PROFPROFªªÉÉLIDA MENEZES

Finalidade: Finalidade:

PreservaPreserva çção ão

Acesso Acesso ààinformainformaçção de seus documentos que ão de seus documentos que servem servem ààAdministraAdministraçção e ão e ààHistHistóória ria

Base teBase teóórica e prrica e práática para que se tica para que se compreenda o processo evolutivo da compreenda o processo evolutivo da humanidade. humanidade.

FunFunçções e atividades dos ões e atividades dos óórgãos produtores, rgãos produtores, seja pessoa fseja pessoa fíísica, jursica, juríídica, pdica, púública ou privada. blica ou privada.

Portanto, arquivos organizados, e nunca Portanto, arquivos organizados, e nunca fragmentados. fragmentados.

Acervo Acervo -- totalidade dos documentos conservados em um arquivo. totalidade dos documentos conservados em um arquivo.

Acesso Acesso ––possibilidade de consulta a um arquivo, como resultado de possibilidade de consulta a um arquivo, como resultado de autorizaautorizaçção legal. ão legal.

Acondicionamento Acondicionamento ––embalagem destinada a proteger os documentos e a embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio. facilitar seu manuseio.

AcumulaAcumula çção ão ––formaformaçção progressiva, natural e orgânica do arquivo. ão progressiva, natural e orgânica do arquivo.

Armazenamento Armazenamento ––guarda de documento em mobiliguarda de documento em mobili áário ou equipamentos rio ou equipamentos prpróóprios em prios em á reas que lhes são destinadas. reas que lhes são destinadas.

Arquivamento Arquivamento ––conjunto das operaconjunto das operaçções de acondicionamento e ões de acondicionamento e armazenamento de documentos. armazenamento de documentos.

Arquivista Arquivista ––profissional de arquivo, de nprofissional de arquivo, de níível superior. vel superior.

Disciplina Disciplina ––tambtamb éém conhecida como m conhecida como arquivologia que tem por objeto o arquivologia que tem por objeto o conhecimento da natureza dos arquivos e das conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias, mteorias, méétodos e ttodos e téécnicas a serem observados cnicas a serem observados na sua constituina sua constituiçção, organizaão, organizaçção, ão, desenvolvimento e utilizadesenvolvimento e utilizaçção. ão.

Conjunto de documentos que independentemente da Conjunto de documentos que independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulanatureza ou do suporte, são reunidos por acumulaçção ão ao longo das atividades de pessoas fao longo das atividades de pessoas fíísicas ou sicas ou jurjuríídicas, publicas ou privadas. dicas, publicas ou privadas.

Entidade administrativa responsEntidade administrativa respons áável pela custvel pela custóódia, dia, pelo tratamento documental e pela utilizapelo tratamento documental e pela utilizaçção dos ão dos arquivos sob sua jurisdiarquivos sob sua jurisdiçção. ão.

EdifEdif íício em que são guardados os arquivos cio em que são guardados os arquivos

MMóóvel destinado a guarda de documentos. vel destinado a guarda de documentos.

Conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a Conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteproteçção fão fíísica dos arquivos contra agentes de deteriorasica dos arquivos contra agentes de deterioraçção. ão.

Unidade de registro de informaUnidade de registro de informaçção, qualquer que seja o suporte ão, qualquer que seja o suporte utilizado. utilizado.

Controle de temperatura e umidade relativa e de poluentes, Controle de temperatura e umidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera atmosfera ààconservaconservaçção. ão.

ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU: noARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU: no çções ões que se confundiram por muito tempo, não sque se confundiram por muito tempo, não só ó pela finalidade e forma fpela finalidade e forma fíísica dos documentos, sica dos documentos, mas tambmas tambéém, porque estas instituim, porque estas instituiçções tinham o ões tinham o mesmo objetivo. Elas funcionavam como mesmo objetivo. Elas funcionavam como grandes depgrandes depóósitos de documentos de qualquer sitos de documentos de qualquer espespéécie, produzidos pelo homem. cie, produzidos pelo homem.

As três tem a funAs três tem a fun çção de guardar, mas seus ão de guardar, mas seus objetivos são diferentes, podendo ser assim objetivos são diferentes, podendo ser assim definidos: definidos:

Arquivo Arquivo

ÉÉo conjunto de documentos que o conjunto de documentos que independentemente da natureza ou independentemente da natureza ou suporte, são reunidos por suporte, são reunidos por acumulaacumulaçção ao longo das atividades ão ao longo das atividades de pessoas fde pessoas fíísicas ou jursicas ou juríídicas, dicas, publicas ou privadas, visando a publicas ou privadas, visando a utilidade que poderão oferecer no utilidade que poderão oferecer no futuro. futuro.

Biblioteca Biblioteca

ÉÉo conjunto de material, em sua o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. pesquisa e consulta.

Museus Museus

InstituiInstitui çções de interesse pões de interesse púúblico, criada com a blico, criada com a finalidade de finalidade de conservar, estudar conservar, estudar e e colocarcolocara a disposidisposiççãoãodo pdo púúblico conjuntos de peblico conjuntos de peçças e as e objetos de valor cultural. Observaobjetos de valor cultural. Observa--se, então que se, então que as finalidades das as finalidades das Bibliotecas e dos Museus Bibliotecas e dos Museus são essencialmente CULTURAIS, enquanto que são essencialmente CULTURAIS, enquanto que as dos as dos ArquivosArquivossão FUNCIONAIS, porsão FUNCIONAIS, poréém o m o valor cultural existe, uma vez que constituem a valor cultural existe, uma vez que constituem a base fundamental para o conhecimento da base fundamental para o conhecimento da

HistHist óória. ria.

Para que os arquivos possam Para que os arquivos possam desempenhar suas fundesempenhar suas fun ç ções, tornaões, torna--se se indispensindispensáável que os documentos estejam vel que os documentos estejam dispostos de forma a servir o usudispostos de forma a servir o usuáário com rio com precisão e rapidez. A metodologia a ser precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada deveradotada deverááatender as necessidades atender as necessidades da instituida instituiçção a que serve, como tambão a que serve, como tambéém, m, a cada esta cada estáágio de evolugio de evoluçção por que ão por que passam os arquivos. passam os arquivos.

Arquivo de 1Arquivo de 1ªªIdade ou Corrente Idade ou Corrente

ConstituConstitu íídos de documentos em curso ou dos de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados consultados frequentemente, conservados nos escritnos escritóórios ou nas repartirios ou nas repartiçções que se ões que se recebem e os produziram em recebem e os produziram em dependências prdependências próóximas de fximas de fáácil acesso. cil acesso.

Arquivo de 2Arquivo de 2ªªIdade ou Idade ou

IntermediIntermedi áário rio

ConstituConstitu íído de documentos que deixara do de documentos que deixara de ser freqde ser freqüüentes consultados, mas cujos entes consultados, mas cujos óórgãos que os receberam e os produziram rgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitpodem ainda solicitáá--los. A permanência los. A permanência dos documentos nesses arquivos dos documentos nesses arquivos é é transittransit óória. ria.

Arquivo de 3Arquivo de 3ªªIdade ou Idade ou

Permanente Permanente

ConstituConstitu íído de documentos que perderam do de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que todo valor de natureza administrativa e que conservam em razão de seu valor histconservam em razão de seu valor históórico rico

(probat(probatóório e informativo) os meios de rio e informativo) os meios de conhecer o passado e sua evoluconhecer o passado e sua evoluçção. Estes ão. Estes são os arquivos propriamente ditos. são os arquivos propriamente ditos.

A cada uma dessas fases, corresponde uma A cada uma dessas fases, corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, consequentemente, uma documentos e, consequentemente, uma organizaorganiza çção adequada. ão adequada.

A escolha do mA escolha do m éétodo de arquivamento todo de arquivamento deve considerar as caracterdeve considerar as caracteríísticas dos sticas dos documentos a serem classificados. documentos a serem classificados.

Os mOs méétodos btodos báásicos de arquivamento sicos de arquivamento mais utilizados são os seguintes: mais utilizados são os seguintes:

AlfabAlfab éético; tico;

GeogrGeogr ááfico; fico;

NumNum éérico simples; rico simples;

IdeogrIdeogr ááfico. fico.

MMéétodo Alfabtodo Alfabéético tico

Elemento principal Elemento principal ééo nome, neste mo nome, neste méétodo não todo não éénecessnecessáário consultar rio consultar ííndices para se localizar ndices para se localizar os documentos. As fichas ou pastas são os documentos. As fichas ou pastas são colocadas em ordem alfabcolocadas em ordem alfabéética, segundo as tica, segundo as regras gerais de Alfabetizaregras gerais de Alfabetizaçção. ão.

ConsideraConsidera--se, primeiro, o se, primeiro, o úúltimo sobrenome, ltimo sobrenome, depois o prenome. depois o prenome.

Exemplos: Jorge Elias de Alencar Exemplos: Jorge Elias de Alencar

Eduardo Fonseca Eduardo Fonseca

ArquivamArquivam--se: Alencar, Jorge Elias de se: Alencar, Jorge Elias de

Fonseca, Eduardo Fonseca, Eduardo

Quando houver sobrenomes iguais, Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabprevalece a ordem alfab é é tica do prenome: tica do prenome:

Exemplos: Exemplos: ZulmiraZulmira Albuquerque Albuquerque

Sandra Albuquerque Sandra Albuquerque

ArquivamArquivam --se: Albuquerque, Sandra se: Albuquerque, Sandra

Albuquerque, Albuquerque, Zulmira Zulmira

Empresas com nomes abreviados Empresas com nomes abreviados são considerados como se tivessem são considerados como se tivessem escritos por extenso. escritos por extenso.

Exemplos: Cia. Eletricidade de Exemplos: Cia. Eletricidade de BrasBras ííl l

TelebrasTelebras íília lia

ArquivamArquivam--se: Companhia de Eletricidade de
se: Companhia de Eletricidade de

BrasBras í í lia lia

TelecomunicaTelecomunicaçções de Brasões de Bras í lia lia

Sobrenomes compostos Sobrenomes compostos ––ligados por ligados por h íífens terão entrada pela primeira parte. fens terão entrada pela primeira parte.

Exemplos: Osmar VilasExemplos: Osmar Vilas --

Boas Boas

Bianca DuqueBianca Duque--Estrada Estrada

ArquivamArquivam--se: Duquese: Duque --

Estrada, Bianca Estrada, Bianca

VilasVilas --

Boas, Osmar Boas, Osmar

Se o nome for composto de dois Se o nome for composto de dois sobrenomes ligados pela partsobrenomes ligados pela part í í cula cula e, e, estes serão considerados compostos. estes serão considerados compostos.

Exemplos: Regina Costa e Silva Exemplos: Regina Costa e Silva

SSéérgio Moura e Santos rgio Moura e Santos

ArquivamArquivam--se: Costa e Silva, Regina se: Costa e Silva, Regina

Moura e Santos, SMoura e Santos, Séérgio rgio

Os nomes com Santo, Santa e São, Os nomes com Santo, Santa e São, seguem a regra dos nomes formados de seguem a regra dos nomes formados de um substantivo e um adjetivo. um substantivo e um adjetivo.

Exemplos: Maria Santa Clara Exemplos: Maria Santa Clara

JosJos é

São Marcos São Marcos

Igor Santo Amaro Igor Santo Amaro

ArquivamArquivam--se: Santa Clara, Maria se: Santa Clara, Maria

Santo Amaro, Igor Santo Amaro, Igor

São Marcos, JosSão Marcos, José é

¾TT íítulos como Doutor, General, Conde, tulos como Doutor, General, Conde,

Ministros, etc.., devem figurar no fim, entre Ministros, etc.., devem figurar no fim, entre parênteses. parênteses.

Exemplos: Doutor, Abel de Almeida Exemplos: Doutor, Abel de Almeida

Ministro Ministro DilsonDilsonFunaro Funaro

ArquivamArquivam--se: Almeida, Abel de (Doutor) se: Almeida, Abel de (Doutor)

Funaro, Funaro, DilsonDilson(Ministro)

(Ministro)

Os nomes que exprimem grau de parentesco com Os nomes que exprimem grau de parentesco com

J úúnior, Filho, Sobrinho, Neto, são considerados partes nior, Filho, Sobrinho, Neto, são considerados partes integrantes do integrantes do úúltimo sobrenome, mas não são ltimo sobrenome, mas não são considerados pela alfabetaconsiderados pela alfabetaçção. ão.

Exemplos: JanaExemplos: Jana í na Antunes Neta na Antunes Neta

Carlos Santos JCarlos Santos Júúnior nior

Marcos Lima Sobrinho Marcos Lima Sobrinho

Mario Dutra Filho Mario Dutra Filho

ArquivamArquivam--se: Antunes Neta, Janase: Antunes Neta, Jana í na na

Dutra Filho, Mario Dutra Filho, Mario

Lima Sobrinho, Marcos Lima Sobrinho, Marcos

Santos Junior, Carlos Santos Junior, Carlos

Nomes orientais Nomes orientais ––Japoneses, Chineses e Japoneses, Chineses e

Á Á rabes são registrados como se apresentam. rabes são registrados como se apresentam.

Exemplos: Exemplos: ChenChenTaiTai --

Chien Chien

RoinRoin KoKo --

Sheng Sheng

Al Bem Al Bem Hur Hur

ArquivamArquivam--se: Al Ben se: Al Ben Hur Hur

ChenChen TaiTai --

Chien Chien

RoinRoin KoKo --

Sheng Sheng

Os nome espanhOs nome espanh ó is: sobrenome paterno is: sobrenome paterno antecede o materno, não devendo ser antecede o materno, não devendo ser abreviado. abreviado. ÉÉpor este que se deve entrar. por este que se deve entrar.

Exemplos: Jorge Exemplos: Jorge PinPinY Y Soler Soler

Silvia Perez Fontana Silvia Perez Fontana

ArquivamArquivam--se: Perez Fontana, Silvia se: Perez Fontana, Silvia

PinPinY Y SolerSoler, Jorge , Jorge

As firmas, empresas, instituiAs firmas, empresas, institui ç ões e ões e óórgãos rgãos governamentais devem ser considerados governamentais devem ser considerados tais como se apresentam. tais como se apresentam.

Exemplos: C & Modas Exemplos: C & Modas

J. Câmara & Irmãos S/A J. Câmara & Irmãos S/A

Os congressos, conferências, reuniões, assemblOs congressos, conferências, reuniões, assemblééias, ias, quando precedidas de nquando precedidas de núúmero, que estejam em mero, que estejam em algarismos ou por extenso, entrarão pelo nome e os algarismos ou por extenso, entrarão pelo nome e os nnúúmeros são colocados no fim entre parênteses. meros são colocados no fim entre parênteses.

Exemplos: 5Exemplos: 5ººCongresso de Psicologia Congresso de Psicologia

2020ªªReunião da AssociaReunião da Associaçção Comercial. ão Comercial.

Reunião da AssociaReunião da Associaçção Comercial (20ão Comercial (20ºº) )

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