O PROCESSO DE PLANEJAMENTO

O PROCESSO DE PLANEJAMENTO

1. Conceitos Básicos:

O planejamento é a primeira função administrativa, exatamente, porque sem planejamento não se pratica administração. Portanto, o planejamento é a base que norteia todo o processo administrativo.

É uma técnica que visa tomar decisões antecipadas de ocorrências futuras e traçar um programa de ação.

Quem planeja tem maior probabilidade de alcançar os objetivos, porque define a melhor estratégia de ação.

Quem não planeja, evidentemente, tem menor probabilidade de atingir sua finalidade, ou seja, estará planejando o fracasso.

Planejamento é “o modelo teórico para a ação futura.

Visa dar condições racionais para que se organize e dirija o sistema a partir de certas hipóteses acerca da realidade atual e futura” (CHIAVENTAO, 2006).

É um processo em que, interpretando-se os fatos, determina-se com segurança uma linha de ação futura com a indicação de objetivos a serem alcançados, inclusive, a previsão das diversas etapas de execução.

O planejamento está presente nas mais variadas situações, especialmente no serviço de enfermagem, onde se torna essencial para se evitarem atrasos, desperdícios, insuficiência de pessoal e o baixo nível da assistência.

Como se pode deduzir, o processo de planejamento é o pré-requisito das operações do serviço de enfermagem. A esse respeito, Arndt; Huckabay afirma que, sem planejamento, o administrador não pode corresponder aos requisitos básicos e aos padrões da organização. O planejamento acrescenta ainda, é a primeira característica conceptual exigida do administrador do serviço de enfermagem.

2. Características do Planejamento

Seja qual for a natureza da atividade, o processo de planejamento caracteriza-senprincipalmente por ser:

- Um processo permanente e contínuo.

- Uma técnica voltada para o futuro.

- Racional na tomada de decisões.

- Sistêmico.

- Iterativo.

Uma técnica cíclica. Uma função administrativa que interage dinamicamente com as demais.

3. Tipos de planejamento

a) Planejamento estratégico: envolve a organização como um todo. É elaborado para um período de tempo maior, considerado de longo prazo, sendo sempre realizado pelos altos escalões da instituição.

b) Planejamento tático: é o desdobramento do planejamento estratégico. É elaborado de maneira a estabelecer os objetivos setoriais, sendo de curto prazo, contribuindo assim para um melhor desempenho das atividades inerentes a cada setor.

C) Planejamento operacional:

é o desdobramento do planejamento tático, cuja finalidade primordial é o estabelecimento de metas e o emprego de técnicas científicas na implementação do que foi estabelecido nos objetivos da empresa.

Critérios para a elaboração do plano

O processo de planejamento, para ser bem desenvolvido, precisa:

1- Definir objetivos claros e precisamente estabelecidos.

2- Ser guiado pela política organizacional.

3- Determinar prioridades.

4- Formular ações de acordo com a realidade presente em termos de pessoal, material, equipamento e tempo disponível.

5- Desenvolver uma sequência lógica de atividades. 6- Procurar o melhor método para atingir os objetivos.

Ao se estabelecer qualquer plano, é necessário, antes de tudo, situá-lo em torno das seguintes questões: O QUÊ? O quê deverá ser feito? Essa pergunta determina os objetivos do plano.

COMO? Como deverá ser feito? Essa pergunta estabelece os meios ou métodos propostos para a realização do trabalho.

QUANDO? Quando deverá ser feito? Essa pergunta considera o tempo, ou seja, o início e o término de cada parte do trabalho.

QUEM? Quem deverá fazer? Essa pergunta designa tarefas a alguém, considerando o tipo, a disponibilidade e a experiência para a execução do trabalho planejado.

POR QUÊ? Por quê isto deverá ser feito?

Essa pergunta esclarece a necessidade real do trabalho.

ONDE? Onde deverá ser feito? Essa pergunta esclarece o local e espaço, centralização ou descentralização das atividades.

4. Etapas do Processo de Planejamento: As etapas do planejamento podem ser compreendidas através das atividades envolvidas no processo, tais como:

•1ª etapa: Levantamento geral – Diagnóstico ou identificação das necessidades.

•2ª etapa: Formulação de objetivos.

•3ª etapa: Seleção do método – ações concretas que vão modificar a realidade encontrada.

•4ª etapa: Implementação.

•5ª etapa: Avaliação, controle e supervisão.

4.1 Diagnóstico: O planejamento é um processo de racionalização das decisões para mudanças que são geradas na busca de conhecimento da realidade.

Através desse conhecimento, lançasse mão de instrumentos técnicos, os quais, conforme a ênfase dada ao problema, pode ser dirigida ao âmbito setorial ou organizacional (macroplanejamento).

Essas técnicas metodológicas estão baseadas na teoria e no método científico, onde se utilizam procedimentos que levam o investigador ao conhecimento e à compreensão da situação diagnosticada. A realidade orientará o planejador na definição da técnica que utilizará na solução dos problemas.

Ao se desenvolver o processo de planejamento, várias dificuldades podem se apresentar. A primeira grande dificuldade no processo de planejamento é derivada do problema da definição de técnicas. A segunda é a de estabelecer prioridades, em face dos diversos problemas a enfrentar. Uma outra dificuldade é a operacionalização das técnicas.

Os esquemas e modelos traçados de uma realidade contribuem para orientar ações planejadas de saúde. Assim, serão considerados, de início, os aspectos conceituais da situação, onde irão desenvolver-se ações planejadas.

O termo diagnóstico é muito utilizado nas análises médicas da situação de saúde dos pacientes. Assim, será feita uma correlação entre o diagnóstico clínico e aquele que será utilizado em administração na área de planejamento.

Qualquer situação em que se buscam informações para se chegar a um diagnóstico envolve uma análise ampla da área em estudo, abrangendo todos os fatores significativos que possam interferir como condicionantes a realidade que se vai estudar.

O diagnóstico, no contexto administrativo, é a aplicação da investigação social da realidade, com o propósito prático de operar sobre a realidade. Em outras palavras, o diagnóstico consiste na coleta de informações para a elaboração do planejamento, através do conhecimento objetivo da situação, a fim de, na prática, intervir na conjuntura.

O diagnóstico possibilitará a identificação de problemas, de acordo com o objetivo da investigação. O diagnóstico institucional revelará a situação do hospital ou unidade de saúde, sob o aspecto técnico-administrativo e assistencial que, podem estar associados às condições socioeconômicas da região, a infraestrutura hospitalar e ainda às características e necessidades em termos de recursos humanos, materiais e financeiros.

4.2 Etapas do diagnóstico:

1ª Etapa: Descrição da situação - esta coleta de informações poderá ser feita na própria instituição onde o profissional da área de saúde atua. Deve conter as seguintes informações mínimas:

a) Identificação: nome e local da instituição.

b) Objetivo da instituição: estabelecimento das finalidades, políticas e metas.

c) Organização administrativa: organograma, fluxograma, manual de normas e rotinas, manual de procedimentos técnicos, regimento, gráfico estatístico, organização e métodos.

d) Estrutura e funcionamento: os setores que compõem a instituição e como estão distribuídos os serviços por setor.

f) Características da clientela atendida:

quantidade, naturalidade, nível de estudo, idade, sexo, habitação, quadro nosológico, etc.

f) Instalações e equipamentos: quantidade e estado de conservação.

g) Recursos humanos: quantidade, categorias profissionais, dimensionamento do pessoal, condições de trabalho, sociograma, etc.

h) Nível de assistência: investigação no prontuário, entrevista com os pacientes, observação e acompanhamento.

2ª Etapa: Análise crítica da situação - conhecida a situação, feita a sua descrição, é possível fazer-se uma apreciação dos dados da instituição como um todo, considerando os seguintes fatores:

a) Análise interna: estabelecer a relação de causa e efeito, isto é, o que determinou a situação encontrada.

Colocam-se em evidência os pontos fortes e fracos da instituição sobre diversos níveis:

b) Análise externa: estabelecer a origem de fatores condicionantes. Coloca-se em evidência o contexto socioeconômico atual, as oportunidades e as ameaças do meio ambiente.

3ª Etapa: Avaliação da situação: a última etapa do diagnóstico é a avaliação da situação. Conhecida a situação, é possível fazer-se uma previsão de como poderá comportar-se essa situação nos próximos anos. No entanto, a situação conhecida deve ser avaliada em termos de satisfatoriedade e mutabilidade.

4.3 Planejamento estratégico - pode ser definido como o processo de identificação, seleção, implementação e avaliação de linhas de ação básica para a organização. Ou seja, com base no diagnóstico define-se alternativas, como implementá-las e avaliá-las na organização. Assim, é um processo de sequência racional de atividades para o futuro em que são tomadas decisões no presente.

Na elaboração de um plano estratégico devem-se considerar os seguintes aspectos:

a) Fase diagnóstica: que precede qualquer reflexão estratégica.

b) Missão organizacional - é o objetivo maior da instituição, tem a ver com o que somos, o que fazemos, para quem fazemos e com que desafio se vai atuar no negócio. A missão representa um compromisso maior das atitudes da instituição para com a visão.

Os objetivos são resultados futuros a serem alcançados dentro de certo espaço de tempo, aplicando-se uma metodologia compatível com o cumprimento de sua missão. Seu enunciado deve transmitir um propósito, descrever uma mudança na situação existente ou ainda, definir o que deve ser realizado.

Os objetivos podem ser assim enunciados:

Objetivos gerais - são aqueles de natureza ampla que expressam os valores principais e a política da organização. Os objetivos gerais são alcançáveis em longo prazo, ou seja, são os resultados do conjunto formados pelos objetivos específicos.

Objetivos específicos - expressam uma decomposição dos objetivos gerais, determinando as ações a serem alcançadas. Representam à previsão das características desejáveis do sistema, quanto a sua extensão, estrutura e resultados em um tempo determinado e em função de critérios específicos.

Os objetivos devem ser quantificados, relevantes e compatíveis com a realidade. Os enunciados devem ser expressos por frases o mais possível quantificado, isto é, devem permitir que os resultados sejam mensuráveis, de forma que se possa determinar o progresso no sentido de atingir a meta final.

Os objetivos devem ser organizados de modo hierarquizado, de acordo com o grau de prioridade de cada problema e de forma clara.

Devem ser estabelecidos em consonância com a estratégia da organização, com suas responsabilidades e limitações.

Os verbos usados geralmente são:

conhecer, manter, assistir, usar, prover, desenvolver, verificar, melhorar, adquirir, aperfeiçoar, saber, dominar, aumentar, etc. Outros verbos de menor amplitude, são usados na elaboração dos objetivos específicos, são: aplicar, apontar, classificar, comparar, enumerar, produzir, listar, marcar, relacionar, etc.

Vejamos um exemplo de questão estratégica e ações

Como o hospital poderá se modernizar do ponto de vista estrutural, gerencial e financeiro para se tornar um centro de referência?

Ação 01 – Promover e desencadear um processo de revisão na estrutura organizacional.

Ação 02 – Instituir uma política de capacitação dos recursos humanos do hospital.

Ação 03 – Promover uma ampla reforma administrativa.

Ação 04 – Viabilizar parcerias e convênios com instituições públicas e privadas, nacionais e internacionais.

O planejamento é uma técnica que tem por objetivo determinar um curso de ação ou um programa, definido por objetivos previamente traçados e prevendo as diversas etapas de execução. Ele faz parte da ciência da administração como primeiro elemento do processo administrativo, tornando-se a mais importante das funções.

No serviço de enfermagem, o planejamento está presente em todas as suas dimensões e, em especial, com certa relevância, na assistência ao paciente. O planejamento da assistência é à base das ações de enfermagem, onde se utiliza uma metodologia científica aliada ao conhecimento e a habilidade profissional, proporcionando meios para modificar a situação – problema do paciente.

Os elementos da metodologia científica utilizada no planejamento da assistência são:

a) Identificar os problemas do paciente.

b) Determinar prioridades, conforme evidências do desequilíbrio orgânico.

c) Selecionar a ação que tem maior probabilidade de resolver o problema.

6.1 Etapas do planejamento da assistência de enfermagem.

Todo planejamento inicia-se com um levantamento minucioso da situação, que se denomina diagnóstico. De acordo com Kron; Gray, o diagnóstico de enfermagem deve ser a base para o planejamento das intervenções de enfermagem.

No que tange às etapas do planejamento na assistência ao paciente, os autores levam em consideração os seguintes critérios:

- Atribuir prioridades aos problemas já diagnosticados.

- Decidir os objetivos de enfermagem.

- Selecionar ações de enfermagem apropriadas. - Registrar essas informações no plano de atendimento.

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