Auditoria ao ciclo de despesas

Auditoria ao ciclo de despesas

No âmbito da auditoria às demonstrações financeiras da Empresa ALFA, referente ao exercício de 2002, foram recolhidas as seguintes informações sobre a área de Compras e Contas a Pagar, tendo por base os papéis de trabalho preparados pelo Auditor.

  • No âmbito da auditoria às demonstrações financeiras da Empresa ALFA, referente ao exercício de 2002, foram recolhidas as seguintes informações sobre a área de Compras e Contas a Pagar, tendo por base os papéis de trabalho preparados pelo Auditor.

  • Informações recolhidas pelo Auditor:

  • Foram seleccionados para efeitos de confirmação de saldos 12 fornecedores nacionais e 5 estrangeiros, sendo que do resultado deste trabalho se obtiveram 7 respostas concordantes e 4 discordantes.

a) Descontos comerciais concedidos pelo fornecedor, cuja nota de crédito ainda não foi recebida

  • a) Descontos comerciais concedidos pelo fornecedor, cuja nota de crédito ainda não foi recebida

  • b) Descontos de pronto pagamento deduzidos pela Empresa Alfa não aceitem pelo fornecedor

No que se refere aos fornecedores estrangeiros as respostas concordantes respeitam a saldos nulos, sendo a discordância existente relativa ao fornecedor BDM. Enquanto este evidencia um saldo de USD 51 500 referente às facturas 1930 (USD 20 000), 2012 (USD 16 500) e 2140 (USD 15 000), no balancete da contabilidade da Empresa Alfa a dívida ascende a 23 240 e detalha-se como segue:

  • No que se refere aos fornecedores estrangeiros as respostas concordantes respeitam a saldos nulos, sendo a discordância existente relativa ao fornecedor BDM. Enquanto este evidencia um saldo de USD 51 500 referente às facturas 1930 (USD 20 000), 2012 (USD 16 500) e 2140 (USD 15 000), no balancete da contabilidade da Empresa Alfa a dívida ascende a 23 240 e detalha-se como segue:

A factura nº 1930 foi paga em 29 DEZ 2002 conforme débito bancário.

  • A factura nº 1930 foi paga em 29 DEZ 2002 conforme débito bancário.

  • A factura nº 2140 de 27 DEZ 2002 respeita a mercadorias expedidas pelo fornecedor naquela data (FOB) e recepcionadas pela Empresa Alfa em 10 JAN 2003. As despesas inerentes a esta compra ascenderam a  € 1 200 e foram debitadas em 12 JAN 2003.

A cotação do USD evidenciou a seguinte evolução:

  • A cotação do USD evidenciou a seguinte evolução:

    • 27 DEZ 2002 - € 0,90
    • 31 DEZ 2002 - € 0,90
    • 10 JAN 2003 - € 0,92
  • Questão:

    • Apresente os ajustamentos e reclassificações contabilísticos a recomendar à Empresa Alfa.

Tendo sido contratado para auditar as demonstrações financeiras da empresa ALFA referentes ao exercício de 20X0 obteve, na fase inicial do trabalho, seguintes informações acerca do negócio do cliente e do sistema de controlo interno na área de “Compras de bens e serviços, pessoal e dívidas a pagar”, as quais pôde confirmar através da execução de testes de controlo:

  • Tendo sido contratado para auditar as demonstrações financeiras da empresa ALFA referentes ao exercício de 20X0 obteve, na fase inicial do trabalho, seguintes informações acerca do negócio do cliente e do sistema de controlo interno na área de “Compras de bens e serviços, pessoal e dívidas a pagar”, as quais pôde confirmar através da execução de testes de controlo:

A Empresa ALFA tem por objecto a comercialização de artigos para o lar, os quais são adquiridos no mercado nacional e internacional.

  • A Empresa ALFA tem por objecto a comercialização de artigos para o lar, os quais são adquiridos no mercado nacional e internacional.

  • Emprega 40 trabalhadores, todos efectivos, cujas as remunerações são pagas por transferência bancária. Existindo frequentes deslocações, dentro e fora do país, para contactos de clientes, fornecedores de visitas a exposições, foi instituído há cerca de um ano o procedimento de processar as ajudas de custos juntamente com as remunerações, facilitando-se, assim, o respectivo pagamento e dispensando-se a existência de qualquer outro documento de suporte.

As remunerações variáveis (subsídios, comissões e horas extraordinárias) são sempre processadas e contabilizadas no mês seguinte àquele a que respeitam. Apresentando o quadro de pessoal uma média de idades bastante baixas, praticamente não existem descontos por faltas, as, quais, se acontecerem, são processadas nos mesmos termos das remunerações variáveis.

  • As remunerações variáveis (subsídios, comissões e horas extraordinárias) são sempre processadas e contabilizadas no mês seguinte àquele a que respeitam. Apresentando o quadro de pessoal uma média de idades bastante baixas, praticamente não existem descontos por faltas, as, quais, se acontecerem, são processadas nos mesmos termos das remunerações variáveis.

  • Em termos de ficheiro do pessoal existem as informações obtidas do sistema informático, havendo dados que nunca foram objecto de actualização. As obrigações de natureza laboral, legal e outras têm sido regularmente cumpridas pela Empresa ALFA.

No que respeita às aquisições de bens, a Empresa ALFA dispõe de uma secção de compras, a qual faz convergir as encomendas para os fornecedores habituais, os quais, de resto, já indicados pelo responsável do armazém na requisição que dirige àquela Secção.

  • No que respeita às aquisições de bens, a Empresa ALFA dispõe de uma secção de compras, a qual faz convergir as encomendas para os fornecedores habituais, os quais, de resto, já indicados pelo responsável do armazém na requisição que dirige àquela Secção.

  • Segundo o responsável pelas compras, tal procedimento já estava instituído quanto entrou para a Empresa e, segundo julga, deve-se a uma atitude de prudência, na medida em que há vários anos se trabalha com os mesmos fornecedores e não são conhecidas reclamações, quer quanto a qualidade quer quanto a prazos de entrega.

  • A nota de encomenda é emitida pela Secção de Compras em quatro exemplares, sendo o original e o duplicado para o fornecedor, o triplicado, sem evidência de qualidades, para a recepção e quadruplicado para a própria Secção.

Os artigos recebidos dos fornecedores são objecto de recepção quantitativa e qualitativa, sendo as qualidades anotadas na cópia da nota de encomenda, onde é aposto um carimbo com a data da recepção e o número da guia de remessa do fornecedor e uma rubrica do responsável pelo armazém.

  • Os artigos recebidos dos fornecedores são objecto de recepção quantitativa e qualitativa, sendo as qualidades anotadas na cópia da nota de encomenda, onde é aposto um carimbo com a data da recepção e o número da guia de remessa do fornecedor e uma rubrica do responsável pelo armazém.

  • A Secção de Compras é imediatamente informada através de nota interna, da satisfação da encomenda.

As facturas dos fornecedores, logo que recebidas, são directamente enviadas ao responsável do armazém para conferência, a qual, por via do volume de trabalho existente e da escassez de recursos humanos, tem verificado alguns atrasos, motivando manifestações de desagrado por parte do Director Financeiro que é confrontado com insistentes reclamações dos fornecedores.

  • As facturas dos fornecedores, logo que recebidas, são directamente enviadas ao responsável do armazém para conferência, a qual, por via do volume de trabalho existente e da escassez de recursos humanos, tem verificado alguns atrasos, motivando manifestações de desagrado por parte do Director Financeiro que é confrontado com insistentes reclamações dos fornecedores.

Após a conferência das facturas o processo de compra (factura, guia de remessa e nota de encomenda, com as qualidades anotadas pela recepção) é enviado à Secção de Contabilidade para contabilização. O chefe da Contabilidade considera que o procedimento existente na Empresa ALFA tem aspectos positivos e negativos. É bom porque já recebe os documentos organizados e conferidos e é mau porque frequentemente está a deduzir o IVA num mês posterior àquele em que o deveria ter feito.

  • Após a conferência das facturas o processo de compra (factura, guia de remessa e nota de encomenda, com as qualidades anotadas pela recepção) é enviado à Secção de Contabilidade para contabilização. O chefe da Contabilidade considera que o procedimento existente na Empresa ALFA tem aspectos positivos e negativos. É bom porque já recebe os documentos organizados e conferidos e é mau porque frequentemente está a deduzir o IVA num mês posterior àquele em que o deveria ter feito.

No que se refere à contabilização das dívidas expressas em moeda estrangeira, a conversão é sempre feita com base no câmbio da data da factura, só sendo reconhecidas diferenças de câmbios quando se paga. Foi igualmente salientado por aquele responsável que contabilização das operações é geralmente feita com grande cuidado sendo a morosidade dai decorrente largamente compensada pela dispensa de conferência das contas correntes.

  • No que se refere à contabilização das dívidas expressas em moeda estrangeira, a conversão é sempre feita com base no câmbio da data da factura, só sendo reconhecidas diferenças de câmbios quando se paga. Foi igualmente salientado por aquele responsável que contabilização das operações é geralmente feita com grande cuidado sendo a morosidade dai decorrente largamente compensada pela dispensa de conferência das contas correntes.

A avaliação do sistema descrito levou –o a considerar no programa de trabalho para a área de compras de bens e serviços, pessoal e dívidas a pagar a necessidade de uma maior profundidade e extensão de procedimentos substantivos, nomeadamente no que respeita à confirmação da dívidas a pagar.

  • A avaliação do sistema descrito levou –o a considerar no programa de trabalho para a área de compras de bens e serviços, pessoal e dívidas a pagar a necessidade de uma maior profundidade e extensão de procedimentos substantivos, nomeadamente no que respeita à confirmação da dívidas a pagar.

  • Foram seleccionados para circularização 12 fornecedores nacionais e 5 estrangeiros, tendo sido obtidas 7 respostas concordantes e 5 discordantes.

  • No que refere aos fornecedores estrangeiros as respostas concordantes respeitam a saldos nulos, sendo a discordância existente relativa ao fornecedor BDM. Enquanto este evidência de USD 51 500,0 referente às facturas 1930 (USD 20 000,00), 2012 (USD 16 500) e 2140 (USD 15 000) no balancete da Empresa ALFA a dívida ascende a 27 560 € e decompõe-se como seguinte:

    • Factura nº 2012 (USD 16 500) 17 325
    • Factura – Proforma de 30/04/X0 (USD 10 000) 10 300
    • Diferença entre o valor das facturas e o valor dos pagamentos
    • Anterior a 20X0 (128)
    • De 20X0 63
    • Saldo em 31/12/X0 27 560

A factura nº 1930 foi paga em 29/12/X0 conforme débito bancário. A factura nº 2140, de 27/12/X0 respeita a mercadorias expedidas pelo fornecedor naquela data (FOB – porto de origem) e recepcionadas na Empresa ALFA em 10/01/X1.

  • A factura nº 1930 foi paga em 29/12/X0 conforme débito bancário. A factura nº 2140, de 27/12/X0 respeita a mercadorias expedidas pelo fornecedor naquela data (FOB – porto de origem) e recepcionadas na Empresa ALFA em 10/01/X1.

  • A cotação do dólar verificou a seguinte evolução:

      • 27/12/X0 1,05/1,06
      • 31/12/X0 1,05/1,06
      • 10/01/X1 1,06/1,07

Pretende-se que:

  • Pretende-se que:

    • Identifique os principais pontos fracos do sistema de controlo interno e respectivas consequências e apresente as sugestões consideradas adequadas para a sua melhoria.
    • apresente os ajustamentos e reclassificações que devem ser propostos à Empresa ALFA.
    • defina os procedimentos que devem ser adoptados relativamente às dívidas dos fornecedores que não responderam à circularização.

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