Arquivologia para Concursos

Arquivologia para Concursos

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Revisão: Hugo de Lima Corrêa Editoração Eletrônica: SBNigri Artes e Textos Ltda. Ilustrações: Cláudio Kienteca Lange Epub: SBNigri Artes e Textos Ltda.

Coordenador da Série: Sylvio Motta Elsevier Editora Ltda.

Serviço de Atendimento ao Cliente 0800-0265340 atendimento1@elsevier.com ISBN: 978-85-352-7043-3 ISBN: 978-85-352-7044-0 (recurso eletrônico) Nota: Muito zelo e técnica foram empregados na edição desta obra. No entanto, podem ocorrer erros de digitação, impressão ou dúvida conceitual. Em qualquer das hipóteses, solicitamos a comunicação ao nosso Serviço de Atendimento ao Cliente, para que possamos esclarecer ou encaminhar a questão. Nem a editora nem o autor assumem qualquer responsabilidade por eventuais danos ou perdas a pessoas ou bens, originados do uso desta publicação.

Valentini, Renato Arquivologia para concursos / Renato Valentini. – [4. ed.]. – Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. Inclui bibliografia

1. Arquivologia. 2. Arquivologia – Problemas, questões, exercícios. 3. Ciência da informação. 4. Ciência da informação – Problemas, questões, exercícios. 5. Serviço público – Brasil – Concursos. I. Título.

Sumário

Capa

Folha de Rosto

Cadastro

Créditos

Capítulo 1 – Conceitos Fundamentais

1. Introdução 1.1. Suportes da informação 1.2. Órgãos de documentação 1.2.1. Museu 1.2.2. Centro de documentação ou informação 1.2.3. Biblioteca 1.2.4. Arquivo 2. Arquivo 2.1. Origem da palavra 2.2. Conceito 2.3. Finalidade principal 2.4. Funções básicas 2.5. Objetivos 2.6. Importância 2.7. Terminologia arquivística 2.8. Ciências auxiliares da Arquivologia Questões de Concursos Comentadas (com gabarito)

Capítulo 2 – Teoria das 3 Idades/Ciclo Vital dos Documentos/Estágios de Evolução dos Arquivos

1. Introdução 2. Definições 3. Localização física 4. Acesso aos documentos 5. Transferência e recolhimento 6. Prazo (aproximado) de guarda dos documentos nos arquivos 7. Valor primário e valor secundário dos documentos

8. Termos associados às idades dos arquivos Questões de Concursos Comentadas (com gabarito)

Capítulo 3 – Tipologia Documental (Classificação dos Arquivos e dos

1. Classificação dos arquivos 1.1. Introdução 1.1.1. Entidades mantenedoras 1.1.2. Extensão de sua atuação (abrangência) 1.1.3. Natureza dos documentos 2. Classificação dos documentos 2.1. Introdução 2.1.1. Gênero 2.1.2. Espécie 2.1.3. Natureza do assunto

3.1. Introdução Questões de Concursos Comentadas (com gabarito)

Capítulo 4 – Organização e Administração de Arquivos/Correspondências/Atividades dos Arquivos Correntes/Procedimentos Administrativos

1. Organização e administração de arquivos 1.1. Requisitos para uma boa administração de arquivos 1.2. Passos (etapas) para a organização e administração dos arquivos (Paes, 2004, p. 35) 1.2.1. Levantamento de dados 1.2.2. Análise dos dados coletados 1.2.3. Planejamento 1.2.3.1. Tipos de arquivamento 1.2.3.2. Material de arquivo 1.2.4. Execução ou implantação e acompanhamento 2. Correspondências 2.1. Definição 2.2. Tipos de correspondência/espécies documentais 3. Atividades dos arquivos correntes 3.1. Protocolo 3.1.1. Recebimento e Classificação 3.1.2. Registro e Movimentação

3.2. Expedição 3.3. Arquivamento (na fase corrente) 3.3.1. Etapas: 3.4. Empréstimo e consulta 3.5. Destinação 4. Procedimentos Administrativos Questões de Concursos Comentadas (com gabarito)

Capítulo 5 – Métodos de Arquivamento

Destinação/Tabela de Temporalidade

2.3. Princípio básico 2.4. Fases básicas 3. Avaliação e destinação de documentos 3.1. Conceitos 3.2. Objetivos 3.3. Etapa 3.4. Competência 4. Tabela de temporalidade 5. Eliminação 5.1. Lista de eliminação 5.2. Formas de eliminação (Paes, 2004, p. 109) Questões de Concursos Comentadas (com gabarito)

Capítulo 7 – Arquivos Permanentes

1. Introdução 2. Arranjo 3. Princípios arquivísticos 4. Descrição de documentos 4.1. Instrumentos de pesquisa (Paes, 2004) 4.1.1. Básicos 4.1.1.1. Guia 4.1.1.2. Inventário 4.1.1.3. Catálogo 4.1.1.4. Repertório (ou catálogo seletivo) 4.1.2. Auxiliares 4.1.2.1. Índice 4.1.2.2. Tabela de equivalência ou concordância 5. Conservação e restauração de documentos 5.1. Principais operações de conservação 5.2. Métodos de restauração (resumo) 5.3. Preservação (Dicas/Comentários) Questões de Concursos Comentadas (com gabarito)

Capítulo 8 – Microfilmagem (incluindo as sinaléticas)/Novas Tecnologias

1. Microfilmagem 1.1. Objetivos 1.2. Vantagens 1.3. Desvantagens

1.4. Etapas 1.5. Legislação 2. Automação 2.1. Metadados Questões de Concursos Comentadas (com gabarito)

Simulados para Treinamento

Simulado I Simulado I Simulado I Simulado IV Simulado V Simulado VI Simulado VII Simulado VIII Simulado IX Simulado X

Apêndice

Gabaritos

Simulados para Treinamento

Simulado I Simulado I Simulado I Simulado IV Simulado V Simulado VI Simulado VII Simulado VIII Simulado IX Simulado X

Bibliografia

Capítulo 1 Conceitos Fundamentais

1. Introdução

Arquivos, bibliotecas, museus e centros de documentação trabalham com um elemento comum e primordial para essas instituições: o documento. Logo, devemos definir este termo e outros afins, para que os leitores tenham uma exata noção da importância dos referidos órgãos de documentação para a sociedade e o Estado, uma vez que todos nós, pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, lidamos com papéis que, dependendo do seu valor, serão de suma importância para a consecução dos nossos objetivos.

A palavra documento está intimamente relacionada com outra: informação. Segundo Aurélio

Buarque de Holanda, informação é o “conhecimento extraído dos dados”, para formação de um juízo. Portanto, entendemos que a junção de diversos dados absorvidos no nosso dia a dia propicianos obter informações e interpretá-las de forma semelhante ou distinta de outras pessoas (vide esquema mnemônico no 1). Essas informações podem ser valiosas para uns, menos importantes para outros – por isso o juízo de valor. Dito isso, vamos à definição de documento retirada da terminologia arquivística:

Documento: Registro de uma informação, independente da natureza do suporte que a contém.

Esta definição menciona um outro termo desconhecido por muitos: suporte. Suporte: Material físico no qual a informação é registrada.

Comentário: Quando pensamos em um documento, nos vem à mente de imediato o papel (suporte textual), o mais comum e convencional que conhecemos. Mas existem vários outros suportes onde podemos registrar uma informação, tais como: uma fotografia (suporte iconográfico), um mapa (suporte cartográfico), entre outros. Peguemos como exemplo uma fotografia: a imagem obtida através de uma câmera nos transmite uma mensagem, uma informação; portanto é um documento. Posteriormente daremos exemplos dos vários suportes existentes, quando falarmos do gênero documental.

Esquema mnemônico no 1

Junção de dados →

Informação obtida (mensagem captada) →

Informação registrada

↓ Documento

1.1. Suportes da informação

Antigamente, a comunicação entre os homens ocorria através de gestos. Depois, com a emissão de sons; posteriormente, apareceram os vocábulos. Apesar da evolução existente, observou-se o fato de que, ao serem transferidas a distâncias consideráveis, as informações chegavam de maneira superficial a quem se destinavam. Com a invenção da escrita, que permitiu o registro das informações (a sua fixação/perpetuação), as mensagens chegavam às pessoas de maneira muito mais confiável. Com a proliferação dos documentos, fez-se necessário um local para guardá-los e preservá-los de maneira adequada. Daí surgiram os “arquivos”.

Como os homens se comunicavam?

Linguagem gestual mímica

Linguagem oral emissão de sons/vocábulos

Linguagem escrita para documentar um fato (registro)

Arquivo local de guarda dos documentos

Em épocas bem distantes, o aspecto dos documentos era bem diferente de como é hoje.

Conforme tratado pela professora Marilena Leite Paes, os arquivos eram poucos, pois o suporte da escrita era o mármore, as placas de argila, entre outros. Só depois apareceu o papel, tornando possível a junção de arquivos de grande porte.

Abaixo, listaremos alguns suportes da escrita (mais antigos e outros mais recentes), para que o leitor possa identificá-los, caso caia em algum concurso público o assunto em questão.

Suportes da escrita (evolução)

Épocas remotas • mármore

• cobre • marfim

• tábuas

• placas ou tabletes de argila

Épocas mais recentes • papiro

• pergaminho

• papel

Falaremos mais adiante acerca dos suportes referentes às novas tecnologias (micrográfico, informático etc.).

1.2. Órgãos de documentação

Podemos citar como órgãos de documentação os arquivos, as bibliotecas, os museus e os centros de documentação ou informação. Daremos melhores detalhes sobretudo dos arquivos, fazendo uma analogia entre eles e as bibliotecas.

É uma instituição de interesse público, cujo objetivo é a informação e o entretenimento. Os documentos de museus são peças e objetos de valor cultural, tendo os mais variados tipos e dimensões. Por serem objetos, são caracterizados como “tridimensionais”. Os museus têm finalidades cultural e didática.

1.2.2. Centro de documentação ou informação

Instituição que agrupa qualquer tipo de documento, exigindo especialização para aproveitá-los com eficiência. Os documentos de um centro de documentação são, em sua maioria, reproduções (audiovisuais) ou referências virtuais (como por exemplo as bases de dados). Segundo a Professora Heloísa Liberalli Bellotto “sua finalidade é informar, com o objetivo cultural, científico, funcional ou jurídico, conforme a natureza do material reproduzido ou referenciado”.

Instituição onde os documentos são conservados para fins culturais, sendo obtidos por compra, doação ou permuta de diversas fontes. O bibliotecário avalia o material a ser adquirido por sua instituição como peças isoladas. Esses documentos existem em numerosos (múltiplos) exemplares. Os documentos são unidos pelo seu conteúdo, e caracterizados, em sua maior parte, como impressos. A biblioteca é órgão colecionador, e o seu público é formado pelo pesquisador, estudantes e o cidadão comum, possuindo, portanto, um maior número de consulentes, com os mais variados perfis.

Objetivo: instruir, educar. Processamento técnico: tombamento, classificação, catalogação.

Os documentos são produzidos e conservados com fins funcionais, geralmente em um único exemplar ou em limitado número de cópias. A documentação referente a um assunto específico ou assuntos ligados entre si é preservada como um conjunto e não como atividades isoladas. Logo, um documento em conjunto tem muito mais valor do que quando desmembrado do seu conjunto (caráter orgânico do documento de arquivo). Os documentos são unidos pela sua proveniência ou origem (princípio básico da Arquivologia – o qual estudaremos mais adiante). Quanto ao suporte, são documentos principalmente textuais. O arquivo é órgão receptor, e o seu público é formado pelos administradores (produtores dos documentos) e pesquisadores.

Objetivo: provar, testemunhar. Processamento técnico: registro, arranjo, descrição.

Outros termos ligados ao assunto:

Arquivologia estudo, ciência e arte dos arquivos. Arquivoconomia conjunto de resoluções inerentes à instalação, organização e gestão dos arquivos.

Arquivística conjunto de princípios e técnicas observados na constituição, organização, desenvolvimento e utilização dos arquivos.

A palavra arquivo é de origem grega. Deriva de archeion (depósitos de documentos da antiga

Grécia), e esta de arché (palácios dos magistrados).

Alguns defendem a tese de que a palavra arquivo é de origem latina, do latim archivum, que significava “lugar de guarda de documentos e de títulos de nobreza”.

origem grega arché → archeion → arquivo origem latina archivum → arquivo

Antigo: “Depósitos de papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos estabeleciam ou reivindicavam direitos. Quando não mais atendiam a esta exigência, eram transferidos para museus e bibliotecas.” (Paes, 2004, p. 19) Moderno: “É o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.” (Solon Buck ex-arquivista dos EUA)

Dica de Prova:

a) O termo arquivo possui inúmeros significados. Segundo Marilena Leite Paes, o termo arquivo pode ser usado para designar:

• conjunto de documentos; • móvel para guardar documentos;

• local onde o acervo documental deverá ser conservado;

• órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação.

b) Características dos documentos de arquivo:

• produção → por um governo → Solon Buck

• recepção → organização ou firma • acumulação (ordenada)

• valor probatório de fatos passados

• mantê-los em conjunto (organicidade documental)

• produzidos para fins administrativos, funcionais, jurídicos e legais

Comentário: Os setores de uma empresa (pública ou privada) produzem e recebem documentos com muita frequência. Assim sendo, a acumulação documental é consequência dessa produção e recepção já mencionada. Lógico que o acúmulo deverá ser bem administrado, para não virar desordem e provocar a perda de documentos.

2.3. Finalidade principal

Facilitar a consulta aos documentos pelos usuários (administradores/pesquisadores), constituindo-se, portanto, em base do conhecimento da História.

2.4. Funções básicas

• Guarda para permitir o acesso aos documentos pelos • Conservação consulentes

• Disponibilização (função principal)

Armazenar adequadamente os documentos e transmitir com precisão as informações contidas nos mesmos.

Enfatizamos a importância do arquivo lembrando que os trabalhos desenvolvidos em empresas ou instituições afins exigem uma forma escrita, portanto é necessário a guarda e a conservação destes trabalhos para que produzam efeitos futuros.

Não devemos esquecer também que a maioria das decisões são tomadas a partir das informações encontradas nos arquivos (correntes).

2.7. Terminologia arquivística

Os termos mais utilizados na área documental pelos arquivistas devem ser conhecidos pelos concursandos, pois ultimamente várias bancas têm inserido nos concursos de responsabilidade delas questões envolvendo exatamente definições de termos arquivísticos (como dossiê, acervo, arranjo, unidade de arquivamento, entre outros), baseando-se na referida “terminologia”. Pelo exposto, daremos abaixo o conceito de alguns termos adotados por especialistas da área – membros da Associação dos Arquivistas Brasileiros (AAB) e do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, entre outros: • Acervo – Conjunto dos documentos de um arquivo.

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