Baixe 02 Idade dos Documentos e outras Notas de estudo em PDF para Contabilidade, somente na Docsity! EE Idade dos documentos Fabrício Mariano * mese em tconomia pela Wisconsin Intemario” Pal Univers. pos gradu do em Finanças é Gestão Corporativa pela Univer. sidade Candido, Mendes (UCAM). Graduado em Idade dos arquivos Sc pas Urano Federal do Rio de Janeiro (UFRJ) Professor do Ins- i ã m ivos vari ig tuto de Administração A classificação das "idades dos arquivos” varia de autor para autor, pois (ue o aa cada uma tem origem em um país diferente ou é influenciada em maior ou rofessr de cursos prer paratórios para concursos. menor grau por uma cultura específica. A seguir, serão abordadas as idades dos documentos, no que se refere a bibliografias indicadas para concursos públicos. Classificação das idades, segundo T. R. Schellenberg Primeira idade: arquivo corrente ou ativo É constituído de documentos de uso frequente, normalmente nas pró- prias unidades que os receberam ou produziram. Nessa fase, os documentos são analisados, organizados, classificados e arquivados, até que cumpram o seu tempo de vida útil, especificado na tabela de temporalidade. Na verdade, os documentos de primeira idade são os que têm função ad- ministrativa e estão ligados à alta gerência da instituição. Diz-se também que o documento na primeira idade tem gênero de valor primário. Segunda idade: arquivo intermediário ou temporário É constituído de documentos que deixam de ser consultados frequente- mente, mas que ainda poderão ser solicitados (virtualmente transferidos dos arquivos correntes), como também de documentos que aguardam o cumpri- mento do prazo que antecede à microfilmagem ou reprodução em CD-ROM. Na verdade, os documentos de segunda idade são os que têm função administrativa, mas não ligados à alta gerência, mais ligados à parte opera- cional da empresa. Diz-se também que o documento na segunda idade tem gênero de valor primário. Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., mais informações www.iesde.com.br Idade dos documentos Terceira idade: arquivo permanente, custódia, morto ou inativo É constituído de documentos que perderam seu valor administrativo e que são conservados por seu valor legal e/ou histórico. Normalmente, são guardados distantes do local de trabalho e acondicionados em outras mídias, visando o racionamento de espaço. Possui documentos processados, estudados ou assuntos resolvidos. Deve ficar claro que arquivo permanente, custódia, morto ou inativo tem denominação relativa à terceira idade, mas, na verdade, cada nome tem uma razão de ser, de acordo com a Revolução Francesa. Schellenberg (2005), enfatiza o gênero de valor primário e secundário dos documentos. E Gênero de valor primário: são os documentos com função admi- nistrativa, logo, pertencem à primeira ou à segunda idade. Segundo o autor, estes são os arquivos propriamente ditos. Deve ficar enten- dido que o autor tem uma preocupação maior com os documentos de uso corrente na instituição, ou seja, os documentos utilizados pela instituição no seu dia a dia, seja ligado à alta gerência ou à sua parte operacional. E Gênero de valor secundário: um documento passa a ter gênero de va- lor secundário quando ele perde sua função administrativa, podendo este ser microfilmado. Deve ficar claro que a microfilmagem, de acordo com Schellenberg, está diretamente associada à importância do docu- mento, no que se refere ao seu destino final para a instituição. Caso este seja importante, a microfilmagem será necessária, seja para diminuir o espaço ocupado ou para garantir que não haja perda do documento. Observação: Schellenberg preocupa-se com a destinação final da massa documental, e os termos arquivo permanente, custódia e morto são conquis- tas da Revolução Francesa, e cada nome tem a sua característica histórica. Classificação das idades, segundo Heloísa Bellotto Heloísa Bellotto define prazos fixos para a guarda do material de arquivo independente do tipo de empresa, ou seja, independente da sua estrutura, função e ação. Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASILS.A,, mais informações www iesde,com.br Idade dos documentos ção dos documentos de arquivos, em síntese, a TTD é um método de pesqui- sa utilizado pelo profissional de Arquivo. Em resumo, pode-se dizer que a TTD é um método de pesquisa que orien- tao arquivista, no que se refere à criação das idades dos documentos. Classificação dos documentos quanto à entidade mantenedora E Públicos: são documentos provenientes de órgãos federais, estaduais e municipais. EH Privados: são documentos provenientes de instituições particulares. Classificação dos documentos quanto ao acesso E Franqueados: tem como característica o fato de serem disponibiliza- dos ao público. E Restritos: referentes à segurança nacional e à ordem política, acessa- dos somente por militares. E Confidenciais: documentos de posse do Ministério das Relações Exte- riores, e acessados somente por pessoas credenciadas. Resolução de questões 1. Podemos associar os termos arquivo inativo, arquivo central e arquivo morto, respectivamente, aos arquivos: a) corrente, intermediário e permanente. b) permanente, intermediário e corrente. c) permanente, intermediário e permanente. d) intermediário, corrente e permanente. e) permanente, permanente e permanente. Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., mais informações www.iesde.com.br Idade dos documentos Solução: Um documento, quando chamado de inativo, pode pertencer tanto à segunda idade (de acordo com Marilena Leite Paes) quanto à terceira idade (de acordo com Schellenberg). De acordo com esse fato, o ter- mo inativo pode gerar uma dúvida, pois a questão não cita em qual autor se baseia. Entretanto, quando se fala em arquivo central, não há dúvida de que o autor é Heloísa Bellotto, ou seja, o documento está na primeira idade. Assim, o arquivo central tem que pertencer à primeira idade, e a única alternativa cujo termo intermediário se refere ao arquivo corrente per- tencendo à primeira idade é a D. Gabarito: D 2. Em âmbito arquivístico, os termos acondicionar, ordenar e descrever podem ser associados, respectivamente, a a) embalar // instruir // segunda idade. b) guardar // arranjar // terceira idade. c) guardar // organizar // primeira idade. d) embalar // instruir // primeira idade. e) embalar // arranjar // terceira idade. Solução: Analisando o termo ordenar, tem-se duas correntes distintas: a visão de Schellenberg e a de Marilena Leite Paes. Para Schellenberg, ordenar é um ato executório, ou seja, é uma ordem para fazer o arquivo, depois de feita a análise e classificação do material. De acordo com Marilena Leite Paes, ordenar está associado a organizar os documentos. Assim, Marilena define o conceito de arranjo como o “processo que, na organização de arquivos permanentes, consiste na ordenação dos documentos em fundos e na ordenação das séries dentro dos fundos” (PAES, 2005). A autora também define descrição como sendo o “conjunto de proce- dimentos que, levando em conta os elementos formais e de conteúdo Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASILS.A,, mais informações www iesde,com.br Idade dos documentos das unidades de arquivamento, as representa nos instrumentos de pesquisa” (PAES, 2005). Considerando essas definições, conclui-se que o termo ordenar é equivalen- te a arranjar, e se refere a documentos de terceira idade. Nesse caso, as únicas alternativas possíveis são B e E. Como acondicionar significa embalar os docu- mentos e guardar é a função do arquivo, a única alternativa possível é a E. Gabarito: E 3. (BNDES) No arquivo financeiro da empresa Arquiz de Investimentos Ltda. existe uma pasta de número 14, onde os documentos da firma Antunes & Cia estavam arquivados. Devido a fatores externos, as tran- sações com a Arquiz de Investimentos Ltda. não puderam continuar. Desta forma, o técnico administrativo transferiu os documentos da pasta para uma caixa e a encaminhou para o arquivo geral da empre- sa. Sabendo que o arquivo financeiro possui 180 pastas numeradas, o número da pasta 14 será: a) transferido junto com a documentação. b) aproveitado para um novo cliente. c) eliminado, mantendo-se a notação. d) conservado no arquivo intermediário. e) recolhido ao arquivo permanente. Solução: Em uma caixa que contém documentos, deve ser escrito com lápis ou caneta. De acordo com a banca CESPE e alguns autores de Arquivologia, a regra é: caneta pode, mas a preferência é lápis, pois quando o lápis é usado, pode-se aproveitar a numeração, dado que a massa documental é flexível e as caixas podem aumentar ou diminuir no tempo. De acordo com a definição anterior, pode-se verificar que a caixa pode ser aproveitada para um novo cliente. Gabarito: B 4. (BNDES) A teoria arquivística apresenta as três idades dos arquivos como estágios de sua evolução. A idade em que são arquivados os do- cumentos que perderam todo o valor de natureza administrativa é a: Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASILS.A,, mais informações www iesde,com.br Idade dos documentos Solução: No que se refere à destinação final dos documentos, deve-se levar em conta o seu valor probatório. De acordo com alguns autores, pode-se definir valor probatório como valor de prova dos documentos, ou seja, qualidades pelas quais os documentos permitem conhecer a estrutura eo funcionamento da instituição que os acumulou. De acordo com a definição acima, e fazendo uma analogia com Mari- lena Leite Paes, quando se fala em conhecer a estrutura e o funciona- mento da instituição que acumulou o documento, deve ficar entendi- do que ela está se referindo à ideia de arquivo central, ou seja, centro de documentação que recebe documentos de outros órgãos. Gabarito: 8. (TRE/SE Técnico Judiciário - FCC) O conceito de instrumento de pesquisa, no âmbito dos arquivos permanentes, é aplicado, com exclusividade, a a) mecanismos de controle topográfico do acervo, para fins de pre- servação dos documentos mais antigos. b) transcrições integrais de documentos isolados, para efeitos de sua eventual publicação. c) obra de referência, publicada ou não, que identifica, localiza, resu- me ou transcreve fundos, grupos, séries e peças documentais. d) formas seletivas de descrição, com a perspectiva de disponibilizar repertórios dos documentos mais importantes do acervo. e) bancos de dados e outros produtos do advento da tecnologia da informação. Solução: O conceito de instrumento de pesquisa, no âmbito dos arquivos per- manentes, é aplicado, com exclusividade, a obra de referência. Gabarito: 9. (UFRJ/Arquivista) Os princípios arquivísticos adquirem universaliza- ção a partir do seu emprego e referência. No entendimento de alguns autores, como Schellenberg, Paes e Bellotto, agregar documentos por Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASILS.A,, mais informações www iesde,com.br Idade dos documentos fundos, isto é, reunir todos os títulos (documentos) provenientes de um corpo, de um estabelecimento, de uma família ou de um indiví- duo, e dispor segundo uma determinada ordem os diferentes fundos, é da essência do princípio da: a) proveniência. b) territorialidade. c) naturalidade. d) temporalidade. e) informalidade. Solução: O princípio da proveniência está diretamente relacionado à ideia de arquivo central, ou seja, esse arquivo central recebe documentos de outros órgãos associados a seus documentos, que perderam a sua fun- ção administrativa. De acordo com essa realidade, pode-se dizer que o arquivo central re- cebe documentos de várias fontes, tipologias e suportes, sendo estes recolhidos, transferidos, transportados, arrumados, acondicionados nesse arquivo central. No entanto, deve ficar claro que esses docu- mentos são oriundos de outros arquivos. Gabarito: A Dica de estudo MARIANO, Fabrício. Arquivologia para Concursos. Rio de Janeiro: Academia, Referências BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: FGV, 2004. Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASILS.A,, mais informações www iesde,com.br Idade dos documentos DISPONÍVEL EM: <www.siga.arquivonacional.gov.br/Media/siga/roteiro%20para%20 mensuracao%20de%20documentos%20textuais.pdf>. Acesso em: 15 jan. 2010. DICIONÁRIO de Termos Arquivísticos: subsídios para uma terminologia brasileira. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1992. FARIA, A. Nogueira de. Organização de Empresas. Rio de Janeiro: Record, 1969. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 2005. SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: princípios e técnicas. Rio de Janeiro: FGV, 2005. Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASILS.A,, mais informações www iesde,com.br