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Por último, ocorre o teste de stress, quando é verificado o desempenho do sistema para um volume real de transacções da empresa (Molinari, 2003).

2.3.1.6. Treinamento:

O treinamento de usuários finais é uma tarefa fundamental e demorada, principalmente devido ao grande número de pessoas que deverão ser treinadas, devendo portanto ser considerada desde o início do projecto.

O planeamento das pessoas a serem treinadas, o local onde será realizado o treinamento, a preparação do material a ser utilizado, a definição dos instrutores (que, em muitos casos, consiste na própria equipe de implantação da empresa) e as datas de realização dos treinamentos são factores que devem ser tratados com bastante antecedência. (Hypólito, 2000)

Os gastos com treinamento são considerados altos pelo fato de que os funcionários não estarão aprendendo mais uma nova interface de software e sim um novo conjunto de processos, tendo que assumir responsabilidades diferentes das que eles estavam acostumados a conviver antes da implantação do ERP.

Devido a este fato, o tempo de treinamento é mais elevado do que um treinamento comum de um software.

2.3.1.7. Auditoria operacional e manualização sistémica:

A auditoria operacional deve acontecer após a implantação do sistema ERP. Seu objectivo é o de examinar as características de segurança e controle do aplicativo no intuito de determinar se está sendo mantida a integridade geral dos dados de uma organização. Além disto deve verificar se os dados estão sendo tratados com a acurácia desejada pelo sistema, no que tange à entrada ou à saída de informações.

Manuais electrónicos devem ser utilizados como em qualquer outra ferramenta tecnológica. A criação de um manual online com o intuito de disponibilizar aos usuários os procedimentos inerentes ao sistema garante uma padronização da sua utilização.

A pesquisa de satisfação online é uma outra opção que irá permitir uma ampliação da satisfação dos usuários bem como um maior desenvolvimento das potencialidades do sistema.

    1. Factores críticos da implantação dos sistemas ERP

A implantação de um sistema ERP é um desafio tanto tecnológico quanto social e, por conseguinte, faz com que se torne necessário uma visão diferenciada das inovações tecnológicas, dependendo de um balanceamento mais bem definido de como a organização será considerada como um sistema total (Kansal, 2006).

Um factor a ser considerado é que soluções projectadas para grandes corporações têm origens em países de culturas diferentes. Os efeitos da globalização contribuem com a uniformização, porém esse processo é gradativo e não chegou ainda a muitas empresas.

Para as grandes empresas este fato é considerado irrelevante em razão das normas e dos procedimentos internacionais que naturalmente adoptam. Como softwares ERP são considerados ferramentas de padronização, no caso delas, tais recursos são vistos tão somente como um factor positivo acrescentado (Soh et al., 2000).

Por outro lado, as pequenas e médias empresas encontram dificuldades quando têm a intenção de adquirir este tipo de sistema, em decorrência do consumo de recursos, custos elevados e adequações que precisariam ser feitas (Soh et al., 2000).

Uma outra questão bastante complexa na implantação de um sistema ERP é o seu alto custo. Neste tipo de projecto estão envolvidos custos com a compra do software, que por si só já é bastante elevado, e consumo de homem/hora tanto de consultoria como dos profissionais internos, que no caso de uma implantação de longa duração é bastante relevante. Existe ainda a compra dos equipamentos necessários para a instalação do software.

Além dos custos mencionados acima, existem também outros custos que normalmente não são considerados como o custo do treinamento dos usuários finais, a integração e testes, a conversão dos dados e os decorrentes de um mal planeamento da utilização dos consultores contratados (Koch, Slater e Baatz, 2006).

Estima-se, por exemplo, que para cada dólar gasto com licenças de uso do software do ERP propriamente dito, sejam gastos cerca de 3 dólares adicionais em serviços profissionais de suporte e consultoria de implantação (Souza e Saccol, 2003).

Por ser uma alternativa para implantação de sistemas integrados, o ERP faz com que os departamentos busquem a integração de toda a empresa ao invés de se preocuparem apenas com a optimização de suas atividades, o que gera esforços colectivos das pessoas que compõem aquela organização (Souza e Zwicker, 2001).

Os sistemas ERP derivam da interligação bastante forte de processos de negócio, sistemas de software e reengenharia de processos. Diferentemente dos projectos de software que tem como foco único o desenvolvimento de um sistema, os projectos de ERP são compostos de projectos de software e de processos de negócio e, por conseguinte, necessitam de uma colaboração mais intensa dos “stakeholders” envolvidos.

De acordo com estimativas do Standish Group International, 90% dos projectos de implantação de SAP/R3 terminam com atraso (Scott e Vessey, 2002).

Uma explicação para este alto índice de falhas se deve ao fato dos gerentes destes projectos não serem prudentes em identificar e gerenciar os riscos envolvidos neste tipo de implantação (Wright e Wright, 2001).

As dificuldades encontradas no cumprimento destes prazos se devem à: resistência ao ERP por parte das pessoas da organização, temendo a perda de seus empregos ou dificuldade em se adequar ao novo processo, rotatividade dos funcionários treinados para utilizar o novo sistema ou que dominam o negócio da empresa, má qualidade dos recursos humanos internos alocados e da equipe de consultoria contratada, limitações inerentes ao próprio produto ERP escolhido e dificuldade de integrar o ERP com outros sistemas legados existentes na organização (Padilha e Marins, 2005).

Outro problema encontrado se origina da integração de todos os processos da organização no ERP. Desta maneira, um problema de uma área pode se alastrar com rapidez para outras, com o risco de afectar toda a organização (Padilha e Marins, 2005). Em uma pesquisa da FGV realizada com 28 empresas com facturamento acima de R$ 500 milhões, constatou-se que a decisão sobre a adopção de ERP foi tomada de forma apressada, alimentada pela pressão da concorrência ou de seus accionistas, na grande maioria das entrevistadas. Os dados levantados mostraram que 90% das empresas adoptaram o ERP para acompanhar a tendência de mercado e 45% devido a pressão dos seus accionistas. Estas empresas não perceberam a amplitude e a profundidade das questões envolvidas com a implantação de um projecto desta natureza e fizeram uma reengenharia dos seus processos de uma maneira superficial, preocupando-se apenas com a automatização (cerca de 66%).

Este fato gerou, como consequência, o não atendimento das necessidades específicas dos negócios e, em alguns casos, perda de algumas destas funções essenciais (Wood Jr., 1999).

2.5. Vantagens do Sistema ERP

1. Cria visibilidade em todos os processos importantes em vários departamentos de uma organização (especialmente para o pessoal de gerência sénior).

2. Automática e coerente fluxo de trabalho de um departamento função / para outro para garantir uma transição suave / conclusão dos processos.

3. Criação de um único relato de  sistema para analisar as estatísticas / números / status etc, em tempo real, através de todas as funções / departamentos.

4. O mesmo software é usado em todos os departamentos - isto pode evitar departamentos individuais que têm que comprar e manter seus próprios sistemas de software.

5. Alguns fornecedores de ERP podem estender seus sistemas de ERP para fornecer BusinessIntelligence e outras funcionalidades.

6. Avançado sistema e-commerce integrado o que torna possível o uso de sistemas de ERP que podem lidar com acompanhamento de pedidos baseado em web / processamento.

7. Existem vários módulos em um sistema de ERP, como Finanças / Contas, Gestão de Recursos Humanos, Manufatura, Marketing / Vendas, SupplyChain / Armazém de gestão, CRM, Gestão de Projetos, etc

8. Desde que o ERP é um software modular do sistema, é possível implementar ou alguns módulos (ou) muitos módulos com base nos requisitos de uma organização.  Se mais módulos implementados, a integração entre os vários departamentos poderia ser melhor.

9. Único banco de dados é implementado no back-end para armazenar todas as informações exigidas pelo sistema de ERP e que permite o armazenamento centralizado / back-up de todos os dados da empresa.

10. Sistemas ERP são mais seguras como as políticas de segurança centralizadas pode ser aplicado a eles e todas as transações que acontecem através dos sistemas ERP pode ser rastreado.

11. Sistemas ERP fornecem visibilidade e, consequentemente, permitir uma melhor / mais rápido colaboração em todos os departamentos.

12. É possível integrar outros sistemas (como leitor de código de barras, por exemplo) para o sistema ERP através de uma API (Interface de Programação de Aplicação).

13. Sistemas ERP torna mais fácil o acompanhamento de pedidos, controle de estoque, acompanhamento de receita, vendas e actividades de previsão relacionados.

14. Os sistemas ERP são uma bênção para gerenciar globalmente dispersas empresas corporativas.

2.6. Desvantagens dos sistemas ERP (EnterpriseResourcePlanning):

1. O custo do software ERP, planeamento, customização, configuração, testes, implementação, etc é muito alto.

2. Implantações de ERP levam 1 a 3 anos para ficar concluída e totalmente funcional.

3. Muito pouca personalização pode não integrar o sistema de ERP com o processo de negócio e muita personalização pode retardar o projecto e torná-lo difícil de actualizar.

4. As economias de custo / retorno não podem ser realizadas imediatamente após a implementação do ERP e é muito difícil medir o mesmo.

5. A participação dos usuários é muito importante para o sucesso da implementação de projectos de ERP - Então, treinamento de usuários exaustiva e interface de usuário simples pode ser crítico. Mas os sistemas de ERP são geralmente difíceis de usar (e aprender).

6. Há talvez adicionais custos indirectos como a nova infra-estrutura de TI, a actualização dos links WAN, etc

7. A Migração dos dados existentes para o novo sistema ERP é sempre difícil de conseguir, com a integração de sistemas ERP com outros sistemas de software autónomo.

8. Implementações de ERP são difíceis de alcançar em organizações descentralizadas com os processos de negócios e sistemas diferentes.

9. Uma vez que um sistema ERP é implementado, torna-se um único vendorlock-in para mais upgrades, customizações etc

  1. CONCLUSÃO

Ao longo deste trabalho discutimos a evolução histórica, conceito do sistema ERP, fases de implementação, suas vantagens e desvantagens. Nota-se que um sistema ERP, por se tratar de um sistema interfuncional , depende dos sistemas funcionais dos diversos sectores empresariais para seu devido funcionamento. Infelizmente por desconhecimento da estrutura de um sistema ERP, diversos gestores resolvem implantá-lo em suas organizações sem terem devidamente ajustado seus sistemas funcionais, o que acarreta em um mau funcionamento ou até mesmo em casos extremos o não funcionamento do sistema ERP.

  1. BIBLIOGRAFIA

  1. LAUDON, Kenneth C. Sistemas de Informações gerenciais: administrando a empresa digital. São Paulo: Prentice Hall, 2004. p61.

  2. Padovoze, Clóvis Luís. Sistemas de informações contáveis: fundamentos e análise. São Paulo: Atlas, 2004. p68.

  3. CORRÊA, H.L.; GIANESI, I.G.N.; CAON, M. (1997). Planeamento, programação e controle da produção: MRP II / ERP: conceitos, uso e implantação. São Paulo: Atlas.

  4. O`BRIEN, James A. Sistemas de Informação e as decisões gerenciais na era da Internet. 2. ed. São Paulo: Saraiva: 2004. cap. 7.

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