Auditoria ao ciclo de vendas

Auditoria ao ciclo de vendas

CLIENTES E VENDAS

  • CASO PRÁTICO 1

Caso prático 1

  • A empresa Alfa efectuou em Dezembro de 1990 as seguintes operações:

    • Vendeu a Beta – factura 12 188 – um lote de mercadorias pelo valor de 800, tendo sido concedido na factura um desconto de 10%+5%;
    • Vendeu a dinheiro à empresa Gama – VD 7313 – quatro unidades de X ao preço de 25, tendo sido efectuados os seguintes descontos:
      • desconto de revenda 10%
      • desconto de pronto pagamento 2%

Caso prático 1

    • Recebeu de Beta a importância de 392 – recibo 11 178 – correspondente à factura nº 11 178 deduzida de um desconto de pronto pagamento de 2%;
    • Nota de crédito nº 1175, no valor de 20, correspondente ao rappel que a empresa Beta tem direito por via das compras efectuadas no 3º trimestre;
    • Relativamente ao 4º trimestre estima-se em 15 o valor do rappel a creditar à mesma empresa.
    • Os valores recebidos são imediatamente depositados no Banco Lusitano.
    • Proceda aos lançamentos de contabilização das operações descritas.

  • CASO PRÁTICO 2

Caso prático 2

  • A Empresa ALFA dedica-se à comercialização e assistência pós venda de aparelhos electrónicos de grande utilização em muitas das indústrias transformadoras.

  • No âmbito do trabalho normal de auditoria procedeu-se ao levantamento do sistema de controlo interno na área de “Vendas, prestações de serviços e dívidas a receber” e efectuaram-se os testes de auditoria considerados adequados nas circunstâncias.

Caso prático 2

  • LEVANTAMENTO DO SCI

  • Do levantamento do sistema de controlo interno foram constatados os seguintes aspectos:

    • Não existem quaisquer manuais ou instruções escritas que definam os conteúdos funcionais e os procedimentos a seguir na Empresa ALFA relativamente a autorização de vendas, actualização de limites de crédito, incumprimento de clientes, reclamações, etc.…
    • O que se encontra instituído decorre de rotinas criadas pelo Director Financeiro, o qual se encontra na Empresa ALFA desde a sua constituição.

Caso prático 2

    • Embora se encontrem definidos limites de crédito, na prática, eles são frequentemente excedidos, quer por falta de actualização dos mesmos, quer por via da inexistência de um acompanhamento adequado das cobranças efectuadas pela empresa de factoring.
    • Quando a Empresa ALFA toma conhecimento das dificuldades dos clientes em solver os seus compromissos, condiciona a venda de novos bens e a assistência aos equipamentos anteriormente fornecidos.
    • C) No que se refere a clientes novos, e sempre que as encomendas sejam significativas, a Empresa ALFA obtém informações acerca dos mesmos, e exige, em muitos casos, um pagamento de 50% no acto da entrega dos bens.

Caso prático 2

  • Face à natureza dos equipamentos, é sempre exigido dos clientes a formalização da encomenda por escrito, a fim de evitar a existência de erros no fornecimento dos bens e na respectiva facturação. As notas de encomenda só são satisfeitas desde que visadas pelo responsável da Secção de Vendas e pelo Director Financeiro.

  • A assistência técnica prestada nos seis meses imediatos aos da venda é normalmente coberta pela garantia oferecida aos clientes. A assistência posterior a essa data é prestada e facturada de acordo com as solicitações dos clientes ou mediante contracto de assistência. Neste caso, os contractos são efectuados por períodos de seis meses, sendo a facturação emitida no início do contracto e contabilizada como proveito do período em que é emitida.

Caso prático 2

  • A facturação da Empresa ALFA encontra-se repartida em três séries, sendo uma referente à venda de aparelhos, outra relativa à assistência técnica contratual e outra ainda referente a pedidos ocasionais de assistência.

  • Nas facturas de venda é sempre feita referência à nota de encomenda do cliente e à guia de remessa da Empresa ALFA. Na facturação de assistência contratual é sempre evidenciado o número do contracto. Na restante facturação é sempre indicado o número da guia de intervenção, a nota de encomenda do cliente (quando existe) e a guia de transporte relativa aos materiais aplicados na intervenção.

  • Todas as facturas são emitidas em quintuplicado, sendo:

Caso prático 2

      • Original para o cliente
      • Duplicado para a empresa de factoring
      • Triplicado para a Contabilidade
      • Quadruplicado para a Tesouraria
      • Quintuplicado para o Serviço de Facturação
  • Embora a facturação seja emitida informaticamente, não existe qualquer ligação com a Contabilidade, pelo que as facturas são contabilizadas manualmente, uma a uma.

  • Não existe ainda qualquer ligação entre o programa de facturação e os “stocks”, os quais, aliás, funcionam em sistema de inventário internacional.

Caso prático 2

  • A guia de remessa é igualmente emitida em cinco vias, sendo o quadruplicado destinado ao Armazém, suprimindo-se deste modo a ordem de expedição. O original da guia inclui um talão destacável para quitação dos bens entregues pela Empresa ALFA.

  • Conforme já se referiu, a cobrança das dívidas é efectuada pela So factoring, com quem a Empresa ALFA celebrou um contrato anual, automaticamente renovável, no qual se estipula a existência do direito de regresso relativamente a todos os créditos cedidos que não sejam cobrados até 120 dias após a data do seu vencimento.

  • Ainda segundo o referido contrato, a Empresa ALFA receberá todos os créditos na data em que forem cobrados, podendo, contudo, receber antecipadamente 80% do valor das cessões mediante o pagamento de um juro à taxa Lisbor a 90 dias.

  • Os créditos cedidos estão sujeitos a uma comissão de 1,5%.

Caso prático 2

  • De um ponto de vista contabilístico, as contas correntes de clientes são creditadas pela cessão das facturas por débito da conta 13.6 – Créditos cedidos – So factoring. Esta conta é creditada por todas as entregas efectuadas pela empresa de factoring, incluindo os adiamentos sobre a facturação cedida, de tal modo que o saldo apresentado no Balanço corresponde a um saldo líquido. É ainda creditada pelo valor dos juros e comissões debitados pela So factoring.

  • Havendo facturas devolvidas por falta de pagamento, é creditada a referida conta 13.6 e debitada a conta 13.7 – Clientes, c/devoluções de facturas cedidas.

Caso prático 2

  • A referida conta 13.7 é analisada periodicamente pelo Director Financeiro, sendo frequentemente consideradas incobráveis as dívidas de valor inferior a 500 Euro, por se considerar desvantajoso incorrer em mais custos para as cobrar. Não existe controlo sobre as dívidas anuladas, embora se saiba que em muitas situações os clientes acabam por pagar. Nas dívidas superiores a 500 Euro é geralmente solicitado apoio jurídico

Caso prático 2

  • A referida conta 21.7 é analisada periodicamente pelo Director Financeiro, sendo frequentemente consideradas incobráveis as dívidas de valor inferior a 500 E, por se considerar desvantajoso incorrer em mais custos para as cobrar. Não existe controlo sobre as dívidas anuladas, embora se saiba que em muitas situações os clientes acabam por pagar. Nas dívidas superiores a 500 E é geralmente solicitado apoio jurídico

Caso prático 2

  • Não se encontram definidos limites de competência para aprovação de notas de crédito, nem as mesmas são objecto de conferência por alguém independentemente de quem as elaborou.

  • No caso das mesmas respeitarem a devoluções de peças ou mesmo de aparelhos, a emissão da nota de crédito é suportada com base na guia de devolução do cliente, a qual não tem evidência da confirmação da entrada dos bens em Armazém.

  • Foi ainda verificado, relativamente ao IVA, que a Empresa ALFA não dispõe do meio de prova a que se refere no CIVA.

Caso prático 2

  • Os custos decorrentes da garantia prestada aos clientes são reconhecidos à medida em que as intervenções ocorrem.

  • O sistema de informação implementado na Empresa ALFA não permite:

    • A elaboração de balancetes por idade de saldos, o que de resto é considerado desnecessário pelo Director Financeiro, já que todas as facturas são cedidas à empresa de factoring que informa mensalmente sobre a posição dos clientes;
    • A Obtenção de mapas de movimentos em aberto por clientes;
    • A determinação dos custos efectivamente suportados durante o período de garantia dos equipamentos, embora exista a ideia de que os mesmos não representam mais de 1% do valor de venda.

Caso prático 2

  • Os saldos de clientes não são objecto de conferência regular. Idêntica situação se verifica relativamente à conta 21.6 – Créditos cedidos – So factoring, cujo saldo não tem sido reconciliado com os mapas mensalmente enviados por aquela empresa. Existem diferenças com algum significado que, segundo o Director Financeiro, devem estar relacionadas com a conta de Depósitos à ordem também ela sem reconciliação desde 30/06/XO.

Caso prático 2

  • Os saldos de clientes não são objecto de conferência regular. Idêntica situação se verifica relativamente à conta 21.6 – Créditos cedidos – So factoring, cujo saldo não tem sido reconciliado com os mapas mensalmente enviados por aquela empresa. Existem diferenças com algum significado que, segundo o Director Financeiro, devem estar relacionadas com a conta de Depósitos à ordem também ela sem reconciliação desde 30/06/XO.

Caso prático 2

  • CONCLUSÕES DECORRENTES DOS PROCEDIMENTOS SUBSTANTIVOS EFECTUADOS

  • Nos procedimentos substantivos efectuados pelos auditores foram contados os seguintes aspectos:

    • Na resposta à circularização a empresa de factoring evidencia os seguintes saldos:
        • Conta cessões 380 000
        • Antecipações 304 000
        • Juros por debitar em 31/12/XO 250
        • Comissões por debitar em 31/12/XO 0

Caso prático 2

  • Na conta Cessões existem créditos vencidos no valor de 1 800, cuja antiguidade é a seguinte:

    • Até 30 dias 1 300
    • 31 – 60 dias 350
    • 61 – 90 dias 100
    • 91 – 120 dias 50
  • De acordo com os registos da Empresa ALFA, os saldos das contas relacionadas com dívidas de clientes são os seguintes:

    • 13.1 Clientes, c7c 40 000
    • 13.6 Créditos cedidos – So Factoring 88 000
    • 13.7 Clientes, c/devolução de facturas cedidas 22 100
    • 13.8 Clientes de cobrança duvidosa 1 800
    • 58.1 Provisões para cobranças duvidosas (1 800)

Caso prático 2

  • A confrontação dos elementos enviados pela So factoring com os registos da Empresa ALFA permitiu constatar que a diferença existente, no valor de 12 000, se decompõe como se segue:

    • Juros não reconhecidos pela Empresa ALFA 12 800
    • Idem, comissões 1 400
    • Créditos vencidos, debitados pela So factoring
    • e não considerados pela Empresa ALFA 3 700
    • Proposta de cessão não registada pela Empresa ALFA (5 900)
    • 12 000

Caso prático 2

  • Da análise efectuada às propostas de cessão de 20XI verificou-se que uma factura datada de 30/12/XO (Factura n.º 0112173), no valor de 6 100, não foi objecto de cessão. Uma verificação mais pormenorizada permitiu concluir que a factura em causa foi anulada em Janeiro de 20XI e que, verdadeiramente, nunca foi enviada ao cliente. Como tal, os equipamentos constantes da mesma – facturados com uma margem de 25% sobre o custo – foram normalmente inventariados.

Caso prático 2

  • Aquando do inventário foi anotado que a última guia de remessa de 20X0 tinha o número 5167, ao qual correspondia a factura n.º12185, de 31/12/X0. Nos testes efectuados ao corte de operações de vendas e expedição foi incluído nos papéis de trabalho o seguinte resumo:

Caso prático 2

  • Os produtos a que se referem as guias 5168 a 5170, embora inventariadas, formam posteriormente excluídas da lista final de stock.

  • Foi preparado pelos auditores um balancete por idade de saldos da conta 13.7 Clientes c/devolução de facturas cedidas, cujo resumo se apresenta como se segue:

Caso prático 2

  • Nas reuniões efectuadas com o Director Financeiro foi salientada a enorme dificuldade em cobrar dívidas com mais de um ano de antiguidade, ainda que com apoio do advogado da empresa ALFA.

  • O saldo da conta clientes de cobrança duvidosa respeita a uma dívida em contencioso, com acção interposta no exercício anterior.

  • Os contratos de assistência técnica facturados e contabilizados em 20X0 com termo em 20X1, resume-se como segue:

Caso prático 2

  • No que respeita aos encargos com garantias, as informações obtidas dos serviços técnicos e a análise dos elementos disponíveis permitiram constatar que a percentagem de 1 % referida pelo Director Financeiro é aceitável. Por outro lado, em 31/12/X0, as vendas ainda abrangidas pela garantia ascendem a 390 000, estimando-se em cerca de 1200 os gastos já incorridos relativamente as vendas.

Caso prático 2

  • Pretende-se:

  • A identificação dos pontos fracos do SCI e das possíveis consequências dos mesmos e apresentação das sugestões consideradas adequadas para a sua melhoria;

  • A apresentação dos lançamentos de reclassificação e de ajustamento considerados apropriados face às situações descritas, admitindo que a auditoria é feita com referência a 31/12/X0.

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