Apostila Completa de Project 2007

Apostila Completa de Project 2007

(Parte 1 de 3)

Microsoft Project 2007

Elaboração, Composição e Diagramação

adriana@hssinformatica.com.br
Abril/2008

Revisão: Todas as marcas citadas neste material, são propriedades de seus respectivos fabricantes.

Introdução ao Microsoft Project 20071
Conceitos sobre Gerenciamento de Projetos1
Iniciando1
Apresentação da Tela2
Menu de Controle3
Barra de Menu3
Barra de Ferramenta4
Barra de Entrada6
Barra de Status6
Manipulação de Arquivos7
Salvando um Projeto7
Extensões do Project8
Abrindo um Projeto9
Fechando um Projeto9
Saindo do Project9
Teclas de Navegação10
Modos de Visualização do Project1
Calendar - Calendário1
Gant Chart - Gráfico de Gant12
Netwotk Diagram - Gráfico de Diagrama de Rede12
Task Usage Utilização das Tarefas13
Tracking Gant Gant de Controle13
Resource Graph - Gráfico de Recursos14
Resource Sheet Planilha de Recursos14
Resource Usage Planilha de Utilização dos Recursos15
Alternando entre os modos15
Desenvolver um Projeto17
Informações de um Projeto17
Calendário18
Tarefas19
Inserir Tarefas19
Editar o conteúdo da Tarefa20
Editando Várias Tarefas Simultaneamente24
Etapa25
Mover Tarefas25
Copiar Tarefas26
Remover Tarefas26
Recurring Task - Tarefa Recorrente27
Alterando Tarefas Recorrentes28
Colunas: Campos de Dados29
Alterando a Largura29
Relacionamento30
Tipos de Relacionamento30
Vincular Tarefas (Criar relacionamentos)31
Desvincular Tarefas32
Alterar Relacionamentos32
Lag - Tempo de Retardo3
Lag - Tempo de Avanço3
Outline - Resumo (Estruturação)34
Ferramentas de Estruturação de Níveis35
WBS Work Breakdown Structure (EDT Estrutura de Trabalho)35
Exibindo o WBS juntamente com a descrição das Tarefas35
Exibindo o WBS no lugar do ID36
Resource - Recursos37
Atribuindo Recursos38
Substituindo Recursos39
Removendo Recursos39
Atribuindo um recurso á várias tarefas simultaneamente39
Tarefa Crítica40
Table - Tabelas41
Tabelas de Campos de Tarefas41
Tabela de Campos de Recursos42
Personalizando uma Tabela já Existente43
Criar uma Nova Tabela4
Modelo GLOBAL.MPT45
Personalização dos Modos46
Calendar - Calendário46
Gráfico de Gant50
Gráfico Diagrama de Rede53
Filtros56
Aplicando um Filtro de Tarefas56
Aplicando um Filtro de Recursos57
Criar Filtros58
Tipos de Tarefas (relacionado à Duração)59
Fixed Units - Unidades Fixas59
Fixed Work - Trabalho Fixo59
Fixed Duration - Duração Fixa60
Alterando o Tipo de Duração de uma Tarefa60
Gerenciamento de Recursos61
Localizar Recursos Superalocados e suas Atribuições de Tarefas61
Reduzir o Trabalho de um Recurso62
Reatribuir trabalho a outro recurso63
Atrasar uma Tarefa64
Alterar as horas e os dias de trabalho de um recurso6
Baseline - Linha de base67
Salvando a Linha de base67
Exibindo a linha de base para Acompanhamento68
Acompanhando a Evolução das Tarefas69
Atualizar Tarefas69
Atualizar o Projeto70
Compartilhar Recursos71
Relatórios72
Selecionando Relatórios72
Personalizando um Relatório já Existente74
Criando um Relatório Personalizado75
Impressão76
Configurações de Impressão76
Visualizando a Impressão79

MS Project 2007 1

Introdução ao Microsoft Project 2007

passar despercebidas; mas com o Microsoft Project você pode manter tudo sob controle

O Microsoft Project é um poderoso aplicativo de gerenciamento de projetos que você pode utilizar para planejar, programar e representar graficamente as informações sobre projetos. Com o Microsoft Project é fácil criar e modificar um conjunto de tarefas para atingir seus objetivos. O software de gerenciamento de projeto é uma ferramenta muito importante para o estabelecimento de um plano inicial de projeto. Além disso, o Microsoft Project recalcula rapidamente os cronogramas e permite-lhe ver como as mudanças em uma parte do projeto podem afetar os seus plano como um todo. Novas tarefas, tarefas obsoletas, datas intermediárias que afetam outras tarefas ou a disponibilidade irregular de um recurso poderiam, caso contrário,

Conceitos sobre Gerenciamento de Projetos

O gerenciamento de projetos pode ser definido pelo planejamento, coordenação e gerenciamento de tarefas e recursos, para a realização de um objetivo específico ou de um conjunto de objetivos. O Ciclo de Gerenciamento de Projetos consiste, de um modo geral, de três etapas:

1. Criação do Projeto: a primeira fase envolve a definição das tarefas, incluindo a sua duração e relação com a globalização do projeto.

2. Gerenciamento do Projeto: A segunda fase envolve o controle das tarefas e recursos até ao final do projeto, efetuando as adaptações necessárias de modo a manter o projeto em funcionamento.

projeto

3. Reportagem do Projeto: Esta fase inclui gerar relatórios e gráficos para reportar os detalhes do

Iniciando Para começar nosso trabalho, o primeiro passo é acessar o Project:

Selecione o botão INICIAR na Barra de Tarefas.

Selecione o menu PROGRAMAS, MICROSOFT OFFICE e o item MICROSOFT OFFICE PROJECT 2007.

MS Project 2007 2

Apresentação da Tela

podemos iniciar nosso trabalho

Toda vez que acessamos o Project, ele nos fornece um arquivo novo intitulado Project 1, onde

Vejamos com detalhes os itens que compõem a tela principal:

Barra de Título Barra de Menu

Barras de Ferramentas: Padrão e Formatação

Barra de Rolagem Barra de Status

Barra de Entrada

Atalho para

Divisão de Painéis

Tela de Trabalho do Modo Ativo (indicado à esquerda pela Barra de Modo), nesse exemplo: Gant Chart (Gráfico de Gant).

À esquerda planilha para listagem de tarefas, à direita Gant Chart.

Barra de Modos (caso não esteja aparecendo, selecione VIEW + VIEW BAR)

MS Project 2007 3

Menu de Controle

Maximizado, Restaurado, Minimizado e o comando de Fechar

Quando você acessa o Project são abertas duas janelas em sua tela (embora não pareça), uma para apresentar o software ativo, no caso o Project, e uma outra para exibir o projeto ativo. Cada janela possui um Menu de Controle, que serve para alterar os estados da mesma:

nível interno. Se a janela do Project for fechada, a do arquivo sobre a mesma

Perceba que existe uma endentação entre os símbolos, o que representa a hierarquia das janelas. O Projeto se encontra dentro da janela principal do Project, por isso sua representação em um

Barra de Menu

Apresenta todos os comandos disponíveis para serem aplicados em nosso projeto. Para acessar:

Clique com o mouse no nome do comando desejado; OU, Pressione ALT + a letra sublinhada (HotKey) do nome do comando desejado; OU, Pressione ALT para ativar a Barra de Menu e movimente-se utilizando as setas do teclado

Toda vez que você clicar em um menu, perceba que no fim da lista de comandos, existe uma seta dupla apontando para baixo. Se você deixar o ponteiro do mouse um breve intervalo sobre qualquer comando, ou clicar diretamente na seta dupla, o menu é expandido por completo.

Esse recurso pode ser desabilitado através do comando: VIEW + TOOLBARS + CUSTOMIZE Guia OPTIONS, ative MENUS ALWAYS SHOW FULL MENUS.

Menu de Controle que controla os estados da janela do Project.

Menu de Controle que controla os estados da janela do projeto ativo.

Opções em cinza: comando não disponível no momento Teclas de Atalho Opções com seta lateral: abrem sub menu Opções com reticências: abrem caixa de diálogo Setas para ampliar menu

MS Project 2007 4

Barra de Ferramenta

Quando você executa o Project pela primeira vez, as Barras de Ferramentas STANDARD e FORMATTING estão compartilhando a mesma linha, por isso, se tem a impressão que apenas uma barra de ferramentas está sendo apresentada.

Indicador de Início da Barra de Ferramentas

Indicador de Ícone Ocultos

Botão Adicionar ou Remover Ícones

Indicador de Início da Barra de Ferramentas: coloque o mouse sobre ele, e ícone de 4 setas é apresentado, para que você possa mover a Barra de Ferramentas para outra localidade.

Indicador de Ícones Ocultos: como não há espaço suficiente para visualizar todos os ícones da barra de ferramentas, utilize esse ícone para visualizar os demais ícones. Conforme você utiliza um ícone oculto, ele troca de lugar com um ícone que esteja visível, respeitando a regra dos mais recém-usados.

Ferramentas, para adicionar e remover novos ícones

Botão Adicionar ou Remover Ícones: utilize esse atalho para personalizar as Barras de

Barras de Ferramentas em linhas diferentes:

Para que as Barras de Ferramentas fiquem em linhas diferentes, conseqüentemente com mais espaço para apresentar seus ícones, execute uma das 2 tarefas:

Mova uma das Barras de Ferramentas para outra posição OU

Guia OPTIONS, desative SHOW STANDARD AND FORMATTING TOOLBARS ON TWO ROWS.

MS Project 2007 5

Barra de Ferramentas Padrão Novo Projeto, Abrir, Salvar

Imprimir, Visualizar Impressão, Verificar Ortografia

Recortar, Copiar, Colar, Ferramenta Pincel (Copia Formatação) Desfazer e Refazer a ação executada.

Inserir Hyperlink Vincular Tarefas, Desvincular Tarefas, Dividir Tarefa.

Informações da Tarefa Ativa, Anotações da Tarefa, Task Drivers, Atribuir Recursos.

Aumentar Zoom, Diminuir Zoom, Ir para a Tarefa Selecionada
Copiar Figura, Assistente do Office

Agrupar por.

Barra de Ferramentas Formatting

Recuo para a esquerda, Recuo, Mostrar Subtarefa, Ocultar Subtarefa, Mostrar (Ocultar / Exibir).

Fonte: tipo e tamanho

Negrito, Itálico e Sublinhado Esquerda, Centralizar, Direita

Filtros, Auto Filtro Assistente de Gráfico de Gant

MS Project 2007 6

Barra de Entrada

A Barra de Entrada é utilizada para se digitar a informação que será inserida em tabelas ou campos.

Quando iniciamos a digitação de alguma informação, a Barra de Entrada fica ativa, aguardando a confirmação ou cancelamento da entrada:

São apresentados os botões:

: Para cancelamento, correspondendo à tecla ESC. Uma vez pressionado, toda a informação digitada, é cancelada.

digitada é confirmada e armazenada em seu projeto

: Para confirmação, correspondendo à tecla ENTER. Uma vez pressionado, toda a informação

Barra de Status Exibe informações sobre o projeto.

Lado Esquerdo: exibe o modo de trabalho corrente: Read, Enter, Edit.

MS Project 2007 7

Manipulação de Arquivos

No Project temos duas opções para salvar um Projeto (arquivo):

Salvando um Projeto

SAVE : Salva o arquivo ativo pela primeira vez ou atualiza-o

No menu FILE , selecione SAVE, ou clique o ícone na Barra de Ferramenta. Se for a

caso contrário, o arquivo é simplesmente salvo sem nenhuma outra confirmação

primeira vez que você está salvando o arquivo, a caixa de diálogo SAVE AS é apresentada, Pasta ativa

Conteúdo da Pasta ativa

Barra de Lugares: trás ícones de atalho para as localidades mais utilizadas pelo Windows.

Botão Voltar Botão Nível Acima

Botão Excluir

Botão Criar Nova Pasta Botão Modos de Exibição

TOOLS: - Delete, Rename, Map Netowork Drive,

- Properties

MS Project 2007 8

Na caixa FILE NAME, digite um nome para o arquivo, ou aceite a sugestão do Project: PROJECT1. O nome do arquivo pode ter 255 caracteres.

Em SAVE AS TYPE, informe o tipo de arquivo a ser salvo, na maioria dos casos esse item não é alterado, pois trabalhamos com o padrão PROJECT (*MPP).

Pressione botão SAVE para concluir a gravação

SAVE AS: Salva o arquivo ativo com outro nome, diretório ou unidade de disco

arquivo está armazenado, deve utilizar o comando FILE + SAVE AS

Como explicado acima, a caixa de diálogo SAVE AS só aparece na 1ª vez que salvamos o arquivo, se você desejar qualquer alteração no nome, diretório ou unidade de disco onde o

vez que salva, já o SAVE AS apresenta a caixa de diálogo sempre

Essa é a diferença entre SAVE e SAVE AS, SAVE só mostra a caixa de diálogo na primeira

Extensões do Project

Tipo de Projeto Extensões

Arquivos de Projeto .MPP Arquivos de Modelo .MPT Arquivos de Área de Trabalho .MPW Arquivos de texto ASCII .MPX

MS Project 2007 9

Abrindo um Projeto Para abrir um Projeto já existente.

No menu FILE

Selecione OPEN ou o ícone da Barra de Ferramenta Standard, e a seguinte caixa de diálogo é apresentada:

Fechando um Projeto Para fechar seu Projeto ao terminar de trabalhar:

No menu FILE, selecione CLOSE

Caso você tenha feito alterações e não tenha salvo o arquivo, o Project apresenta uma mensagem alertando para que seja salvo.

Yes Fecha o arquivo, salvando-o. No Fecha o arquivo e não salva. Cancel Retorna ao arquivo

Saindo do Project

No menu FILE Selecione EXIT

Ou,

Dê dois clique no Menu de Controle do Project

Se houver arquivos abertos que ainda não foram salvos, o Project exibirá a seguinte caixa, perguntando se deseja salva-lo.

MS Project 2007 10

Teclas de Navegação

Tecla Área Resultado ou Campos de Formulário Caracter à Esquerda ou à Direita ou Campos de Formulário Caracter acima ou abaixo

HOME ou END Campos de Formulário Início ou fim da linha.

ALT PGUP ou ALT PGDN Gráficos de Gant Uma janela à esquerda ou à direita (por colunas inteiras nas tabelas).

CTRL HOME ou CTRL END Gráficos de Gant Topo ou base do gráfico nessa data

ALT HOME ou ALT END Gráficos de Gant Data inicial ou final do projeto.

HOME ou END Gráficos de Diagrama de Rede Percorre a janela do gráfico de cima abaixo.

ou Gráficos Diagrama de Rede Tarefa à Esquerda ou à Direita ou Gráficos Diagrama de Rede Tarefa acima ou abaixo

CTRL HOME ou CTRL END Gráficos Diagrama de Rede Primeira ou última tarefa

TAB ou SHIFT TAB Gráficos Diagrama de Rede Tarefa à esquerda ou à direita.

ALT ou ALT Gráficos de Gant Desloca-se à esquerda ou à direita em pequenos aumentos.

ou Tabelas Campo à Esquerda ou à Direita ou Tabelas Campo acima ou abaixo

CTRL ou CTRL Tabelas Primeira ou última linha possível

HOME ou END Tabelas Primeiro ou último campo na linha.

CTRL HOME ou CTRL END Tabelas Primeiro campo da primeira linha ou último campo da última linha.

PGUP ou PGDN Tabelas & Gráficos de

Gant/Diagrama de Rede

Uma janela acima ou abaixo (por linhas inteiras nas tabelas)

F5 Tabelas & Gráficos de

Gant/Diagrama de Rede

Vai para a data ou número de identificação específica.

CTRL PGUP ou CTRL PGDN

Tabelas & Gráficos Diagrama de Rede

Uma janela à esquerda ou à direita (por colunas inteiras nas tabelas).

TAB ou SHIFT TAB Tabelas/Campos de Formulário Campo à esquerda ou à direita

MS Project 2007 1

Modos de Visualização do Project

Os modos do Project incluem formatos tradicionais de gerenciamento de projetos, tais como Network Diagram (Diagrama de Rede) e de Gant Chart (Gráfico de Gant), bem como formatos especializados para entrada de dados e sua exibição. Os usuários podem trabalhar com os modos fornecidos ou criar os seus próprios modos personalizados.

Existem oito modos principais, sendo o painel do Gant Chart (Gráfico de Gant) o modo padrão

Calendar - Calendário

As tarefas marcadas são exibidas em formato de agenda para representar a sua duração durante as semanas do mês.

MS Project 2007 12

Gant Chart - Gráfico de Gant

O Gráfico de Gant é constituído por uma tabela que relaciona as tarefas e suas informações, e um gráfico que exibe a duração das tarefas e seus relacionamentos.

Netwotk Diagram - Gráfico de Diagrama de Rede

Este fluxograma exibe o projeto com as tarefas em caixas ou nós. As linhas entre os nós representam elos entre as tarefas sucessoras e predecessoras. Cada nó exibe cinco campos de informação pertinente a essa tarefa.

MS Project 2007 13

Task Usage Utilização das Tarefas

Esta tabela mostra a distribuição de custos e de trabalho para cada recurso em um período de tempo específico.

Tracking Gant Gant de Controle Este gráfico exibe o acompanhamento do realizado com a linha de base (projetado).

MS Project 2007 14

Resource Graph - Gráfico de Recursos

Este gráfico exibe a colocação dos recursos, trabalho ou custo de um recurso durante um período de tempo.

Resource Sheet Planilha de Recursos

Este formato de planilha mostra a informação sobre cada recurso, tal como: taxa de pagamento, quantidade de pagamento, quantidade de horas de trabalho designadas e custo (inicial e real)

MS Project 2007 15

Resource Usage Planilha de Utilização dos Recursos

Esta tabela mostra a distribuição de custos e de trabalho para cada recurso em um período de tempo específico.

Alternando entre os modos

1. Selecione o comando VIEW. Nesse menu encontramos os 8 primeiros itens, que representam os principais modos do Project.

MS Project 2007 16

Juntamente com esses 8 modos principais, existem outros modos adicionais definidos pelo Project, como também, podemos criar visualizações personalizadas, tudo isso através do comando VIEW + MORE VIEWS:

NewPermite a criação de uma nova visualização.
EditConfigura a visualização ativa.
CopyCria uma nova criação a partir de uma já existente.
OrganizerPermite a configuração da visualização no modelo GLOBAL.MPT do Project.

Onde: Apply.............Aplica a visualização escolhida.

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Desenvolver um Projeto

Informações de um Projeto

projeto, utilize para isso o menu PROJECT + PROJECT INFORMATION

Quando iniciamos um novo projeto, devemos cadastrar as informações essenciais de nosso

Stard DateQuando ativo, permite determinar a data de início do projeto.
Finish DateQuando ativo, permite determinar a data de fim do projeto.
Schedule from:Nesse item temos que definir se o projeto deve ter suas tarefas baseadas

Onde: em uma Data Inicial ou em uma Data Final.

Current DateDetermina qual a data corrente que o projeto deve assumir.
Status DateVocê pode definir uma data de status do projeto para calcular os valores

dos campos da tabela Valor acumulado. O Microsoft Project calculará o valor desses campos com base no trabalho e nos custos reais até a data de status do projeto. Se você não definir a data de status do projeto, o Microsoft Project usará a data atual para calcular esses campos.

CalendarDefine qual calendário de trabalho será utilizado no projeto.
PriorityDetermina a prioridade padrão das tarefas a serem criadas no projeto.
StatisticsApresenta a caixa de diálogo PROJECT STATISTICS, contendo

informações do seu projeto.

MS Project 2007 18

Calendário

O Calendário é uma outra configuração muito importante de seu projeto. O calendário especifica as horas de trabalho, dias de trabalho e férias do projeto. O projeto pode ter mais que um calendário, que será aplicado em grupos específicos de seu projeto (ex: turno da noite). O Project já trás um calendário PADRÃO, no qual assume-se dia de trabalho de segunda a sexta no horário das 9:0 às 13:0 e das 14:0 às 18:0hs, sendo que o Project trabalho no período de tempo de 01/01/1.984 a 31/12/2.049.

1. Selecione TOOLS e o item CHANGE WORKING TIME. A seguinte caixa de diálogo é apresentada:

For CalendarIndica o calendário em questão, que deve ser alterado.
Create New CalPermite que vc crie um novo calendário, sem alterar o standard.

Onde: Área de Calendário..Apresenta o desenho do calendário, e ao clicar sobre uma data , do lado direito, ele apresenta o período de trabalho naquela data.

ExceptionsNessa grid devem ser cadastrados os períodos de feriado, férias e folga.
Work WeeksNessa grid deve ser configurado os dias e horários de trabalho.

MS Project 2007 19

Tarefas

de Gant é o melhor local para inserir sua listagem de tarefas
ICampo de identificação criado automaticamente, representando o número da

Tarefa: Atividade que tem início e fim. A conclusão de uma tarefa é importante para a conclusão do projeto. Os projetos são constituídos de tarefas, e a Planilha de Tarefas da visualização Gráfica Cada tarefa cadastrada inclui 3 informações essenciais: linha onde se encontra a tarefa, iniciando em 1.

Task NameDescrição da tarefa a ser executada.
DurationDefine quanto tempo essa tarefa demora a ser executada, sendo que pode ser

inserida em 5 unidades: minutos (Min), horas (Hr), dias (Day), semanas (Wk) e mês (Mon)

Inserir Tarefas

1. Na Planilha de Tarefas (VIEW + GANT CHART), posicione seu cursor na primeira célula em branco da coluna Task Name.

ENTERPara completar a entrada e descer para a próxima célula.
TABPara completar a entrada e avançar para o próximo campo.
SETASPara completar a entrada e mover-se na direção correspondente.

3. Insira uma DURATION para a tarefa cadastrada. Caso você não cadastre uma duração, o

indica que essa duração é estimada

Project assume duração de 1DAY?, a presença da ? (interrogação) em qualquer duração,

Caso você deseje inserir uma tarefa entre outras que já foram inseridas, você pode utiliza o comando INSERT + NEW TASK, ou pressione o botão INSERT/INS:

1. Toda vez que o Project inseri uma nova tarefa entre uma sequência de tarefas já existentes, a tarefa é inserida acima da tarefa selecionada, então, posicione seu cursor na posição desejada.

MS Project 2007 20

2. Selecione o comando INSERT e o item NEW TASK, ou simplesmente pressione a tecla INSERT/INS.

Editar o conteúdo da Tarefa A Barra de Entrada da tela do Project, pode ser usada para editar o conteúdo de um campo.

OU Outra maneira de editar as informações da tarefa, é pressionando duplamente o mouse sobre a tarefa ou utilizando o ícone TASK INFORMATION. A caixa de diálogo TASK INFORMATION é apresentada, sendo composta por 6 guias, onde encontramos as configurações de uma tarefa.

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