessa função e o quanto ela é interessante. Aos mais antigos no exercício do cargo deve ter ocorrido a diferença entre a função de comprador atual e o primitivo “Colocador de Pedido”, que antes somente fazia a entrega de formulários preenchidos e assinados, para cuja decisão ou formalização em nada tinha contribuído e influído. Compradores com boa qualificação profissional fornecem às empresas condições de fazer bons negócios; daí vem a maior responsabilidade, constituindo o comprador uma força vital, que faz parte da própria vida da empresa, pois o objetivo é comprar bem e eficientemente, e com isso atender aos objetivos de lucro, uma vez que o departamento de Compras é, em igualdade de condições com outras áreas, um centro de lucro. 5.8 - SELEÇÃO DE FORNECEDORES A escolha de um fornecedor é uma das atividades fundamentais e prerrogativa exclusiva de compras. O bom fornecedor é quem vai garantir que todas aquelas clausulas solicitadas, quando de uma compra, sejam cumpridas. Deve o comprador Armazenagem Controle de Estoque Recebimento Compras Cadastro de Fornecedores Cotação 1 Cotação 2 Cotação 3 Cotação n Fornecedores Decisão NF Material Fornecedor Requisição de Compra Pedido de Cotação C o ta çõ es Pedido de Compra Figura 2: Processo de Compra 60 caracterizam-se, portanto, como uma área com muitas facilidades de conflitos, conflitos estes sempre agravados pelos atrasos normais e habituais do planejamento. As pressões exercidas pelos setores de produção e faturamento reforçam ainda mais a probabilidade de atritos na área de compras. Neste momento todos se esquecem dos atrasos no planejamento das vendas e na programação da produção. Outro aspecto interessante do relacionamento dentro da área de compras é a inversão curiosa de atitude que se processa entre o comprador e o vendedor após a emissão do pedido. A posição inicial de vendedor é sempre solicitante e o comprador nesta fase poderá usar seus recursos de pressão para forçar o vendedor a chegar às condições ideais para a empresa. Uma vez emitido o pedido, o comprador perde sua posição de comando e passa a uma atitude de expectativa. Procurará de agora em diante adotar uma atitude de vigilância, procurando cuidar para que os fornecimentos sejam feitos e os prazos cumpridos. 5.10 - COTAÇÃO DE PREÇOS O depto de compras com base nas solicitações de mercadorias, efetua a cotação dos produtos requisitados. Depois de efetuadas as cotações o órgão competente analisa qual a proposta mais vantajosa levando em consideração os seguintes itens: a) prazo de pagamento; b) valor das parcelas; Para análise, utilizamos a seguinte fórmula: VA = VF (n + i) VA = Valor atual do produto VF = Valor futuro do produto i = Taxa de juros n = prazo de pgto 5.10 - O PEDIDO DE COMPRA Após término da fase de cotação de preços dos materiais e analise da melhor proposta para fornecimento, o setor de compras emite o pedido de compras para a empresa escolhida. Esse pedido deverá ter com clareza a descrição do material a ser comprado, bem como as descrições técnicas, para que não ocorra as freqüentes dúvidas que comumente acontecem. 61 Preferencialmente o pedido deverá ser emitido em 3 vias, sendo a 1ª e 2ª vias enviadas ao fornecedor, o qual colocará ciente na 2ª via e a devolverá, que passará a ter força de contrato, funcionando como um "instrumento particular de compromisso de compra e venda". A 3ª via funciona como follow up do pedido. 5.11 - O RECEBIMENTO DE MATERIAIS No recebimento dos materiais solicitados, alguns principais aspectos deverão ser considerados como: 1) Especificação técnica: conferencia das especificações pedidas com as recebidas. 2) Qualidade dos materiais: conferencia física do material recebido. 3) Quantidade: Executar contagem física dos materiais, ou utilizar técnicas de amostragem quando for inviável a contagem um a um. 4) Preço: 5) Prazo de entrega: conferencia se o prazo esta dentro do estabelecido no pedido. 6) Condições de pgto: conferencia com relação ao pedido. 5.12 - O ARMAZENAMENTO Na definição do local adequado para o armazenamento devemos considerar:  Volume das mercadorias / espaço disponível;  Resistência / tipo das mercadorias (itens de fino acabamento);  Número de itens;  Temperatura, umidade, incidência de sol, chuva, etc;  Manutenção das embalagens originais / tipos de embalagens;  Velocidade necessária no atendimento; O sistema de estocagem escolhido deve seguir algumas técnicas imprescindíveis na Adm. de Materiais. As principais técnicas de estocagem são: a) Carga unitária: Dá-se o nome de carga unitária à carga constituída de embalagens de transporte que arranjam ou acondicionam uma certa quantidade de material para possibilitar o seu manuseio, transporte e armazenamento como se fosse uma unidade. A formação de carga unitária se através de pallets. Pallet é um estrado de madeira padronizado, de diversas dimensões. Suas medidas convencionais básicas são 1.100mm x 1.100mm, como padrão internacional para se adequar aos diversos meios de transportes e armazenagem; b) Caixas ou Gavetas: É a técnica de estocagem ideal para materiais de pequenas dimensões, como parafusos, arruelas, e alguns materiais de escritório; materiais em 62 processamento, semi acabados ou acabados. Os tamanhos e materiais utilizados na sua construção serão os mais variados em função das necessidades específicas de cada atividade. c) Prateleiras: É uma técnica de estocagem destinada a materiais de tamanhos diversos e para o apoio de gavetas ou caixas padronizadas. Também como as caixas poderão ser construídas de diversos materiais conforme a conveniência da atividade. As prateleiras constitui o meio de estocagem mais simples e econômico. d) Raques: Ao raques são construídos para acomodar peças longas e estreitas como tubos, barras, tiras, etc. e) Empilhamento: Trata-se de uma variante da estocagem de caixas para aproveitamento do espaço vertical. As caixas ou pallets são empilhados uns sobre os outros, obedecendo a uma distribuição eqüitativa de cargas. Container Flexível: È uma das técnicas mais recentes de estocagem, é uma espécie de saco feito com tecido resistente e borracha vulcanizada, com um revestimento interno conforme o uso. 65 5) Comente a organização formal da Administração de Materiais estabelecida no Hospital Rhode Island. 66 REFERÊNCIAS BALLOU, Ronald H. Logística empresarial: transportes, administração de materiais e distribuição física São Paulo: Atlas, 1998. CHIAVENATO, Idalberto. Iniciação a Administração de Materiais. São Paulo: Makron,McGraw-Hill, 1991. DIAS, Marco Aurélio P. Administração de Materiais uma abordagem logística, São Paulo: Atlas, 1997. _______. Administração de Materiais: edição compacta, São Paulo: Atlas, 1995. _______. Gerência de Materiais. São Paulo: Atlas, 1986 GURGEL, Floriano C. A. Administração do Fluxos de Materiais e Produtos. São Paulo: Atlas, 1996. MARTINS, Petrônio G. Administração de Materiais e Recursos Empresariais, São Paulo: Saraiva, 2000. MOREIRA, Daniel Augusto. Introdução a Administração da Produção e Operações. São Paulo: Pioneira, 1998. MOROZOWSKI, Antonio C. Apostila de Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais. Curitiba - PR MOURA, Reinaldo A . Armazenamento e Distribuição Física. São Paulo: IMAM, 1997. PARENTE, Juracy. Varejo no Brasil. São Paulo: Atlas, 2000. POZO, Hamilton. Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais: uma abordagem logística. São Paulo: Atlas, 2001 SITES DE INTERESSE www.aduaneiras.com.br www.amcham.com.br www.aslog.org.br www.cel.coppead.ufrj.br www.fao.org www.guiadelogistica.com.br www.ibge.gov.br www.imam.com.br www.mdic.gov.br www.pessoal.onda.com.br/razzolini/glolog.html www.tecnologistica.com.br 64,843 4Engrenage ns 0 5